ECLI:NL:TNORSHE:2025:19 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2025/28

ECLI:	ECLI:NL:TNORSHE:2025:19
Datum uitspraak:	24-11-2025
Datum publicatie:	03-12-2025
Zaaknummer(s):	SHE/2025/28
Onderwerp:	Personen- en Familierecht, subonderwerp: Nalatenschap Personen- en Familierecht, subonderwerp: Echtscheiding/verdeling
Beslissingen:	Klacht gegrond met berisping
Inhoudsindicatie:	De klagers (dochter en zoon van erflater en tweede echtgenote van erflater) verlenen volmacht aan de notaris voor lichte vereffening van positieve nalatenschap en afwikkeling van beperkte gemeenschap van goederen. Niet gebleken dat zaak ingewikkeld was of dat sprake was van (langdurige) onenigheid of gevoeligheid. De notaris is tuchtrechtelijk verantwoordelijk voor de werkzaamheden die zijn medewerkers in dit dossier hebben verricht. Klacht (gedeeltelijk) gegrond: - onvoldoende zorgvuldig gehandeld bij (beoogde) terugbetaling van onverschuldigd betaalde overlijdensuitkering aan de werkgever van erflater en onvoldoende communicatie daarover met de klagers; - excessief declareren door een aanzienlijk aantal werkzaamheden dubbel (en soms driedubbel) in rekening te brengen; - schending zorgplicht door klagers een betalingstermijn van slechts zeven dagen te geven om de (buiten hun schuld en medeweten) ontstane betalingsachterstand te voldoen, waarbij is gedreigd met het nemen van stappen om openstaande facturen te incasseren; - moeizame overdracht van het dossier nadat de klagers hun volmachten hadden ingetrokken. Berisping en besluit tot openbaarheid van de maatregel met proceskostenveroordeling.

Klachtnummer : SHE/2025/28
Datum uitspraak : 24 november 2025

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH

Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klacht van:

mevrouw [naam] (hierna: de dochter)
wonende in [woonplaats]
mede namens:
de heer [naam] (hierna: de zoon) en
mevrouw [naam] (hierna: de echtgenote, samen ook: de klagers)

tegen

notaris de heer mr. [naam] (hierna:de notaris)
gevestigd in [vestigingsplaats]
gemachtigde: mevrouw mr. G.J. van den Adel, advocaat in Hendrik-Ido-Ambacht

1. De procedure

1.1. De beslissing is gebaseerd op de inhoud van de volgende stukken:

• de klacht (met bijlagen), ontvangen op 15 mei 2025;
• het verweerschrift (met bijlagen);
• de e-mailberichten (met bijlagen) die de klagers op 16 en 19 september 2025 aan de kamer en aan de notaris hebben gestuurd.

1.2. De klacht is mondeling behandeld op de openbare zitting van de kamer van 29 september 2025. De klagers en de notaris, met zijn medewerkster mevrouw mr. [X] en zijn gemachtigde, zijn bij de mondelinge behandeling aanwezig geweest en hebben hun standpunt toegelicht. Zij hebben daarbij pleitaantekeningen gebruikt, die aan het verslag (proces-verbaal) van de mondelinge behandeling zijn toegevoegd.

2. De zaak in het kort

2.1. De zaak gaat over de afwikkeling van de nalatenschap van de heer [naam] (hierna: erflater), die op [dag] augustus 2024 is overleden. De dochter en de zoon zijn geboren uit een eerder huwelijk van erflater. Erflater is (in beperkte gemeenschap van goederen) hertrouwd met de echtgenote. Op grond van zijn testament zijn de dochter en de zoon zijn enige erfgenamen. Tot de nalatenschap behoorden onder meer (een aandeel in) een woning, een auto en een motor. De klagers hebben het kantoor van de notaris gevraagd hen te helpen bij de afwikkeling. Zij zijn ontevreden over de manier waarop de medewerkers van de notaris hun werkzaamheden hebben verricht en zij hebben bezwaar tegen de hoogte van de kosten die voor die werkzaamheden in rekening zijn gebracht.

3. De feiten

De feiten die de kamer van belang acht voor de beoordeling, worden hierna verkort weergegeven. Als dat nodig is, wordt onder 5 verder ingegaan op de feitelijke gang van zaken.

3.1. De echtgenote heeft op 27 augustus 2024 een eerste gesprek gehad met een medewerker van [naam notaris] Notariaat (hierna: het notariskantoor). De klagers hebben op 4 september 2024 een overeenkomst gesloten met Notariaat mr. [naam notaris] B.V, waarbij zij een opdracht tot dienstverlening hebben gegeven voor het afwikkelen van de nalatenschap met alle bijkomende werkzaamheden.

3.2. De dochter en de zoon hebben op 17 september 2024 volmacht verleend aan de medewerkers van de boedelafdeling van Stichting Bewind & Executele Notariaat mr. [naam notaris] (hierna: de Stichting Bewind & Executele) om namens hen alle daden van beheer en beschikkingte verrichten gedurende de wettelijke vereffening van de nalatenschap voor zover zij daartoe bevoegd zijn. In deze volmacht is onder meer bepaald dat de dochter en de zoon toestemming verlenen aan Notariaat
mr. [naam notaris] B.V. om de verschuldigde notariskosten te verrekenen met de aan de (gezamenlijke) erfgenamen toekomende nalatenschapsgelden.

3.3. De echtgenote heeft op 19 september 2024 een soortgelijke volmacht ondertekend, waarbij mede is bepaald dat deze is verleend om namens haar alle daden van beheer en beschikking te verrichten met betrekking tot de ontbonden huwelijksgemeenschap.

3.4. Het dossier is grotendeels behandeld door twee medewerkers van de notaris: genoemde mevrouw mr. [X] en mevrouw mr. [Y] (hierna: [X] en [Y] of samen ook: de medewerkers).

3.5. Voor zijn overlijden was erflater in dienst van [Q]. Eind augustus 2024 heeft [Q] op grond van een eindafrekening een bedrag van € 23.804,82 – waaronder een overlijdensuitkering van € 16.623,57 – overgemaakt naar de laatst bekende bankrekening van erflater bij ABN AMRO Bank (hierna: de bank). Die rekening behoorde inmiddels (als ervenrekening) tot de nalatenschap.

3.6. Omdat (alleen) de echtgenote recht had op de overlijdensuitkering, viel deze niet in de nalatenschap. Daarom heeft [Q] de overlijdensuitkering later alsnog rechtstreeks aan de echtgenote uitbetaald. [Q] heeft dat in een brief van 8 oktober 2024 aan de klagers en het notariskantoor laten weten en de erfgenamen gevraagd het bedrag van € 16.623,57 op grond van onverschuldigde betaling binnen veertien dagen aan [Q] terug te betalen. [X] heeft [Q] op 21 oktober 2024 per e-mail laten weten dat de bank het verzoek om de ervenrekening te beheren nog niet had ingewilligd, waardoor de overlijdensuitkering nog niet kon worden terugbetaald. Zij heeft toegezegd dat het bedrag zou worden terugbetaald zodra zij de ervenrekening kon beheren.

3.7. De dochter en de zoon hebben de nalatenschap in oktober 2024 beneficiair aanvaard.

3.8. Op 18 november 2024 heeft de dochter een e-mail aan [X] gestuurd waarin zij het volgende heeft laten weten:

“Er zijn inmiddels alweer een aantal weken verstreken en nog steeds hebben we nog niks gehoord van jullie. Ik begin langzaam te denken dat het misschien “expres” gedaan wordt zodat wij dadelijk een fortuin kwijt zijn aan kosten of dat het gewoon aan de kant geschoven wordt telkens.

Er zijn verschillende keren geweest dat wij hebben aangegeven een kostenspecificatie te willen ontvangen zoals jij zelf in ons eerste gesprek hebt gezegd maandelijks te doen, we zijn inmiddels al langer dan 2 maanden bezig en we hebben nog steeds geen enkele specificatie ontvangen ondanks dat je meerdere keren hebt aangegeven dit te doen. Ik vind dit erg kwalijk.

