ECLI:NL:TNORSHE:2024:9 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2023/29 en 30

ECLI:	ECLI:NL:TNORSHE:2024:9
Datum uitspraak:	13-05-2024
Datum publicatie:	21-05-2024
Zaaknummer(s):	SHE/2023/29 en 30
Onderwerp:	Ondernemingsrecht, subonderwerp: BV/NV Overig, subonderwerp: Overig
Beslissingen:	Klacht gegrond, boete Klacht gegrond met berisping
Inhoudsindicatie:	Klachten tegen een notaris en een oud-notaris. De klachten van klaagster gaan in de kern over de (afwikkeling van de) beëindigde samenwerking tussen partijen. De kamer gaat onder andere in op de vraag of de beklaagde (oud-)notarissen tuchtrechtelijk aansprakelijk moeten worden gehouden voor hun handelwijze als (voormalige) bestuurders-aandeelhouders van de BV/samenwerkingspartners van klaagster.De klachten tegen de (oud-)notarissen zijn gedeeltelijk gegrond. Aan de oud-notaris wordt een berisping opgelegd en aan de notaris wordt een berisping en een geldboete van € 1.000,-- opgelegd

Klachtnummers  : SHE/2023/29 en SHE/2023/30

Datum uitspraak : 13 mei 2024

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH

Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klachten van:

[klaagster] (hierna: klaagster)

wonende in [woonplaats]

tegen

1) [de oud-notaris] (hierna:de oud-notaris, klacht SHE/2023/29)

voorheen gevestigd in [vestigingsplaats]

2) [de notaris] (hierna: de notaris, klacht SHE/2023/30)

gevestigd in [vestigingsplaats]

(hierna samen: de notarissen)

gemachtigde: de heer mr. J.A. Bloo, advocaat in Venlo

1.          De procedure

1.1.      Het verloop van de procedure blijkt uit de volgende stukken:

• de klachten (met bijlagen), door de kamer per e-mail ontvangen op 19 juni 2023;
• het verweerschrift (met bijlagen) van de notarissen;
• de bij mails van 7 maart 2024 door klaagster nagezonden bijlagen 5 tot en met 10.

1.2.      Op 27 november 2023 heeft onder leiding van mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter van de kamer, een gesprek plaatsgevonden tussen klaagster en de notarissen. Tijdens dat gesprek zijn procedureafspraken gemaakt om te onderzoeken of onderling een regeling getroffen zou kunnen worden die voor klaagster een aanleiding zou kunnen zijn om haar klachten in te trekken.

1.3.      Klaagster heeft nadien te kennen gegeven haar klachten te handhaven.

1.4.      Gelet op de onderlinge samenhang zijn de klachten gezamenlijk behandeld op de openbare zitting van de kamer van 18 maart 2024. Klaagster, de notarissen en de gemachtigde van de notarissen zijn daarbij aanwezig geweest. Partijen hebben hun standpunt over en weer toegelicht. Klaagster en de notarissen hebben dit mede gedaan aan de hand van pleitnotities, die zij aan de kamer hebben overhandigd.

1.5.      Tijdens de mondelinge behandeling heeft klaagster het klachtonderdeel dat betrekking had op de papieren boekhouding van haar kantoor ten aanzien van beide notarissen ingetrokken. Ook heeft zij het klachtonderdeel dat betrekking had op verkeerd declaratiegedrag ten aanzien van de oud-notaris ingetrokken.

2.          De feiten

De klachten gaan in de kern over de (afwikkeling van de) beëindigde samenwerking tussen partijen. Voor de beoordeling van de klacht acht de kamer de volgende feiten van belang.

2.1.      Klaagster is tot [datum] 2019 notaris geweest. Per [datum] 2019 is zij gedefungeerd en heeft zij op haar verzoek de hoedanigheid van kandidaat-notaris gekregen op grond van artikel 30a Wet op het notarisambt (hierna: Wna). In die laatste hoedanigheid heeft zij haar eigen protocol waargenomen. Vanaf [datum] 2020 is klaagster geen kandidaat-notaris meer en is haar protocol overgenomen door notaris mr. [naam protocolopvolger] (hierna: de protocolopvolger).

2.2.      De oud-notaris is tot [datum] 2022 notaris geweest. Per [datum] 2022 is hij gedefungeerd en heeft hij op zijn verzoek de hoedanigheid van kandidaat-notaris gekregen op grond van artikel 30a Wna. Vanaf [datum] 2023 is de oud-notaris geen kandidaat-notaris meer, maar is hij nog wel als adviseur aan het kantoor van de notaris verbonden.

2.3.      De notaris (dan wel zijn persoonlijke vennootschap) was tot 1 januari 2008 samen met vier andere notarissen (dan wel hun persoonlijke vennootschappen) verbonden aan de maatschap [naam maatschap] te [plaatsnaam] (hierna: de maatschap). In 2008 zijn de oud-notaris en nog twee andere notarissen (dan wel hun persoonlijke vennootschappen) toegetreden tot de maatschap. De notaris en de oud-notaris zijn/waren gevestigd in [vestigingsplaats A]. Daarna is ook klaagster (dan wel haar persoonlijke vennootschap), die gevestigd was en kantoor bleef houden in [vestigingsplaats B], gemeente [C], tot de maatschap toegetreden.

2.4.      In 2010 is de samenwerking met twee aan de maatschap verbonden notarissen geëindigd en bleven er dus zeven notarissen over, onder wie de notaris, de oud-notaris en klaagster.

