ECLI:NL:TNORSHE:2024:11 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2023/52 en SHE/2023/53

ECLI:	ECLI:NL:TNORSHE:2024:11
Datum uitspraak:	17-06-2024
Datum publicatie:	17-06-2024
Zaaknummer(s):	SHE/2023/52 en SHE/2023/53
Onderwerp:	Overig, subonderwerp: Financieel toezicht BFT
Beslissingen:	Klacht gegrond met berisping
Inhoudsindicatie:	Jarenlange fraude door boekhouder van notariskantoor, die ruim 3 miljoen euro heeft onttrokken aan derdengeldenrekening. Klacht van BFT tegen twee notarissen over (onopgemerkte) negatieve bewaringspositie en ontoereikende administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. De kamer oordeelt dat de notarissen niet met de vereiste zorgvuldigheid hebben gehandeld door de bankpassen van de derdengeldenrekeningen van hun kantoren te bewaren in een (overdag niet afgesloten) kast op de financiële administratie. Daardoor hebben zij het risico voor lief genomen dat deze passen ook zouden kunnen worden gebruikt door anderen dan zij zelf of hun waarnemers, als dezen (onverhoopt) bekend zouden raken met hun pincode. Dit risico heeft zich verwezenlijkt omdat de boekhouder al jarenlang op de hoogte bleek te zijn van de pincode van één van de notarissen, waardoor hij overboekingen van de derdengeldenrekening naar zijn eigen rekeningen heeft kunnen klaarzetten, autoriseren, uitvoeren en (door op geraffineerde wijze gebruik te maken van PA-rekeningen) in de administratie heeft kunnen verhullen. Dit klachtonderdeel en het klachtonderdeel over de negatieve bewaringspositie worden gegrond verklaard. De klachtonderdelen over ontoereikende controle van de bewaringspositie, onjuiste berekening van de bewaringspositie en onvoldoende controle van (vervalste) betalingsopdrachten worden ongegrond verklaard. Gelet op de in de beslissing omschreven werkwijze van de boekhouder was sprake van dermate geraffineerde fraude dat van de notarissen niet kon worden verwacht dat zij daarop bedacht waren of dit zelf hadden kunnen ontdekken. Omdat ook de accountant en het BFT kennelijk nooit onraad hebben geroken, overweegt de kamer te hebben gemist dat het BFT (aantoonbaar) heeft gereflecteerd op de werking van de (wettelijk voorgeschreven) controlesystemen en daarbij ook de rol van de accountant en de eigen rol heeft betrokken met als doel hieruit lessen te leren die kunnen voorkomen dat zo’n grootschalige fraude zich kan herhalen. Mede omdat de notarissen – die zelf ook slachtoffer zijn van de fraude, die voor hen persoonlijk en voor hun medewerkers diepe impact heeft (gehad) – kosten noch moeite hebben gespaard om de gevolgen van de fraude waar mogelijk te beperken en hun (betalings-)organisatie te optimaliseren, acht de kamer een ontzetting uit het ambt of een onvoorwaardelijke schorsing in de uitoefening van het ambt niet passend. Een voorwaardelijke schorsing zou het meest passend zijn maar de Wna - anders dan de Advocatenwet - kent die mogelijkheid niet. Daarom volstaat de kamer met het opleggen van een berisping aan beide notarissen en worden zij in de proceskosten veroordeeld.

Klachtnummers  : SHE/2023/52 en SHE/2023/53
Datum uitspraak : 17 juni 2024  

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH

Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klacht van:

Bureau Financieel Toezicht (hierna: het BFT)
gevestigd in Utrecht
gemachtigden: mr. S. Bong en mr. R. Wisse

tegen

notaris mr. [X] (SHE/2023/52)
gevestigd in [vestigingsplaats]
gemachtigde: mr. J.G. Geertsma, advocaat in Amsterdam

en

notaris mr. [Y] (SHE/2023/53)
gevestigd in [vestigingsplaats]
gemachtigde: mr. J.G. Geertsma, advocaat in Amsterdam

1.          De procedure

1.1.      Het verloop van de procedure blijkt uit de volgende stukken:

• de gecombineerde klacht (met bijlagen) tegen de beide notarissen (hierna samen: de notarissen), door de kamer ontvangen op 20 oktober 2023;
• het gecombineerde verweerschrift (met bijlagen) van de notarissen van 17 december 2023;
• de e-mail (met bijlagen) van 11 april 2024 van de gemachtigde van de notarissen aan de kamer en het BFT.

1.2.      De klacht is mondeling behandeld op de openbare zitting van de kamer van 22 april 2024. Het BFT is verschenen, vertegenwoordigd door zijn gemachtigden en drs. E. van Voorden RA en C. Vos MSc CFE. De notarissen, bijgestaan door hun gemachtigde, waren eveneens bij de mondelinge behandeling aanwezig. Partijen hebben hun standpunt toegelicht. Zij hebben dit mede gedaan aan de hand van spreekaantekeningen, die deel uitmaken van het proces-verbaal van de mondelinge behandeling.

2.          De feiten

De klacht gaat over het ontstaan van een negatieve bewaringspositie op derdengeldenrekeningen van de notarissen als gevolg van jarenlange fraude door de boekhouder van hun kantoren. Voor de beoordeling van de klacht acht de kamer de volgende feiten van belang.

2.1.      De notarissen oefenen het ambt uit bij [naam kantoor] (hierna: [kantoor A]) en bij [naam kantoor] in [vestigingsplaats] (hierna: [kantoor B]). De boekhouding van beide kantoren werd verzorgd door de heer [naam boekhouder] (hierna: de boekhouder), die zijn werkzaamheden verrichtte uit hoofde van een overeenkomst van dienstverlening via een van zijn vennootschappen. De boekhouder was sinds 2004 betrokken bij de boekhouding van [kantoor A] en sinds de oprichting van [kantoor B] in 2016 verzorgde hij ook de boekhouding van dat kantoor.

2.2.      [Kantoor A] maakt vanaf medio 2008 gebruik van de diensten van accountants van BDO voor de jaarlijkse beoordeling van de jaarrekening en het opstellen van een rapport van bevindingen in verband met de naleving van de Administratieverordening. BDO verricht deze werkzaamheden sinds 2016 ook voor [kantoor B].  

2.3.      De financiële administratie van beide notariskantoren wordt gevoerd in een ruimte van [kantoor A]. De boekhouder had in verband met zijn werkzaamheden de beschikking over bankpassen met een eigen pincode (zogeheten “lezenpassen”), waardoor hij inzage had in de derdengeldenrekeningen van de kantoren en betalingen vanaf deze derdengeldenrekeningen klaar kon zetten. De notarissen konden de klaargezette betalingen vervolgens autoriseren en uitvoeren met eigen bankpassen en de daarbij behorende pincodes. In geval van ziekte of vakantie van de notarissen kon de waarnemer van hun protocol zo nodig gebruik maken van hun bankpassen, die werden bewaard in een kast op de financiële administratie die iedere avond werd afgesloten. De notarissen verstrekten de pincode dan aan de waarnemer.

2.4.      Op 29 augustus 2022 heeft de fraudedesk van de Rabobank contact opgenomen met [kantoor A] omdat op die dag betalingen van € 45.591,87 en € 69.473,00 ten laste van de derdengeldenrekening van dat kantoor waren uitgevoerd met de Belastingdienst als begunstigde, terwijl was gebleken dat het opgegeven rekeningnummer niet aan de Belastingdienst toebehoorde. Om die reden had de Rabobank het tegoed van deze derdengeldenrekening preventief geblokkeerd. Mr. [X] heeft vervolgens geprobeerd te achterhalen aan wie het betreffende rekeningnummer toebehoorde en zij heeft contact gezocht met de boekhouder. Later die middag heeft de boekhouder bij een gesprek op het notariskantoor onder meer bekend dat hij beschikte over de pincode van de bankpas van mr. [Y] om betalingen van de derdengeldenrekening van [kantoor A] te autoriseren en uit te voeren, dat hij de twee genoemde bedragen had overgeboekt naar aan hem gelieerde zakelijke bankrekeningen (hierna ook: eigen rekeningen), dat het niet de eerste keer was dat hij dat had gedaan en dat het in de voorgaande vijf jaren om substantiële bedragen zou gaan.

2.5.      De notarissen hebben op 30 augustus 2022 telefonisch contact opgenomen met het BFT om melding te maken van deze fraude en zij hebben ook hun fraudeverzekeraar (hierna: de verzekeraar) en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (hierna: de KNB) daarvan op de hoogte gesteld. Die dag hebben de notarissen opnieuw met de boekhouder gesproken, waarbij hij onder meer heeft verklaard dat hij in 2008 met kleine bedragen was begonnen, dat hij de naam/nummercontrole van de bank negeerde en dat hij in de administratie van de derdengeldenrekening werkte met PA rekeningen via Kruisposten 1090 en 1091. 

2.6.      Op basis van zijn toezichthoudende taak als omschreven in artikel 110 lid 1 Wet op het notarisambt (Wna) is het BFT op 31 augustus 2022 een onderzoek gestart en is er op het kantoor van [kantoor A] een eerste gesprek geweest met de notarissen en kandidaat-notaris mr. [naam] (hierna: de kandidaat-notaris). Diezelfde dag heeft het BFT – buiten aanwezigheid van de notarissen – ook met de boekhouder gesproken. Bij dat gesprek heeft de boekhouder toegelicht hoe hij sinds 2008 een bedrag van in totaal ongeveer drie miljoen euro had onttrokken aan de derdengeldenrekening van [kantoor A] bij de Rabobank (hierna: de derdengeldenrekening van [kantoor A] (dit kantoor had ook bij andere banken derdengeldenrekeningen)) en hoe hij deze onttrekkingen jarenlang in de financiële administratie had verhuld. De boekhouder heeft toen onder meer verklaard dat hij tussenrekeningen gebruikte en dat de stand van grootboekrekening 1067 “PA rekening Saldo” in de grootboekadministratie van de kantoren aangaf welk totaalbedrag hij had onttrokken.