Ook over mijn vragen die ik je meer dan 2 weken geleden gesteld heb over wat te doen met de motor van mijn vader heb ik nog steeds geen antwoorden ontvangen, dit zou je mij ook die dag al op de mail gezet hebben. Weer krijg ik geen reactie.

Wij willen allemaal dat dit zo snel mogelijk afgewikkeld wordt, ook de verkoop van het huis moet in gang gezet gaan worden want dit duurt allemaal al veel te lang. [De echtgenote] heeft dubbele kosten en het lijkt er niet op dat er vanuit jullie kant veel vaart achter gezet wordt.

Ik begrijp heel goed dat deze dingen tijd kosten, maar dat er gewoon wekenlang niks gecommuniceerd wordt vinden wij allemaal erg frustrerend en heel kwalijk.”

3.9. De notaris heeft op 19 november 2024 een verklaring van erfrecht afgegeven.

3.10. [X] heeft op 19 november 2024 aan de bank opdracht gegeven om een aantal betalingen te doen van de ervenrekening, waaronder terugbetaling van de overlijdensuitkering aan [Q] en betaling van de declaraties van het notariskantoor over augustus 2024 en september 2024. Diezelfde dag heeft [X] [Q] gemaild dat zij opdracht had gegeven om de overlijdensuitkering zo spoedig mogelijk terug te betalen.

3.11. [X] heeft de klagers in een e-mail van 20 november 2024 laten weten dat zij de urenspecificaties over september 2024 en oktober 2024 met de bijbehorende facturen had klaargezet in het online dossier van de klagers en dat zij de urenspecificatie over november 2024 zal klaarzetten zodra zij die specificatie heeft. Zij heeft daarbij ook het volgende laten weten:

“De facturen worden op dit moment ten laste van de nalatenschap gebracht, dus dit is enkel ter info voor jullie. De kosten komen echter jullie allen voor jullie rekening, dus iedereen voor een derde deel. Dit zullen we dus later ook gaan meenemen in onze berekening, zodra we toe komen aan de uiteindelijke verdeling van alles.”

3.12. Op 26 november 2024 hebben [X] en [Y] de echtgenote in de woning bezocht. Zij is in het weekend daarna verhuisd.

3.13. De klagers hebben op 3 december 2024 een bespreking gehad met [X] en [Y]. Zij hebben toen verschillende afspraken gemaakt. [Y] heeft die afspraken vastgelegd in een e-mail van 6 december 2024. Voor zover van belang is daarin vermeld:

“Motor

[De dochter] en [de zoon] gaan de motor zelf verkopen. De motor blijft voorlopig hier staan. Bezichtigingen worden vooralsnog tijdens kantooruren ingepland. Er worden geen reparaties aan de motor meer verricht.

Auto
[De echtgenote] heeft de aankoopfactuur en de kilometerstand reeds aangeleverd, zie bijlage. Aan de hand hiervan hebben wij via de website van de ANWB een online waardebepaling gemaakt en wordt de waarde in onderling overleg vastgesteld, waarna bekeken wordt of [de dochter] de auto kan/wil overnemen. Indien [de dochter] de auto niet overneemt, wordt de auto verkocht (eventueel aan de Dealer). Volgens de bijgevoegde waardebepaling is de waarde van de auto bij aankoop tussen particulieren bijvoorbeeld € 23.600,-. Graag vernemen wij welke waarde jullie willen hanteren voor de auto. (…)

Woning

De verkoop van de woning zal binnenkort in gang worden gezet via [naam makelaar]. [De dochter] en/of [de zoon] zal er eerst voor zorgdragen dat de woning opgeruimd/ontruimd is. Dit zal op korte termijn gebeuren. Daarnaast zal [de dochter] regelmatig naar de woning gaan om te controleren en zal het nodige doen om lekkages te voorkomen (lees: bladervrij maken van goten).

[De dochter] en/of [ de zoon] zullen ons een seintje geven zodra de woning is ontruimd en dus gestart kan worden met het verkooptraject.”

3.14. Eind december 2024 is er een (vermeende) lekkage geweest in de woning. De dochter heeft deze verholpen. In een e-mail van 6 januari 2025 heeft [X] de dochter laten weten dat zij contact zou gaan opnemen met de makelaar om het verkooptraject in gang te zetten. [X] heeft op 23 januari 2025 met de makelaar gebeld en zij heeft de woning op 30 januari 2025 met de makelaar bezocht. De makelaar heeft toen voorgesteld de woning te koop aan te bieden voor € 269.000,00 kosten koper. Omdat de klagers deze vraagprijs te laag vonden, is deze in overleg met de makelaar verhoogd naar € 289.000,00 kosten koper. [X] heeft de klagers op 18 februari 2025 per e-mail bericht dat zij de verkoopopdracht aan de makelaar had gegeven en dat zij hen op de hoogte zou houden van de verdere gang van zaken. Op 25 februari 2025 is [X] naar de woning geweest voor een inspectieronde.

3.15. [Q] heeft [X] in een e-mail van 28 februari 2025 laten weten dat de overlijdensuitkering nog niet was terugbetaald en gevraagd na te gaan wat de oorzaak daarvan was.

3.16. Op 5 maart 2025 is de dochter naar het notariskantoor gegaan en heeft zij verteld dat de klagers de volmachten introkken. De dochter heeft gevraagd om een schriftelijke bevestiging van de intrekking.

3.17. In een e-mail van 6 maart 2025 heeft [X] deze intrekking aan de klagers bevestigd en onder meer laten weten:

“In verband met de afsluiting van ons dossier, heb ik een aantal documenten voor jullie klaargezet in ieders persoonlijke Online Dossier.

Graag verneem ik (…) welke originele stukken jullie wensen te komen ophalen.

Tevens heb ik de openstaande facturen, alsmede bijbehorende urenverantwoording voor jullie klaargezet in het Online Dossier. De factuurnummers [over oktober 2024], [over november 2024] en [over december 2024] staan thans nog open. Wij gaan er dan ook vanuit dat deze zo spoedig mogelijk door jullie worden voldaan. Mocht betaling (herhaaldelijk) uitblijven, dan zullen wij nadere stappen ondernemen om de openstaande facturen te incasseren. Hopelijk hoeft het zover niet te komen.”

3.18. Op 6 maart 2025 heeft [X] [Q] per e-mail onder meer het volgende laten weten:

“Nadat ik bij de bank heb geïnformeerd bleek dat de betaalopdracht niet kon worden uitgevoerd, vanwege een ontoereikend banksaldo.

In de tussentijd hebben de erfgenamen en [de echtgenote] hun volmacht aan ons kantoor ingetrokken, waardoor wij geen bevoegdheid meer hebben om de banktegoeden te beheren.

Ter voldoening van de betaling zullen jullie dus thans tot de erfgenamen moeten wenden, te weten de kinderen van de overledene.”

3.19. [Y] heeft de klagers in een e-mail van 10 maart 2025 bericht dat de urenspecificatie over de periode van 1 januari 2025 tot en met 6 maart 2025 was klaargezet in het online dossier. Daarbij is meegedeeld dat de factuur voor die werkzaamheden nog zal volgen, dat in het kader van de afronding van het dossier en de overdracht daarvan toekomstige uren ook in rekening zullen worden gebracht en dat voor de betaling wordt verwezen naar wat [X] in haar e-mail van 6 maart 2025 had vermeld.

3.20. [X] heeft de klagers in een e-mail van 18 maart 2025 laten weten dat zij twee facturen met de bijbehorende urenspecificaties over januari 2025 en februari 2025 tot en met 6 maart 2025 heeft klaargezet in het online dossier. Zij heeft daarbij meegedeeld:

“Wij verzoeken jullie om voornoemde facturen, alsmede alle openstaande facturen binnen 7 dagen na heden te voldoen, conform de op de facturen omschreven wijze. Voor het overige verwijs ik naar mijn e-mail d.d. 6 maart jl.“

3.21. De dochter heeft in een e-mail van 23 maart 2025 als volgt op dat bericht gereageerd:

“Wij hebben de mail in goede orde ontvangen. Helaas zijn wij momenteel niet in staat om het bedrag van de facturen te voldoen binnen de 7 dagen die jullie aangeven. Wij vragen hiervoor uitstel totdat ons dossier is afgewikkeld bij onze huidige notaris zodat wij het kunnen verrekenen met het openstaande bedrag bij jullie.”