2.5.      Eind juni 2011 hebben klaagster en een andere aan de maatschap verbonden notaris de maatschap opgezegd per 1 januari 2012. Vanaf 2012 bestond de maatschap dus uit vijf notarissen, onder wie de notaris en de oud-notaris. Klaagster bleef notaris en hield haar eigen kantoor in de gemeente [C].

2.6.      Klaagster, die in 2011 was ziek geworden, heeft tot mei 2012 gewerkt. Op verzoek van klaagster zijn de aan de maatschap verbonden notarissen tot medio 2014 werkzaamheden voor haar kantoor blijven verrichten en hebben zij haar waargenomen. De afspraken rondom deze samenwerking zijn niet schriftelijk vastgelegd.

2.7.      Eind 2014 hebben de resterende maten de maatschap ingebracht in [naam B.V.] (hierna: de BV).

2.8.      Ook de BV en klaagster zijn blijven samenwerken. Zo bleef de BV de administratie van klaagsters kantoor voeren, zorgde de BV voor het personeel en liepen de derdengelden en de omzetten van klaagsters kantoor via de derdengeldenrekeningen van de BV. Deze samenwerking begon op enig moment moeizaam te verlopen.

2.9.      Op aandringen van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) werden de derdengelden en de omzetten van klaagsters kantoor vanaf 1 april 2017 rechtstreeks gestort op een derdengeldenrekening van klaagsters kantoor.

2.10.     De BV heeft de samenwerking met klaagster per 1 november 2018 opgezegd. Tussen partijen is vervolgens discussie ontstaan over de (financiële) afwikkeling van de beëindigde samenwerking.

2.11.     In 2019 werd een mediationtraject doorlopen om te kijken of de BV en klaagster tot een financiële afwikkeling van de geëindigde samenwerking konden komen. Dat traject heeft niet tot overeenstemming geleid.  

2.12.     Bij brief van 19 juni 2020 heeft de advocaat van de BV (zijnde de gemachtigde van de notarissen in deze klachtprocedure) aan klaagster te kennen gegeven dat de BV over de periode 2014-2019 per saldo nog een vordering op haar had van € 603.081,17. Aan klaagster is voorgesteld om de geëindigde samenwerking financieel af te wikkelen door middel van een minnelijke regeling, die inhield dat klaagster binnen veertien dagen een bedrag van € 550.000,-- aan de BV zou betalen. Mocht klaagster hiermee niet akkoord gaan, dan zou de BV aanspraak maken op de vergoeding van € 603.081,17.  

2.13.     Klaagster heeft uiteindelijk ingestemd met een minnelijke regeling en zij heeft in dat kader € 400.000,--  aan de BV voldaan. Klaagster heeft geen kwijting verleend aan de BV en zij heeft ook geen afstand gedaan van haar recht om ontbinding/vernietiging van de vaststellingsovereenkomst te vorderen.

2.14.     Bij e-mail van 12 april 2022 heeft klaagster de oud-notaris gevraagd om haar te bellen over een aantal punten, waaronder het winstaandeel van klaagster over 2016. Volgens klaagster is haar winstaandeel over dat jaar niet juist berekend.

2.15.     Bij e-mail van 18 augustus 2022 om 08:40 uur heeft klaagster het volgende meegedeeld aan de notaris:

“hierbij enkele kopieën.

Dit is 1 zaak. Hiermee heb je een voorbeeld.

Deze kwam ik toevalligerwijs tegen omdat deze mensen aan het einde van mijn notarisloopbaan bij mij zijn geweest, waarbij ook vragen werden gesteld over onder andere meerdere akten die jij jaren eerder namens mij in [vestigingsplaats B] had afgewikkeld, zeiden ze.

Ik heb die vragen destijds niet meer opgepakt (waren niet meer relevant) maar kwam kopieën tegen toen ik onlangs nog dossiers heb opgeruimd.

Ik heb gisteren gezegd dat ik je alleen voor wat betreft de zaak van deze mensen (die ook ook 2 ondernemingsrecht-dossiers behelsden) enkele kopieën zou sturen (…).

Uit deze zaak (er zijn er meer) blijkt (ook) dat jij zaken die bij [vestigingsplaats B] (en dus bij mij) hoorden, op eigen protocol passeerde (in [vestigingsplaats B] trouwens) en uit deze zaak blijkt toevallig ook opmerkelijk declaratiegedrag.”

2.16.     Bij e-mail van 18 augustus 2022 om 11:08 uur heeft klaagster de notarissen gewezen op hun “onrechtmatig handelen met mijn derdengelden”.

2.17.     Bij brief van 18 november 2022 heeft klaagster van de boekhouder van de BV een uitnodiging ontvangen voor een aandeelhoudersvergadering van [naam B.V.] (hierna: BV 2) op 5 december 2022. In BV 2 hield klaagster aandelen via haar vennootschap [BV 3].

2.18.     Bij e-mail van 4 december 2022 heeft klaagster de boekhouder van de BV laten weten dat het haar de volgende dag niet zou lukken om bij de aandeelhoudersvergadering van BV 2 aanwezig te zijn. Zij heeft de boekhouder gevraagd om alle informatie van de afgelopen jaren over BV 2 aan haar toe te sturen. Klaagster heeft haar e-mail op dezelfde dag doorgestuurd naar de notaris. 