2.7.      De notarissen hebben direct alle medewerking verleend aan het onderzoek. Aan de hand van de verklaring van de boekhouder heeft het BFT geconstateerd dat hij onrechtmatig een totaalbedrag van (tenminste) € 3.140.733,35 aan de derdengeldenrekening van [kantoor A] had onttrokken, waardoor er sinds (vermoedelijk) 2008 sprake was geweest van een negatieve bewaringspositie op die rekening. Per 1 september 2022 bedroeg het bewaringstekort bij de beide kantoren in totaal € 2.924.805,00, waarvan € 1.698.484,00 bij [kantoor A] en € 1.226.321,00 bij [kantoor B].

2.8.      Op 9 september 2022 heeft SBV Forensics (hierna: SBV) in opdracht van de toenmalige advocaat van de notarissen een onafhankelijk en onpartijdig onderzoek ingesteld naar alle overboekingen van de derdengeldenrekeningen zonder rechtmatige grondslag vanaf 2004. In dat kader hebben de onderzoekers gesproken met de notarissen, de boekhouder en medewerkers van BDO. In antwoord op vragen van de onderzoekers over de gang van zaken bij betalingen van de derdengeldenrekeningen hebben de notarissen op 15 september 2022 het volgende verklaard:

“Vraag: Hoe was het proces van betalingen en autorisaties van de kwaliteitsrekeningen?

Antwoord: Het begint bij de behandelaar van een dossier. Dat is notarieel medewerker. Die maakt de nota op en controleert die nota aan de hand van de facturen die daar betrekking op hebben en alle andere onderliggende documenten. Bijvoorbeeld een koopakte, of een hypotheekakte. Zo nodig vindt hierbij afstemming plaats met de behandelend notaris c.q. kandidaat-notaris.
Dan zijn er nog onze declaraties, oftewel de vergoeding/honorarium voor onze werkzaamheden. Dit geschiedt aan de hand van onze urenverantwoording. Wij zien die nota’s allemaal. Met name in de gevallen van afwijkende afspraken met cliënten is er altijd sprake van overleg tussen de behandelaar en de notaris.
De nota gaat vervolgens naar de boekhouding die alle nota’s controleert. Ook of de zaak op “nul” loopt. Dat is een belangrijke taak van de boekhouding. Na afloop van de dienstverlening moet namelijk alles zijn verwerkt.
Voor het passeren van een akte krijgt de notaris van de boekhouding een kopie van de nota, waarop vermeld staat wanneer alle betalingen daadwerkelijk met betrekking tot die transactie zijn binnengekomen.
De volgende stap, is de stap van het zogenaamde zes-ogen-principe. De Notaris, na het passeren van de akte en alle overige verplichtingen, bijvoorbeeld inschrijving in het kadaster, gaat over tot betaalbaarstelling. Alle onderliggende nota’s zitten er als bijlagen bij. Ook dat controleert de notaris in aanwezigheid van partijen. De verkoper die het geld moet ontvangen laten we veelal zelf het rekeningnummer opschrijven en altijd de handtekening plaatsen op onze nota van afrekening. Dit ter controle van het rekeningnummer van cliënt. In voorkomende gevallen is het rekeningnummer door ons reeds ingevuld. Dat is bij [kantoor B][…] nog steeds het geval. Dan laten we de cliënt altijd de handtekening plaatsen dat het nummer correct is.
De volgende stap betreft het door de boekhouder gereed zetten van de betalingen met gebruik maken van de “lezenpas”. Daarna worden wij daarover geïnformeerd. Wij gaan dan fysiek naar de boekhouder. Er is dan een printversie van de gereedstaande betalingen en de stapel met facturen. Dan wordt er met de boekhouder tegengelezen het bedrag, de begunstigde, het rekeningnummer, vanaf welke rekening er betaald gaat worden en het totaalbedrag van alle betalingen, alsmede het totale aantal vaan de betalingen. Wij lopen dus alles nog een keer gezamenlijk met de boekhouder door. Op het scherm controleren wij dan nog eens het totaalbedrag en het totale aantal van de betalingen.
Als één van ons geconstateerd heeft dat het allemaal klopt, loggen wij opnieuw in met onze eigen kaart. Dat is dan de kaart met de volledige bevoegdheden. Dan kijken wij op het scherm nogmaals naar het totaalbedrag. Daarna wordt overgegaan tot het daadwerkelijk autoriseren van de betalingen en het daadwerkelijk doen van de betalingen. Steeds moet je in het systeem van de Rabobank, met gebruikmaking van de reader, tweemaal een code intoetsen.

(…)

Vraag: Was er sprake van enige, al dan niet periodieke, controle op de kwaliteitsrekening?
Antwoord: Ja, daarvan was sprake. Iedere dag, namelijk bij het uitboeken. ([Mr. [X]]) steekproefsgewijze verzocht ik [de boekhouder] mij de bewaringspositie te laten zien. Dat is het saldo van de kwaliteitsrekening. Die moet namelijk altijd positief zijn. Dit gebeurde niet op basis van het saldo van de bankrekening, doch in het systeem van AFAS. Mij werd dan de kolom “bewaringspositie” getoond. Die was altijd in de bandbreedte van een ton en drie ton. Dat gaf mij een comfortabel gevoel. Ik deed dit enkele malen per maand.
Maandelijks, omstreeks de achtste, werd de voorafgaande maand financieel beoordeeld. Dit werd voorbereid door [de boekhouder] en hij verstrekte ons een uitgebreide rapportage die in c.c. naar de accountant ging. Dit betrof omzet op zaaksniveau en de kosten helemaal uitgesplitst. (…) Ook stond daarop vermeld de balans en bewaringspositie. Niet alleen ontving BDO iedere maand, maar ook het BFT ontving ieder kwartaal onze financiële gegevens waaruit ook steeds een positieve bewaringspositie bleek

Vraag: hoe kan het dan dat u een tekort van ruim drie miljoen euro niet hebt geconstateerd?
Antwoord: dit was niet te constateren, het was altijd in de cijfers ruim positief.”

2.9.      De notarissen hebben op 15 september 2022 met de verzekeraar een overeenkomst van geldlening gesloten voor een bedrag van 3,1 miljoen euro. De verzekeraar heeft dat bedrag op 19 september 2022 bijgeschreven op de derdengeldenrekening van [kantoor A], waardoor het bewaringstekort op die rekening op dat moment werd opgeheven. Op 4 oktober 2022 hebben de notarissen een bedrag van 1,3 miljoen euro overgemaakt van de derdengeldenrekening van [kantoor A] naar de derdengeldenrekening van [kantoor B], waardoor ook het bewaringstekort bij [kantoor B] werd opgeheven.

2.10.     De verzekeraar heeft op 10 november 2022 schriftelijk aan de notarissen bevestigd dat de geldlening zonder verdere verplichtingen werd omgezet in een definitieve uitkering onder de dekking van de fraudeverzekering.

2.11.     SBV heeft op 11 november 2022 rapport uitgebracht. De onderzoeksbevindingen van SBV over de wijze waarop de boekhouder te werk is gegaan, worden hierna onder 2.16. en volgende weergegeven in combinatie met de onderzoeksbevindingen van het BFT. In het rapport van SBV is onder meer vermeld dat het BFT in de onderzochte periode vanaf 2004 tweemaal onderzoek heeft gedaan bij de notarissen. Volgens SBV is het eerste onderzoek van het BFT afgerond met een rapportage van 1 september 2006. In deze rapportage zijn enkele aanbevelingen gedaan die de notarissen hebben opgevolgd. Daarna heeft het BFT de toenmalige toezichthouder bij brief van 5 december 2006 bericht dat de inmiddels door de notarissen ingevoerde procedure voldeed aan de regelgeving. SBV heeft vermeld dat het meest recente onderzoek van het BFT is afgerond met een rapportage van 13 februari 2020. Bij dat onderzoek heeft het BFT de bewaringspositie per 31 december 2018 betrokken, alsmede de per die datum bestaande openstaande postenlijst van de ‘Kortlopende zaken’ (grootboekrekening 1210), ‘Waarborgsommen en Overige depots’ (grootboekrekening 1211), ‘Boedels’ (grootboekrekening 1212) en ‘Overdrachtsbelasting’ (grootboekrekening 1220). Volgens SBV heeft het BFT in 2020 geen inhoudelijke opmerkingen gemaakt over de (financiële) gang van zaken op de kantoren, anders dan dat sprake was van een aantal langdurig openstaande zaken. SBV heeft eveneens vermeld dat in de onderzochte periode (inter)collegiale toetsing heeft plaatsgevonden, die is afgerond met auditrapportages van de KNB in 2008, 2011, 2014, 2017 en meest recent op 24 november 2021.

2.12.     Het BFT heeft op 7 december 2022 een kopie ontvangen van het rapport van SBV, waarna het BFT zijn onderzoek heeft afgesloten. Op 6 februari 2023 heeft het BFT een conceptrapport uitgebracht en zijn de notarissen in de gelegenheid gesteld daarop hun zienswijze te geven.   

2.13.     Vanaf 11 februari 2023 zijn in landelijke en regionale media diverse berichten verschenen over de fraude, onder meer onder de kop “Grootschalige fraude bij notariskantoor [vestigingsplaats]: boekhouder drukte dik 3 miljoen euro achterover” en “ ‘Brabantse Frank Oranje’ stak drie miljoen in eigen zak”. In deze berichten is telkens vermeld dat het om [kantoor A] ging.