3.22. In maart 2025 heeft de dochter bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) een aanvraagformulier klachtenbemiddeling ingediend over de afwikkeling van de nalatenschap en de kosten die daarvoor in rekening zijn gebracht.

3.23. De bank heeft het notariskantoor in een brief van 25 maart 2025 als volgt bericht:

“Op 19 november 2024 ontvingen wij uw verzoeken betreffende [erflater]. Dit is door ons verwerkt. Wij hebben de volgende acties ondernomen:

• De financiële overzichten zijn toegevoegd als bijlage.”

3.24. In een brief van 28 maart 2025 heeft de opvolgend notaris het notariskantoor laten weten dat de klagers haar kantoor inmiddels opdracht hadden gegeven om de afwikkeling van de nalatenschap verder ter hand te nemen en dat zij de Stichting Bewind & Executele [naam] Notarissen hadden gemachtigd om hen te vertegenwoordigen. De opvolgend notaris heeft in deze brief gevraagd het volledige dossier uiterlijk 9 april 2025 aan haar over te dragen.

3.25. De opvolgend notaris heeft de notaris in een e-mail van 7 april 2025 onder meer het volgende laten weten:

“Uiteraard begrijp ik dat het (digitaal) beschikbaar stellen van het dossier tijd kost.

Echter, cliënten hebben op 27 februari jongstleden reeds schriftelijk om een volledige overdracht van het dossier verzocht. Nu cliënten om een volledige overdracht hebben verzocht is het mijns inziens irrelevant om te vragen welke stukken zij wensen te ontvangen. Desondanks heb ik – enkel ter verduidelijking – in mijn schrijven van 28 maart jongstleden aangegeven welke stukken daartoe in ieder geval behoren.

Fijn dat overdracht van het dossier alsnog vandaag zal plaatsvinden!”

3.26. In reactie op dat bericht heeft de notaris diezelfde dag per e-mail laten weten:

“De gestelde termijn is helaas te kort gebleken om het volledige dossier over te dragen. Wij hebben de erfgenamen reeds eerder verzocht om aan te geven welke stukken zij nodig hebben.

Nu blijkt na enkele weken dat het volledige dossier overgedragen dient te worden. Dit kost nu eenmaal meer tijd.

Desalniettemin zal heden het dossier zoveel mogelijk digitaal beschikbaar worden gesteld.”

3.27. Een medewerker van het kantoor van de opvolgend notaris heeft documenten bij het notariskantoor opgehaald en er zijn documenten verstrekt via het online dossier van het kantoor van de opvolgend notaris. In een brief van 15 april 2025 heeft de opvolgend notaris het notariskantoor laten weten dat nog niet alle toegezegde en/of gevraagde documenten waren ontvangen en heeft zij gevraagd om alsnog diverse door haar genoemde documenten toe te sturen.

3.28. De advocaat van [Q] heeft de dochter en de zoon in een (aangetekende) brief van 29 april 2025 laten weten dat de overlijdensuitkering nog altijd niet was teruggestort en hen gesommeerd het bedrag van € 16.623,57 uiterlijk 15 mei 2025 te betalen, vermeerderd met € 594,65 aan wettelijke rente vanaf 22 oktober 2024. Daarbij is meegedeeld dat bij niet tijdige betaling aanspraak wordt gemaakt op incassokosten van € 941,24.

3.29. Naar aanleiding van deze sommatie heeft de opvolgend notaris [X] in een e-mail van 30 april 2025 onder meer het volgende laten weten:

“Uit jullie urenverantwoording constateer ik dat jullie diverse (telefoon)gesprekken hebben gevoerd en mails hebben gewisseld met advocaat Tuinstra. In jouw zeer summiere en naar nu blijkt onvolledige werkverslag lees ik hierover echter helemaal niets terug. Graag ontvang ik dan ook nog de relevante informatie over deze vordering en de correspondentie die gevoerd is met advocaat Tuinstra. Waarom is deze vordering nog niet voldaan, ondanks dat er eerder wel een betalingsverzoek aan ABN Amro Bank is verzonden?

Jouw reactie zie ik graag vóór dinsdag 6 mei aanstaande tegemoet, in verband met een op die dag gepland overleg met advocaat Tuinstra.”

3.30. De opvolgend notaris heeft de advocaat van [Q] in een e-mail van 6 mei 2025 laten weten dat er op dat moment onvoldoende liquide middelen in de nalatenschap aanwezig zijn om de overlijdensuitkering terug te betalen, maar dat deze geheel zal kunnen worden voldaan uit de verkoopopbrengst van de woning.

3.31. Nadat de klagers deze klacht op 15 mei 2025 bij de kamer hadden ingediend, hebben zij de KNB laten weten dat het dossier daar kon worden gesloten.

4. De klacht

4.1. Samengevat bestaat de klacht uit de volgende onderdelen:

1. de medewerkers van de notaris hebben zich als executeur opgesteld zonder dat klagers daarvoor toestemming hadden gegeven of daarvan op de hoogte waren;

2. de medewerkers van de notaris hebben de verkoop van de woning, de auto en de motor tegengehouden en/of vertraagd en/of geen concreet resultaat bereikt, terwijl klagers het onderling eens waren (geworden) over de verkoop daarvan;

3. de medewerkers van de notaris hebben de dochter en de zoon enerzijds en de echtgenote anderzijds tegen elkaar uitgespeeld door verkeerde informatie aan hen door te geven;

4. de medewerkers van de notaris hebben zichzelf toegang verleend tot de woning, terwijl de echtgenote daar nog woonde en ook nadat zij was verhuisd zonder duidelijk te maken waarom dat nodig was;

5. de medewerkers van de notaris hebben nagelaten de kwestie van de overlijdensuitkering die door [Q] was betaald direct op te pakken en direct een terugkoppeling te geven aan klagers;

6. het notariskantoor heeft geen duidelijke specificatie gegeven van de werkzaamheden die aan klagers in rekening zijn gebracht;

7. het notariskantoor heeft exorbitant hoge kosten aan klagers in rekening gebracht en gedreigd met het nemen van stappen zonder verdere uitleg te geven;

8. de medewerkers van de notaris hebben de documenten die klagers aan hen hebben verstrekt en de overige stukken uit het dossier die klagers en hun opvolgend notaris hebben opgevraagd niet, althans niet volledig en/of tijdig ter beschikking gesteld.

4.2. De notaris heeft verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, wordt dit hierna besproken.

5. De beoordeling

Kan de kamer de klacht beoordelen?

5.1. Voordat de kamer een klacht inhoudelijk kan beoordelen, moet altijd eerst worden beoordeeld of aan de voorwaarden is voldaan om de klacht te mogen behandelen (de ontvankelijkheid van de klacht). De notaris stelt dat de klacht niet-ontvankelijk is. Volgens de notaris heeft het notariskantoor nooit klachten van de klagers ontvangen die verband houden met de notariële ambts- of beroepsuitoefening. Daaruit concludeert de notaris dat de klacht alleen gaat over de urenspecificaties en de kosten. De notaris stelt dat de kamer niet de juiste instantie is om een declaratiegeschil te beoordelen.

5.2. De kamer verwerpt dit verweer, alleen al omdat uit de klachtomschrijving blijkt dat de klagers de notaris ook diverse verwijten maken over de wijze waarop zijn medewerkers hun werkzaamheden hebben verricht. Als de handelwijze van een medewerker van een notariskantoor is toe te rekenen aan een bepaald dossier dat onder de verantwoordelijkheid van een specifieke notaris valt, geldt als uitgangspunt dat de betrokken notaris tuchtrechtelijk verantwoordelijk is voor de behandeling van het dossier (vergelijk: gerechtshof Amsterdam 9 november 2010, ECLI:NL:GHAMS:2010:B06928). De notaris heeft bij de mondelinge behandeling erkend dat hij tuchtrechtelijk verantwoordelijk is voor de werkzaamheden die in dit dossier zijn verricht. De klacht is dan ook ontvankelijk, zodat de kamer deze hierna inhoudelijk zal beoordelen.

