ECLI:NL:TNORSHE:2024:17 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2023/51

ECLI:	ECLI:NL:TNORSHE:2024:17
Datum uitspraak:	01-07-2024
Datum publicatie:	04-07-2024
Zaaknummer(s):	SHE/2023/51
Onderwerp:	Overig, subonderwerp: Overig
Beslissingen:	Klacht gegrond met waarschuwing
Inhoudsindicatie:	De klacht gaat over de handelwijze van de notaris die mede is opgetreden in zijn hoedanigheid van bestuurder van een Stichting Administratiekantoor (STAK), die de aandelen houdt in een familiebedrijf. De (inmiddels overleden) echtgenoot van klaagster was de grondlegger van dat familiebedrijf. Door onder andere de (advocaat)kosten van de eerder door klaagster en de dochter tegen de notaris gestarte klachtprocedures bij de holding van het familiebedrijf in rekening te brengen en een bestuursbesluit van de STAK vanaf een bepaald moment niet meer uit te voeren, heeft de notaris het vertrouwen geschaad dat klaagster mag stellen in het notariaat. De klacht is in zoverre gegrond verklaard. Aan de notaris wordt een waarschuwing opgelegd. Daarbij heeft de kamer in aanmerking genomen dat klaagster eerder een klacht tegen de notaris heeft ingediend en dat deze klachtprocedure op een eerdere klachtprocedure voortborduurt. In de eerste klachtzaak is aan de notaris al een berisping opgelegd. Verder neemt de kamer in aanmerking dat partijen elkaar op meerdere vlakken in de haren vliegen. Los van de eerdere klachtprocedure heeft klaagster de notaris vanaf 2019 in verschillende civiele procedures betrokken, in welke procedures haar vorderingen en verzoeken steeds zijn afgewezen.

Klachtnummer    : SHE/2023/51

Datum uitspraak : 1 juli 2024

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH

Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klacht van:

[klaagster] (hierna: klaagster)

wonende in [woonplaats]

gemachtigde: de heer mr. D.M. Lamers, advocaat in Eindhoven (voorheen: mevrouw mr. E.A.H. van Deursen, advocaat in Eindhoven)

tegen

[de notaris] (hierna:de notaris)

gevestigd in [vestigingsplaats]

gemachtigde: de heer mr. J.D. Kraaikamp, advocaat in Amsterdam

1.          De procedure

1.1.      Het verloop van de procedure blijkt uit de volgende stukken:

• de klacht, door de kamer per e-mail ontvangen op 25 oktober 2023;
• de bijlagen 1 tot en met 26 bij de klacht, door de kamer per post ontvangen op 26 oktober 2023;
• het verweerschrift met de bijlagen 1 tot en met 3 van (de gemachtigde van) de notaris;
• de e-mail van mr. E.A.H. van Deursen van 26 februari 2024 waarin zij meedeelt dat mr. D.M. Lamers de zaak van haar overneemt;
• de e-mail van (de gemachtigde van) de notaris van 25 april 2024 met de bijlagen 4 en 5.

1.2.      De klacht is mondeling behandeld op de openbare zitting van de kamer van 13 mei 2024. De gemachtigde van klaagster, de notaris en de gemachtigde van de notaris zijn daarbij aanwezig geweest en hebben hun standpunt over en weer toegelicht. De gemachtigden van klaagster en de notaris hebben dit mede gedaan aan de hand van pleitnotities, die zij aan de kamer hebben overhandigd.

2.          De feiten

De klacht gaat over de handelwijze van de notaris die mede is opgetreden in zijn hoedanigheid van bestuurder van een Stichting Administratiekantoor, die de aandelen houdt in een familiebedrijf.
Mede gelet op het feit dat klaagster eenmaal eerder een klacht tegen de notaris heeft ingediend, is de kamer bekend met de volgende feiten.

2.1.      Klaagster is in 1972 onder huwelijkse voorwaarden - houdende uitsluiting van iedere gemeenschap van goederen zonder verrekenbeding - gehuwd met de heer [naam echtgenoot] (hierna: [A]). Zij hebben een dochter.

2.2.      [A] was grondlegger en directeur-grootaandeelhouder van [naam bedrijf] (hierna ook: het (familie)bedrijf). In 1986 is [naam holding] (hierna: de holding) opgericht. [A] hield alle aandelen in de holding en de holding hield alle aandelen in de werkmaatschappijen.

2.3.      [A] was de drijvende kracht achter het familiebedrijf. Met het oog op de continuïteit daarvan als [A] zijn werkzaamheden niet meer zou kunnen verrichten, hebben [A] en klaagster in het najaar van 2011 gesprekken gevoerd met de heer [naam bedrijfsadviseur] (hierna: [B]), die als bedrijfsadviseur werkzaamheden verrichtte voor het bedrijf. Daarna is ervoor gekozen om een zogeheten Stichting Administratiekantoor op te richten, die eigenaar zou worden van de aandelen van [A] in de holding en daarvan certificaten zou uitgeven aan [A]. Deze certificaten geven enkel recht op een dividenduitkering, terwijl de Stichting de economische eigendom van de aandelen en daarmee het stemrecht in handen heeft.

2.4.      De notaris heeft vele jaren notariële werkzaamheden verricht voor het familiebedrijf en voor [A] en klaagster in privé. Op 17 november 2012 heeft hij de akten gepasseerd, waarbij [A] de Stichting Administratiekantoor [naam Stichting] (hierna ook: de STAK) heeft opgericht en waarbij Administratievoorwaarden zijn vastgesteld. In artikel 18 van de statuten is (onder meer) bepaald:

“Bij deze oprichting bestaat het bestuur van de stichting uit één bestuurder, zijnde de comparant [A].

Zodra de comparant [A] defungeert in zijn hoedanigheid van bestuurder van de stichting en mits zijn voornoemde echtgenote alsdan nog in leven is, bestaat het bestuur van de stichting uit twee bestuurders, zijnde:

1. [klaagster], (…);

met dien verstande

dat deze bestuurder in afwijking van het bepaalde in de eerste volzin van lid 5 van artikel 7 het recht zal hebben tot het uitbrengen van twee stemmen; (…)

2. de heer (…) [B], (…)

en zal (…) dit bestuur -het zij ten overvloede vermeld- bevoegd zijn om naar goeddunken ad hoc advies in te winnen bij de accountant van de vennootschap en bij andere bedrijfskundigen.”

2.5.      Over decertificering van de aandelen is in artikel 9 lid 1 van de Administratievoorwaarden bepaald:

“Slechts het bestuur van de stichting kan tot gehele of gedeeltelijke decertificering van de aandelen besluiten.
  Certificaathouders kunnen geen decertificering van de aandelen verlangen, tenzij:

- alle certificaten van aandelen worden gehouden door één persoon, of

- de stichting wordt ontbonden.”

2.6.      [A] heeft op 17 november 2012 alle geplaatste aandelen in het kapitaal van de holding aan de STAK geleverd en de STAK heeft daarvoor certificaten uitgegeven aan [A].

2.7.      Begin 2016 is [A] ziek geworden. In verband met de waarborging van de continuïteit van het bedrijf heeft hij vervolgens overleg gevoerd met [B], de notaris en de heer [C] (hierna: [C]), die als accountant werkzaamheden verrichtte voor het bedrijf. [A] heeft op 21 januari 2016 een bespreking gehad met de notaris over de STAK en zijn vermogensrechtelijke relatie met klaagster (hun huwelijkse voorwaarden en testamenten). 

2.8.      Op 26 maart 2016 heeft de notaris in aanwezigheid van [A] en klaagster bij hen thuis de volgende akten gepasseerd:

- de akte aanvulling huwelijkse voorwaarden (waarbij is overeengekomen dat op de dag voorafgaand aan de ontbinding van hun huwelijk door overlijden een gemeenschap van goederen ontstaat),

- de beide testamenten,

- de akte waarbij [A] in zijn hoedanigheid van enig bestuurder van de STAK de statuten van de STAK heeft gewijzigd. Daarin zijn - deels in afwijking van de eerdere statuten - onder meer de volgende bepalingen opgenomen:

• artikel 4 lid 6:

“Tot bestuurder [kamer: van de STAK] kan niet worden benoemd:

- een andere certificaathouder dan [klaagster];

- een bestuurder van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan;

- een aandeelhouder van de vennootschap;

- een bloed- of aanverwant in de eerste tot en met vierde graad van, of een echtgenoot
  van een aandeelhouder of certificaathouder of van een bestuurder van de stichting of
  van een bestuurder van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan;

- een persoon in dienst van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan;

- een commissaris van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan.”

•  artikel 4 lid 7:

“Het bestuur kan aan een of meer bestuurders een beloning toekennen. Alle bestuurders hebben recht
op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.”

• artikel 11 lid 2:

“Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.”