3.          De klachten

3.1.      Gelet op het klaagschrift, de overgelegde stukken en het verhandelde tijdens de mondelinge behandeling (zoals de eerder onder 1.5. genoemde intrekking van het klachtonderdeel met betrekking tot de papieren boekhouding ten aanzien van de beide notarissen en de intrekking van het klachtonderdeel met betrekking tot verkeerd declaratiegedrag ten aanzien van de oud-notaris) begrijpt de kamer dat de klachten tegen de notarissen (kort gezegd) uiteenvallen in de volgende onderdelen.

Klachtonderdelen gericht tegen de oud-notaris en de notaris (SHE/2023/29 en 30)

1. De notarissen hebben niet zorgvuldig en niet transparant gehandeld. Zij hebben in “de afrekening”, zoals neergelegd in de brief van 19 juni 2020, ten gunste van de BV en ten nadele van klaagster opzettelijk:

• een aantal posten niet meegenomen;
• bedachte en niet reële kosten bij klaagster in rekening gebracht.

Dit heeft een nadelig effect gehad op het winstdeel van klaagster.

2. De notarissen hebben aandelen in BV 2 overgedragen zonder klaagster daarbij te betrekken en zonder de statutaire blokkeringsregeling na te leven. Ook hebben zij jaarstukken vastgesteld zonder klaagster van de inhoud en de vaststelling in kennis te stellen. Klaagster is evenmin opgeroepen voor aandeelhoudersvergaderingen en zij is niet in de gelegenheid gesteld om stukken in te zien.

Klachtonderdeel gericht tegen de notaris (SHE/2023/30)

3. In de periode dat de notaris heeft samengewerkt met klaagster en haar heeft waargenomen, heeft hij opzettelijk verkeerd gedeclareerd.

3.2.      De notarissen hebben verweer gevoerd tegen de klachten. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, zal dit hierna worden besproken.

4.          De beoordeling

Reikwijdte van het tuchtrecht

4.1.      Op grond van artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. Ook als zij niet meer als (kandidaat-/toegevoegd) notaris werkzaam zijn, blijven zij onder het notariële tuchtrecht vallen voor hun handelen en/of nalaten gedurende de tijd dat zij nog wel als (kandidaat-/toegevoegd) notaris werkzaam waren. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

Klachtonderdelen a en b tegen de oud-notaris en de notaris (afrekening en BV 2)

4.2.      De notarissen voeren primair aan dat de klachtonderdelen a en b niet zien op hun notariële werkzaamheden, maar op handelingen in het kader van de afwikkeling van de geëindigde samenwerking tussen klaagster (en/of haar vennootschap(pen)) en de BV. De notarissen zijn/waren slechts twee van de vier notaris-aandeelhouders en bestuurders van deze vennootschap. Alleen al om die reden dienen deze klachten volgens de notarissen niet-ontvankelijk verklaard te worden.

4.3.      De kamer overweegt het volgende. Volgens vaste rechtspraak van het gerechtshof Amsterdam (de hoogste notariële tuchtrechter, hierna ook: het hof) kan een notaris ook tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn voor het handelen in een andere hoedanigheid dan notaris dat voldoende verband houdt met zijn hoedanigheid van notaris in relatie tot het daarbij passende gedragsniveau, zonder dat het handelen uitsluitend aan een notaris is voorbehouden. Anders gezegd, een notaris is ook voor zijn handelen of nalaten in een andere hoedanigheid dan notaris aan tuchtrechtspraak onderworpen als hij daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt schaadt of dat handelen of nalaten een notaris niet betaamt.

Naarmate het handelen minder verband houdt met de hoedanigheid van notaris, moet het wel van grotere ernst zijn om nog de conclusie te kunnen rechtvaardigen dat de notaris daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt schaadt of dat zijn handelen een notaris niet betaamt (zie hof Amsterdam 28 april 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:1165 en hof Amsterdam 19 oktober 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:2918). Deze maatstaf wordt inmiddels ook wel aangeduid als de “glijdende schaal”.

4.4.      Bij de hierna volgende beoordeling van de klachtonderdelen a en b zal de kamer zo nodig nader ingaan op de vraag of de notarissen tuchtrechtelijk aansprakelijk moeten worden gehouden voor hun handelwijze als (voormalige) bestuurders-aandeelhouders van de BV/samenwerkingspartners van klaagster.

Klachtonderdeel a (afrekening)

4.5.      De kamer is van oordeel dat klachtonderdeel a geen betrekking heeft op het handelen van de notarissen in hun hoedanigheid van notaris, maar op het handelen van de notarissen in hun hoedanigheid van (voormalige) bestuurders-aandeelhouders van de BV/samenwerkingspartners van klaagster. Met de notarissen is de kamer van oordeel dat klachtonderdeel a (samengevat) ziet op het tussen partijen gerezen civielrechtelijke geschil over de financiële afwikkeling van de samenwerking tussen de BV en (de vennootschap van) klaagster. Het is niet aan de tuchtrechter om inhoudelijk te oordelen over de juistheid van de standpunten die (de notarissen namens) de BV en klaagster in hun civielrechtelijke geschil hebben ingenomen. Met het tuchtrecht wordt beoogd het niveau van het functioneren van het notariaat op peil te houden en zo nodig te verhogen, om daarmee het belang te bewaken dat de maatschappij heeft bij een deugdelijk notariaat. Gelet op de hiervoor omschreven maatstaf van de glijdende schaal kan er wel aanleiding bestaan om de notarissen desalniettemin tuchtrechtelijk verantwoordelijk te houden voor hun handelen als dit dermate kwalijk is dat daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt zijn geschaad of dat handelen of nalaten een notaris niet betaamt. Uit hetgeen klaagster heeft aangevoerd, blijkt echter niet van handelingen van de notarissen die tuchtrechtelijk verwijtbaar zijn. De kamer zal klachtonderdeel a daarom in zoverre ongegrond verklaren ten aanzien van beide notarissen.