Is tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld?

De maatstaf

5.3. De maatstaf die de tuchtrechter hanteert is of notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan de professionele standaard voldoen. De tuchtrechter toetst of:

• hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wet op het notarisambt (Wna) en andere toepasselijke bepalingen;
• zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

Zo moet een notaris het ambt in onafhankelijkheid uitoefenen en de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken (rechts)personen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behartigen (artikel 17 lid 1 Wna). De kamer heeft alle onderdelen van de klacht aan deze maatstaf getoetst en legt hieronder uit waarom zij van oordeel is dat een klachtonderdeel gegrond of ongegrond is.

Algemene opmerkingen

5.4. De dochter en de zoon hebben de nalatenschap op advies van de medewerkers beneficiair aanvaard. [X] heeft in het werkverslag vermeld dat van een negatieve nalatenschap “nadrukkelijk geen sprake” was. Het gaat dus om een zogeheten lichte vereffening. De dochter en de zoon zijn de vereffenaars van de nalatenschap en de echtgenote is deelgenote in de (beperkte) huwelijksgoederengemeenschap die door het overlijden is ontbonden. Door de volmachten waren de medewerkers bevoegd om namens de klagers op te treden.

Klachtonderdeel 1: opstellen als executeur

5.5. De klagers verwijten de medewerkers dat zij zich als executeur hebben opgesteld zonder dat zij daarvoor toestemming hadden gegeven of daarvan op de hoogte waren. De kamer acht dit verwijt niet terecht want er is niet gesteld of gebleken dat erflater in zijn testament een executeur had benoemd.

5.6. Vast staat wel dat de klagers volmacht hadden verleend aan de medewerkers van de Stichting Bewind & Executele om de nalatenschap/huwelijksgemeenschap namens hen te vereffenen/af te wikkelen. De medewerkers hebben hun werkzaamheden dan ook verricht op basis van die volmachten en niet als executeur. Klachtonderdeel 1 is daarom ongegrond.

Klachtonderdeel 2: vertraging verkoop woning, auto en motor

5.7. De klagers verwijten de medewerkers dat zij de verkoop van de woning, de auto en de motor hebben tegengehouden en/of vertraagd en/of geen concreet resultaat hebben bereikt, terwijl klagers het onderling eens waren (geworden) over de verkoop daarvan. De kamer acht dit verwijt om de volgende redenen niet terecht.

5.8. Het is begrijpelijk dat de klagers de verkoop van deze boedelbestanddelen vlot wilden regelen. Voordat in een situatie als deze boedelbestanddelen kunnen worden verkocht, moeten echter wel de nodige onderzoeken worden verricht en formaliteiten worden vervuld, onder meer in verband met de beneficiaire aanvaarding en de afgifte van een verklaring van erfrecht. Dat kost tijd. De notaris heeft de verklaring van erfrecht op 19 november 2024 afgegeven, waarna de klagers op 3 december 2024 samen een bespreking hebben gehad met [X] en [Y].

5.9. Omdat de klagers bij die bespreking afspraken hebben gemaakt over de verkoop van de woning, de motor en de (mogelijke) verkoop van de auto, gaat de kamer ervan uit dat zij daarover eerder nog geen (algehele) overeenstemming hadden bereikt. Ten aanzien van de woning hebben de klagers wel naar voren gebracht dat de echtgenote al op 17 oktober 2024 een afspraak met de makelaar had gepland voor een vrijblijvend verkoopgesprek, maar dat zij die afspraak op advies van de medewerkers heeft afgezegd omdat zij toen nog in de woning woonde. Hoewel de klagers daar achteraf kennelijk spijt van hebben, is toen wel ingestemd met dat advies. Daarom is de kamer van oordeel dat bij de beoordeling van dit klachtonderdeel (alleen) de vraag aan de orde is of de verkoop van de woning, de auto en de motor na 3 december 2024 door toedoen van de medewerkers zodanig is vertraagd dat dit tuchtrechtelijk verwijtbaar is.

Woning

5.10. In de weken na 3 december 2024 hebben de dochter en de zoon de woning eerst ontruimd/ opgeruimd en het was de bedoeling dat de makelaar daarna zou worden ingeschakeld. Door de lekkage eind december 2024 is daarmee gewacht totdat de oorzaak van de lekkage was verholpen en de gevolgen daarvan waren hersteld. Dit was begin januari 2025 het geval. Onder 3.14. is omschreven welke stappen er daarna zijn gezet in het verkooptraject tot het moment dat de klagers de volmachten introkken. In de gegeven omstandigheden acht de kamer het tijdsverloop sinds de bespreking op 3 december 2024 niet zo groot dat dit tuchtrechtelijk verwijtbaar is.

Auto

5.11. De auto was gezamenlijk eigendom van erflater en de echtgenote. Op 3 december 2024 was afgesproken dat de dochter zou nagaan of zij de auto kon en wilde overnemen voor een nog vast te stellen prijs en dat deze anders zou worden verkocht. De echtgenote heeft daarna laten weten dat zij de auto mogelijk ook wilde overnemen. De medewerkers hebben de klagers eind januari 2025 bericht dat de kentekenregistratie bij de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) per 7 februari 2025 afliep en dat de auto ter voorkoming van onnodige kosten (herkeuring) op naam zou worden gesteld van de Stichting Bewind & Executele. De kamer leidt daaruit af dat toen nog geen overeenstemming was bereikt over de auto. Het is de kamer niet bekend of dat wel zo was op het moment dat klagers de volmachten introkken. Gelet op het vorenstaande is de kamer van oordeel dat het niet tuchtrechtelijk verwijtbaar is dat niet eerder een besluit is genomen over de toedeling/verkoop van de auto.

Motor

5.12. De motor, die volledig in de nalatenschap viel, was op 28 november 2024 overgebracht naar de garage van het notariskantoor. Bij de bespreking op 3 december 2024 was afgesproken dat de dochter en de zoon de motor zelf zouden verkopen. Uit de urenspecificaties maakt de kamer op dat medio februari 2025 een koper voor de motor was gevonden. Omdat daarna bleek dat de kentekenkaart en de tenaamstellingscode niet te vinden waren, hebben de medewerkers deze stukken opnieuw opgevraagd bij de RDW. Door een fout van de RDW heeft de afgifte vertraging opgelopen. Daardoor was de motor nog niet aan de koper geleverd op het moment dat de klagers de volmachten introkken. In verband met de gang van zaken acht de kamer dat niet tuchtrechtelijk verwijtbaar. Daarom is klachtonderdeel 2 ongegrond.

Klachtonderdeel 3: tegen elkaar uitspelen

5.13. De klagers verwijten de medewerkers dat zij de dochter en de zoon enerzijds en de echtgenote anderzijds tegen elkaar hebben uitgespeeld door hen verkeerd te informeren. De kamer is van oordeel dat de klagers dit verwijt niet (voldoende) hebben onderbouwd, terwijl dit wel op hun weg had gelegen. Omdat niet duidelijk is wat de klagers de medewerkers concreet verwijten, is klachtonderdeel 3 ongegrond.

Klachtonderdeel 4: bezoeken aan de woning

5.14. De klagers verwijten de medewerkers dat zij zichzelf toegang tot de woning hebben verleend terwijl de echtgenote daar nog woonde en ook nadat zij was verhuisd zonder duidelijk te maken waarom dat nodig was. De kamer is van oordeel dat dit verwijt niet terecht is.

5.15. [X] en [Y] hebben op 26 november 2024 in de urenspecificaties vermeld: “naar woning inzake eerste opname na ontvangst sleutel”. De kamer gaat ervan uit dat de echtgenote op die dag in de woning aanwezig was en dat zij heeft ingestemd met het bezoek van de medewerkers. Uit een e-mail die de medewerkers de volgende dag aan de dochter en de zoon hebben gestuurd, begrijpt de kamer namelijk dat de echtgenote bij dat bezoek nog enkele praktische vragen aan de medewerkers heeft voorgelegd omdat zij enkele dagen later zou verhuizen. Het verwijt dat de medewerkers zichzelf (zonder instemming van de echtgenote) toegang tot de woning hebben verleend terwijl zij daar nog woonde, acht de kamer daarom niet terecht.