• artikel 18:

“Het bestuur van de stichting bestaat thans uit één bestuurder, zijnde de comparant [A].

Zodra de comparant [A] defungeert in zijn hoedanigheid van bestuurder van de stichting en mits zijn voornoemde echtgenote alsdan nog in leven is en bereid is zitting te nemen in het bestuur van de stichting, bestaat het bestuur van de stichting uit vier bestuurders, zijnde:

1. als gewoon bestuurslid:

[klaagster], (…)

2. als voorzitter:

de heer (…) [B], (…)

3. als penningmeester:

de heer (…) [C], (…)

4. als secretaris:

[de notaris], (…)

met dien verstande dat deze bestuurder in afwijking van het bepaalde in de eerste volzin van lid 5 van artikel 7 het recht zal hebben tot het uitbrengen van twee stemmen.

Zodra de comparant [A] defungeert in zijn hoedanigheid van bestuurder van de stichting en zijn voornoemde echtgenote niet meer in leven is of niet bereid is zitting te nemen in het bestuur dan wel defungeert als bestuurder van de stichting, bestaat het bestuur van de stichting uit drie bestuurders, zijnde:

1. voornoemde heer (…) [B];

2. voornoemde heer (…) [C], (…)

3. voornoemde heer [de notaris];

in welk bestuur ieder bestuurslid één stem heeft.

Zowel het vierhoofdig als het driehoofdig bestuur zal -het zij ten overvloede vermeld- bevoegd zijn om naar goeddunken ad hoc advies in te winnen bij de accountant van de vennootschap en bij andere bedrijfskundigen.”

2.9.      [A] is op [datum] 2016 overleden. Op dat moment was klaagster uit hoofde van de huwelijkse voorwaarden houdster van de onverdeelde helft van de certificaten in de holding. De andere helft daarvan had [A] bij testament aan haar toegedeeld. 

2.10.     Ingevolge artikel 18 van de (gewijzigde) statuten van de STAK zijn klaagster, [B], [C] en de notaris (de laatste drie worden hierna samen ook aangeduid als: de overige bestuurders) vervolgens toegetreden tot het bestuur van de STAK. De notaris heeft deze nevenfunctie per [datum] 2016 geregistreerd bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.

2.11.     De dochter heeft de notaris, mede namens klaagster, bij e-mail van 27 december 2016 gevraagd of de leden van de STAK worden betaald voor hun werkzaamheden. In reactie op die vraag heeft de notaris de dochter bij e-mail van later die dag als volgt bericht:

“Ja, dat worden ze. Dat werkt als volgt:

Vanuit [de holding] zal de sinds [datum] 2016 uitkeerbare winst worden uitgekeerd aan de STAK. De STAK keert vervolgens goeddeels die winst in de vorm van dividend uit aan de certificaathouders (in dit geval je moeder). Een gedeelte van de winst die vanuit [de holding] naar de STAK wordt geschoven dient echter te worden gebruikt om de kosten van de stichting te betalen. De drie professionals (dus (…) [B], (…) [C] en ik) zullen hun werkzaamheden op uurbasis bij de STAK declareren (tenzij (…) [B] en (…) [C] daar andersoortige afspraken met je vader over hebben gemaakt, maar daar is mij niets van bekend).”

2.12.     In afwachting van een definitieve voorziening in het bestuur van de holding en de werkmaatschappijen na het overlijden van [A], hebben klaagster en de overige bestuurders van de STAK bij bestuursbesluit van 19 januari 2017 klaagster en [C] met ingang van die datum benoemd tot (interim-)bestuurders van de holding en de holding benoemd tot bestuurder van de werkmaatschappijen.

2.13.     De notaris heeft zijn werkzaamheden ten behoeve van de STAK en ten behoeve van klaagster en/of de onderneming gedeclareerd tegen een uurtarief van € 162,00 exclusief btw. Deze declaraties zijn, voorzien van urenstaten, telkens aan de holding gestuurd en het bestuur van de holding heeft deze declaraties goedgekeurd en uitbetaald. 

2.14.     De notaris heeft de akte van verdeling in verband met de verdeling van de ontbonden huwelijksgemeenschap van klaagster en [A] en van de nalatenschap van [A] op 14 november 2018 gepasseerd.  

2.15.     In verband met onenigheid tussen klaagster en de dochter enerzijds en de overige bestuurders anderzijds zijn de verhoudingen binnen het bestuur van de STAK verslechterd. In april 2019 heeft klaagster de overige bestuurders opgeroepen voor een bestuursvergadering in verband met haar verlangen om tot decertificering van de aandelen in de holding over te gaan. Die vergadering is gehouden op 19 april 2019 en daarbij hebben de overige bestuurders tegen het voorstel tot decertificering gestemd, zodat het is verworpen.

2.16.     De toenmalige advocaat van klaagster heeft de notaris bij brief van 1 mei 2019 verzocht en zo nodig gesommeerd om binnen vijf dagen af te treden als bestuurder van de STAK. De notaris heeft geen gevolg gegeven aan deze sommatie om af te treden als bestuurder van de STAK. 

2.17.     Daarna heeft klaagster (samengevat) in kort geding gevorderd de overige bestuurders te veroordelen om hun medewerking te verlenen aan decertificering van de aandelen van de holding. De voorzieningenrechter van de rechtbank Limburg heeft deze vordering afgewezen bij vonnis van 24 juli 2019. 

2.18.     Het bestuur van de STAK heeft vervolgens vergaderd op 26 juli 2019. Bij die vergadering is klaagster ontslagen als bestuurder van de holding.

2.19.     In september 2020 heeft een kantoorgenoot van de gemachtigde van klaagster de notaris gevraagd om toezending van zijn declaraties met urenstaten. De notaris heeft deze vervolgens verstrekt tot en met het tweede kwartaal van 2020. In reactie op vragen over die declaraties heeft de notaris de kantoorgenoot van de gemachtigde van klaagster bij e-mail van 21 september 2020 onder meer als volgt bericht:
 

“De hoofdmoot van de werkzaamheden betrof het STAK-werk, echter een deel betrof [klaagster] privé, en een tiental (U reeds eerder getoonde) van ondergeschikt belang zijnde posten de BV.

Op pragmatische gronden is ooit besloten dat ik al mijn kosten niet bij de STAK zou declareren doch bij [de holding]. Strikt genomen zouden de STAK-bestuurders bij de STAK hebben moeten declareren, maar dat zou betekenen dat de STAK een aparte administratie/boekhouding erop na moet houden. Dat zou veel kostenverhogende vestzak-broekzak-transacties tot gevolg hebben gehad omdat de holding dan steeds de door de STAK benodigde middelen had moeten fourneren.

De declaratie van mijn werkzaamheden voor privé aangelegenheden van [klaagster] (voornamelijk de boedelscheiding) nam ik mee in mijn declaraties aan [de holding]. Dat is zichtbaar gemaakt op een aantal van mijn declaraties; in de periode waarin zich dat privé werk voordeed is op de declaraties een verdeelsleutel voor zakelijk en privé aangebracht (ik meen 10% privé en 90% zakelijk). Een en ander is altijd met goedkeuring van [klaagster] geschied. En zeker totdat het kantoor van [de holding] verhuisde - hebben [klaagster] en haar dochter toegang tot al mijn declaraties gehad. De dochter heeft mij immers wel eens ondervraagd over bepaalde posten op de urenstaat.

Nee, echt BV-werk of vastgoed-werk van [het (familie)bedrijf] laat ik liever aan een andere notaris over.”

2.20.     Klaagster heeft de STAK en de overige bestuurders op 2 maart 2021 gedagvaard voor een (bodem)procedure bij de rechtbank Limburg, waarbij zij (samengevat) primair heeft gevorderd te bepalen dat het te wijzen vonnis van de rechtbank in de plaats zal treden van de onvoorwaardelijke en onherroepelijke instemming van de overige bestuurders met het (bijzondere bestuurs-)besluit tot decertificering van de door de STAK gehouden aandelen in de holding. Bij vonnis van 4 mei 2022 heeft de rechtbank Limburg de vorderingen van klaagster afgewezen. Het gerechtshof ’s-Hertogenbosch heeft dit vonnis bij arrest van 6 februari 2024 bekrachtigd.

2.21.     De overige bestuurders hebben klaagster bij e-mail van 19 mei 2021 opgeroepen voor een bestuursvergadering van de STAK op 3 juni 2021. Op die datum is een besluit genomen tot bekrachtiging van (het besluit tot) de toekenning van een vergoeding als bedoeld in artikel 4 lid 7 van de statuten aan de notaris, [B] en [C] en tot goedkeuring van de betaling van hun declaraties voor de verrichte en nog te verrichten werkzaamheden door de holding ten laste van de STAK.

