ECLI:NL:TNORARL:2023:6 Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden C/05/397619 / KL RK 21-193

ECLI:	ECLI:NL:TNORARL:2023:6
Datum uitspraak:	06-02-2023
Datum publicatie:	23-02-2023
Zaaknummer(s):	C/05/397619 / KL RK 21-193
Onderwerp:	Ondernemingsrecht, subonderwerp: Vereniging/stichting
Beslissingen:	Klacht gegrond met waarschuwing
Inhoudsindicatie:	De toegevoegd notaris had in de omstandigheden niet direct gevolg mogen geven aan het verzoek van [sponsor] tot het laten doorvoeren van bestuurswijzigingen in het Handelsregister. De toegevoegd notaris had eerst contact moeten opnemen met de voorzitter van de stichting. De klacht is gegrond.

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ARNHEM-LEEUWARDEN

Kenmerk:     C/05/397619 / KL RK 21-193

beslissing van de kamer voor het notariaat

op de klacht van

Stichting [S],
gevestigd te Heerenveen,
klaagster,
gemachtigde: [P]

tegen

mr. [toegevoegd notaris],
toegevoegd notaris te [vestigingsplaats]
gemachtigde: mr. H.J. Delhaas.

Partijen worden hierna respectievelijk klaagster en de toegevoegd notaris genoemd.

1.    Het verloop van de procedure

1.1.    Het verloop van de procedure blijkt uit
-    de klacht, met bijlagen, van 14 december 2021;
-    het verweer van de toegevoegd notaris van 28 maart 2022;
-    de aanvullende stukken van klaagster, van 27 december 2022.

1.2.    De klachtzaak is ter zitting van 9 januari 2023 behandeld, waarbij zijn verschenen klaagster bijgestaan door haar gemachtigde enerzijds en de toegevoegd notaris, bijgestaan door zijn gemachtigde anderzijds. Door de gemachtigde van klaagster zijn schriftelijke notities overgelegd en gedeeltelijk voorgedragen.

2.    De feiten

2.1.    Op 25 maart 2014 is de stichting [X] opgericht door mevrouw [W], voorzitter van deze stichting, via het kantoor van de toegevoegd notaris. Bij akte van statutenwijziging van 31 mei 2016 zijn de statuten gewijzigd omdat er een nieuwe sponsor was, namelijk [sponsor] (hierna: de sponsor). De naam van de stichting is toen gewijzigd naar: Stichting [naam stichting] (hierna: de stichting).

2.2.    In de statuten van 23 november 2017, is voor zover relevant, het volgende opgenomen:
BESTUUR DEFUNGEREN EN SCHORSING
Artikel 10
1. Een bestuurder defungeert:
(…)
f. door ontslag door de sponsor.

STATUTENWIJZIGING
Artikel 14
1.    Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Een besluit tot statutenwijziging moet met algemene stemmen worden genomen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
2.    De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen. 
Iedere bestuurder afzonderlijk is bevoegd de desbetreffende akte te doen verlijden.
3.    De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het handelsregister.
4.    Het bestuur is verplicht om op eerste schriftelijk verzoek van de sponsor en bij beëindiging van het sponsorcontract de (statutaire) naam van de stichting te wijzigen, zodanig dat iedere associatie met [sponsor] uit de naam van de stichting is verdwenen.
De naamswijzigng (statutenwijziging) dient te hebben plaatsgevonden binnen één (1) maand nadat het schriftelijke verzoek daartoe is gedaan of het sponsorcontract is beëindigd.

2.3.    Op 11 februari 2020 komen de sponsor en mevrouw [W], de voorzitter van de stichting (hierna: de voorzitter), overeen dat laatstgenoemde de stichting overneemt en een nieuwe hoofdsponsor zal zoeken.

2.4.    De sponsor neemt op 25 februari 2020 contact op met de toegevoegd notaris, en deelt hem mede dat zij gaat stoppen met de sponsoring. 

2.5.    De toegevoegd notaris neemt contact op met de voorzitter van de stichting en stuurt haar op 9 maart 2020 het volgende bericht:
“(…) Wij hebben begrepen dat [sponsor] niet meer als sponsor aan de
schaatsploeg (stichting) is verbonden. Op grond van (onder andere) de statuten dient de
naam [sponsor] uit die van de stichting te worden verwijderd.