5.16. Uit de urenspecificaties maakt de kamer verder op dat [X] op 19 december 2024 samen met de dochter naar de woning is geweest, dat [X] en [Y] op 7 januari 2025 en 16 januari 2025 – na de lekkage – samen naar de woning zijn geweest, dat [X] op 30 januari 2025 samen met de makelaar naar de woning is geweest en dat zij op 25 februari 2025 naar de woning is geweest voor een inspectieronde.

5.17. De notaris heeft gesteld dat boedelgevolmachtigden moeten zorgen voor een zorgvuldig beheer van de boedel, onder meer door regelmatig controles in en rond een (leegstaande) woning uit te voeren. Volgens de notaris hebben de klagers daar ook uitdrukkelijk mee ingestemd door de sleutel van de woning te overhandigen.

5.18. Het is de kamer niet duidelijk of/in hoeverre de medewerkers de klagers er vooraf over hebben geïnformeerd dat zij er door afgifte van de sleutel mee instemden dat de medewerkers de woning regelmatig (voor rekening van de klagers) zouden gaan bezoeken. Vast staat wel dat bij de bespreking op 3 december 2024 is afgesproken dat de dochter regelmatig naar de woning zou gaan om deze te controleren en de goten bladervrij te maken. Daardoor rijst de vraag hoe die afspraak zich verhoudt tot de diverse bezoeken die de medewerkers daarna aan de woning hebben gebracht. Het was beter geweest als de medewerkers de klagers daar duidelijker over hadden geïnformeerd dan zij kennelijk hebben gedaan, maar nu de bezoeken aan de woning samenhingen met de beoogde verkoop daarvan, is de kamer van oordeel dat klachtonderdeel 4 ongegrond is.

Klachtonderdeel 5: onverschuldigde betaling overlijdensuitkering [Q]

5.19. De klagers verwijten de medewerkers dat zij hebben nagelaten de kwestie van de overlijdensuitkering direct op te pakken en direct een terugkoppeling aan hen te geven. De kamer is van oordeel dat dit verwijt terecht is legt hierna uit waarom zij tot dat oordeel komt.

5.20. Vast staat dat [Q] de klagers en het notariskantoor bij brief van 8 oktober 2024 heeft gevraagd om de overlijdensuitkering van € 16.623,57 binnen veertien dagen terug te betalen. De klagers hebben gesteld dat zij de medewerkers na ontvangst van die brief meteen hebben gevraagd dat bedrag terug te betalen en volgens de klagers hebben de medewerkers toegezegd dat zij dat zo spoedig mogelijk zouden doen. [X] heeft [Q] op 21 oktober 2024 laten weten dat de overlijdensuitkering nog niet kon worden terugbetaald omdat zij de ervenrekening nog niet kon beheren.

5.21. Nadat de verklaring van erfrecht op 19 november 2024 was afgegeven, heeft [X] de bank diezelfde dag in een e-mail van 10:29 uur opdracht gegeven om diverse betalingen van de ervenrekening te doen voor een totaalbedrag van € 24.401,01, waaronder terugbetaling van de overlijdensuitkering en betalingen in verband met de kosten van de uitvaart. In een latere e-mail van 12:39 uur heeft [X] de bank opdracht gegeven om ook enkele andere betalingen van de ervenrekening te doen voor een totaalbedrag van € 7.172,58, waaronder twee declaraties van het notariskantoor over augustus 2024 (€ 1.827,71) en september 2024 (€ 5.323,43). Aansluitend heeft [X] [Q] gemaild dat zij de bank opdracht had gegeven om de overlijdensuitkering terug te betalen.

5.22. Vast staat dat de overlijdensuitkering vervolgens niet aan [Q] is terugbetaald en dat [Q] bij e-mail van 28 februari 2025 aan [X] heeft gevraagd na te gaan waarom de betaling niet was ontvangen. Daarna heeft [X] contact opgenomen met de bank. Zij heeft [Q] in een e-mail van 6 maart 2025 laten weten dat de bank de betalingsopdracht niet kon uitvoeren vanwege een ontoereikend banksaldo (zie 3.18.).

5.23. De notaris heeft gesteld dat het niet aan de medewerkers te wijten is dat de bank de betalingsopdrachten in een andere volgorde heeft uitgevoerd dan was opgedragen. Volgens de notaris hebben de medewerkers pas op 25 maart 2025 inzage gekregen in de bankzaken, waardoor zij niet tijdig op de hoogte waren van deze fout van de bank.

5.24. Uit de stellingen van de notaris en de feitelijke gang van zaken leidt de kamer af dat [X] op 19 november 2024 niet bekend was met het saldo van de ervenrekening; anders valt immers niet goed te verklaren waarom zij diverse betalingsopdrachten heeft gegeven terwijl het saldo daarvoor ontoereikend was. Omdat zij op die dag wel betalingsopdrachten heeft gegeven voor een totaalbedrag van € 31.573,59 had het naar het oordeel van de kamer op haar weg gelegen om daarna te controleren of de bank deze opdrachten ook had uitgevoerd. Uit de stellingen van de notaris begrijpt de kamer dat [X] dat niet heeft gedaan. Sterker nog, uit die stellingen volgt dat de medewerkers bij gebrek aan informatie van de bank tot 25 maart 2025 niet op de hoogte waren van het saldo en het verloop van de ervenrekening. Nu na het geven van de betalingsopdrachten kennelijk niet is gecontroleerd of deze ook waren uitgevoerd, is de kamer van oordeel dat dit nalaten niet getuigt van de zorgvuldigheid die op dit punt van de medewerkers had mogen worden verwacht.

5.25. Daar komt bij dat niet is gesteld of gebleken dat de medewerkers de dochter en de zoon hebben geïnformeerd over het feit dat de overlijdensuitkering eind februari 2025 nog steeds niet was terugbetaald en wat de oorzaak daarvan was. De kamer is van oordeel dat de medewerkers en/of de notaris daar openheid van zaken over hadden moeten geven en dat zij de dochter en de zoon hadden moeten informeren over de e-mail van [Q] van 28 februari 2025 en de daarop volgende mailcorrespondentie met (de advocaat van) [Q] op 6 maart 2025 (hiervoor weergegeven onder 3.18.), gevolgd door de mailcorrespondentie tussen hen op 11, 13, 14 en 28 maart 2025. De medewerkers hebben daar pas informatie over gegeven toen de opvolgend notaris dit vroeg in haar brief van 30 april 2025 (zie 3.29.) toen de dochter en de zoon de sommatiebrief hadden ontvangen. Zij verkeerden sinds hun contact met de medewerkers over de brief van 8 oktober 2024 in de veronderstelling dat de overlijdensuitkering zo spoedig mogelijk daarna was terugbetaald. De kamer vindt het kwalijk dat [X] ook in het (overigens zeer summiere) werkverslag dat zij na de intrekking van de volmachten op verzoek van de opvolgend notaris heeft opgesteld, niet heeft vermeld dat sprake was van onverschuldigde betaling van de overlijdensuitkering en dat deze op dat moment nog niet was terugbetaald. De handelwijze van de medewerkers valt onder de verantwoordelijkheid van de notaris. Klachtonderdeel 5 is daarom gegrond.

Klachtonderdelen 6: urenspecificaties

5.26. De klagers verwijten de notaris dat hij geen duidelijke specificatie heeft gegeven van de werkzaamheden die hij in rekening heeft gebracht. Volgens de notaris zijn die werkzaamheden wel voldoende duidelijk gespecificeerd. Bij de mondelinge behandeling heeft de notaris verklaard dat in de Recofa-richtlijnen juist wordt geadviseerd om urenspecificaties zo kort mogelijk te houden. De kamer is van oordeel dat dit verwijt niet terecht is en licht dit hierna toe.