2.22.     Klaagster heeft daarna bij de rechtbank Limburg een verzoek ingediend tot (samengevat) ontslag van de overige bestuurders en tot hun schorsing voor de duur van die procedure en benoeming van interim-bestuurders. De rechtbank Limburg heeft deze verzoeken afgewezen bij beschikking van 25 januari 2022. Bij beschikking van 23 februari 2023 heeft het gerechtshof ’s-Hertogenbosch de beschikking van de rechtbank bekrachtigd. In de beschikking van het gerechtshof ’s-Hertogenbosch staat onder andere het volgende vermeld:

“2.6.3.   (…) Op grond van artikel 2:10 BW is het bestuur verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Dat er niet apart voor de STAK een administratie is gevoerd, wil naar het oordeel van het hof niet zeggen dat er geen administratie is gevoerd in de zin van voormeld artikel. De administratie van de STAK - en dus ook de rechten en verplichtingen van de STAK - kan afgeleid worden uit de administratie van de Holding. De overzichten worden maandelijks verstrekt en de bestreden vergoedingen zijn ook af te leiden uit de facturen. Kortom, [klaagster] heeft de beschikking over de relevante stukken waaruit de vergoedingen, de uren(verantwoording) en de kosten blijken.

(…)

2.6.5.  (…) Verweerders worden in bedoelde procedures aangesproken in privé en niet in de hoedanigheid van bestuurder - zoals dat wel het geval was bij de decertificeringsprocedure -. Naar het oordeel van het hof lag het daarom niet voor de hand dat de advocaatkosten voor rekening van de Holding kwamen. Verweerders hadden ook op eigen kosten kunnen procederen. Het hof passeert het argument van verweerders dat het gaat om advocaatkosten gemaakt in de uitvoering van hun werkzaamheden als Stak-bestuurders. Enigszins vergelijkbaar is de situatie van de werknemer die door zijn werkgever ontslagen wordt. Doorgaans zal deze werknemer ook zijn eigen kosten moeten dragen. Dit zal vaak anders zijn in de situatie dat de werkgever door een derde aansprakelijk wordt gesteld vanwege de door de werknemer verrichte werkzaamheden. Dat verweerders voor rekening van de Holding hebben geprocedeerd, is voor het hof echter geen (voldoende) reden om verweerders als bestuurders te ontslaan mede in het licht van de omstandigheid dat nagenoeg alle procedures zijn geïnitieerd door [klaagster] zelf. Het oordeel van het hof wordt ook niet anders doordat zij zich door een en dezelfde advocaat hebben laten bijstaan.”

2.23.     De Accountantskamer heeft bij uitspraak van 18 februari 2022 een klacht van klaagster tegen [C] deels gegrond verklaard en aan hem een tuchtmaatregel opgelegd.

2.24.     Onder verwijzing naar genoemde uitspraak van de Accountantskamer heeft een kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde de advocaat van de STAK en de overige bestuurders bij e-mail van 23 februari 2022 verzocht om direct over te gaan tot het voeren van een eigen administratie conform artikel 11 van de statuten van de STAK. Verder is onder meer verzocht om verstrekking van de administratie van de STAK over de voorafgaande jaren. De kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde heeft deze verzoeken nog een aantal keer herhaald.

2.25.     In de bestuursvergadering van de STAK op 6 april 2022 is een besluit genomen tot het door een derde laten opstellen van een separate administratie van de STAK met ingang van het beginjaar van de STAK, zijnde 2012. Naar aanleiding van dit besluit zijn over de jaren 2012 tot en met 2020 balansen en staten van baten en lasten voor de STAK opgemaakt en aan klaagster verstrekt.

2.26.     Bij beslissing van 25 april 2022 heeft de kamer beslist op een door klaagster op 25 mei 2021 ingediende eerste klacht (SHE/2021/28) tegen de notaris over zijn handelwijze (mede) als bestuurder van de STAK. Deze eerste klacht luidde (voor zover in de onderhavige klachtprocedure van belang) als volgt:

“De klacht bestaat uit de volgende onderdelen:

1. (…)

2. de notaris heeft zichzelf begunstigd door op grond van een (nietige) akte die hij zelf heeft gepasseerd als bestuurder zitting te nemen in de STAK en zijn diensten als bestuurder en als notaris te blijven leveren aan het bedrijf en aan klaagster en zijn honorarium voor deze diensten zonder een rechtsgeldig bestuursbesluit van de STAK ten laste te brengen van de holding;

3. (…)

4. (…)

5. de notaris heeft een groot aantal operationele werkzaamheden of bestuurderswerkzaamheden aan de holding in rekening gebracht, die niets van doen hebben met de functie van bestuurder van de STAK, zonder dat daarvoor een statutaire grondslag bestond in de zin van artikel 4 lid 7 van de statuten terwijl hij ook heeft geweigerd om een administratie van de STAK te voeren als bedoeld in artikel 11 lid 2 van de statuten;

6. de notaris heeft zijn geheimhoudingsplicht geschonden door:

(…)”

De kamer heeft de klachtonderdelen 1, 2, 3 en 5 niet-ontvankelijk verklaard, klachtonderdeel 4 ongegrond verklaard en klachtonderdeel 6 gegrond verklaard. Aan de notaris is de maatregel van berisping opgelegd. Partijen hebben geen hoger beroep ingesteld tegen die beslissing.

2.27.     [C] is in mei 2022 afgetreden als bestuurder van de holding. Vervolgens is de heer [D] benoemd tot (interim-)bestuurder van de holding. Met ingang van 1 augustus 2022 is hij afgetreden als (interim-)bestuurder en is de heer [E] (hierna: [E]) benoemd tot bestuurder van de holding.

2.28.     Medio 2022 heeft de dochter bij de kamer een klacht (SHE/2022/32) ingediend tegen de notaris over onder andere de handelwijze van de notaris rondom het testament van [A] en de statutenwijziging van de STAK. Die klacht is bij beslissing van 13 februari 2023 niet-ontvankelijk verklaard (deels vanwege het verstrijken van de klachttermijn en deels vanwege het ontbreken van een redelijk belang).

2.29.     In zijn memo van 7 december 2022 heeft [E] het bestuur van de STAK onder andere geadviseerd om de werkmaatschappijen van het bedrijf te verkopen, omdat dat het beste zou zijn voor het behoud van werkgelegenheid en het in stand houden van het vermogen van de holding. In de bestuursvergadering van de STAK van 8 februari 2023 hebben de overige bestuurders voor het voorstel gestemd om de werkmaatschappijen te verkopen. Namens klaagster is tegen gestemd. Aangezien voor een besluit tot verkoop van de werkmaatschappijen unanimiteit is vereist, is een impasse ontstaan.

2.30.     Bij e-mail van 15 februari 2023 heeft een kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde aan [E] gevraagd om klaagster alle declaraties en specificaties te sturen die de overige bestuurders bij de holding hebben ingediend. Hetzelfde verzoek is gedaan met betrekking tot declaraties en specificaties die de door de overige bestuurders ingeschakelde advocaten bij de holding hebben ingediend. Ten slotte is verzocht om een specificatie van de rekening-courantverhouding tussen de holding en de werkmaatschappijen. Bij e-mail van 16 februari 2023 heeft de kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde deze verzoeken ook aan de advocaat van de STAK en de overige bestuurders gedaan. Deze verzoeken zijn herhaald bij e-mails van 28 februari en 6 maart 2023.

2.31.     Bij e-mail van 17 maart 2023 heeft [E] een overzicht gestuurd van de door de overige bestuurders ontvangen vergoedingen en de gedeclareerde advocaatkosten over de periode 2019-2022. In dat overzicht staat vermeld dat de overige bestuurders in genoemde periode in totaal € 256.754,82 aan vergoedingen van de holding hebben ontvangen en dat er aan advocaatkosten in totaal een bedrag van € 340.055,04 bij de holding is gedeclareerd.

2.32.     In augustus 2023 heeft [E] een aantal facturen van de door de holding betaalde advocaatkosten aan klaagster verstrekt.

2.33.     In september 2023 hebben klaagsters gemachtigde en zijn kantoorgenoten diverse malen per mail gecorrespondeerd met de advocaat van de STAK en de overige bestuurders. Namens klaagster is (herhaaldelijk) verzocht om onder andere de door de notaris bij de holding gedeclareerde kosten ten aanzien van de door hem genoten juridische bijstand in de eerste klachtprocedure terug te betalen aan de holding. Ook is namens klaagster (samengevat) verzocht om de volgende stukken aan haar te verstrekken:

• de door de holding betaalde declaraties van de overige bestuurders (inclusief specificaties van de verrichte werkzaamheden) over de periode vanaf 2021;
• alle declaraties met specificaties van de door de holding betaalde juridische kosten.