4.6.      Tijdens de mondelinge behandeling heeft klaagster erkend dat een oordeel over het tussen haar en de notarissen gerezen civielrechtelijke geschil aan de civiele rechter is voorbehouden. Wel heeft zij benadrukt dat zij de notarissen in klachtonderdeel a ook verwijt dat zij (desgevraagd) hebben nagelaten om “de afrekening”, zoals neergelegd in de brief van 19 juni 2020, te voorzien van onderliggende stukken zoals declaraties en specificaties. De kamer merkt op dat dit laatste verwijt weliswaar in het klaagschrift wordt genoemd, maar dat dit verwijt meer leek te dienen ter illustratie van klachtonderdeel a zoals hiervoor weergegeven onder 3.1. Voor zover hierop afzonderlijk moet worden beslist en voor zover dit verwijt terecht is, acht de kamer de door klaagster verweten handelwijze van onvoldoende gewicht om de notarissen hierover een tuchtrechtelijk verwijt te maken.

4.7.      Voor zover klaagster tijdens de mondelinge behandeling klachtonderdeel a heeft willen uitbreiden (met een klacht over het tijdens de samenwerkingsperiode niet verstrekken van declaraties en specificaties), overweegt de kamer dat uit het bepaalde in artikel 9 van het Reglement omtrent de werkwijze van de kamers voor het notariaat (zoals bedoeld in artikel 12 lid 5 van het Besluit op het notarisambt) volgt dat ter zitting de klacht niet meer kan worden uitgebreid door het stellen van nieuwe klacht(onderdel)en. Klaagster zal dan ook niet-ontvankelijk worden verklaard in de tijdens de mondelinge behandeling ingediende klachten.

Klachtonderdeel b (BV 2)

Standpunt klaagster

4.8.      Klaagster stelt dat zij op 18 november 2022 (voor het eerst) een uitnodiging heeft ontvangen voor een aandeelhoudersvergadering van BV 2 op 5 december 2022. Uit de uitnodiging voor de aandeelhoudersvergadering heeft klaagster afgeleid dat zij en een vennootschap de overgebleven (middellijk) aandeelhouders van BV 2 zijn. Er zijn in het verleden dus kennelijk meerdere aandelenoverdrachten afgewikkeld, waarbij klaagster niet is betrokken en waarbij de statutaire blokkeringsregeling niet is nageleefd. Voor de aandeelhoudersvergadering van 5 december 2022 stond de overdracht van klaagsters aandelen in BV 2 en de opheffing van deze vennootschap geagendeerd.

Klaagster heeft de notarissen per mail laten weten dat zij niet aanwezig kon zijn bij de aandeelhoudersvergadering op 5 december 2022 en zij heeft hen gevraagd om onder andere eerdere jaarstukken. De jaarstukken van BV 2 werden (en worden) altijd buiten klaagster om vastgesteld. Toen klaagster onlangs een internet-uittreksel opvroeg bij de Kamer van Koophandel werd voor haar duidelijk dat de jaarstukken over het boekjaar 2021 op 8 maart 2023 zijn gedeponeerd.  

De notarissen hebben aan klaagsters verzoek tot inzage of afgifte van de jaarstukken en andere relevante stukken niet voldaan. De advocaat van BV 2 heeft klaagster meegedeeld dat zij geen belang zou hebben bij de stukken. De oud-notaris heeft dat standpunt in een telefoongesprek met klaagster bevestigd.

            Standpunt notarissen

4.9.      De notarissen voeren hiertegen het volgende aan. BV 2 is vóór 2008 op advies van een arbeidsrechtadvocaat opgericht door de toenmalige maten van de maatschap. BV 2 diende uitsluitend als personeels-BV. Door deze vennootschap werd geen winst gemaakt. Het idee achter de constructie is al lang achterhaald, maar vanuit gewoonte en gemak is BV 2 voortgezet zonder dat de vennootschap feitelijk enige betekenis had. Iedere nieuwe maat in de maatschap trad toe als aandeelhouder in BV 2 op basis van de nominale waarde van de aandelen. Bij het eindigen van hun lidmaatschap van de maatschap hebben alle ex-maten altijd hun aandelen in BV 2 zonder enige discussie en tegen betaling van de nominale waarde overgedragen aan de overblijvende maten. Alleen in het geval van klaagster is dit nog niet gebeurd. Zij is sinds 1 januari 2012, dus al meer dan 11 jaar, geen maat meer. Na die datum had zij moeten meewerken aan de overdracht van haar aandelen in BV 2, maar zij heeft dit niet gedaan. Haar aandeelhouderschap in BV 2 dient al jaren geen doel meer en zij heeft daarbij geen reëel belang. Ter besparing van administratieve lasten bestaat het voornemen om BV 2 te ontbinden en te vereffenen, zonder dat dit iemand enige bate zal opleveren.