5.27. Op grond van artikel 55 lid 1 Wna moet een notaris op verzoek van zijn cliënt een rekening van zijn honorarium (financiële vergoeding) voor ambtelijke werkzaamheden en de overige aan de zaak verbonden kosten opstellen. Daaruit moet duidelijk blijken hoe het bedrag is berekend dat in rekening wordt gebracht.

5.28. De notaris heeft telkens urenspecificaties met de facturen meegestuurd. In deze urenspecificaties is vermeld op welke datum en door wie werkzaamheden zijn verricht, hoeveel tijd aan die werkzaamheden is besteed en welk uurtarief daarvoor in rekening is gebracht. De urenspecificaties bevatten ook een omschrijving van de werkzaamheden, zoals het opstellen van mailberichten en brieven, inkomende of uitgaande telefoongesprekken, het voeren van besprekingen, het houden van overleg en het beoordelen van stukken. In het algemeen is ook vermeld met wie contact is geweest en/of waar de werkzaamheden mee te maken hadden.

5.29. De kamer is van oordeel dat de specificatie van de werkzaamheden die (met name) [X] in september 2024 heeft verricht te wensen overlaat. Als bijvoorbeeld enkele uren worden besteed aan “overige dossiergerelateerde werkzaamheden”, mag een nadere omschrijving van die werkzaamheden worden verwacht. Maar omdat de kamer constateert dat de (overige dossiergerelateerde) werkzaamheden vanaf oktober 2024 doorgaans wel (meer) concreet zijn omschreven, acht de kamer deze tekortkoming van onvoldoende gewicht om de notaris daar een tuchtrechtelijk verwijt van te maken. Al met al is de kamer van oordeel dat de urenspecificaties voldoende inzichtelijk en controleerbaar maken waar de tijd aan is besteed die aan de klagers in rekening is gebracht. Daarom is klachtonderdeel 6 ongegrond.

Klachtonderdeel 7: declaraties

5.30. De klagers verwijten de notaris dat hij exorbitant hoge kosten in rekening heeft gebracht. Zij verwijten [X] dat zij heeft gedreigd met het nemen van stappen als de declaraties niet binnen zeven dagen zouden worden betaald, zonder daar een verdere uitleg bij te geven. Deze klacht met betrekking tot de declaraties valt uiteen in twee onderdelen, die hierna achtereenvolgens behandeld zullen worden.

Excessief declareren

5.31. De klagers verwijten de notaris dat hij excessief heeft gedeclareerd. Hun belangrijkste bezwaar is dat werkzaamheden dubbel zijn gedeclareerd. De notaris beroept zich op niet-ontvankelijkheid en betwist het verwijt inhoudelijk. De kamer is van oordeel dat het verwijt van klagers terecht is en licht dit hierna toe.

5.32. Bij de beoordeling van dit klachtonderdeel en in verband met het beroep van de notaris op niet-ontvankelijkheid, stelt de kamer voorop dat de tuchtrechter een geschil over de hoogte van een declaratie alleen marginaal (en dus niet in volle omvang) kan toetsen aan de maatstaf die onder 5.3. is weergegeven. Dat betekent dat de klagers ontvankelijk zijn in hun klacht maar dat pas sprake is van tuchtrechtelijk verwijtbaar handelen als de wijze van declareren excessief en/of onbetamelijk is. Zo zal bijvoorbeeld het declareren van niet gewerkte uren of het evident zonder rechtsgrond declareren van uren klachtwaardig kunnen zijn. Onenigheid over een dergelijke rechtsgrond is echter niet klachtwaardig; dat zou de notaris in zijn rechten als schuldeiser beperken.

5.33. Op grond van artikel 10 lid 1 en 2 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 moet een notaris zijn cliënten tijdig en duidelijk voorlichten over de financiële consequenties van zijn inschakeling en moet hij tijdig aan zijn cliënten meedelen wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan voorzien. Cliënten moeten erop kunnen vertrouwen dat notarissen geen onnodige kosten in rekening brengen en dat zij achteraf niet worden geconfronteerd met kosten waar zij niet op bedacht hoefden te zijn. Daarbij is van belang dat enerzijds van een notaris wordt verwacht dat hij de vereiste zorgvuldigheid in acht neemt, maar anderzijds ook dat hij de aan zijn werkzaamheden verbonden kosten afweegt tegen de noodzaak die de gedeclareerde werkzaamheden voor (bijvoorbeeld) een nalatenschap hebben (vergelijk gerechtshof Amsterdam 25 maart 2025, ECLI:NL:GHAMS:2025:701).

5.34. Vast staat dat de klagers op 4 september 2024 aan het notariskantoor opdracht hebben gegeven om de nalatenschap af te wikkelen met alle benodigde bijkomende werkzaamheden tegen een tarief van € 250,00 per gewerkt uur exclusief BTW en verschotten. Gebleken is verder dat de notaris op basis van die opdracht in totaal een bedrag van € 39.963,54 inclusief BTW en 6% dossierkosten in rekening heeft gebracht voor de werkzaamheden die vanaf het eerste gesprek met de echtgenote op 27 augustus 2024 tot en met de dag na de intrekking van de volmachten (6 maart 2025) zijn verricht en daarbij gebruik heeft gemaakt van de in de volmacht vooraf bedongen bevoegdheid deze declaraties te verrekenen met de aan de (gezamenlijke) erfgenamen toekomende nalatenschapsgelden.

5.35. De notaris heeft naar voren gebracht dat het ging om een gevoelige zaak omdat de echtgenote het testament van erflater mogelijk zou aanvechten. Bovendien was de onderlinge verhouding tussen de echtgenote en de kinderen verstoord en waren de klagers het in het begin onderling niet eens over de verdeling, aldus de notaris. Omdat volgens de notaris onzeker was wat de uitkomst zou zijn van de ontvlechting van de ontbonden huwelijksgoederengemeenschap en de nalatenschap, heeft hij de dochter en de zoon geadviseerd de nalatenschap beneficiair te aanvaarden. Bij de mondelinge behandeling heeft de notaris verklaard dat hij het belangrijk vond dat [X] en [Y] een gevoelige zaak als deze samen zouden behandelen. Die behandeling is door de genoemde omstandigheden tijdrovend en werkintensief geweest en volgens de notaris verklaart dat de hoogte van de declaraties. [X] heeft bij de mondelinge behandeling in reactie op een vraag van de kamer verklaard dat het gebruikelijk is om werkzaamheden samen op te pakken en dan ook allebei tijd te schrijven. “Twee zien meer dan één”, aldus [X]. Zij heeft ook verklaard dat zij op kantoor altijd een achtervang willen hebben die op de hoogte is van de stand van zaken om de kwaliteit van de afwikkeling te kunnen waarborgen voor het geval iemand mocht uitvallen. Bovendien kan zo ook geen discussie ontstaan over hun bevindingen, aldus [X].

5.36. In tegenstelling tot het beeld dat de notaris schetst, is de kamer van oordeel dat het gaat om een lichte vereffening van een positieve nalatenschap met maar twee erfgenamen (zie onder 5.4. hiervoor), die geen onenigheid met elkaar hadden. Vast staat dat de echtgenote – die er na het plotselinge overlijden van erflater eerst van uitging dat zij (mede-) erfgename was – snel op zoek is gegaan naar vervangende woonruimte toen zij wist wat er in het testament stond. Zij heeft de woning eind november 2024 verlaten en de klagers waren het er al voor haar vertrek uit de woning over eens dat en door wie de woning moest worden verkocht. Dat de motor zou worden verkocht, vormde ook geen punt van discussie en na de bespreking op 3 december 2024 was in feite alleen nog niet duidelijk wat de klagers met de auto zouden doen.

5.37. Voor zover de notaris heeft gesteld dat het gedeclareerde bedrag van ongeveer € 40.000,00, mede gezien de omvang van de nalatenschap, in ieder geval niet excessief of onbetamelijk is, kan de kamer de juistheid van deze stelling niet verifiëren. De medewerkers en/of de notaris hebben kennelijk geen (voorlopige) boedelbeschrijving opgesteld en naar aanleiding van deze klacht heeft de notaris de kamer ook niet concreet over de omvang van de nalatenschap geïnformeerd.