In dezelfde periode heeft klaagsters gemachtigde hierover met [E] en later ook de advocaat van de holding per mail gecorrespondeerd. Aan de holding is verzocht om de volgende stukken te verstrekken:

• ontbrekende specificaties van de bij de holding gedeclareerde juridische kosten;
• nadere facturen van juridische kosten inclusief specificaties.

Op deze verzoeken is namens de holding afwijzend gereageerd.

2.34.     Klaagster en de overige bestuurders hebben onderhandeld over een vaststellingsovereenkomst.

2.35.     Klaagster en de overige bestuurders zijn niet nader tot elkaar gekomen.

2.36.     Bij e-mail van 12 oktober 2023 heeft een kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde onder andere het volgende aan de notaris te kennen gegeven:

“Ik wend mij namens cliënte, [klaagster], tot u, in uw hoedanigheid van notaris, en heb zodoende enkele vragen.

Het is cliënte bekend dat u de kosten voor juridische bijstand ter zake de door cliënte ingediende tuchtklacht bij de Kamer voor het Notariaat heeft gedeclareerd bij [de holding].

Naar cliënte heeft begrepen, geldt dit tevens voor de tijd welke u zelf heeft gespendeerd aan uw verweer inzake

deze tuchtklacht.

Dit alles roept de navolgende vragen op:

(…)”

2.37.     Bij e-mail van 12 oktober 2023 heeft de notaris aan de kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde laten weten dat hij de week erna iets zal laten weten. Bij e-mail van 20 oktober 2023 heeft de notaris vervolgens meegedeeld dat de holding de week erna namens hem zal reageren.

2.38.     Op 25 oktober 2023 heeft klaagster deze klacht bij de kamer ingediend.

2.39.     Bij e-mail van 30 oktober 2023 heeft de kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde de notaris laten weten dat de holding nog niet had gereageerd en is de notaris nogmaals verzocht om antwoord te geven op de in de e-mail van 12 oktober 2023 gestelde vragen. Op dezelfde dag heeft de notaris het volgende geantwoord:

“In reactie op uw email van 12 oktober jl. treft u hierna mijn antwoorden aan.

Wel wijs ik u erop dat ik uw vragen niet beantwoord in hoedanigheid van notaris, maar in mijn hoedanigheid van STAK bestuurder. Daarnaast zullen deze vragen deels ook worden beantwoord door de reactie van de holding op de vragen van uw collega [naam kantoorgenoot].

- “Hoeveel heeft u in totaal bij [de holding] gedeclareerd ter zake de kosten voor juridische bijstand met betrekking tot de door cliënte ingediende tuchtklacht? Graag ontvang ik een afschrift van de door u ingediende declaraties.”

Antwoord:

Kosten bedragen € 21.461,83 exclusief btw. Zie kopie van mijn declaraties dienaangaande.

- “Hoeveel heeft u in totaal gedeclareerd bij [de holding] ter zake de door u aan uw verweer met betrekking tot de door cliënte ingediende tuchtklacht gespendeerde uren? Graag ontvang ik daarvan een specificatie.”

Antwoord:

32,16 uren zijnde € 5.220,-- exclusief btw. Specificatie: zie bijlage.

- “Heeft u de kosten voor juridische bijstand ter zake de tuchtklacht zoals ingediend door [de dochter] eveneens bij [de holding] gedeclareerd, en zo ja: welk bedrag was daarmee gemoeid? Graag ontvang ik een afschrift van de door u ingediende declaraties.”

Antwoord:

Nee. In deze procedure ben ik niet bijgestaan door een advocaat.

- “Heeft u de door uzelf aan uw verweer ter zake de tuchtklacht zoals ingediend door [de dochter] gespendeerde uren aan [de holding] gedeclareerd, en zo ja: welk bedrag was daarmee gemoeid? Graag ontvang ik daarvan een specificatie.”

Antwoord:

6,58 uren zijnde € 1.185,-- exclusief btw. Specificatie: zie bijlage.

- “Heeft u de door de Kamer voor het Notariaat aan u opgelegde financiële maatregel ter zake de door cliënte ingediende tuchtklacht, te weten het betalen van een bedrag ad € 1.150,- aan cliënte, en een bedrag ad € 2.000,- aan de Kamer, bij [de holding] gedeclareerd? Zo ja, ontvang ik graag een afschrift van de door u ingediende declaratie.”

Antwoord:

Nee.”

2.40.     In de bestuursvergadering van de STAK van 11 maart 2024 hebben klaagster en de overige bestuurders voor het voorstel gestemd om de werkmaatschappijen van het bedrijf te verkopen.

3.          De klacht

3.1.      Samengevat verwijt klaagster de notaris dat hij tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld omdat hij zijn positie als bestuurder van de STAK en zijn ambt als notaris heeft misbruikt, waardoor hij het vertrouwen in het notariaat heeft geschonden. De klacht bestaat uit de volgende onderdelen:

1. de notaris heeft als bestuurder van de STAK declaraties ingediend bij de holding inzake de voorbereiding en behandeling van de ontslagzaak, hij heeft als notaris declaraties ingediend bij de holding inzake de voorbereiding en behandeling van de tegen hem ingediende tuchtrechtelijke klachten en hij heeft opdracht gegeven aan de door hem ingeschakelde advocaat/advocaten (in ieder geval [naam advocatenkantoor]) om de gemaakte kosten door te belasten aan de holding, terwijl een grondslag hiervoor ontbreekt;
2. de notaris laat (opnieuw) na een eigen administratie van de STAK te voeren en hij weigert informatie te verstrekken aan klaagster waarop zij als enig certificaathoudster en tevens medebestuurster van de STAK recht heeft;
3. de notaris weigert de hiervoor onder 1 en 2 genoemde problemen op te lossen door de ten onrechte gedeclareerde kosten terug te betalen aan de holding en inzage te verlenen in de gedeclareerde kosten.

3.2.      De notaris heeft verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, zal dit hierna worden besproken.

4.          De beoordeling

Reikwijdte van het tuchtrecht

4.1.      Op grond van artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

Andere hoedanigheid

4.2.      De klacht gaat mede over het handelen en nalaten van de notaris in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK. Volgens vaste rechtspraak van de hoogste notariële tuchtrechter kan een notaris ook tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn voor het handelen in een andere hoedanigheid dan notaris dat voldoende verband houdt met zijn hoedanigheid van notaris in relatie tot het daarbij passende gedragsniveau, zonder dat het handelen uitsluitend aan een notaris is voorbehouden. Anders gezegd, een notaris is ook voor zijn handelen of nalaten in een andere hoedanigheid dan notaris aan tuchtrechtspraak onderworpen als hij daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt schaadt of dat handelen of nalaten een notaris niet betaamt (vergelijk gerechtshof Amsterdam 19 oktober 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:2918). 

4.3.      De functie van bestuurder van een STAK is niet uitsluitend voorbehouden aan een notaris, maar de kamer gaat er - net als in de eerste door kaagster tegen de notaris gestarte klachtprocedure - van uit dat de hoedanigheid van notaris en zijn daarmee samenhangende expertise voor [A] van groot belang is geweest om vertrouwen in de notaris te stellen en bij de wijziging van de statuten aan hem als bestuurder van de STAK twee stemmen toe te kennen, terwijl hij aan de andere leden van het bestuur ieder één stem heeft toegekend. Vast staat dat de notaris, nadat hij zitting heeft genomen in het bestuur van de STAK, ook notariële werkzaamheden ten behoeve van klaagster is blijven verrichten. Zo heeft hij de akte gepasseerd tot verdeling van de ontbonden huwelijksgemeenschap en de nalatenschap van [A]. De certificaten van de holding maakten daar onder meer deel van uit. Het behoeft dan ook geen betoog dat de belangen van (de holding van) het familiebedrijf en de STAK en klaagster nauw met elkaar verweven zijn. Mede in verband met die verwevenheid is de kamer van oordeel dat de notaris in beginsel ook tuchtrechtelijk aan te spreken is op de werkzaamheden die hij in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK heeft verricht. Dat de notaris naar eigen zeggen sinds de beslissing van de kamer in de eerste klachtprocedure geen notariële werkzaamheden meer heeft verricht voor het familiebedrijf en/of de familie [familienaam] kan niet tot een ander oordeel leiden. De klacht in deze klachtprocedure borduurt voort op die eerste klacht van klaagster.

Opmerking verdient daarbij dat, naarmate het handelen als bestuurder minder verband houdt met de hoedanigheid van notaris, het wel van grotere ernst moet zijn om nog de conclusie te kunnen rechtvaardigen dat de notaris daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt schaadt of dat zijn handelen een notaris niet betaamt (vergelijk gerechtshof Amsterdam 28 april 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:1165). Met inachtneming van het vorenstaande zal de kamer de resterende klachtonderdelen hierna afzonderlijk beoordelen.