[sponsor] heeft ons verzocht dit met het bestuur van de stichting op te nemen. Kunt u
aangeven wat de nieuwe naam van de stichting dient te worden en of het bestuur de
benodigde medewerking aan de wijziging wil geven? (…)”

2.6.    Daarop reageert de voorzitter via e-mail op 11 maart 2020, waarin zij aangeeft:
“(…) Zou u mij de opties voor kunnen leggen wat mogelijk is? Dan kan ik dat overleggen met mijn advocaat.
Ik heb geen zicht op de financiële situatie van de stichting en zou ook graag daar informatie over ontvangen voor ik een keuze kan maken. (…)”

2.7.    De notaris reageert diezelfde dag als volgt:  
“(…) In artikel 14 van de bijgevoegde statuten van de stichting is voor het bestuur van de
stichting de verplichting opgenomen om de naam van de stichting te wijzigen bij het einde
van het sponsorschap. Of de in het betreffende artikel vermelde termijnen inmiddels al
zijn verstreken kan ik niet beoordelen.
Indien er geen andere sponsor is, kan er altijd worden gekozen voor een neutrale
naamgeving. Iedere naam die niet het element [sponsor] bevat en die evenmin inbreuk
pleegt op andere bestaande namen zou gebruikt kunnen worden.
Bent u zelf als bestuurslid niet op de hoogte van de financiële positie van de stichting? Het
wettelijke uitgangspunt is immers dat dit behoort tot de taken van het bestuur.
U geeft aan dat u uw advocaat wilt raadplegen. Betekent dat dat er een verschil van inzicht bestaat tussen de stichting en de voormalig sponsor? (…)”

2.8.    De voorzitter schrijft op 12 maart 2020 aan de toegevoegd notaris:
“Goedemiddag dhr [toegevoegd notaris],
Zou u de naam van de stichting naar de neutrale naam “stichting [S]” kunnen veranderen?(…)”

 
2.9.    Waarna de toegevoegd notaris op diezelfde dag als volgt reageert:
“Goedemiddag mevrouw [W],
Bedankt voor uw reactie. We zullen deze naam aanhouden.(…)”

2.10.    Op 19 maart 2020 stuurt een collega van de toegevoegd notaris het bericht met de link voor de concept-statuten aan de voorzitter, op het e-mailadres van de voorzitter bij [sponsor], [W]@[sponsor].nl. De voorzitter had op dat moment geen toegang meer tot dat e-mailadres.

2.11.    De toegevoegd notaris krijgt op 14 april 2020 van de sponsor het verzoek om de voorzitter bij de Kamer van Koophandel uit te laten schrijven als bestuurslid en om twee werknemers van de sponsor in te schrijven als nieuwe bestuursleden van de stichting. Bij dat verzoek aan de toegevoegd notaris zendt de sponsor het daartoe strekkende bestuursbesluit. De toegevoegd notaris laat dit besluit op 15 april 2020 inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

2.12.    De voorzitter krijgt op 15 april 2020 bericht van de sponsor dat zij wordt ontslagen als voorzitter van het bestuur van de stichting. Zij neemt daarom contact op met de toegevoegd notaris, met de volgende vraag:
“Goedemiddag meneer [toegevoegd notaris],
Graag zou ik een bevestiging van u ontvangen dat de naam van de stichting is gewijzigd is
van “stichting [sponsor]” naar “stichting [S]”
zoals op 12 maart 2020 is afgesproken. (…)”

Namens de toegevoegd notaris wordt daarop direct als volgt gereageerd:
“Geachte mevrouw [W],
Naar aanleiding van uw e-mail bericht ik u dat de statuten van de stichting niet zijn
gewijzigd omdat er van u kant geen reactie is gekomen op de e-mail van 19 maart
jongstleden.(…)”

2.13.    De voorzitter geeft aan dat zij geen e-mail kan vinden van 19 maart 2020. De notarieel medewerker antwoordt de voorzitter dat de e-mail is gestuurd naar het e-mailadres [w]@[sponsor].nl, en stuurt de e-mail door aan de voorzitter op haar privé e-mailadres.