Gelet op deze achtergrond en setting vonden aandeelhoudersvergaderingen de afgelopen jaren slechts sporadisch en op informele wijze plaats en werden de jaarstukken ook altijd op informele wijze vastgesteld. Dit gebeurde met instemming van alle aandeelhouders, ook klaagster. Klaagster was dus bekend met de gang van zaken en zij heeft hiertegen nooit bezwaar gemaakt.  

De notarissen erkennen dat bij een aandelenoverdracht in het verleden is verzuimd de statutaire blokkeringsregeling toe te passen ten aanzien van klaagster. Dat is een omissie, maar daar heeft destijds niemand bij stilgestaan. Los van het feit dat klaagster er geen belang bij heeft hierover een klacht in te dienen, betreft dit niet het handelen van de notarissen in hun hoedanigheid van notaris. Deze omissie is de verantwoordelijkheid van een andere notaris die de aandelenoverdracht heeft gepasseerd. Die notaris was niet verbonden aan het kantoor van de notarissen.  

            Redelijk belang?

4.10.     Bij de beoordeling van de vraag of klachtonderdeel b ontvankelijk is, stelt de kamer voorop dat op grond van artikel 99 lid 1 Wna ieder die daarbij enig redelijk belang heeft een klacht kan indienen. Het begrip ‘enig redelijk belang’ moet ruim worden opgevat. De wetsgeschiedenis vermeldt hierover:

“(…) Dit belang kan volgen uit betrokkenheid bij een specifieke zaak of bestaan uit een belang bij de handhaving van de beroepsnormen en -regels voor het notariaat. Naast de cliënt van de notaris, de KNB en het Bureau kan hierbij, afhankelijk van de concrete omstandigheden van het geval, worden gedacht aan belangenorganisaties, het openbaar ministerie en instanties die zijn belast met taken die raken aan werkzaamheden van de notaris, zoals gemeenten, de belastingdienst of het kadaster. Er geldt dan ook een ruim belanghebbendenbegrip: een rechtstreeks belang bij de klacht is niet zonder meer vereist, ook een indirect of afgeleid belang van de klager kan grond zijn voor ontvankelijkheid. Hiermee is een ruime toegang tot de tuchtrechtelijke klachtprocedure beoogd; ter ondersteuning van de corrigerende functie van het tuchtrecht en het zelfreinigend vermogen van de beroepsgroep. (…)”(Kamerstukken II, 2009-2010, 32 250, nr. 3, p. 26-27).

4.11.     Klachtonderdeel b heeft betrekking op aandelenoverdrachten, jaarstukken en aandeelhoudersvergaderingen van BV 2. Tijdens de mondelinge behandeling is komen vast te staan dat klaagster via haar persoonlijke holding [BV 3] middellijk aandeelhouder was van BV 2 in de periode waarop klachtonderdeel b betrekking heeft. Hieruit vloeit voort dat zij bij dit klachtonderdeel enig redelijk belang heeft. Dat [BV 3] per 14 november 2023 (dus ná het indienen van de klachten) door middel van een turboliquidatie is opgehouden te bestaan, leidt - anders dan de notarissen tijdens de mondelinge behandeling hebben aangevoerd - niet tot een ander oordeel.

            Tijdig geklaagd?

4.12.     De notarissen hebben voor het eerst tijdens de mondelinge behandeling aangevoerd dat klaagster klachtonderdeel b te laat heeft ingediend.

4.13.     De kamer overweegt dat een klacht op grond van artikel 99 lid 21 Wna slechts kan worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot klacht gerechtigde (hierna: de klager) kennis heeft genomen van het handelen of nalaten van een notaris dat tot tuchtrechtelijke maatregelen aanleiding kan geven. Als de klacht wordt ingediend na verloop van drie jaren na de dag waarop de klager kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van de notaris waarop de klacht betrekking heeft, wordt de klacht niet-ontvankelijk verklaard.

4.14.     Volgens vaste rechtspraak van het hof begint deze wettelijke driejaarstermijn te lopen op de dag na de dag waarop de klager daadwerkelijk bekend is met het verweten handelen of nalaten van de notaris. Daarbij is de objectieve kennis van dat handelen of nalaten bepalend. Niet vereist is dat de klager op dat moment ook bekend is met de juridische (of tuchtrechtelijke) beoordeling van dit handelen of nalaten. Anders gezegd: de driejaarstermijn begint niet pas te lopen op het moment dat de klager zich realiseert dat de notaris mogelijk een tuchtrechtelijk verwijt valt te maken.

4.15.     Volgens de wetsgeschiedenis is het stellen van een termijn vanuit een oogpunt van rechtszekerheid nuttig en nodig omdat de notaris niet tot in lengte van jaren moet kunnen worden achtervolgd met onderzoeken naar zijn handelen (Eerste Kamer, vergaderjaar 2013-2014, 33 569, C, p. 3).

4.16.     De kamer is van oordeel dat klaagster met het indienen van klachtonderdeel b op 19 juni 2023 tijdig (binnen de driejaarstermijn) heeft geklaagd. De notarissen hebben namelijk niet aannemelijk gemaakt dat klaagster eerder dan op 18 november 2022 kennis heeft genomen (of heeft kunnen nemen) van het in klachtonderdeel b verweten handelen en nalaten. Zo hebben de notarissen geen stukken in het geding gebracht waaruit blijkt dat:
- zij klaagster eerder (informeel) hebben uitgenodigd voor aandeelhoudersvergaderingen;

- zij klaagster eerder (jaar)stukken ten aanzien van BV 2 hebben toegezonden; en/of

- aan klaagster op grond van de statutaire blokkeringsregeling aandelen in BV 2 zijn aangeboden.