2.14.     De notarissen hebben op 14 februari 2023 aangifte gedaan tegen de boekhouder. Zij hebben een kopie van deze aangifte aan het BFT verstrekt.

2.15.     De gemachtigde van de notarissen heeft bij brief van 28 februari 2023 op het conceptrapport van het BFT gereageerd en onder meer een overzicht gegeven van de aanvullende maatregelen die de notarissen inmiddels hadden genomen om de betalingsorganisatie verder aan te scherpen, waardoor het controlemechanisme volgens de gemachtigde in feite was opgeschaald van zes naar acht ogen: “die van de behandelaar, de interne boekhouder, de notaris (de betaling) en de externe boekhouder (achteraf)”. In die brief heeft de gemachtigde meegedeeld dat de notarissen het zeer op prijs zouden stellen om nog in de gelegenheid te worden gesteld om de fraude, de onderzoeksbevindingen en de consequenties die dit alles voor hen heeft gehad toe te lichten in een gesprek met de Afdeling Juridische Zaken/Handhaving van het BFT voordat het BFT zou beslissen over de verdere afdoening van de zaak.

2.16.     Het BFT heeft zijn onderzoeksbevindingen vastgelegd in een definitief rapport van 23 maart 2023. Daarin is vermeld dat vanaf (vermoedelijk) 2008 sprake is geweest van een negatieve bewaringspositie, die per 1 september 2022 in totaal € 2.924.805,00 bedroeg, waarvan € 1.698.484,00  bij [kantoor A] en € 1.226.321,00 bij [kantoor B]. Het BFT heeft omschreven hoe de boekhouder de gelden heeft onttrokken en hoe hij deze onttrekkingen in de financiële administratie van de kantoren heeft verhuld. De bevindingen van het BFT en SBV over zijn werkwijze stemmen overeen en vullen elkaar aan. De notarissen hebben de juistheid daarvan niet betwist. Op basis van de bevindingen van het BFT en SBV wordt hierna (samengevat) weergegeven hoe de boekhouder te werk is gegaan. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de wijze waarop hij bedragen van de derdengeldenrekening van [kantoor A] (hierna ook aangeduid als “RABO000”) heeft overgeboekt naar eigen rekeningen, de wijze waarop hij bedragen heeft overgeboekt van de derdengeldenrekening van [kantoor B] naar de derdengeldenrekening van [kantoor A] om de ontstane tekorten bij [kantoor A] te dekken en de wijze waarop hij het saldo van de door hem gebruikte PA rekeningen op peildata heeft weggeboekt.

Onttrekkingen aan de derdengeldenrekening van [kantoor A]

2.17.     In de periode van medio mei 2015 tot augustus 2022 heeft de boekhouder door middel van 48 uitgaande betalingen een totaalbedrag van € 2.334.573,57 overgeboekt van de derdengeldenrekening van [kantoor A] naar de rekening van zijn vennootschap [1]. Hij heeft daarbij gebruik gemaakt van 40 verschillende tenaamstellingen. Daarnaast heeft de boekhouder in april, juni en juli 2022 in totaal een bedrag van € 192.747,26 overgeboekt naar de rekening van zijn vennootschap [2]. In de periode voor medio mei 2015 heeft hij een totaalbedrag van € 613.412,52 onttrokken, waaronder een bedrag van € 50.000,00 dat hij in augustus 2013 heeft overgeboekt naar de rekening van Stichting [naam golfclub]  waar hij destijds penningmeester was. Over die laatste periode zijn niet alle bankafschriften meer beschikbaar.

2.18.     De boekhouder heeft deze betalingen telkens zelf klaargezet met zijn eigen “lezenpas” en zijn eigen pincode. Vervolgens heeft hij deze betalingen zelf geautoriseerd en uitgevoerd door gebruik te maken van de genoemde, op de administratie bewaarde, bankpas van mr. [Y] om betalingen te doen van de derdengeldenrekening van [kantoor A]. De boekhouder was sinds 2008 bekend met de pincode die bij deze bankpas hoorde.   

2.19.     Bij het doen van deze betalingen heeft de boekhouder gebruik gemaakt van de gegevens van bestaande – doorgaans kort daarvoor door de notarissen afgewikkelde – dossiers. Tegenover SBV heeft de boekhouder daarover het volgende verklaard:

“Ik zette er meestal een zaaknummer bij. Ik nam dat van een andere zaak en nam daarvan ook de naam van de begunstigde en de omschrijving. Ik vermeldde alleen een zakelijke rekening van mij. (…)

Vervolgens boekte ik het op grootboekkaart 1090 op een door mij ingebrachte zogenaamde PA-rekeningen. Een zogenaamde bankboekrekening. Dit was een rekening waarop niemand keek. Het was een oude boedelrekening waarop vroeger boedelbedragen stonden.

Deze rekening was gekoppeld aan de bewaringspositie en werd dus altijd zichtbaar op het moment dat je de bewaringspositie uitdraaide. In deze rekening telde dan zo een bedrag altijd mee. Een controle van de bewaringspositie gebeurde veelal 1x per week, namelijk bij het betalen van crediteuren en salarissen.”

2.20.     Het BFT heeft deze werkwijze van de boekhouder geïllustreerd met een omschrijving van de gang van zaken bij een overboeking op 29 april 2022 van een bedrag van € 80.211,02 naar de rekening van [vennootschap 2]:

“Op maandag 25 april 2022 wordt een bedrag van € 80.211,02 vanuit dossier [Z] uitgeboekt aan [Q] op bankrekeningnummer [rekeningnummer van Q] met omschrijving “[Z] saldo afrekening dd 21 april 2022 inzake hypotheek [adres]”.
Deze betaling is met datum 25 april 2022 geboekt op de financiële kaart van dossier [Z].
Dit betreft een reguliere boeking die verband houdt met een vastgoedtransactie.

Enkele dagen later, op vrijdag 29 april 2022, blijkt uit het bankafschrift dat er wederom een uitboeking van  € 80.211,02 heeft plaatsgevonden. De tweede uitboeking van € 80.211,02 is uitgeboekt naar, volgens het bankafschrift, een bankrekening op naam van [Q] en heeft de omschrijving “[Z] saldo afrekening dd 21 april 2022 conform nota van afrekening”.
De tegenrekening bij deze betaling is echter een andere bankrekening [...]. 
Dit betreft een bankrekeningnummer van (een bedrijf van) de boekhouder.

De administratieve verwerking van deze tweede (onrechtmatige) uitbetaling van € 80.211,02 is niet op de financiële kaart van dossier [Z] verwerkt. Uit de auditfile van 2022 van [kantoor A] blijkt dat deze tweede betaling is geboekt in twee stappen. Eerst vanuit het bankboek:

             1090      PA Rekeningen Saldo        € 80.211,02
aan        1071      Rabo000                                                        € 80.211,02

In de tweede stap wordt 1090 PA Rekeningen Saldo gecorrigeerd en overgeboekt naar grootboekrekening 1067 PA Rekeningen Mutaties middels dagboek “RA rekeningen”.

              1067      PA Rekeningen Mutaties € 80.211,02
aan        1090      PA Rekeningen Saldo                                    € 80.211,02”

2.21.     SBV heeft deze werkwijze nog als volgt toegelicht:

“De overgemaakte bedragen verliepen vanaf medio mei 2015 voor het merendeel door de betaling te boeken op rekening 1090 PA Rekening saldo en daarna door te boeken naar rekening 1067 PA rekening. Rekening 1067 is een zogenoemde bankrekening en is in AFAS gekoppeld aan de “Bewaringspositie”. De Bewaringspositie is in artikel 3 lid 2 van Reglement Verslagstaten als volgt omschreven:

“De wijze van berekenen van de bewaringspositie geschiedt zoals aangegeven in de staat Balans activa. De bewaringspositie omvat de aanwezige cliëntengelden, verminderd net de verplichtingen aan derden. Bij het bepalen van de verplichtingen aan derden mogen de vorderingen op derden hierop niet in mindering worden gebracht.”

Rekening 1067 maakt deel uit van deze berekening, waardoor tekorten als gevolg van de onrechtmatige overboekingen door de [boekhouder], niet te zien waren.”

2.22.     De boekhouder negeerde de naam/nummerwaarschuwing die hij van de bank ontving bij deze betalingen naar zijn eigen rekeningen.  

2.23.     Om zijn handelwijze te verhullen, heeft de boekhouder ook jarenlang gebruik gemaakt van een dossier dat door een fiscaal geschil lang open heeft gestaan in de ‘cliëntschulden’. Het BFT heeft vermeld dat hij daarbij als volgt te werk is gegaan:

“Dossier [T] betreft een langlopende zaak die geopend is in 2010. U heeft toegelicht dat bij dit dossier sprake was van een fiscaal dispuut dat pas op 17 november 2020 is afgewikkeld en toen ook is uitbetaald aan rechthebbenden. Tussen 3 augustus 2010 en 17 november 2020 hebben er, behoudens een rente-opboeking op 16 november 2020, geen financiële mutaties op het dossier plaatsgevonden.

Uit de bankafschriften van RAB0000 blijkt in 2015 en 2016 een zestal betalingen met in de omschrijving “dossier [T]” te hebben plaatsgevonden naar bankrekening […], een rekening van (een entiteit van) de boekhouder:
(…)
Deze zes betalingen zijn niet terug te vinden op de financiële kaart van dossier [T].

Op de financiële kaart van dossier [T] zijn de laatste twee regels opmerkelijk: met datum 31 december 2015 is een bedrag van € 304.715 gedebiteerd en met datum 17 november 2020 gecrediteerd. Gezien de volgnummers (64056 en 64057) zijn deze mutaties echter direct na elkaar gemaakt.
(…)
In 2020 moest het dossier financieel afgewikkeld worden. Gezien de laatste twee regels op de financiële kaart lijkt het erop dat in het verleden een bedrag van in totaal € 304.715 aan onttrekkingen door de boekhouder op dit dossier in mindering is gebracht. Een deel van dit bedrag, € 222.695,25 is, zo is uit de bankafschriften van RAB0000 af te leiden, in de jaren 2015 en 2016 onttrokken, het restant is vermoedelijk al in eerdere jaren onttrokken.