3.    De klacht en het verweer

3.1.    Klaagster verwijt de toegevoegd notaris dat hij onzorgvuldig heeft gehandeld. Hieraan legt zij de volgende klachten ten grondslag:

1.    De toegevoegd notaris heeft onvoldoende voorlichting gegeven over de te volgen procedure en onvoldoende kenbaar gemaakt voor wie de notaris aan het werk was. Bij deze klacht horen ook de volgende onderdelen:
a.    dat de toegevoegd notaris niet heeft gemeld dat niet alleen de naam van de stichting aangepast zou moeten worden maar dat ook de statuten moesten worden aangepast;
b.    dat de schijn wordt gewekt dat de toegevoegd notaris met de sponsor een strategie heeft afgesproken en bewust informatie heeft achtergehouden en daardoor hoofdzakelijk in het belang van de sponsor en aldus partijdig heeft gehandeld;
c.    dat de toegevoegd notaris aan de sponsor heeft doorgegeven dat de voorzitter van de stichting hem had verteld dat zij niet op de hoogte was van de financiële positie van de stichting;
d.    dat de toegevoegd notaris van de sponsor de opdracht heeft aangenomen om de naam van de stichting en de statuten te wijzigen terwijl alleen het bestuur gerechtigd is de statuten te wijzigen;
e.    dat de toegevoegd notaris de stichting erop had moeten wijzen dat het haar vrij stond om een andere notaris te benaderen voor de voorgestelde statutenwijziging.

2.    De toegevoegd notaris heeft onzorgvuldig gehandeld door de e-mail van 19 maart 2020 te sturen naar het verkeerde e-mailadres, [w]@[sponsor].nl.

3.    De toegevoegd notaris heeft te traag gereageerd op het uitblijven van een reactie van de voorzitter op de mail van 19 maart 2020.

3.2.    Op het verweer van de toegevoegd notaris zal de kamer hierna, voor zover het verweer van belang is voor de beoordeling, nader ingaan.

4.    De beoordeling

4.1.    Op grond van artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij
daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

4.2.    De kamer overweegt als volgt. Het was de toegevoegd notaris bekend dat de sponsor doende was zich van de stichting los te maken of zelfs al geen sponsor van de stichting meer was. De sponsor had hem immers verzocht om haar naam uit de stichtingsnaam te verwijderen. Terecht heeft de toegevoegd notaris zich vervolgens tot de voorzitter gewend om navraag te doen naar de gewenste nieuwe naam van de stichting. De mailwisseling daarover vond plaats via het privé e-mailadres van de voorzitter. De link voor toegang tot de concept-versie van de gewijzigde statuten is vervolgens echter naar het e-mailadres van de voorzitter bij haar werkgever, de sponsor, gestuurd. Ter zitting heeft de toegevoegd notaris toegelicht dat in het verleden alle stukken per e–mail naar dat adres werden gezonden. De kamer acht het niet laakbaar dat dat nu ook is gebeurd, hoewel inmiddels werd gecorrespondeerd via het privé e-mailadres van de voorzitter. Wel klachtwaardig acht de kamer het handelen van de toegevoegd notaris toen de (voormalige?) sponsor hem de opdracht gaf om een wisseling van bestuursleden van de stichting bij de Kamer van Koophandel te laten inschrijven. De toegevoegd notaris wist dat tussen de sponsor en de voorzitter mogelijk een conflict bestond. Hij vroeg daar zelf naar in zijn e-mail van 11 maart 2020 (zie hiervoor onder punt 2.7). Verder was het hem toen het verzoek kwam niet bekend of de sponsor op dat moment nog wel daadwerkelijk sponsor was. In zijn e-mail van 9 maart 2020 gericht aan de voorzitter geeft de toegevoegd notaris immers zelf aan te hebben begrepen dat [sponsor] niet meer als sponsor aan de stichting was verbonden (zie hiervoor onder punt 2.5). Als [sponsor] op dat moment geen sponsor meer was, had zij ook niet meer het statutaire recht om de voorzitter van de stichting te ontslaan. Bovendien had de gewenste statutenwijziging nu juist als doel om ervoor te zorgen dat [sponsor] als sponsor zou worden geschrapt. Naar het oordeel van de kamer had de toegevoegd notaris in die omstandigheden niet direct gevolg mogen geven aan het verzoek van [sponsor] tot het laten doorvoeren van bestuurswijzigingen in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De toegevoegd notaris had zich eerst moeten realiseren dat hij nog geen reactie had ontvangen op de e-mail van 19 maart 2020 waarmee de concept-versie van de gewijzigde statuten aan de voorzitter ter beschikking was gesteld. Niet denkbeeldig is dat de toegevoegd notaris daarbij tot het inzicht was gekomen dat het zenden van de e-mail naar het adres van de voorzitter bij de sponsor, hetgeen blijkt uit de vermelding @[sponsor] in het e-mailadres, de reden was dat de voorzitter nog niet had gereageerd. In ieder geval had de toegevoegd notaris eerst overleg moeten voeren met de voorzitter, voordat hij aan het verzoek van de sponsor voldeed. Het feit dat de termijn van vier weken nog niet was verstreken, waarna het op het kantoor van de toegevoegd notaris gebruikelijk was om te rappelleren, maakt dit niet anders. In de hiervoor geschetste situatie had de toegevoegd notaris het uitvoeren van de opdracht van de sponsor niet zonder overleg met de voorzitter mogen uitvoeren. Dat aan die opdracht een bestuursbesluit ten grondslag lag, welk besluit aan de toegevoegd notaris was toegezonden, leidt niet tot een ander oordeel. Ook ter zitting heeft de toegevoegd notaris niet kunnen uitleggen waarom het verzoek van de sponsor per direct moest worden uitgevoerd, terwijl de toegevoegd notaris op dat moment niet wist of [sponsor] nog wel de sponsor van de stichting was.