Klachtonderdeel 1 (declaraties)

Standpunt klaagster

4.4.      De notaris heeft ten onrechte de door hem gemaakte kosten met betrekking tot de ontslagzaak en de eerder door klaagster en de dochter gestarte klachtprocedures bij de holding gedeclareerd. Daar bestond geen grondslag voor. In genoemde procedures werd de notaris immers op persoonlijke titel aangesproken en niet in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK. De door de notaris gemaakte (juridische) kosten dienen daarom voor zijn eigen rekening te komen. Dat heeft het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch ook geoordeeld in de beschikking van 23 februari 2023.

Het kan niet zo zijn dat klaagster met succes een tuchtklacht indient tegen de notaris, maar hier zelf alle nadeel van ondervindt omdat alle daarmee gepaarde kosten en zelfs de door de notaris bestede tijd door de notaris worden gedeclareerd bij de holding. In feite betaalt klaagster als enig certificaathoudster en begunstigde van de holding deze kosten. Het is nog gekker dat zelfs de kosten en tijd die gepaard gaan met tuchtrechtelijke klachten, ingediend door derden jegens de notaris, door de notaris worden gedeclareerd bij en doorbelast aan de holding.

Klaagster wijst hierbij op de beslissing van het gerechtshof Amsterdam van 16 september 2008, ECLI:NL:GHAMS:2008:BF2120, waarin is geoordeeld dat de wetgever heeft beoogd de toegang tot de tuchtrechter niet te bemoeilijken door de mogelijkheid een kostenveroordeling op te leggen aan de in het ongelijk gestelde partij en dat daarom ook niet toelaatbaar is dat deze kosten op grond van de algemene voorwaarden van de notaris worden neergelegd bij de in het ongelijk gestelde klager. Als het al niet toelaatbaar moet worden geacht de kosten van een tuchtrechtelijke procedure neer te leggen bij een in het ongelijk gestelde klager, kan dit geenszins toelaatbaar worden geacht indien de klager ook nog eens in het gelijk wordt gesteld en al helemaal niet wanneer degene aan wie de kosten (indirect) worden doorberekend niet eens de klager betreft, maar een derde.

4.5.      Klaagster vindt het ook onterecht dat de notaris als bestuurder van de STAK heeft bevorderd, althans heeft toegestaan, dat de kosten van de door de overige bestuurders ingeschakelde advocaten in de ontslagprocedure en in de tuchtrechtelijke procedures en de door de overige bestuurders daaraan bestede uren worden gedeclareerd bij de holding zonder dat hiervoor ook maar enige grondslag is. De notaris heeft nagelaten maatregelen te nemen om dit te voorkomen, terwijl hij als bestuurder van de STAK hiertoe wel de gelegenheid had. De notaris maakt misbruik van zijn positie.

Standpunt notaris

4.6.      De betaling van declaraties berust conform de statuten van de STAK op besluiten van de STAK en met de holding gemaakte afspraken. In de beschikking van 23 februari 2023 heeft het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch deze handelwijze onderschreven. Het is onder die omstandigheden goed te rechtvaardigen dat de daarmee samenhangende (juridische) kosten aan de STAK casu quo de holding worden doorbelast. Indien klaagster zich daarin niet kan vinden, dient zij bij de holding aan te kloppen. Het is immers aan de holding om over te gaan tot goedkeuring en betaling van de declaraties van de notaris en de door hem ingehuurde advocaat/advocaten.

4.7.      Het staat een beroepsbeoefenaar in beginsel vrij om afspraken te maken met derden over de vergoeding van de door hem of haar te besteden tijd, ook als die tijd wordt besteed in een tegen hem of haar gerichte ontslag- of tuchtzaak. Bovendien is het evident dat de betreffende ontslagzaak en tuchtzaak in direct verband staan met het bestuurderschap van de notaris in de STAK. In zoverre kan de notaris zich niet verenigen met het oordeel van het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch in de beschikking van 23 februari 2023. In overweging 2.6.5. overweegt het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch namelijk dat de overige bestuurders in de ontslagzaak in privé worden aangesproken en niet in de hoedanigheid van bestuurders en dat het om die reden niet voor de hand zou liggen dat de advocaatkosten voor rekening van de holding komen. De notaris is van mening dat de overige bestuurders wel degelijk in hoedanigheid van bestuurders van de STAK zijn aangesproken; de inzet van de procedure was immers ontslag als bestuurder van de STAK.

4.8.      Verder wijst de notaris op de uitspraak van de Accountantskamer van 18 februari 2022 waarin is geoordeeld dat geen sprake is van onterecht declareren en het onnodig op kosten jagen van het bedrijf door het inschakelen van advocaten. In deze lijn heeft de Accountskamer op 20 oktober 2023 in een door de dochter tegen [C] aangespannen tuchtprocedure geoordeeld dat niet aannemelijk was dat de door [C] gedeclareerde advocaatkosten in een eerdere tuchtprocedure als onterechte declaraties kunnen worden aangemerkt.

4.9.      Ook wijst de notaris erop dat de overige bestuurders - volgens het vonnis van de rechtbank Limburg van 4 mei 2022 (dat is bekrachtigd door het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch): met recht - van mening zijn dat hun weigering om mee te werken aan de door klaagster verlangde decertificering in het belang van het bedrijf is. De overige bestuurders verzetten zich tegen de wens van klaagster om volledige zeggenschap te krijgen, omdat zij de continuïteit van het bedrijf, inclusief werknemers, willen waarborgen. Dat moeten de overige bestuurders bekopen met verschillende (tucht)procedures. Het gevolg hiervan is dat de overige bestuurders daar tijd en (advocaat)kosten voor moeten maken. Het is onder die omstandigheden te billijken dat het bedrijf de overige bestuurders vrijwaart van alle door hen in dat kader gemaakte kosten. Die kosten zijn op basis van de statuten en nadere besluiten casu quo afspraken door de holding voldaan. Klaagster heeft die kosten dus niet gedragen. De suggestie van klaagster dat de notaris zichzelf zou hebben verrijkt is onterecht. De notaris had de tijd die hij aan de STAK besteedt (inclusief de door klaagster gestarte procedures) anders aan andere (notariële) betaalde werkzaamheden kunnen besteden. Klaagster heeft zelf in de hand gewerkt dat de (persoonlijke en juridische) kosten voor de STAK en haar bestuurders in al die jaren flink zijn opgelopen.

4.10.     De door klaagster aangehaalde beslissing van het gerechtshof Amsterdam van 16 september 2008 is gedateerd, aangezien de wetgever in 2018 de mogelijkheid heeft geïntroduceerd de in het ongelijk gestelde notaris tot een kostenvergoeding te veroordelen, indien een klacht door de tuchtrechter geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard. Verder gaat de vergelijking ook mank: de notaris heeft de in de vorige klachtzaak uitgesproken kostenveroordeling namelijk zelf gedragen.

4.11.     Hoewel de notaris dus van mening is dat hij prudent heeft gehandeld, heeft hij toegezegd dat hij - ingeval de kamer anders mocht oordelen - zijn werkwijze zal aanpassen. Mede om die reden zal de notaris de door hem casu quo zijn advocaat te besteden tijd in deze klachtzaak - hangende de procedure - (nog) niet bij de STAK casu quo de holding declareren en dus zelf voorschieten.

Oordeel kamer

4.12.     In de eerste door klaagster tegen de notaris gestarte klachtprocedure heeft de kamer geoordeeld over het destijds in klachtonderdeel 2 aan de notaris gemaakte verwijt dat hij zijn honorarium voor zijn aan het bedrijf en aan klaagster geleverde diensten als bestuurder van de STAK en als notaris zonder een rechtsgeldig bestuursbesluit van de STAK ten laste bracht van de holding. De kamer heeft bij beslissing van 25 april 2022 geoordeeld dat klaagster dat klachtonderdeel te laat had ingediend en heeft dat klachtonderdeel niet-ontvankelijk verklaard. In deze klachtprocedure gaat het in klachtonderdeel 1 echter specifiek om declaraties:

• die de notaris als bestuurder van de STAK heeft ingediend bij de holding inzake de voorbereiding en behandeling van de ontslagprocedure;
• die de notaris in zijn hoedanigheid van notaris heeft ingediend bij de holding inzake de voorbereiding en behandeling van de tegen hem ingediende tuchtrechtelijke klachten;
• van de door de notaris ingeschakelde advocaat/advocaten in genoemde procedures, die de notaris heeft laten indienen bij de holding.

Dit klachtonderdeel houdt een ander verwijt in dan klachtonderdeel 2 in de eerste klachtzaak. Bovendien volgt uit de overgelegde stukken dat het om nieuwe feiten gaat die klaagster niet al naar voren had kunnen brengen bij de eerste klacht. De kamer zal klachtonderdeel 1 daarom als een nieuwe klacht behandelen.