In de auditfiles van 2007 tot 2015 is te zien dat grootboekrekeningen kruisposten veelvuldig worden gebruikt. Op grootboekrekening 1091 Kruisposten derdengelden laat een beginsaldo per 1 januari 2015 zien van  € 252.504,27. Na toevoeging van een bedrag van € 52.879 en een memoriaalcorrectie van € 668,27 was het saldo ultimo 2015 op deze grootboekrekening € 304.715. Het gehele bedrag is ultimo 2015 vervolgens afgeboekt van dossier 54265 waardoor het saldo cliëntschulden ultimo 2015 tot aan het moment van afwikkeling op 17 november 2020 te laag is weergegeven.”

2.24.     De bevindingen van SBV over het gebruik van dit dossier zijn gelijkluidend. SBV heeft deze bevindingen afgesloten met de volgende conclusie:

“Het dossier [T] heeft vanaf 31 december 2015 gediend om betalingen van de [boekhouder] te verhullen en moest (blijkbaar) in 2020 worden afgesloten, waardoor het saldo naar rekening 1067 moest worden overgeboekt. Er zijn in verschillende reviews door BFT, (inter-)collegiale toetsingen en accountant BDO geen vragen of aantekeningen over dit dossier aangetroffen.”

Onttrekkingen aan de derdengeldenrekening van [kantoor B]

2.25.     De boekhouder beschikte niet over de pincode van een bankpas die het voor hem mogelijk maakte om betalingen van de derdengeldenrekening van [kantoor B] naar eigen rekeningen te autoriseren en uit te voeren. Om de oplopende negatieve bewaringspositie op de derdengeldenrekening van [kantoor A] te verhullen, heeft de boekhouder op 30 juli 2021 wel een bedrag van € 555.545,00 overgeboekt van de derdengeldenrekening van [kantoor B] naar de derdengeldenrekening van [kantoor A] en op 5 november 2021 heeft hij door vier overboekingen een totaalbedrag van € 914.332,81 overgemaakt van de derdengeldenrekening van [kantoor B] naar de derdengeldenrekening van [kantoor A].

2.26.     De boekhouder heeft deze betalingen gerealiseerd door een betalingsopdracht klaar te zetten – waarbij hij eveneens gebruik maakte van gegevens van bestaande dossiers – en een geprinte versie van die betalingsopdracht ter fiattering voor te leggen aan (de waarnemer van) de notaris. Voordat deze de betaling vervolgens daadwerkelijk autoriseerde in de bankapplicatie, wijzigde de boekhouder het rekeningnummer dat op de getoonde geprinte betalingsopdracht was vermeld – buiten medeweten van de waarnemer/notaris die moest autoriseren – in het rekeningnummer van de derdengeldenrekening van [kantoor A].

2.27.     Het BFT heeft vermeld dat de boekhouder bij de overboeking op 30 juli 2021 als volgt te werk is gegaan:

“Op 30 juli 2021 wordt door [kantoor B][…] een bedrag ontvangen van € 555.545 van Aegon Hypotheken BV ten behoeve van dossier [S]. Dit betreft een reguliere ontvangst voor een regulier dossier van [kantoor B][…].

Dezelfde dag wordt eenzelfde bedrag overgemaakt van de kwaliteitsrekening van [kantoor B][…] naar [kantoor A] […], onder vermelding van “[S] interne overboeking zaak [S]”. De betalingsopdracht die ten grondslag ligt aan deze overboeking is blijkens onderstaand document op 30 juli 2021 opgesteld door gebruiker […].
Met de omschrijving op de betalingsopdracht wordt de suggestie gewekt dat het om een reguliere overboeking van derdengelden gaat, als ware de derdengelden ontvangen door [kantoor B][…] bestemd voor een dossier van [kantoor A] […].

De akte behorend bij dit dossier [S] wordt door [kantoor B][…] op 2 augustus 2021 gepasseerd. Op 4 en 30 augustus 2021 vinden er vanaf de kwaliteitsrekening van [kantoor B][…] alle uitbetalingen plaats voor dit dossier.

Als gevolg van de overboeking naar [kantoor A] […] ontstaat nu ook een bewaringstekort bij [kantoor B][…].

Nadat door [kantoor B][…] alle uitboekingen aan partijen op 4 en 30 augustus 2021 zijn verricht zou een tekort op de financiële kaart resteren van € 555.545. Teneinde het tekort te verhullen zijn er corrigerende boekingen op de financiële kaart gemaakt met datum 30 juli 2021, welke na 30 augustus 2021 verwerkt zijn door een bedrag van € 555.545 aan het saldo op de financiële kaart alsmede aan grootboekrekening 1067 PA rekeningen toe te voegen. Hiermee is het tekort door de onrechtmatige overboeking naar [kantoor A] […] verplaatst van de dossierkaart naar de grootboekrekening 1067 PA rekeningen.”

2.28.     De overboekingen op 5 november 2021 heeft de boekhouder op vergelijkbare wijze gerealiseerd. Bij het onderzoek naar die overboekingen viel het mr. [Y] op dat er op de betreffende betalingsopdrachten wel vinkjes ter controle zijn aangebracht, maar dat zijn gebruikelijke aantekeningen zoals een paraaf en datum van autoriseren ontbreken terwijl hij aan de hand van zijn agenda vaststelde dat hij op vrijdagmiddag 5 november 2021 afwezig was. SBV heeft over de overboekingen op vrijdag 31 juli 2021 en 5 november 2021 vermeld:

“Die overboekingen konden plaats vinden doordat de [boekhouder] de betalingen had klaargezet in het banksysteem en de betalingen (naar zijn zeggen) bij afwezigheid van beide notarissen op een vrijdag heeft laten autoriseren door een waarnemend-notaris.”

2.29.     In verband met de overboekingen van de derdengeldenrekening van [kantoor B] naar de derdengeldenrekening van [kantoor A] hebben de notarissen tegenover SBV het volgende verklaard:

“Op onze nota’s van afrekening staat niet alleen het bedrag dat door een cliënt moet worden afgedragen, maar ook het bedrag van onze salarissen en de betaling van overige kosten. Het was de accountant [naam] die ons vertelde dat we niet teveel moesten oppotten op de kwaliteitsrekening van [kantoor B][…], maar het zogenaamde surplus moesten overboeken naar de rekening van [kantoor A] […]. Wij bedoelen met “surplus” ons geld en nadrukkelijk niet geld van cliënten. Het was wel logisch dat er in eerste aanleg overboekingen plaatsvonden naar de kwaliteitsrekening van [kantoor A] […] en niet direct naar een bedrijfsrekening van ons. Wij konden dan in één oogopslag de bewaringspositie controleren, of die voldoende was.”

Wegboeken van saldo PA rekeningen op peildata

2.30.     De boekhouder heeft al die jaren weten te voorkomen dat zijn onttrekkingen zouden worden ontdekt bij (accountants)controles. Daarbij was van belang dat het saldo op de grootboekrekeningen PA rekeningen per einde boekjaar nihil was, waardoor (administratief) met gelden moest worden geschoven. Doordat de boekhouder voor grootboekrekening 1090 in de financiële administratie de optie “verdichte boekingen” had aangevinkt, waren mutaties op die rekening niet direct zichtbaar voor de accountant. Het BFT heeft vermeld dat de boekhouder als volgt handelde:

“De mutaties van de laatste dagen van het oude jaar werden initieel op de reguliere wijze verwerkt in de financiële administratie. Ten tijde van de jaarafsluiting en het opmaken van de jaarrekening werden er door de boekhouder een aantal corrigerende boekingen in de financiële administratie gemaakt.

Zo werden met terugwerkende kracht de laatste bankontvangsten op dossiers van het oude boekjaar via een boeking in dagboek PA rekeningen gebruikt om het saldo op de PA rekeningen weg te boeken en werden de ontvangsten niet op het dossier in de zaakadministratie geboekt. Boekdatum was 31 december van het oude jaar. Direct werd ook de tegenboeking gemaakt per 1 januari van het nieuwe jaar. Gevolg van deze werkwijze is dat na de corrigerende boekingen de cliëntschulden te laag zijn weergegeven.

Op het moment dat de corrigerende boekingen werden gemaakt waren de betrokken dossiers meestal al volledig afgewikkeld en de ontvangen en uitbetaalde gelden in het dossier waren op de reguliere wijze verwerkt in de financiële administratie zodat op het moment dat een akte werd gepasseerd er niets te zien was op de financiële kaart van de zaak. De achteraf door de boekhouder verwerkte corrigerende boekingen in de zaakadministratie werden dus niet opgemerkt door een behandelaar.
(…)
De journaalposten laten zien dat als gevolg van deze boekingen saldi van individuele dossiers administratief per 31 december worden afgeboekt en vervolgens op 1 januari weer worden opgeboekt.
(…)
Dat er corrigerende boekingen na afloop van het boekjaar zijn gemaakt blijkt uit de volgorde van de boekstuknummers. Zo heeft in onderstaand voorbeeld van een deel van een dossierkaart een boeking met datum 31 december 2020 een hoger boekstuknummer (64286) dan een boeking met de latere datum 22 januari 2021 (64958 [ kamer: bedoeld zal zijn 63958]). Dit impliceert dat de corrigerende boekingen met datum 31 december 2020 en 1 januari 2021 pas na afloop van de financiële afhandeling van het dossier, derhalve ná 22 januari 2021, hebben plaatsgevonden.
(…)
De werkwijze bij [kantoor B][…] is nagenoeg gelijk aan die bij [kantoor A], echter in de administratie van [kantoor B][…] is dagboek 21 “D hulpdagboek” gebruikt.
(…)
Doordat de correctieboekingen pas na volledige afwikkeling op respectievelijk 29 en 26 oktober 2021 (betaling van overdrachtsbelasting) van beide dossiers zijn gemaakt, was de correctie ten tijde van de afhandeling van het dossier niet zichtbaar voor de behandelaar.”