De kamer gaat er daarom van uit dat klaagster voor het eerst op 18 november 2022 een uitnodiging heeft ontvangen voor een aandeelhoudersvergadering van BV 2. Uit die uitnodiging heeft klaagster afgeleid dat zij één van de twee overgebleven (middellijk) aandeelhouders van BV 2 was en dat er in het verleden dus meerdere aandelenoverdrachten moeten zijn afgewikkeld, waarbij klaagster niet is betrokken en waarbij de statutaire blokkeringsregeling niet is nageleefd.

            Inhoudelijk oordeel kamer

4.17.     De kamer is van oordeel dat ook klachtonderdeel b geen betrekking heeft op het handelen van de notarissen in hun hoedanigheid van notaris, maar op het handelen van de notarissen in hun hoedanigheid van (voormalige) bestuurders-aandeelhouders van BV 2. Gelet op de hiervoor omschreven maatstaf van de glijdende schaal kan er wel aanleiding bestaan om de notarissen desalniettemin tuchtrechtelijk verantwoordelijk te houden voor hun handelen als dit dermate kwalijk is dat daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt zijn geschaad of dat handelen of nalaten een notaris niet betaamt. De kamer is van oordeel dat van dit laatste sprake is en licht dit hieronder toe.

4.18.     In de eerste plaats houden de verweten gedragingen van de notarissen als (voormalige) bestuurders-aandeelhouders van BV 2 voldoende verband met het daarbij passende gedragsniveau van een notaris, zodat de notarissen zich voor dit handelen tuchtrechtelijk moeten verantwoorden. In de gegeven omstandigheden mocht van de notarissen, die niet hebben weersproken dat zij als (voormalige) bestuurders-aandeelhouders van BV 2 bij de aandelenoverdracht(en) waren betrokken, onder andere worden verwacht dat zij ook de mogelijke belangen van andere aandeelhouders met zorgvuldigheid behartigden. Daarbij neemt de kamer in aanmerking dat het in dit geval ook tot de taak van de notarissen behoorde om voorafgaand aan het passeren van een akte van aandelenoverdracht te controleren of was voldaan aan bedingen en/of voorwaarden die in voorgaande akten zijn vastgelegd.

4.19.     In de tweede plaats hebben de notarissen het verweten handelen niet met zoveel woorden betwist. Niet weersproken is namelijk dat de aandelen in BV 2 overeenkomstig de statuten van BV 2 (ook) aan klaagster hadden moeten worden aangeboden. De notarissen hebben in hun antwoord erkend dat deze statutaire blokkeringsregeling in het verleden niet is toegepast. Tijdens de mondelinge behandeling heeft de oud-notaris bovendien erkend dat bij de vaststelling van jaarrekeningen “wel eens werd vergeten om klaagster uit te nodigen”. Onder verwijzing naar wat de kamer in 4.16. heeft overwogen, is eveneens voldoende komen vast te staan dat klaagster door de notarissen niet is opgeroepen voor eerdere aandeelhoudersvergaderingen en zij door hen niet in de gelegenheid werd gesteld om (jaar)stukken in te zien.

Dat BV 2 feitelijk niets zou voorstellen en een andere notaris de akte(n) van aandelenoverdrachten in het verleden heeft gepasseerd, ontslaat de notarissen - anders dan zij zelf lijken te menen - niet van hun (wettelijke en statutaire) verplichtingen als bestuurders-aandeelhouders van BV 2.

4.20.     Naar het oordeel van de kamer past de bovengenoemde handelwijze van de notarissen niet bij het gedrag dat van een behoorlijk en zorgvuldig handelend notaris mag worden verwacht. Zij hebben dus tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld. Klachtonderdeel b zal daarom gegrond worden verklaard ten aanzien van beide notarissen.

Klachtonderdeel c tegen de notaris (onjuiste declaraties)

            Standpunt klaagster

4.21.     Klaagster stelt dat zij circa eind 2020 nog bezig was met het ordenen van papieren dossiers ten behoeve van haar protocolopvolger. Zij stuitte toen op onder andere een dossier waarvan zij een aantal stukken heeft overgelegd. Hieruit blijkt dat de notaris opzettelijk verkeerd heeft gedeclareerd. Zo heeft hij de advieskosten ten aanzien van de voor de betreffende cliënten opgestelde testamenten op de factuur van hun vennootschap vermeld. Klaagster vindt het erg dat haar (voormalige) kantoor wellicht bekend heeft gestaan om onjuist declareren, omdat dat ook op haar afstraalt.

Tijdens gesprekken met de notarissen op 18 november 2021 en 17 augustus 2022 heeft klaagster geprobeerd dit aan de orde te stellen. Er werd door de notarissen echter gereageerd alsof zij gek was.

Na het laatste gesprek heeft klaagster de notaris op 18 augustus 2022 nog een e-mail gestuurd, maar hierop is nooit gereageerd.

            Standpunt notaris

4.22.     De notaris voert hiertegen aan dat klaagster geen belang heeft bij klachtonderdeel c. Het in de klacht aangehaalde dossier betreft een dossier van de maatschap/de BV dat inmiddels bijna tien jaar geleden speelde en dat verband hield met andere dossiers van dezelfde cliënten. Klaagster is geen partij bij het betreffende dossier en heeft hierover dus niet te klagen.