1. kosten klachtprocedures

4.13.     De kamer stelt voorop dat het een notaris niet is toegestaan om kosten in verband met een door klager tegen hem aanhangig gemaakte klachtprocedure in rekening te brengen bij die klager, aangezien bedoelde kosten geen werkzaamheden betreffen waartoe een klager aan een notaris opdracht heeft gegeven (vergelijk gerechtshof Amsterdam 6 augustus 2013, ECLI:NL:GHAMS:2013:2388).

4.14.     In dit geval heeft de notaris de kosten van de eerdere klachtprocedures niet in rekening gebracht bij klaagster. Wel is komen vast te staan dat de notaris zijn kosten in verband met de door klaagster en de dochter tegen hem aanhangig gemaakte klachtprocedures (exclusief de aan hem opgelegde proceskostenveroordeling in de eerste klachtzaak) bij de holding in rekening heeft gebracht. Ook heeft de notaris de advocaat/advocaten die hem bijstond(en) in (één van) die klachtprocedure(s) één of meerdere declaratie(s) laten indienen bij de holding.

Hoewel de notaris deze kosten niet bij klaagster, maar bij een derde heeft ingediend/laten indienen, kan hij daarmee onder omstandigheden jegens klaagster toch tuchtrechtelijk verwijtbaar hebben gehandeld. Bij de beoordeling van de vraag of de notaris tuchtrechtelijk iets te verwijten valt, betrekt de kamer het volgende.

1. De belangen van de holding en de STAK en klaagster zijn nauw met elkaar verweven. Klaagster is net als de notaris bestuurder van de STAK en zij houdt alle certificaten van de aandelen in de holding.
2. De uiteindelijke financiële gevolgen van de declaraties komen bij klaagster terecht. De gemachtigde van de notaris heeft dit tijdens de mondelinge behandeling ook erkend. 
3. De notaris heeft weliswaar aangevoerd dat de betaling van bedoelde declaraties conform de statuten van de STAK berust op besluiten van de STAK en met de holding gemaakte afspraken, maar de notaris miskent dat hij het enige bestuurslid is van de STAK dat twee stemmen heeft en daarmee vanuit de STAK dus de meeste invloed kan uitoefenen als het aankomt op het nemen van besluiten en het maken van afspraken met de holding. Daar komt bij dat ook tegen [C] klachten zijn ingediend door klaagster en de dochter en [C] er - net als de notaris - belang bij had dat de met de klachtprocedures samenhangende (advocaat)kosten door de holding zouden worden gedragen. De notaris had hiervoor oog moeten hebben. Ook had hij zich moeten realiseren dat hij in een bestuursvergadering van de STAK samen met [C] de meerderheid van de stemmen heeft en [C] in de periode eind juli 2019 tot mei 2022 (in welke periode de door klaagster tegen de notaris en [C] aangespannen klachtprocedures zijn afgerond) bovendien de enig bestuurder van de holding was.
4. Het klachtonderdeel dat in de eerste door klaagster aanhangig gemaakte klachtprocedure gegrond is verklaard, zag op het handelen van de notaris in zijn hoedanigheid van notaris (schending geheimhoudingsplicht). De door de dochter ingediende klacht is weliswaar niet-ontvankelijk verklaard, maar zag (deels) eveneens op het handelen van de notaris in zijn hoedanigheid van notaris. 

4.15.     De kamer betrekt in haar oordeel ook dat het notariële tuchtrecht er in het bijzonder op is gericht een optimaal functioneren van het ambt van notaris binnen het rechtsbestel te verzekeren door op te treden tegen inbreuken op de ambtsplichten en/of -ethiek. Een eventuele inbreuk op de daarvoor geldende normen kan slechts in een individueel geval worden vastgesteld en leidt dan tot een persoonlijke sanctie voor de individuele notaris. De kamer is van oordeel dat het in het licht van het hiervoor onder i tot en met iv genoemde met dit persoonlijke karakter van het notariële tuchtrecht onverenigbaar is dat de notaris de (advocaat)kosten van de eerdere klachtprocedures bij de holding heeft gedeclareerd/laten declareren. Klachtonderdeel 1 zal dus in zoverre gegrond worden verklaard.

2. kosten ontslagprocedure

4.16.     Vast staat dat de notaris zijn kosten in verband met de door klaagster tegen hem (en [B] en [C]) aanhangig gemaakte ontslagprocedure in eerste aanleg en in hoger beroep (hierna samen: de ontslagprocedure) bij de holding in rekening heeft gebracht. Ook heeft de notaris de advocaat die de overige bestuurders bijstond in de ontslagprocedure (een) declaratie(s) laten indienen bij de holding. Anders dan de kamer ten aanzien van de eerdere klachtprocedures heeft geoordeeld, hielden de verzoeken van klaagster in de civiele ontslagprocedure geen verband met het handelen van de notaris in zijn hoedanigheid van notaris. De verzoeken zagen op het handelen van de notaris in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK. Dat de notaris als bestuurder van de STAK de met de ontslagprocedure gepaard gaande (advocaat)kosten bij de holding heeft gedeclareerd/laten declareren, houdt onvoldoende verband met zijn hoedanigheid van notaris om de conclusie te kunnen rechtvaardigen dat dit zodanig ernstig is dat de notaris daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt heeft geschaad of dat zijn handelen een notaris niet betaamt. Klachtonderdeel 1 zal in zoverre ongegrond worden verklaard. 

Klachtonderdeel 2 (administratie STAK en weigeren om informatie te verstrekken)

Standpunt klaagster

4.17.     Klaagster stelt dat er over de periode januari 2021 tot het moment dat deze klacht is ingediend geen enkele eigen administratie van de STAK is gevoerd, ondanks het verzoek van klaagster hiertoe.

Op grond van artikel 11 van de statuten van de STAK is het voeren van een eigen administratie van de STAK nog steeds verplicht. Daarom heeft de Accountantskamer in de uitspraak van 18 februari 2022 de klacht van klaagster tegen [C] over het ontbreken van een eigen administratie gegrond verklaard. Daar komt bij dat de notaris begin 2022 heeft toegezegd deze administratie wel te zullen gaan voeren. De notaris is deze toezegging niet nagekomen. Een notaris moet echter op zijn woord vertrouwd kunnen worden. Bovendien mag van een notaris worden verwacht dat hij zich houdt aan de door hemzelf opgestelde statuten.

4.18.     Voor zover de notaris aanvoert dat de administratie van de STAK op eenvoudige wijze kan worden afgeleid uit de administratie van de holding (wat door klaagster wordt betwist) kan dit verweer niet slagen. De overige bestuurders en de huidige bestuurder van de holding weigeren namelijk om klaagster inzage te verlenen in de administratie van de holding.

4.19.     Dit wringt temeer omdat de notaris als medebestuurder van de STAK stelselmatig weigert inzage te verlenen in de door de overige bestuurders ingediende declaraties en specificaties voor de door hen gestelde werkzaamheden en hij ook weigert op andere wijze informatie te verstrekken dan wel klaagster te betrekken in de besluitvorming binnen de STAK. De notaris is niet transparant en belet op deze wijze dat klaagster inzage krijgt in het declaratiegedrag van haar medebestuurders. Klaagster kan als gevolg hiervan haar positie niet beoordelen en haar medebestuurders niet controleren. Dit kan de notaris worden toegerekend.

4.20.     Op 12 oktober 2023 heeft de gemachtigde van klaagster de notaris nogmaals aangeschreven en hem verzocht om opheldering te geven. De notaris heeft op dezelfde dag laten weten dat hij een dag later cursus zou hebben en dat hij daarom in de week erna zou antwoorden. Op 20 oktober 2023 heeft de notaris echter bericht dat de holding in de daaropvolgende week namens hem zou reageren. Op het moment dat deze klacht werd ingediend had klaagster nog geen inhoudelijke reactie ontvangen. Het is klaagster dan ook niet bekend hoeveel er precies door de notaris werd gedeclareerd aan uren ten aanzien van de ontslag- en tuchtprocedures noch welk deel van de juridische kosten exact ziet op de aan de notaris verleende juridische bijstand. Klaagster sluit dan ook niet uit dat de notaris de proceskostenveroordeling die hem bij de behandeling van de eerdere klacht is opgelegd heeft doorbelast aan de holding.

Standpunt notaris

4.21.     Voor zover dit klachtonderdeel betrekking heeft op de administratie van de STAK is het klachtonderdeel te laat ingediend. In de vorige door klaagster gestarte klachtprocedure heeft de kamer al geoordeeld dat klaagster met dit verwijt te laat was. Klaagster weet namelijk al jaren in hoeverre de STAK een (eigen) administratie voert. Bovendien was zij sinds 2017 bestuurder van de holding.

Daar komt bij dat deze latere klacht over “hetzelfde feit” op grond van het ne-bis-in-idem-beginsel niet nog eens kan worden behandeld.