2.31.     In aanvulling op deze bevindingen heeft SBV vermeld:

“Omdat de banksaldi per einde jaar en bij tussentijdse controles bekeken konden worden door de
accountant, het BFT of bij een (inter-)collegiale toetsing, boekte de [boekhouder] het saldo van rekening 1067 naar openstaande dossiers. Dit betroffen dossiers, die eveneens in de berekening van de bewaringspositie werden meegenomen en daarom ook niet bij een controle opvielen. Die dossiers stonden in de balans geboekt onder ‘Boedels’ (rekening 121 [kamer: bedoeld zal zijn 1212]), ‘Kortlopende zaken’ (rekening 1210) en ‘Waarborgsommen’ (rekening 1211). Door zorgvuldige selectie van de dossiers en het gebruik van meerdere dossiers konden de opgenomen bedragen gemaskeerd blijven in de administratie.

De [boekhouder] gaf aan dat hij per einde jaar, of zo nodig ook tussentijds, dossiers selecteerde waar relatief weinig in was gebeurd. Doorgaans alleen een storting van geld. Hij kon dan tot het betreffende bedrag een deel van rekening 1067 overboeken naar dit dossier. Hij selecteerde zoveel dossiers totdat het volledige bedrag van rekening 1067 was weggeboekt. Wanneer er op een dossier door een medewerker uren waren geboekt, kwamen deze uren als kosten in het onderhandenwerk op de balans naar voren.
Kennelijk om te voorkomen dat de accountant met betrekking tot de geselecteerde dossiers het onderhanden werk zou beoordelen, zorgde de [boekhouder] ervoor dat de uren in de betreffende dossiers waren afgeboekt dan wel werden overgeboekt naar andere dossiers.”

2.32.     Op 20 september 2023 hebben de notarissen, de kandidaat-notaris en hun gemachtigde een informeel gesprek gehad met het BFT. Zij hebben daarbij naar voren gebracht dat de fraude voor hen persoonlijk, voor hun medewerkers en voor hun kantoor grote impact heeft (gehad) en hebben toegelicht welke maatregelen zij inmiddels hadden genomen bovenop de reeds bestaande maatregelen om de controle op betalingen waar mogelijk te optimaliseren.

2.33.     Zoals vermeld, heeft de kamer deze klacht op 20 oktober 2023 van het BFT ontvangen. Het BFT heeft de klacht niet zelf aan de notarissen gestuurd. Zij zijn bekend geworden met de indiening en inhoud daarvan toen zij de klacht via de kamer ontvingen.

2.34.     Op 2 december 2023 is in het Eindhovens Dagblad een artikel verschenen met de kop “Hoe kon boekhouder jarenlang ongestoord graaien van rekening notaris? Tuchtrechter velt oordeel.” Op 4 december 2023 is een artikel verschenen in Advocatie met de kop “Notarissen voor tuchtrechter nadat boekhouder ongestoord fraude pleegde” en op 5 december 2023 is daar ook een bericht over verschenen in Accountancy Vanmorgen. In deze artikelen zijn de notarissen en [kantoor A] bij naam genoemd.

3.         De klacht

3.1.      Het BFT verwijt de notarissen – samengevat en zoals toegelicht bij de mondelinge behandeling – het volgende:

            1. vanaf het eerste kwartaal van 2014 tot in het tweede kwartaal van 2022 heeft bij [kantoor A] een                                fluctuerende negatieve bewaringspositie bestaan van maximaal € 2.910.466,14 en bij [kantoor B] heeft                        vanaf het derde kwartaal van 2021 tot in het tweede kwartaal van 2022 een fluctuerende negatieve                              bewaringspositie bestaan van maximaal € 1.386.926,81;

            2. deze negatieve bewaringsposities houden verband met gebreken in de administratieve organisatie en                            interne controlemaatregelen bij de kantoren omdat:

            A. de bewaringspositie niet (juist) werd berekend:
                1. de notarissen hebben voorafgaand aan een overboeking van een derdengeldenrekening naar een                                kantoorrekening niet altijd vastgesteld dat de bewaringspositie toereikend was voor die overboeking,                            althans zij hebben deze vaststelling niet altijd bewaard;
                2. de notarissen hebben nooit globaal gecontroleerd of het saldo van de derdengelden dat was vermeld op                        de papieren bewaringsoverzichten die de boekhouder hen toonde, overeenkwam met het werkelijke                            saldo van de derdengeldenrekeningen volgens onlinebankieren op het computerscherm of op een                                bankafschrift;
            B. de betalingsorganisatie ontoereikend was:
                1. de notarissen bewaarden de bankpassen waarmee zij betalingen van de derdengeldenrekeningen konden                      autoriseren en uitvoeren in een kast op de financiële administratie terwijl de boekhouder op de hoogte                          was van de pincode van de bankpas van mr. [Y] om betalingen te doen van de derdengeldenrekening                          van [kantoor A], waardoor de boekhouder in de gelegenheid was om zelfstandig betalingen klaar te                              zetten, te autoriseren, uit te voeren en administratief te verwerken;
                2. de notarissen hebben niet gecontroleerd of de betaalgegevens op de door de boekhouder aan hen ter                          goedkeuring aangeboden (vervalste) uitgeprinte betalingsopdrachten van de derdengeldenrekening van                        [kantoor B] overeenkwamen met de daadwerkelijke betaalgegevens op het computerscherm in de online                      bankomgeving.

Het BFT heeft de klacht afgesloten met de volgende conclusie:

“Er was sprake van fraude door de boekhouder. Wel acht het BFT de notarissen verantwoordelijk voor de negatieve bewaringspositie vanwege de door de boekhouder gepleegde onrechtmatige onttrekkingen, welke onttrekkingen immers mogelijk bleken in een organisatie met organisatierisico’s, waaronder een ontoereikende financiële organisatie. Daarmee hebben de notarissen hun verantwoordelijkheid voor de derdengelden middels een goede kantoororganisatie en een adequate administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen onvoldoende vervuld.”

3.2.      De notarissen hebben gemotiveerd verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, komt dit hierna aan de orde.

4.          De beoordeling

Toetsingskader

4.1.       Op grond van artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen. Deze norm wordt nader ingevuld door onder meer de volgende bepalingen, die in het kader van de beoordeling van deze klacht van belang zijn.

4.2.       Artikel 24 lid 1 Wna verplicht de notaris van het kantoorvermogen en van alles met betrekking tot zijn/haar werkzaamheden, waaronder het beheer van gelden van derden al dan niet vallend onder artikel 25 Wna, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde op eenvoudige wijze zijn/haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Krachtens artikel 24 lid 3 Wna heeft de KNB een Administratieverordening opgesteld. In artikel 1 van die verordening is bepaald dat een notaris moet zorgen voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen (hierna ook: AO/IC) waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en met de vereiste zorgvuldigheid worden uitgevoerd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en intern verantwoord. Notarissen in een samenwerkingsverband zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de AO/IC. De toelichting bij artikel 6 van de Administratieverordening vermeldt dat de tekeningsbevoegdheid voor betalingen in beginsel is voorbehouden aan de notaris. Indien uit praktische overwegingen andere personen binnen de organisatie betalingsbevoegdheid moeten hebben, brengt de zorgvuldigheid mee dat betalingsopdrachten door ten minste twee personen worden getekend of gefiatteerd. Ten minste een van hen zal niet belast mogen zijn met de financiële administratie, aldus deze toelichting.

4.3.      Op grond van artikel 23 lid 1 Wna is het de notaris verboden, rechtstreeks of middellijk, handelingen te verrichten of na te laten waarvan redelijkerwijs moet worden verwacht dat deze ertoe kunnen leiden dat hij/zij te eniger tijd niet zal kunnen voldoen aan zijn/haar financiële verplichtingen. Ingevolge artikel 13 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 (Vbg) moeten de aan de notaris toevertrouwde gelden worden bewaard op een derdengeldenrekening en moeten deze te allen tijde ten volle in geldmiddelen aanwezig zijn. De bewaringspositie van de notaris moet dan ook altijd positief zijn. Krachtens artikel 25 lid 3 Wna is de notaris – en als het een gezamenlijke derdengeldenrekening betreft, iedere notaris – verplicht een tekort in het saldo van de derdengeldenrekening terstond aan te vullen en is hij/zij daarvoor aansprakelijk, tenzij de notaris aannemelijk kan maken dat hem/haar voor het ontstaan van het tekort geen verwijt treft. De notaris is verplicht het bestaan van een negatieve bewaringspositie op de derdengeldenrekening aan het BFT te melden (artikel 25a Wna).

4.4.      Artikel 3 lid 1 van het Reglement Verslagstaten 2010 schrijft voor dat de notaris moet vaststellen dat de bewaringspositie toereikend is voordat hij/zij overgaat tot overboeking van het aan hem/haar toekomende van de derdengeldenrekening naar zijn/haar (kantoor)rekening. Dat hieraan is voldaan, moet volgens de toelichting bij dit artikel blijken uit de administratievoering.