Daar komt bij dat klaagster klachtonderdeel c niet tijdig heeft ingediend. Klaagster heeft in haar e-mail van 18 augustus 2022 om 08:40 uur meegedeeld dat zij van het bestaan van het in de klacht aangehaalde dossier aan het einde van haar notarisloopbaan kennis heeft gekregen. Klaagster is al in [maand] 2019 gedefungeerd als notaris, terwijl ze de klacht pas in juni 2023 heeft ingediend.

Bovendien werd/wordt door de maatschap/de BV en haar notarissen altijd correct gedeclareerd.

            Redelijk belang?

4.23.     Onder verwijzing naar de in 4.10. genoemde maatstaf overweegt de kamer het volgende. Ten tijde van de feiten die aan klachtonderdeel c ten grondslag liggen, werkte klaagster in een samenwerkingsverband met de notarissen. Een notaris die in een samenwerkingsverband met andere notarissen werkzaam is, heeft er een eigen belang bij dat die andere notarissen zich houden aan de voor notarissen geldende regels, mede omdat overtreding van die regels de reputatie van het samenwerkingsverband en van de deelnemende notarissen kan schaden. Klaagster heeft dus een in rechte te respecteren belang bij klachtonderdeel c.

Tijdig geklaagd?

4.24.     Klaagster heeft tijdens de mondelinge behandeling toegelicht dat zij eind 2020 kennis heeft genomen van het in klachtonderdeel c verweten handelen van de notaris. Zij heeft naar eigen zeggen dat gehele jaar nog afrondingswerkzaamheden (inclusief het afwikkelen en archiveren van dossiers) verricht ten behoeve van haar protocolopvolger en constateerde het verweten handelen bij het opruimen van een dossier. Dat klaagster in haar e-mail van 18 augustus 2022 om 08:40 uur spreekt over het einde van haar notarisloopbaan duidt er niet op dat zij bekend is geworden met het verweten handelen voordat haar status van kandidaat-notaris ex artikel 30a Wna was geëindigd. De kamer gaat er daarom van uit dat klaagster niet voor eind 2020 bekend is geworden met het verweten handelen van de notaris. Daarmee is de klacht, die op 19 juni 2023 is ingediend, tijdig (want binnen de in 4.13. genoemde driejaarstermijn) ingediend.

Inhoudelijk oordeel kamer

4.25.     De notaris heeft niet betwist dat hij in het door klaagster bedoelde dossier verkeerd heeft gedeclareerd. Ook uit de door klaagster ingediende stukken (testamenten, declaraties en brief) blijkt dat de notaris de advieskosten ten aanzien van de voor de betreffende cliënten opgestelde testamenten ten onrechte op de factuur van hun vennootschap in rekening heeft gebracht. Zo staat in de brief van de notaris, waarbij de testamenten en de declaratie van de testamenten zijn gevoegd, vermeld: “Tevens is mijn declaratie ingesloten. De declaratie is gematigd, de advieskosten worden bij (…) B.V. in rekening gebracht.”

4.26.     Op grond van het voorgaande staat vast dat de notaris willens en wetens onjuiste declaraties aan de betreffende cliënten en hun vennootschap heeft verstuurd. Hij heeft niet gehandeld in overeenstemming met het bepaalde in artikel 5 lid 1 van de Administratieverordening. Klachtonderdeel c zal daarom gegrond worden verklaard ten aanzien van de notaris.

Conclusie en maatregel

ten aanzien van de oud-notaris (SHE/2023/29)

4.27.     De klachtonderdelen a en b zijn gericht tegen de oud-notaris. Van deze klachtonderdelen wordt klachtonderdeel b gegrond verklaard jegens de oud-notaris. De klacht tegen hem wordt voor het overige niet-ontvankelijk dan wel ongegrond verklaard.

4.28.     Aangezien de klacht van klaagster tegen de oud-notaris, die een blanco tuchtrechtelijk verleden heeft, gedeeltelijk gegrond zal worden verklaard en sprake is van het schenden van de notariële kernwaarde zorgvuldigheid, ziet de kamer aanleiding om een maatregel op te leggen. Door zijn handelen en nalaten heeft de oud-notaris het vertrouwen geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. De kamer acht de maatregel van berisping passend en geboden.

ten aanzien van de notaris (SHE/2023/30)

4.29.     De klachtonderdelen a tot en met c zijn gericht tegen de notaris. Van deze klachtonderdelen worden de klachtonderdelen b en c gegrond verklaard jegens de notaris. De klacht tegen hem wordt voor het overige niet-ontvankelijk dan wel ongegrond verklaard.

4.30.     Aangezien de klacht van klaagster tegen de notaris gedeeltelijk gegrond zal worden verklaard en sprake is van het schenden van kernwaarden in het notariaat als zorgvuldigheid en (financiële) integriteit, ziet de kamer aanleiding om een maatregel op te leggen. Door zijn handelen en nalaten heeft de notaris het vertrouwen geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. De kamer acht dat in ernstige mate verwijtbaar. De kamer zal hem daarom niet alleen een berisping opleggen, maar ook de maatregel van geldboete, ter hoogte van € 1.000,00. Hierbij betrekt de kamer het tuchtrechtelijk verleden van de notaris waaruit blijkt dat ruim acht jaar geleden een tuchtrechtelijke veroordeling is uitgesproken, maar die veroordeling ziet niet op het soort verwijten dat nu aan de orde is.