5.38. Uit de urenspecificaties blijkt dat [X] en [Y], die samen aan de zaak hebben gewerkt en vaak overleg met elkaar hebben gevoerd, deze overleggen en diverse werkzaamheden – waaronder gezamenlijke bezoeken aan de woning en besprekingen met de klagers – telkens allebei hebben gedeclareerd tegen een uurtarief van € 250,00. Daardoor kwam het uurtarief dat aan de klagers in rekening is gebracht in feite uit op € 500,00. Als [X] en [Y] samen overleg voerden met de notaris, bracht ook de notaris de aan zo’n overleg bestede tijd in rekening. Hoewel een uurtarief van € 250,00 was overeengekomen, heeft de notaris overigens een uurtarief van € 275,00 in rekening gebracht. Door driedubbel te declareren kwam het uurtarief dat dan aan de klagers in rekening is gebracht in feite uit op € 775,00. Zo is in verband met het eerste bezoek aan de woning door [X] en [Y] op 26 november 2024 (duur 1:18 uur) en overleg met de notaris over dat bezoek in totaal een bedrag van € 855,00 gedeclareerd. Op 4 februari 2025 is bijvoorbeeld voor een overleg van 48 minuten tussen [X] en [Y] over een e-mail aan de klagers in totaal € 400,00 gedeclareerd, waarna [X] voor het opstellen en verzenden van de e-mail (12 minuten) € 50,00 in rekening heeft gebracht. Omdat een minimale tijdseenheid van 12 minuten is gehanteerd, is voor elk kort overleg tussen [X] en [Y] minimaal € 100,00 gedeclareerd en als [X] en [Y] en de notaris (maximaal) 12 minuten overlegden, is voor zo’n overleg in totaal € 155,00 aan de klagers in rekening gebracht. Door deze tijdseenheid van minimaal 12 minuten heeft [X] overigens ook voor het inspreken van een voicemailbericht met een terugbelverzoek voor de dochter € 50,00 in rekening gebracht.

5.39. De kamer is van oordeel dat de klagers ervan uit mochten gaan dat voldoende gekwalificeerde medewerkers hun werkzaamheden in beginsel zelfstandig zouden verrichten. De notaris voert ter rechtvaardiging van het dubbel declareren aan dat het een gevoelige zaak betrof. Hiervoor onder 5.36. is echter reeds geoordeeld dat niet is gebleken dat de zaak ingewikkeld was en evenmin dat sprake was van (langdurige) onenigheid of gevoeligheid. Dat werkzaamheden samen worden opgepakt om te zorgen voor “achtervang” rechtvaardigt evenmin dubbel declareren. Klagers mogen van een notaris verwachten dat diens medewerkers goed ingevoerd waren en dat zij voor een behoorlijke dossiervoering zouden zorgen, zodat een eventuele opvolger/invaller snel op de hoogte kon zijn van de stand van zaken. Hoewel bij bepaalde werkzaamheden in verband met de kennis en kunde van de medewerkers aanleiding zou kunnen zijn dat (bijvoorbeeld) intern overleg wordt gevoerd dat dubbel wordt gedeclareerd, zijn dergelijke bijzondere werkzaamheden gesteld, noch gebleken. Daarbij dient de notaris te beoordelen of het verrichten van die werkzaamheden (van de medewerkers) en de daarmee verbonden kosten voldoende opwegen tegen de noodzaak voor het verrichten daarvan. Het is de kamer niet gebleken dat de notaris deze eigen afweging heeft gemaakt. In het licht van het voorgaande is de kamer van oordeel dat excessief is gedeclareerd door een aanzienlijk aantal werkzaamheden dubbel (en soms driedubbel) te declareren. Daarom is de kamer van oordeel dat dit deel van klachtonderdeel 7 gegrond is. De kamer acht dit temeer tuchtrechtelijk verwijtbaar omdat deze wijze van (dubbel) declareren vast kantoorbeleid lijkt.

Dreigen met het nemen van stappen

5.40. De klagers verwijten [X] dat zij per e-mail van 6 maart 2025 heeft gedreigd met het nemen van stappen indien de klagers niet meteen de openstaande facturen zouden voldoen en dat zij daarbij geen uitleg heeft gegeven. De notaris betwist dat van bedreigingen sprake is geweest en verwijst daartoe naar een reactie (per e-mail) van de klagers van 23 maart 2025 waarin zij uitstel van betaling vragen. De kamer is van oordeel dat het verwijt van klagers terecht is en licht dit hierna toe.

5.41. Omdat dit niet is gesteld of gebleken, gaat de kamer ervan uit dat de medewerkers de klagers voor 6 maart 2025 nog niet hadden geïnformeerd dat er een betalingsachterstand was over de periode vanaf oktober 2024. Of die achterstand was ontstaan omdat de bank de betalingsopdrachten van de medewerkers voor die declaraties niet had uitgevoerd omdat daar onvoldoende saldo voor was of omdat was verzuimd om daar betalingsopdrachten voor te geven, is de kamer niet bekend. De vraag die de kamer daarover heeft gesteld, is niet beantwoord. Dat een betalingsachterstand was ontstaan, kan naar het oordeel van de kamer in de gegeven omstandigheden echter niet aan de klagers worden toegerekend. Zij mochten er, gelet op de gegeven volmacht waarin de notaris vooraf de bevoegdheid heeft bedongen declaraties te verrekenen met de aan de (gezamenlijke) erfgenamen toekomende nalatenschapsgelden, van uitgaan dat deze declaraties zouden worden verrekend met de gelden uit de nalatenschap. Bovendien had [X] dit in haar e-mail van 20 november 2024 aan hen laten weten. Daarom is de kamer van oordeel dat de zorgplicht tegenover de klagers niet in acht is genomen toen [X] de klagers op 18 maart 2025 een betalingstermijn van slechts zeven dagen heeft gegeven om de openstaande declaraties (voor een totaalbedrag van € 32.812,40) te betalen met de mededeling: “Mocht betaling (herhaaldelijk) uitblijven, dan zullen wij nadere stappen ondernemen om de openstaande facturen te incasseren”. De handelwijze van de medewerkers valt onder de verantwoordelijkheid van de notaris. Dit deel van klachtonderdeel 7 is dan ook gegrond.

Klachtonderdeel 8: retourneren dossierstukken

5.42. De klagers verwijten de medewerkers dat zij de documenten die de klagers aan hen hadden gegeven en de overige stukken uit het dossier die de klagers en de opvolgend notaris hadden opgevraagd niet, althans niet volledig en/of tijdig ter beschikking hebben gesteld. De notaris stelt dat hij alles in het werk heeft gesteld om tot een adequate dossierafhandeling/overdracht te komen. De kamer is van oordeel dat het verwijt van de klagers terecht is en licht dit oordeel hierna toe.

5.43. Uit de stukken begrijpt de kamer dat de klagers in een brief van 27 februari 2025 zelf aan de medewerkers hadden gevraagd om het volledige dossier aan hen af te geven. Vast staat dat (ook) de opvolgend notaris het notariskantoor in haar brief van 28 maart 2025 heeft gevraagd het volledigedossier aan haar over te dragen (zie 3.24.). In deze brief heeft zij vermeld welke documenten zij in ieder geval – maar uitdrukkelijk niet daartoe beperkt – wilde ontvangen, zoals onder meer een verslag van de verrichte werkzaamheden, een financiële rekening en verantwoording over de periode dat het notariskantoor het beheer over de nalatenschap heeft gevoerd, een boedelbeschrijving en alle door de klagers aangeleverde originele documenten. De opvolgend notaris heeft verwezen naar het verzoek dat de klagers al op 27 februari 2025 hadden gedaan en gevraagd de dossieroverdracht uiterlijk 9 april 2025 af te ronden. Op 7 april 2025 hebben de opvolgend notaris en de notaris met elkaar gemaild over de afgifte van het dossier (zie 3.25. en 3.26.) en daarna heeft een medewerker van de opvolgend notaris documenten bij het notariskantoor opgehaald en zijn documenten verstrekt via het online dossier van de opvolgend notaris.