4.5.      Op grond van artikel 24 lid 4 Wna moet de notaris over elk boekjaar bij het BFT een verslag indienen ten aanzien van het privé- en kantoorvermogen. De (ministeriële) Regeling op het notarisambt, gebaseerd op artikel 24 lid 5 Wna, bevat vereisten waaraan zo’n verslag moet voldoen. In artikel 2 van die regeling is onder meer bepaald dat de notaris ervoor moet zorgen dat het verslag ten aanzien van de kantoorwerkzaamheden de jaarrekening bevat, die is voorzien van een controleverklaring (of bij een klein kantoor een beoordelingsverklaring) van een accountant. Door middel van zo’n verklaring deelt de accountant mee dat hem niets is gebleken op grond waarvan hij zou moeten concluderen dat de jaarrekening niet is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen voor de financiële verslaggeving. In artikel 2 van de Regeling op het notarisambt is ook bepaald dat de notaris ervoor moet zorgen dat dit verslag vergezeld gaat van een rapport van een accountant over onder meer de bevindingen ten aanzien van de AO/IC. Deze verplichting is eveneens vastgelegd in artikel 8 van de Administratieverordening, waarin is bepaald dat in het verslag van de accountant moet worden aangegeven in hoeverre in opzet is voldaan aan de regels die in de Administratieverordening zijn vastgelegd. In de toelichting bij dat artikel is omschreven dat de accountant, nu het daarbij zal gaan over het geven van een oordeel over de opzet van organisatorische maatregelen, die opzet op een bepaald tijdstip (of in een korte periode) zal beoordelen. In de verklaring zal de accountant aangeven op welke datum of in welke periode een onderzoek is ingesteld naar het bestaan binnen het kantoor van de in de verordening voorgeschreven regels. Een onderzoek op het naleven ervan is niet vereist, aldus de toelichting.

Algemene overweging

4.6.      Bij de beoordeling van deze klacht stelt de kamer voorop dat het BFT de notarissen niet verwijt dat zij zelf op enige wijze betrokken zijn geweest bij de frauduleuze activiteiten van de boekhouder of dat zij daar op welke wijze dan ook voordeel van hebben gehad. Dat is ook niet uit het dossier gebleken.

4.7.      De kamer stelt vast dat deze fraude niet alleen bij de notarissen, die ruim twintig jaar nauw met de boekhouder hebben samengewerkt, onder de radar is gebleven. Ook de accountant, die de financiële positie van de kantoren met meer afstand en specifieke deskundigheid periodiek heeft beoordeeld en volgens de notarissen richting de jaarafsluiting altijd enkele dagen naar kantoor kwam en dan onder meer ook boedelgelden, depotgelden en steekproefsgewijs enkele dossiers controleerde, heeft kennelijk geen afwijkingen of bijzonderheden ontdekt. Dat geldt ook voor de toezichthouder zelf, die in 2019 voor het laatst enkele dagen op het notariskantoor was geweest om periodiek onderzoek te doen. Het BFT heeft zijn bevindingen van dat onderzoek niet in het geding gebracht, maar uitgaande van de mededelingen daarover in het rapport van SBV heeft ook het BFT destijds geen aanleiding gevonden om nader onderzoek te doen. Dit terwijl de boekhouder in het referentiejaar 2019 door middel van acht betalingen een totaalbedrag van € 377.533,00 had onttrokken aan de derdengeldenrekening van [kantoor A] en er bij dat kantoor zowel per 31 december 2018 als per 31 december 2019 in werkelijkheid een aanzienlijke negatieve bewaringspositie bestond. Het BFT heeft tijdens de mondelinge behandeling verklaard dat bij dat onderzoek ook PA rekeningen waren betrokken, maar dat deze op nul stonden en dat – kennelijk door het aanvinken van de mogelijkheid van “verdichte boekingen” op grootboekrekening 1090 – enkel het begin- en eindsaldo te zien was.

4.8.      Het baart de kamer zorgen dat niet alleen de notarissen maar ook de beoordelende externe accountant en het BFT als toezichthouder jarenlang zijn uitgegaan van de door de boekhouder gemanipuleerde gegevens. Uit de onder 2.34. genoemde berichtgeving in de media blijkt dat deze fraude afstraalt op de notarissen en ten koste gaat van het vertrouwen dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. De positie die een notaris in de maatschappij bekleedt, is mede gegrond op het vertrouwen in zijn/haar ambt. Voor dat vertrouwen is onder meer voorwaarde dat een notaris de aan hem/haar toevertrouwde gelden te allen tijde daadwerkelijk voorhanden heeft en daarover dus onmiddellijk en zonder enige beperking moet kunnen beschikken. Het systeem dat uitgaat van verantwoording door de notarissen, beoordeling door de accountant en toezicht door het BFT heeft als geheel niet kunnen voorkomen dat de fraude zich gedurende langere tijd onder hun ogen heeft afgespeeld. Pas door de opmerkzaamheid (van de fraudedesk) van een bank is de fraude door de boekhouder aan het licht gekomen. Het is de bank die constateerde dat op 29 augustus 2022 betalingen van € 45.591,87 en € 69.473,00 ten laste van de derdengeldenrekening van [kantoor A] waren uitgevoerd met de Belastingdienst als begunstigde, terwijl het opgegeven rekeningnummer niet aan de Belastingdienst toebehoorde.

4.9.      Het BFT heeft ervoor gekozen een klacht tegen de notarissen in te dienen. De kamer heeft echter gemist dat het BFT (aantoonbaar) heeft gereflecteerd op de werking van het hiervoor genoemde controlesysteem en daarbij ook de rol van de accountant en de eigen rol heeft betrokken met als doel hieruit lessen te leren die kunnen voorkomen dat een dergelijke grootschalige fraude zich kan herhalen.

4.10.     In het kader van deze procedure is alleen de rol van de beklaagde notarissen aan een tuchtrechtelijk oordeel onderworpen en daartoe zal de kamer overgaan. Omdat de onderdelen 1 en 2 van de klacht nauw met elkaar samenhangen, beoordeelt de kamer deze gezamenlijk. Daarbij staat vast dat de door het BFT omschreven negatieve bewaringspositie bij beide kantoren gedurende langere tijd heeft bestaan (klachtonderdeel 1). De notarissen zijn in beginsel samen verantwoordelijk voor de derdengelden. De kamer ziet geen aanleiding om af te wijken van dit uitgangspunt. De notarissen zijn immers ook samen verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen op hun kantoren. Naar aanleiding van de verwijten die het BFT heeft geformuleerd in klachtonderdeel 2 overweegt de kamer als volgt.

Controle van de bewaringspositie  (2.A.1)

4.11.     Het BFT verwijt de notarissen dat zij voorafgaand aan een overboeking van een derdengeldenrekening naar een kantoorrekening niet altijd vaststelden dat de bewaringspositie toereikend was om de betreffende betaling te doen, althans dat deze vaststelling als bedoeld in het genoemde artikel 3 lid 1 van het Reglement verslagstaten 2010 niet altijd werd bewaard, en dat slechts werd vertrouwd op de periodieke (maandelijkse) berekening van de bewaringspositie.

4.12.     De notarissen stellen dat zij voorafgaand aan een overboeking van een derdengeldenrekening naar een kantoorrekening wel degelijk altijd hebben vastgesteld dat de bewaringspositie positief was en dat ook steekproefsgewijs aan de boekhouder werd gevraagd om de bewaringspositie te laten zien. Volgens de notarissen miskent het BFT dat betalingen van de derdengeldenrekeningen, zoals de boekhouder overigens ook zélf tegenover SBV heeft verklaard, veelal wekelijks werden uitgevoerd en dat niet maandelijks maar ook wekelijks – in ieder geval altijd als crediteuren en salarissen werden uitbetaald – een berekening van de bewaringspositie werd gemaakt. 

4.13.     De kamer constateert dat het BFT dit verwijt niet toereikend heeft geconcretiseerd. De onderzochte periode beslaat vele jaren en er zijn in die periode veel bedragen overgeboekt van de derdengeldenrekeningen naar de beide kantoorrekeningen. Naar het oordeel van de kamer had het op de weg van het BFT gelegen om dit (ernstige) verwijt handen en voeten te geven, opdat de notarissen zich daar naar behoren tegen zouden kunnen verweren. Nu het BFT dit niet heeft gedaan, wordt dit klachtonderdeel bij gebrek aan feitelijke grondslag ongegrond verklaard. Daarbij neemt de kamer mede in aanmerking dat zowel de notarissen als de boekhouder hebben verklaard dat de bewaringspositie in ieder geval veelal wekelijks werd gecontroleerd. Dat achteraf is gebleken dat de daarbij gehanteerde berekening van de bewaringspositie in AFAS niet overeenstemde met de werkelijke bewaringspositie, maakt dat niet anders.

Berekening van de bewaringspositie  (2.A.2)

4.14.     Bij de beoordeling van dit klachtonderdeel stelt de kamer voorop dat vast staat dat de notarissen gebruik maakten van een optie in hun financiële administratie van AFAS om de bewaringspositie geautomatiseerd te berekenen. Uitgaande van deze berekening in AFAS bedroeg het totale tegoed van de derdengeldenrekeningen van [kantoor A] per 1 september 2022 € 6.911.451,50 en waren op dat moment derdengelden verschuldigd voor een totaalbedrag van € 6.815.122,74, zodat een positieve bewaringspositie werd vermeld van € 96.328,76. Zoals hiervoor onder de feiten is vermeld, is bij het onderzoek gebleken dat in deze geautomatiseerde berekening van het saldo van de derdengelden van [kantoor A] ook een positief saldo van PA rekeningen was meegerekend. Op 1 september 2022 bedroeg dat saldo in totaal € 1.794.813,35, terwijl dat bedrag in werkelijkheid niet meer aanwezig was omdat de boekhouder (onder meer) dit bedrag naar zijn eigen rekeningen had overgeboekt. Daardoor was er op 1 september 2022 in werkelijkheid dus geen sprake van een positieve bewaringspositie van € 96.328,76, maar van een bewaringstekort van
€ 1.698.484,59 (€ 96.328,76 - € 1.794.813,35).