4.22.     Mocht de kamer desondanks toekomen aan een inhoudelijke beoordeling van dit klachtonderdeel, dan wijst de notaris op de beschikking van het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch van 23 februari 2023 waarin is geoordeeld dat de administratie van de STAK aan de wettelijke vereisten voldoet en de overige bestuurders daarvan ook geen verwijt kan worden gemaakt.

4.23.     De notaris weerspreekt dat hij begin 2022 zou hebben toegezegd om de STAK-administratie (alsnog) te zullen gaan voeren. Het is de notaris niet duidelijk op welke (vermeende) toezegging klaagster precies het oog heeft. Klaagster laat na dat te concretiseren. In de vergadering van 6 april 2022 heeft het bestuur van de STAK (onverplicht) besloten om (met terugwerkende kracht) een eigen administratie aan te houden, in die zin dat er een (beperkte) balans en een overzicht van baten en lasten van de STAK zou worden opgemaakt over de periode 2012-2020. Deze overzichten heeft klaagster als productie 15 ingediend. In zoverre is dus ook voldaan aan de wens van klaagster en bestaat er een (beperkte) administratie van de STAK.

4.24.     Klaagster suggereert dat de notaris weigerachtig zou zijn inzage te verlenen in de door hem ingediende declaraties, waarover hij op 12 oktober 2023 is aangeschreven door de advocaat van klaagster. De notaris heeft echter op 30 oktober 2023 per mail inhoudelijk gereageerd op het verzoek van klaagster en in die e-mail de gevraagde inzage verschaft.

Oordeel kamer

1. ontbreken eigen administratie van de STAK

4.25.     Voor zover klaagster de notaris in algemene zin verwijt dat hij heeft geweigerd om een administratie van de STAK te voeren, wijst de kamer op de beslissing van 25 april 2022 in de eerste klachtzaak van klaagster tegen de notaris. In die beslissing heeft de kamer over dit verwijt het volgende overwogen:

“4.1.       Voordat de kamer aan een inhoudelijke beoordeling van de klacht kan toekomen, moet eerst worden beoordeeld of de klacht ontvankelijk is. Op grond van artikel 99 lid 21 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) kan een klacht namelijk slechts worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot klacht gerechtigde kennis heeft genomen van het handelen of nalaten van een notaris dat tot tuchtrechtelijke maatregelen aanleiding kan geven. Als de klacht wordt ingediend na verloop van drie jaren na de dag waarop de klager kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van de notaris waarop de klacht betrekking heeft, wordt de klacht niet-ontvankelijk verklaard.

4.2.         Volgens vaste jurisprudentie van de hoogste notariële tuchtrechter begint deze wettelijke driejaarstermijn te lopen op de dag waarop een klager daadwerkelijk bekend is met het verweten handelen of nalaten van de notaris. Daarbij is niet vereist dat een klager dan ook bekend is met de juridische (of tuchtrechtelijke) beoordeling van dat handelen of nalaten. Anders gezegd: de driejaarstermijn begint niet pas te lopen op het moment dat een klager zich realiseert dat de notaris mogelijk een tuchtrechtelijk verwijt valt te maken.

4.3.         Uit de wetsgeschiedenis van artikel 99 lid 21 Wna blijkt dat de wetgever het stellen van een vervaltermijn voor het indienen van een tuchtklacht vanuit het oogpunt van rechtszekerheid nuttig en nodig heeft geacht omdat een notaris niet tot in lengte van jaren moet kunnen worden achtervolgd met onderzoeken naar zijn handelen (Eerste Kamer, vergaderjaar 2013-2014, 33 569, C, pag. 3). 

4.4.         De beslissing tot niet-ontvankelijkheid kan achterwege blijven als de gevolgen van het handelen of nalaten van de notaris redelijkerwijs pas na het verstrijken van de driejaarstermijn bekend zijn geworden. In dat geval verloopt de termijn voor het indienen van een klacht een jaar na de datum waarop de gevolgen redelijkerwijs als bekend geworden zijn aan te merken.

(…)

4.17.       Voor zover klaagster de notaris verwijt dat hij heeft geweigerd om een administratie van de STAK te voeren, is de kamer van oordeel dat de driejaarstermijn om zich daarover te beklagen in 2017 is gaan lopen. Klaagster had toen immers al geruime tijd zitting in het bestuur van de STAK. Vanaf 19 januari 2017 was zij een bestuurder van de holding. De eerste declaratie van de notaris aan de holding dateert van 23 mei 2017. Uit de specificatie van de declaratie blijkt dat deze voor een deel werkzaamheden vanaf 15 december 2016 voor de STAK betrof. Op grond van deze omstandigheden mag redelijkerwijs worden aangenomen dat klaagster uiterlijk op enig moment in 2017 bekend was, althans bekend had kunnen zijn, met de administratie van de STAK dan wel het ontbreken daarvan. Deze driejaarstermijn is dan ook in 2020 geëindigd.

4.18.       Nu de klacht op 25 mei 2021 – dus na het verstrijken van de genoemde vervaltermijnen – is ingediend, zal de kamer dit klachtonderdeel niet-ontvankelijk verklaren. De onder 4.4. genoemde nadere vervaltermijn van een jaar kan niet tot een ander oordeel leiden nu er geen aanleiding bestaat om aan te nemen dat klaagster pas na het verstrijken van de vervaltermijnen bekend is geworden met de gevolgen van de handelwijze waarover zij zich in dit klachtonderdeel beklaagt.”

In deze klachtprocedure heeft klaagster geen argumenten naar voren gebracht, die ertoe zouden kunnen leiden dat dit aspect van dit klachtonderdeel (alsnog) inhoudelijk beoordeeld zou moeten worden. De kamer blijft erbij dat dit deel van de klacht te laat is ingediend. In zoverre zal klachtonderdeel 2 niet-ontvankelijk worden verklaard.

2. niet nakomen van de gedane toezegging begin 2022

4.26.     Tijdens de mondelinge behandeling heeft klaagsters gemachtigde toegelicht dat uit de notulen van de bestuursvergadering van de STAK van 6 april 2022 volgt dat de notaris heeft toegezegd alsnog te zullen zorgen voor een eigen administratie van de STAK. In die notulen staat bij punt 3 vermeld:

“Besluitvorming over het maken en voeren van aparte administratie door [de STAK] en over de jaren waarover deze administratie zal worden opgesteld, alsmede over de vraag aan wie de opdracht  voor het doen opstellen van deze administratie wordt verleend

Dit agendapunt is opgenomen omdat het STAK-bestuur moet beslissen over de uitdrukkelijke wens van [klaagster] om de administraties op te stellen met ingang van het beginjaar van de STAK, zijnde 2012. [C], [B] en [de notaris] vinden het meer voor de hand liggen om met ingang van [datum], zijnde direct na het overlijden van [A], de administraties op te stellen.

[B] stelt voor om - gelet op de uitdrukkelijke wens van [klaagster], onder voorbehoud van beschikbaarheid van alle gegevens over de desbetreffende periode, met ingang van 2012 toch de separate administratie op te doen stellen.

[C] sluit zich hierbij aan om de discussie hierover te beëindigen.

[B] stelt voor om deze administratie te laten opstellen door (…).

[C] geeft aan zich op dit punt van overleg te onthouden en zich tevens van stemming te zullen onthouden.

Vervolgens brengt [B] het voorstel in stemming en stemmen [de notaris] en [B] voor het besluit om de separate administratie van de STAK over de periode met ingang van 2012 op te dragen aan (…).

[C] onthoudt zich op dit punt van stemming.”

4.27.     Deze notulen betreffen een nieuw feit dat klaagster niet al naar voren had kunnen brengen bij de eerste klacht. Uit de notulen volgt dat het bestuur van de STAK heeft besloten om (met terugwerkende kracht) over de periode vanaf 2012 een separate administratie van de STAK te voeren en dat onder andere de notaris voor dit besluit heeft gestemd. Op basis van de overgelegde stukken en het verhandelde tijdens de mondelinge behandeling constateert de kamer dat er uitvoering is gegeven aan dit besluit door over de jaren 2012 tot en met 2020 balansen en staten van baten en lasten voor de STAK op te maken en aan klaagster te verstrekken. Volgens klaagster ontbreken de balansen en staten van baten en lasten echter vanaf het jaar 2021. Tijdens de mondelinge behandeling heeft de gemachtigde van de notaris desgevraagd te kennen gegeven dat er in 2021 niet gestopt zal zijn met het opmaken van de balansen en staten van baten en lasten van de STAK. De notaris heeft echter nagelaten om deze blote stelling nader toe te lichten en/of te onderbouwen, zodat de kamer hieraan voorbijgaat. Dit betekent dat voldoende aannemelijk is geworden dat het bestuur van de STAK -waaronder de notaris - geen uitvoering heeft gegeven aan het op 6 april 2022 genomen besluit over de periode vanaf 2021. Van een notaris mag als hij in de hoedanigheid van bestuurder van de STAK handelt (van welk bestuur hij juist vanwege zijn specifieke deskundigheid als notaris deel uitmaakt), worden verwacht dat hij genomen bestuursbesluiten correct uitvoert. Door dit na te laten schaadt de notaris het aanzien van het notarisambt. Klachtonderdeel 2 zal in zoverre gegrond worden verklaard.  