5.44. Daarna heeft de opvolgend notaris [X] in een brief van 15 april 2025 laten weten:

“Helaas moet ik constateren dat niet alle toegezegde en/of gevraagde documenten zijn ontvangen.

Verslag van de reeds verrichte werkzaamheden

In jouw brief de dato 7 april jongstleden geef je aan dat er een urenverantwoording is toegevoegd, waaruit een verslag van de reeds door jullie uitgevoerde werkzaamheden blijkt. Dit betreft inderdaad een u renverantwoording, doch omschrijvingen zoals ‘overige dossiergerelateerde werkzaamheden’, ‘overleg in dossier’ of ‘opstellen en verzenden uitgaande mail’ geven zonder nadere toelichting geen weergave van de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden.

Graag verzoek ik je mij alsnog een verslag te sturen van de in het kader van de wettelijke vereffening en algemene afwikkeling van de nalatenschap uitgevoerde werkzaamheden.

Financiële rekening en verantwoording

Tevens verwijs je in jouw brief naar een financiële rekening en verantwoording. Deze heb ik niet aangetroffen in de door jou in ons Online Dossier geüploade documenten. Graag verzoek ik je mij deze financiële rekening en verantwoording alsnog te verstrekken.

Overige toegezegde doch ontbrekende documenten

Voorts ontbreken nog de navolgende door jou in jouw brief toegezegde documenten:
- het resultaat van ingesteld onderzoek Loket Slapende Tegoeden;
- de bemiddelingsopdracht voor de verkoop van de woning.
In het Online Dossier bevindt zich enkel de bevestigingsmail. Ik ga ervan uit dat er ook een officiële
bemiddelingsopdracht is met daarin vastgelegd de met de makelaar gemaakte afspraken?

Boedelbeschrijving

Het bevreemdt mij dat jullie nog geenszins een (voorlopige) boedelbeschrijving hebben opgemaakt. De ABN Amrobank heeft, blijkens haar schrijven van 3 december 2024, al op die datum aan jouw kantoor de door jullie gevraagde financiële overzichten verstrekt. Desalniettemin zal mijn kantoor alsnog zorgdragen voor het opstellen van deze boedelbeschrijving en zo nodig mededeling doen aan de kantonrechter.

Overige ontbrekende gevraagde documenten

- tenaamstellingsbewijzen van de tot de nalatenschap behorende voertuigen;
- vrijwaringsbewijzen van eventueel reeds verkochte of overgedragen voertuigen;
- kopieën van de ingediende aangiften inkomsten- en erfbelasting. Indien de aangiften nog niet zijn ingediend,
ontvang ik graag de verzoeken tot het verlenen van uitstel voor indiening daarvan.”

5.45. De notaris heeft samengevat naar voren gebracht dat zijn medewerkers het dossier binnen de door de opvolgend notaris gestelde termijn hebben overgedragen en dat de documenten die bleken te ontbreken daarna alsnog zo spoedig mogelijk zijn overgedragen. De opvolgend notaris heeft daarna nog meerdere malen om verschillende documenten gevraagd, waaronder de rekening en verantwoording, maar volgens de notaris volgt deze uit de urenspecificaties die al eerder waren verstrekt. Concrete aanwijzingen welke onderdelen van het dossier zouden missen, zijn volgens de notaris daarna niet meer aangedragen.

5.46. De kamer is van oordeel dat uit de correspondentie blijkt dat de overdracht van het dossier moeizaam is verlopen. Omdat om een volledige overdracht van het dossier was gevraagd, lag het naar het oordeel van de kamer niet op de weg van (de opvolgend notaris van) de klagers om te specificeren welke stukken zij wilde(n) ontvangen, maar op de weg van (de medewerkers van) de notaris om het dossier zo spoedig mogelijk compleet over te dragen. Nu de notaris ook heeft erkend dat er stukken bleken te ontbreken die later alsnog zijn verstrekt en hij heeft gesteld dat de echtgenote had laten weten dat sommige documenten die zij ter beschikking had gesteld ontbraken en dat andere documenten dubbel waren gekopieerd, is de kamer van oordeel dat de overdracht van het dossier minder voortvarend en zorgvuldig is verlopen dan verwacht had mogen worden. De kamer acht dit tuchtrechtelijk verwijtbaar. Klachtonderdeel 8 is gegrond.

Conclusie en maatregel

5.47. De kamer is van oordeel dat de gegrondverklaring van de klachtonderdelen 5, 7 en 8 aanleiding geeft om een tuchtmaatregel aan de notaris op te leggen. Uit de gang van zaken rond de onverschuldigde betaling van de overlijdensuitkering volgt dat niet met de zorgvuldigheid is gehandeld die van een notaris en/of zijn medewerkers mag worden verwacht en dat geldt ook voor de overdracht van het dossier. De wijze waarop dit dossier is behandeld, voldoet niet aan de onder 5.3. aangehaalde maatstaf. Dat de notaris excessief heeft gedeclareerd rekent de kamer de notaris ernstig aan. De mededeling aan de klagers om de (zonder hun medeweten) ontstane betalingsachterstand binnen 7 dagen te voldoen en dat anders maatregelen zouden worden getroffen, acht de kamer mede in het licht van het voorgaande ook ongepast en onzorgvuldig. Al met al is de kamer van oordeel dat de notaris, die een blanco tuchtrechtelijk verleden heeft, het vertrouwen heeft geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. Omdat daardoor sprake is van schending van een kernwaarde, acht de kamer het passend en geboden om aan de notaris een berisping op te leggen, waarbij de kamer uit het oogpunt van preventie besluit tot openbaarheid van deze tuchtmaatregel.

Proceskosten

Terugbetaling griffierecht

5.48. De notaris moet op grond van artikel 99 lid 5 Wna het door de klagers betaalde griffierecht van € 50,00 aan hen vergoeden omdat de kamer de klacht gedeeltelijk gegrond verklaart.

Kostenveroordeling ten behoeve van klagers

5.49. De kamer ziet aanleiding om de notaris op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder a Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de kosten die de klagers in verband met de behandeling van de klacht redelijkerwijs hebben moeten maken, forfaitair vastgesteld op een bedrag van € 50,00;

5.50. De notaris moet het griffierecht en de hiervoor genoemde kosten binnen vier weken nadat deze beslissing onherroepelijk is geworden aan de klagers vergoeden. De klagers moeten daarvoor tijdig hun rekeningnummer schriftelijk doorgeven aan de notaris.

Kostenveroordeling ten behoeve van de kamer

5.51. Verder ziet de kamer aanleiding om de notaris op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder b Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak zijn gemaakt. Deze kosten worden vastgesteld op een bedrag van € 2.000,00 met een wegingsfactor 1. Er zijn geen bijzondere omstandigheden gebleken die aanleiding geven tot het hanteren van een andere wegingsfactor. De kamer bepaalt dat deze kosten binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan de kamer moeten worden betaald. De notaris zal hiervoor een nota ontvangen van het LDCR in Utrecht.

6. De beslissing

De kamer:

6.1. verklaart de klachtonderdelen 5, 7 en 8 gegrond;

6.2. verklaart de klacht voor het overige ongegrond;

6.3. legt aan de notaris de maatregel van berisping op en besluit tot openbaarheid van de opgelegde maatregel;

6.4. veroordeelt de notaris tot betaling aan de klagers van een bedrag van:
- € 50,00 in verband met het genoemde griffierecht;
- € 50,00 in verband met de genoemde kosten van de klagers,
en bepaalt dat het totaalbedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 5.50. is omschreven;

6.5. veroordeelt de notaris tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 2.000,00 in verband met de genoemde kosten van behandeling van de zaak en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 5.51. is omschreven.

Deze beslissing is gegeven door mr. S.H.L. Baggel, plaatsvervangend voorzitter, mr. T. Zuidema, plaatsvervangend rechterlijk lid, en mr. M.C. Stout, plaatsvervangend notarieel lid.

Uitgesproken in het openbaar op 24 november 2025 door mr. C.T.M. Luijks, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.

Hoger beroep tegen deze beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van de aangetekende brief waarbij van deze beslissing kennis is gegeven - bij het gerechtshof in Amsterdam, postadres: Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.