4.15.     Het BFT verwijt de notarissen dat zij de bewaringspositie onjuist hebben berekend omdat zij het (fictieve) bedrag van € 1.794.813,35 ten onrechte hebben opgeteld bij het saldo van de derdengelden, waardoor dit saldo (telkens) te hoog werd gepresenteerd en de bewaringspositie positief leek. Als de notarissen globaal zouden hebben gecontroleerd of het werkelijke banksaldo van de derdengeldenrekening(en) overeenkwam met het saldo van de derdengelden op het papieren bewaringsoverzicht uit AFAS dat de boekhouder aan hen presenteerde, zou de (grote) discrepantie tussen het getoonde saldo van de derdengelden en het werkelijke saldo daarvan zijn ontdekt, evenals de negatieve bewaringspositie, aldus het BFT.

4.16.     De notarissen erkennen dat achteraf is gebleken dat de bewaringspositie niet juist werd berekend, dat zij destijds zijn afgegaan op de uitkomst van de berekening in AFAS en dat zij deze niet hebben gecontroleerd aan de hand van het werkelijke saldo van de derdengelden. Met de kennis van nu hadden zij destijds inderdaad kunnen zien dat de bij de bank aanwezige derdengelden veel minder bedroegen dan in AFAS werd vermeld, maar volgens de notarissen hadden zij toen geen enkele aanleiding om te veronderstellen dat de in AFAS berekende bewaringspositie onjuist was omdat de boekhouder hun financiële administratie had gemanipuleerd.

4.17.     Gelet op de hiervoor weergegeven bevindingen van het BFT en SBV over de werkwijze van de boekhouder is de kamer van oordeel dat sprake was van dermate geraffineerde fraude, dat van de notarissen niet kon worden verwacht dat zij daarop bedacht waren of dit zelf hadden kunnen ontdekken. Nu het BFT bij de mondelinge behandeling desgevraagd heeft verklaard dat de wijze van berekening van de bewaringspositie in AFAS in beginsel voldoet aan de vereisten uit de Administratieverordening (en de notarissen ook niet op andere wijze erop zijn gewezen dat zij (globaal) zouden moeten controleren of het werkelijke banksaldo van de derdengeldenrekening(en) overeenkwam met het saldo van de derdengelden op het papieren bewaringsoverzicht uit AFAS), acht de kamer het niet tuchtrechtelijk verwijtbaar dat de notarissen destijds hebben vertrouwd op deze bewaringsoverzichten en dat zij de juistheid daarvan niet hebben geverifieerd aan de hand van de saldi van de derdengeldenrekeningen. Dit klachtonderdeel wordt daarom ongegrond verklaard.

Gebruik van de bankpas en de pincode (2.B.1)

4.18.     Het BFT verwijt de notarissen dat de betalingsorganisatie op de kantoren niet voldeed aan de Administratieverordening omdat de bankpassen van de notarissen bij de financiële administratie werden bewaard en de boekhouder op de hoogte was van de pincode van de bankpas van mr. [Y] om betalingen van de derdengeldenrekening van [kantoor A] te autoriseren en uit te voeren. Daardoor kon de boekhouder de betalingen van die derdengeldenrekening naar zijn eigen rekeningen klaarzetten, autoriseren en uitvoeren, terwijl hij deze ook zelf in de financiële administratie kon verwerken. Op die manier heeft de boekhouder vrijwel alle vormen van controletechnische functiescheiding van de betalingsorganisatie kunnen doorbreken, aldus het BFT.

4.19.     De boekhouder heeft tegenover SBV en het BFT verklaard dat mr. [Y] deze pincode in 2008 aan hem had gegeven om (spoed)betalingen te autoriseren.

4.20.     Mr. [Y] heeft uitdrukkelijk betwist dat hij deze pincode ooit aan de boekhouder heeft verstrekt en de notarissen stellen dat de boekhouder deze moet hebben verkregen door onrechtmatig handelen en dat hij door het gebruik van de pincode om bedragen naar eigen rekeningen over te boeken – waar zij hem nooit toestemming voor hebben gegeven – gebruik heeft gemaakt van een valse sleutel, waartegen geen AO/IC bestand zou zijn. Dat de boekhouder in de positie is gekomen om de controletechnische functiescheiding te doorbreken, houdt volgens de notarissen verband met zijn actieve listige onrechtmatige gedragingen en komt niet door de enkele omstandigheid dat de bankpassen – ten behoeve van de waarnemers van hun protocol – bij de financiële administratie werden bewaard. Zij hebben gesteld dat de boekhouder zowel tegenover SBV als tegenover het BFT niet geheel transparant heeft verklaard en dat het gebruik van een valse sleutel een strafverzwarend element is, zodat ook om die reden geen waarde kan worden toegekend aan de vage andersluidende verklaring van de boekhouder.

4.21.     SBV heeft ten aanzien van de pincode opgemerkt dat niet is uit te sluiten, noch is te bevestigen dat de boekhouder op het moment van gezamenlijk controleren van gereedgezette betalingen en het aansluitend inloggen door mr. [Y] of diens waarnemer, het intoetsen van de code heeft gezien.

4.22.     De kamer overweegt hieromtrent als volgt. Vast staat dat de boekhouder vanaf 2008 gebruik heeft gemaakt van de bankpas en de pincode van mr. [Y] om bedragen van de derdengeldenrekening van [kantoor A] over te boeken naar eigen rekeningen. Nu de verklaringen van de boekhouder en mr. [Y] tegenover elkaar staan, kan de kamer niet vaststellen of mr. [Y] de pincode al dan niet aan de boekhouder heeft gegeven of dat de boekhouder de pincode op een onbewaakt ogenblik heeft gezien toen mr. [Y] deze gebruikte. Wat daar ook van zij, de kamer is van oordeel dat de notarissen niet met de vereiste zorgvuldigheid hebben gehandeld door de bankpassen van de derdengeldenrekeningen te bewaren in een (overdag niet afgesloten) kast op de financiële administratie. Daardoor hebben zij het risico voor lief genomen dat deze passen ook zouden kunnen worden gebruikt door anderen dan zij zelf of hun waarnemers, als deze (onverhoopt) bekend zouden raken met hun pincode. Dit risico heeft zich verwezenlijkt. Nu notarissen in een samenwerkingsverband gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de AO/IC verklaart de kamer dit klachtonderdeel ten aanzien van beide notarissen gegrond.

Controle van betalingsopdrachten [kantoor B](2.B.2)

4.23.     Bij de beoordeling van dit klachtonderdeel stelt de kamer voorop dat vast staat dat de boekhouder op 30 juli 2021 en 5 november 2021 betalingen heeft gerealiseerd van de derdengeldenrekening van [kantoor B]   naar de derdengeldenrekening van [kantoor A] om de door zijn onttrekkingen ontstane tekorten bij [kantoor A] te dekken. Hij heeft dat gedaan door betalingsopdrachten klaar te zetten – waarbij hij net als bij de onttrekkingen aan de derdengeldenrekening van [kantoor A] bedragen, tenaamstellingen en omschrijvingen vermeldde als waren het reguliere betalingen in een regulier dossier – en een geprinte versie van die betalingsopdracht ter fiattering voor te leggen. Zoals hiervoor onder 2.26. en volgende is omschreven, heeft de boekhouder het rekeningnummer dat op de getoonde geprinte betalingsopdracht was vermeld – buiten medeweten van de betrokken notaris/waarnemer – vervolgens gewijzigd in het rekeningnummer van de derdengeldenrekening van [kantoor A], voordat de betaling daadwerkelijk werd geautoriseerd in de bankapplicatie.

4.24.     Het BFT verwijt de notarissen dat zij niet hebben gecontroleerd of de betaalgegevens op de door de boekhouder aan hen ter fiattering aangeboden (vervalste) uitgeprinte betalingsopdrachten overeenkwamen met de daadwerkelijke betaalgegevens op het computerscherm in de online bankomgeving, waardoor de boekhouder in de positie was om betalingen klaar te zetten, te autoriseren, uit te voeren en administratief te verwerken. Door deze samenval van rollen was geen sprake van een toereikende AO/IC.

4.25.     De notarissen hebben gesteld dat de boekhouder de AO/IC door zijn handelwijze bewust heeft doorbroken en/of omzeild door gebruik te maken van valsheden of listige kunstgrepen. Ondanks dat (de waarnemer van) de notarissen de naam, het rekeningnummer en het bedrag op de door de boekhouder gepresenteerde papieren betalingsopdracht controleerden en dit voorafgaand aan de daadwerkelijke uitbetaling globaal vergeleken met de gegevens in de online bankomgeving en het totaalbedrag en het aantal betalingen op het scherm verifieerden, heeft de boekhouder hen om de tuin geleid.De notarissen hebben verder gesteld dat bij een bankmutatie een waarschuwing van de bank verschijnt als de tenaamstelling en het bankrekeningnummer niet met elkaar overeenkomen. De boekhouder heeft toegegeven dat hij na controle van de betalingsopdrachten door de notaris zelf het bankrekeningnummer heeft gewijzigd en de verschenen waarschuwing heeft genegeerd zodat de betaling toch plaatsvond. De notarissen hebben gesteld dat op de bankmutaties de correcte tenaamstelling blijft staan bij het onjuiste bankrekeningnummer, als een dergelijke waarschuwing wordt genegeerd. Volgens de notarissen hadden zij geen enkele aanleiding om te veronderstellen dat de boekhouder op deze listige wijze te werk zou gaan en was tegen een zo geraffineerde vorm van fraude geen kruid gewassen. Daarbij hebben zij erop gewezen dat het niet ongebruikelijk was dat er betalingen werden gedaan van de derdengeldenrekening van [kantoor B] naar de derdengeldenrekening van [kantoor A] omdat de accountant hen had geadviseerd het surplus op de derdengeldenrekening van [kantoor B] over te boeken naar de derdengeldenrekening van [kantoor A].