3. weigeren om informatie te verstrekken

4.28.     Tijdens de mondelinge behandeling heeft de gemachtigde van klaagster desgevraagd toegelicht dat klaagster met het in klachtonderdeel 2 bedoelde verwijt, inhoudende dat de notaris weigert om “informatie” te verstrekken, doelt op de door de notaris bij de holding ingediende declaraties als bedoeld in klachtonderdeel 1. Vast staat dat de kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde de notaris bij e-mail van 12 oktober 2023 heeft gevraagd om deze informatie. Op dezelfde dag heeft de notaris per mail aangegeven de week erna te zullen antwoorden. Bij e-mail van 20 oktober 2023 heeft de notaris vervolgens meegedeeld dat de holding de week erna namens hem zal reageren. Na een herinneringsmail van de kantoorgenoot van klaagsters gemachtigde op 30 oktober 2024 heeft de notaris bij e-mail van dezelfde dag inhoudelijk gereageerd op de e-mail van 12 oktober 2023. Weliswaar kwam die inhoudelijke reactie pas na de indiening van de klacht (25 oktober 2023) en had het de notaris gesierd, indien de notaris eerder had gereageerd, maar de door de notaris gehanteerde antwoordtermijn is niet onoverkomelijk. Bovendien heeft de notaris zijn antwoord verzonden, voordat de kamer de klacht op 16 november 2023 naar de notaris doorstuurde. Ook weegt de kamer mee dat de gemachtigde van klaagster tijdens de mondelinge behandeling desgevraagd heeft verklaard dat klaagster met de e-mail van de notaris van 30 oktober 2023 afdoende is geïnformeerd. Al met al acht de kamer de handelwijze van de notaris van onvoldoende gewicht om de notaris hierover een tuchtrechtelijk verwijt te maken. Dit aspect van klachtonderdeel 2 zal daarom ongegrond worden verklaard.

Klachtonderdeel 3 (weigeren om problemen op te lossen)

Standpunt klaagster

4.29.     Nadat klaagster ontdekte dat alle juridische kosten en de door de overige bestuurders gespendeerde tijd aan de ontslag- en tuchtprocedures volledig ten onrechte worden gedeclareerd bij de holding en door de holding worden voldaan, heeft klaagster de notaris (maar ook [C] en [B]) verzocht de ten onrechte ingediende declaraties terug te betalen aan de holding. De overige bestuurders zijn hiertoe niet bereid en zij zijn ook van mening dat zij geen inzage hoeven te verlenen. De notaris laat na maatregelen te nemen om deze problemen op te lossen, terwijl hij hiertoe meerdere malen in de gelegenheid is gesteld.

Standpunt notaris

4.30.     Dit klachtonderdeel borduurt verder op de verwijten in klachtonderdeel 1 en (deels) klachtonderdeel 2. De notaris verwijst daarom naar zijn standpunt ten aanzien van die klachtonderdelen en is van mening dat er geen maatregelen getroffen hoeven te worden, omdat er niets valt op te lossen.

Oordeel kamer

4.31.     Tijdens de mondelinge behandeling heeft de gemachtigde van klaagster desgevraagd verklaard dat klachtonderdeel 3 naast de andere door klaagster aangevoerde klachtonderdelen geen zelfstandige betekenis heeft. Klachtonderdeel 3 behoeft daarom geen nadere bespreking.

Conclusie en maatregel

4.32.     De klachtonderdelen 1 en 2 zullen deels gegrond worden verklaard. Door de (advocaat)kosten van de eerder door klaagster en de dochter tegen de notaris gestarte klachtprocedures bij de holding in rekening te brengen en het in de notulen van 6 april 2022 neergelegde besluit over de periode vanaf 2021 niet meer uit te voeren, heeft de notaris het vertrouwen geschaad dat klaagster mag stellen in het notariaat. Dit rekent de kamer de notaris aan.

De kamer is van oordeel dat in dit geval kan worden volstaan met een waarschuwing. Daarbij heeft de kamer in aanmerking genomen dat klaagster eerder een klacht tegen de notaris heeft ingediend en dat deze klachtprocedure op een eerdere klachtprocedure voortborduurt. In de eerste klachtzaak is één klachtonderdeel gegrond verklaard, waarvoor aan de notaris al een berisping is opgelegd. Verder neemt de kamer in aanmerking dat partijen elkaar op meerdere vlakken in de haren vliegen. Los van de eerdere klachtprocedure heeft klaagster de notaris vanaf 2019 in verschillende civiele procedures betrokken, in welke procedures haar vorderingen en verzoeken steeds zijn afgewezen.

Dat de notaris in het verleden ook in twee andere klachtzaken - die niets van doen hadden met klaagster, de dochter of de onderhavige kwestie - maatregelen opgelegd heeft gekregen, leidt in deze procedure niet tot een ander oordeel. Van bedoelde twee klachtzaken speelde de eerste klachtzaak meer dan tien jaar geleden en was de tweede klachtzaak van geheel andere orde dan deze klachtzaak.

Proceskosten

Terugbetaling griffierecht

4.33.     De notaris moet op grond van artikel 99 lid 5 Wna het door klaagster betaalde griffierecht van € 50,00 aan haar vergoeden omdat de kamer de klacht (gedeeltelijk) gegrond verklaart.

Kostenveroordeling ten behoeve van klaagster

4.34.     De kamer ziet aanleiding om de notaris op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder a Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de volgende kosten:

• de kosten die klaagster in verband met de behandeling van de klacht redelijkerwijs heeft moeten maken, forfaitair vastgesteld op een bedrag van € 50,00;
• de kosten van klaagster in verband met door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand, vastgesteld op een punt voor het indienen van de klacht en een punt voor het bijwonen van de zitting, waarbij de kamer de waarde per punt vaststelt op een bedrag van € 525,00 met een wegingsfactor 1, dus in totaal € 1.050,00.

4.35.     De notaris moet het griffierecht en de hiervoor genoemde kosten binnen vier weken nadat deze beslissing onherroepelijk is geworden aan klaagster vergoeden. Klaagster moet daarvoor tijdig haar rekeningnummer schriftelijk doorgeven aan de notaris.

Kostenveroordeling ten behoeve van de kamer

4.36.     Verder ziet de kamer aanleiding om de notaris op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder b Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak zijn gemaakt. Deze kosten worden vastgesteld op een bedrag van € 2.000,00 met een wegingsfactor 1.

Er zijn geen bijzondere omstandigheden gebleken die aanleiding geven tot het hanteren van een andere wegingsfactor. De kamer bepaalt dat deze kosten binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan de kamer moeten worden betaald. De notaris zal hiervoor een nota ontvangen van het LDCR in Utrecht.

5.          De beslissing

De kamer:

5.1.      verklaart klachtonderdeel 2 niet-ontvankelijk voor zover dat ziet op het verwijt in algemene zin dat de notaris heeft geweigerd om een administratie van de STAK te voeren;

5.2.      verklaart klachtonderdeel 1 - voor zover dat betrekking heeft op de bij de holding gedeclareerde (advocaat)kosten van de eerder tegen de notaris aanhangig gemaakte klachtprocedures - en klachtonderdeel 2 - voor zover dat ziet op het niet nakomen van de in 2022 gedane toezegging - gegrond;

5.3.      verklaart de klacht voor het overige ongegrond;

5.4.      legt aan de notaris de maatregel van waarschuwing op;

5.5.      veroordeelt de notaris tot betaling aan klaagster van een bedrag van:

• € 50,00 in verband met het genoemde griffierecht;
• € 50,00 in verband met de genoemde kosten van klaagster;
• € 1.050,00 in verband met de genoemde kosten van rechtsbijstand van klaagster,

en bepaalt dat het totaalbedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.35. is omschreven;

5.6.      veroordeelt de notaris tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 2.000,00 in verband met de genoemde kosten van behandeling van de zaak en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.36. is omschreven.

Deze beslissing is gegeven door mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter, mr. C. Kool, plaatsvervangend rechterlijk lid, en mr. Y.M.R. van der Voort, plaatsvervangend notarieel lid.

Uitgesproken in het openbaar op 1 juli 2024 door mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.

Hoger beroep tegen deze beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van de aangetekende brief waarbij van deze beslissing kennis is gegeven - bij het gerechtshof in Amsterdam, postadres: Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.