4.31.     De notaris ontvangt van het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) een nota voor de geldboete. Hij moet de geldboete binnen vier weken na ontvangst van de nota aan het LDCR voldoen.     

Proceskosten

Terugbetaling griffierecht

4.32.     De oud-notaris en de notaris moeten ieder op grond van artikel 99 lid 5 Wna het door klaagster betaalde griffierecht van € 50,00 aan haar vergoeden omdat de kamer de klachten tegen de notarissen (gedeeltelijk) gegrond verklaart.

Kostenveroordeling ten behoeve van klaagster

4.33.     De kamer ziet aanleiding om de notarissen op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder a Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de kosten die klaagster in verband met de behandeling van de klachten redelijkerwijs heeft moeten maken, forfaitair vastgesteld op een bedrag van € 50,00.

4.34.     Het bedrag van deze kosten bedraagt in beginsel € 50,00 per klacht. Omdat de klachten die klaagster tegen de notarissen heeft geformuleerd (vrijwel) gelijkluidend zijn, de notarissen daar samen op hebben gereageerd en de klachten vervolgens gecombineerd mondeling zijn behandeld, ziet de kamer aanleiding om te bepalen dat de notarissen elk in hun eigen zaak een bedrag van € 25,00 aan klaagster zijn verschuldigd.

4.35.     De notarissen moeten het griffierecht en de hiervoor genoemde kosten binnen vier weken nadat deze beslissing onherroepelijk is geworden aan klaagster vergoeden. Klaagster moet daarvoor tijdig haar rekeningnummer schriftelijk doorgeven aan de notarissen.

Kostenveroordeling ten behoeve van de kamer

4.36.     Verder ziet de kamer aanleiding om de notarissen op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder b Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak zijn gemaakt. Deze kosten worden in beginsel vastgesteld op een bedrag van € 2.000,00 per klacht, met een wegingsfactor 1. Er zijn geen bijzondere omstandigheden gebleken die aanleiding geven tot het hanteren van een andere wegingsfactor. Omdat de klachten die klaagster tegen de notarissen heeft geformuleerd (vrijwel) gelijkluidend zijn, de notarissen daar samen op hebben gereageerd en de klachten vervolgens gecombineerd mondeling zijn behandeld, ziet de kamer aanleiding om de kosten van deze procedure vast te stellen op een totaalbedrag van € 2.000,00. De notarissen moeten dus ieder in hun eigen zaak een bedrag van € 1.000,00 aan de kamer betalen. De kamer bepaalt dat deze kosten binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan de kamer moeten worden betaald. De notarissen zullen hiervoor een nota ontvangen van het LDCR in Utrecht.

5.          De beslissing

De kamer:

klacht SHE/2023/29 jegens de oud-notaris (bestaande uit de klachtonderdelen a en b, zoals hiervoor weergegeven onder 3.1.)

5.1.      verklaart de uitbreiding van klachtonderdeel a niet-ontvankelijk voor zover deze ter zitting is gedaan;

5.2.      verklaart klachtonderdeel b gegrond;

5.3.      verklaart de klacht voor het overige ongegrond;

5.4.      legt aan de oud-notaris de maatregel van berisping op;

5.5.      veroordeelt de oud-notaris tot betaling aan klaagster van een bedrag van:

• € 50,00 in verband met het genoemde griffierecht;
• € 25,00 in verband met de genoemde kosten van klaagster,

en bepaalt dat het totaalbedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.35. is omschreven;

5.6.      veroordeelt de oud-notaris tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 1.000,00 in verband met de genoemde kosten van behandeling van de zaak en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.36. is omschreven.

klacht SHE/2023/30 jegens de notaris (bestaande uit de klachtonderdelen a tot en met c, zoals hiervoor weergegeven onder 3.1.)

5.7.      verklaart de uitbreiding van klachtonderdeel a niet-ontvankelijk voor zover deze ter zitting is gedaan;

5.8.      verklaart de klachtonderdelen b en c gegrond;

5.9.      verklaart de klacht voor het overige ongegrond;

5.10.     legt aan de notaris de maatregel van berisping op;

5.11.     legt aan de notaris de maatregel op van een geldboete van € 1.000,00 (zegge: duizend euro) te voldoen op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.31. is omschreven;

5.12.     veroordeelt de notaris tot betaling aan klaagster van een bedrag van:

• € 50,00 in verband met het genoemde griffierecht;
• € 25,00 in verband met de genoemde kosten van klaagster,

en bepaalt dat het totaalbedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.35. is omschreven;

5.13.     veroordeelt de notaris tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 1.000,00 in verband met de genoemde kosten van behandeling van de zaak en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.36. is omschreven.

Deze beslissing is gegeven door mr. W.F.J. Aalderink, plaatsvervangend voorzitter, mr. C. Kool, plaatsvervangend rechterlijk lid, en mr. M.A. Rosenbrand-Biesheuvel, notarieel lid.

Uitgesproken in het openbaar op 13 mei 2024 door mr. C. Kool, tevens plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.

Hoger beroep tegen deze beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van de aangetekende brief waarbij van deze beslissing kennis is gegeven - bij het gerechtshof in Amsterdam, postadres: Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.