4.26.     Met de notarissen is de kamer van oordeel dat zij er niet op bedacht hadden hoeven te zijn dat de boekhouder hen op deze wijze om de tuin zou leiden. Dat hun AO/IC niet bestand bleek tegen deze handelwijze, acht de kamer daarom niet tuchtrechtelijk verwijtbaar. Gelet op de hiervoor onder 2.28. weergegeven verklaringen van mr. [Y] en de boekhouder merkt de kamer daarbij op dat het erop lijkt dat niet de notarissen zelf maar hun waarnemer(s) deze betalingen hebben geautoriseerd en goedgekeurd. Voor zover dat het geval blijkt te zijn, is moeilijk vol te houden dat de notarissen tuchtrechtelijk verantwoordelijk zijn voor het handelen en nalaten van de waarnemers. Dit klachtonderdeel wordt dan ook ongegrond verklaard.

Conclusie en maatregel

4.27.     Gelet op het vorenstaande is de kamer van oordeel dat de negatieve bewaringspositie bij [kantoor A] heeft kunnen ontstaan doordat de boekhouder jarenlang gebruik heeft kunnen maken van een bankpas met de bijbehorende pincode om betalingen van de derdengeldenrekening van [kantoor A] naar eigen rekeningen te autoriseren en uit te voeren. Daarom is de kamer van oordeel dat de klachtonderdelen 1 en 2.B.1. gegrond zijn.

4.28.     Als een klacht (gedeeltelijk) gegrond wordt verklaard, wordt in beginsel een maatregel opgelegd. Het is vaste rechtspraak van het gerechtshof Amsterdam (de hoogste notariële tuchtrechter) dat een inbreuk op die bewaringsplicht als bedoeld in artikel 25 Wna in beginsel leidt tot een ontzetting uit het ambt (zie onder meer de uitspraken van 8 december 2015 (ECLI:NL:GHAMS:2015:5117) en 12 juli 2016 (ECLI:NL:GHAMS:2016:2783). In de loop van zo vele jaren is een steeds groter wordende negatieve bewaringspositie ontstaan bij [kantoor A] en vervolgens is ook een negatieve bewaringspositie ontstaan bij [kantoor B]. Het vertrouwen dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen hebben, is hierdoor ontegenzeggelijk ernstig geschonden.

4.29.     Slechts in geval van bijzondere omstandigheden kan van het uitgangspunt worden afgeweken dat een ontzetting uit het ambt als maatregel moet volgen. Die bijzondere omstandigheden zijn naar het oordeel van de kamer hier aanwezig. De notarissen hebben aantoonbaar laten zien zich terdege bewust te zijn van hun bijzondere zorgplicht ten aanzien van de aan hen toevertrouwde gelden van derden en het grote vertrouwen dat (ook) in dat verband in notarissen wordt gesteld. De notarissen hebben de negatieve bewaringspositie niet zelf veroorzaakt maar zijn wel verantwoordelijk voor het handelen van de door hen ingeschakelde boekhouder. Bij de mondelinge behandeling hebben zij persoonlijk toegelicht hoezeer het hen raakt dat deze fraude op hun kantoren onder hun verantwoordelijkheid heeft kunnen plaatsvinden. De notarissen hebben direct na de ontdekking van de fraude alles in het werk gesteld om de gevolgen daarvan waar mogelijk te beperken en zij hebben de bewaringstekorten zo spoedig mogelijk aangezuiverd. Ook hebben zij het BFT telkens tijdig en volledig geïnformeerd en zich beschikbaar gehouden voor overleg, waarbij zij de kandidaat-notaris aanvankelijk volledig hebben vrijgesteld om het BFT van dienst te kunnen zijn. Bovendien hebben zij SBV binnen twee weken na het telefoontje van de fraudedesk van de Rabobank opdracht gegeven om onafhankelijk forensisch onderzoek te doen naar de fraude. Zij hebben de bevindingen van SBV gedeeld met het BFT, dat die bevindingen heeft overgenomen. Zodra duidelijk werd hoe de boekhouder te werk was gegaan, hebben de notarissen maatregelen genomen om hun AO/IC waar mogelijk aan te scherpen, onder meer omdat voor de notarissen en de kandidaat-notaris nieuwe bankpassen met nieuwe codes op eigen naam zijn geregeld zodat kan worden nagegaan wie wanneer welke betaling heeft uitgevoerd, de bankpassen voortaan achter slot worden bewaard bij de betreffende (kandidaat-)notaris zelf en voor de medewerker die betalingen klaar kan zetten een nieuwe “lezenpas” met eigen code op eigen naam is geregeld zodat altijd terug te halen is wie welk bedrag heeft klaargezet, terwijl de bevoegdheden voor deze passen samen met de accountmanager van de banken opnieuw zijn doorgenomen en ingesteld in het onlinesysteem van de bank. Ook controleert de notaris voortaan bij de uitbetaling van de gelden aan de hand van de bankbescheiden betreffende de ontvangst nogmaals dat de gelden in het dossier zijn ontvangen voordat deze worden uitbetaald.  Daarna worden de betalingen met een medewerker tegengelezen, zodat naam, rekeningnummer en bedrag worden gecontroleerd. Verder worden de betaalbestanden als SEPA-bestanden klaargezet en door de notaris zelf gecontroleerd op het scherm voordat wordt uitbetaald en hebben de notarissen Res Novae/ Quaesitor Accountancy & Advies ingeschakeld om hen behulpzaam te zijn bij de boekhouding en de financiële administratie. Daarbij neemt de kamer mede in aanmerking dat het BFT in zijn definitieve rapport van 23 maart 2023 heeft meegedeeld dat de betalingsorganisatie in opzet voldoet aan de eisen van de Administratieverordening en de Beleidsregel Fiattering Uitbetalingen en dat het BFT desgevraagd heeft meegedeeld niet aan te dringen op het opleggen van een bepaalde maatregel.

4.30.     Tegen de hiervoor onder 4.29. geschetste achtergrond acht de kamer het opleggen van een (onvoorwaardelijk) schorsing in de uitoefening van het ambt niet passend. Daarbij betrekt de kamer dat de notarissen – die zelf ook slachtoffer zijn van de fraude die voor hen persoonlijk, voor hun medewerkers en voor hun kantoren (mede door de aandacht in de media) diepe impact heeft gehad – in de gegeven omstandigheden kosten noch moeite hebben gespaard om de gevolgen van de handelwijze van de boekhouder voor anderen zoveel mogelijk te beperken en hun AO/IC voor de toekomst zoveel mogelijk te optimaliseren. De praktijk van de notarissen zou met een dergelijke maatregel ernstig worden bemoeilijkt en dat juist in een fase waarin de notarissen alles op alles zetten om uit het dal op te krabbelen en daarbij in hun handelen aantoonbaar het herstel van geschonden vertrouwen voorop hebben gesteld. Het opleggen van een voorwaardelijke schorsing zou naar het oordeel van de kamer het meest passend zijn omdat daarmee uitdrukking gegeven kan worden aan de ernst van hetgeen voorgevallen is en met het voorwaardelijk karakter zou (als stok achter de deur) duidelijk kunnen worden gemaakt dat dit zich nooit meer mag voordoen. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de Advocatenwet, biedt de Wet op het notarisambt (helaas) niet de mogelijkheid om een voorwaardelijke schorsing in de uitoefening van het ambt op te leggen. Om die reden volstaat de kamer ten aanzien van beide notarissen met de oplegging van de maatregel van een berisping. Het tuchtrechtelijk verleden van de notarissen, dat niet ziet op financiële aangelegenheden, geeft geen aanleiding om daar anders over te oordelen.

4.31.     Nu de klachten gedeeltelijk gegrond worden verklaard en aan de notarissen een maatregel wordt opgelegd, ziet de kamer aanleiding om de notarissen op grond van artikel 103b lid 1 aanhef en onder b Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021 te veroordelen in de kosten die zijn gemaakt in verband met de behandeling van deze beide klachten. De kamer stelt deze kosten vast op een bedrag van € 2.000,00 per klacht met wegingsfactor 1. Naar het oordeel van de kamer zijn er geen bijzondere omstandigheden gebleken die aanleiding geven tot het hanteren van een andere wegingsfactor. De kamer bepaalt dat deze kosten binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan de kamer moeten worden betaald. De notarissen zullen hiervoor een nota ontvangen van het Landelijk Dienstencentrum (LDCR) in Utrecht.

5.          De beslissing

De kamer:

5.1.      verklaart de klachtonderdelen 1 en 2.B.1 gegrond;

5.2.      legt aan elk van de notarissen de maatregel van een berisping op;

5.3.      verklaart de overige klachtonderdelen ongegrond;

5.4.      veroordeelt mr. [X] tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 2.000,00 voor de genoemde kosten van behandeling van klacht SHE/2023/52 en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.31. is omschreven;

5.5.      veroordeelt mr. [Y] tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 2.000,00 voor de genoemde kosten van behandeling van klacht SHE/2023/53 en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.31. is omschreven.

Deze beslissing is gegeven door mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter, mr. J.H.L.M. Snijders, rechterlijk lid, mr. M.C. Stout, plaatsvervangend notarieel lid, mr. E.J.W.M. van Egeraat, plaatsvervangend notarieel lid, en mr. G.A.M. van Lith, belastinglid.

Uitgesproken in het openbaar op 17 juni 2024 door mr. J.H.L.M. Snijders, tevens plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.

Hoger beroep tegen deze beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van de aangetekende brief waarbij van deze beslissing kennis is gegeven - bij het gerechtshof in Amsterdam, postadres: Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.