4.3.    Het voorgaande betekent dat de klacht gegrond zal worden verklaard. De kamer wenst hieraan toe te voegen dat zij op grond van hetgeen de toegevoegd notaris tijdens de mondelinge behandeling heeft verklaard, de overtuiging heeft gekregen dat de notaris niet de opzet had om hoofdzakelijk in het belang van de sponsor te handelen en/of daarvoor met de sponsor een strategie heeft afgesproken. Dat de toegevoegd notaris aan de sponsor heeft doorgegeven dat de voorzitter niet op de hoogte was van de financiële positie van de stichting, is niet komen vast te staan; verder onderzoek daarnaar valt buiten het bereik van deze klachtprocedure. Voor wat betreft de overige klachten en klachtonderdelen is de kamer van oordeel dat deze ondergeschikt zijn aan de gegrond verklaarde klacht, zodat deze niet behoeven te worden besproken.

4.4.    De klacht is gegrond.

Maatregel
4.5.    Op de gegrondverklaring van een klacht past in beginsel een tuchtrechtelijke reactie. 
Gezien de feiten en omstandigheden acht de kamer de maatregel van waarschuwing passend en geboden.

Kostenveroordeling
4.6.    Omdat de kamer de klacht gegrond verklaart, dient de toegevoegd notaris op grond van artikel 99 lid 5 Wna het door klaagster betaalde griffierecht van € 50,00 aan haar te vergoeden. Ook dient de toegevoegd notaris de kosten te betalen die klaagster heeft moeten maken in verband met de behandeling van de klacht, welke kosten forfaitair worden vastgesteld op € 50,00. 

4.7.    De toegevoegd notaris dient de hiervoor in 4.6 genoemde bedragen aan klaagster te vergoeden binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing. Klaagster dient daarvoor tijdig schriftelijk het rekeningnummer aan de toegevoegd notaris door te geven.

4.8.    Verder ziet de kamer aanleiding om de toegevoegd notaris, gelet op artikel 103b lid 1 sub b Wna en de richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021, te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak zijn gemaakt. Deze kosten worden vastgesteld op € 2.000,00, met een wegingsfactor 1. De kamer bepaalt dat deze kosten aan de kamer moeten worden betaald binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing. De toegevoegd notaris ontvangt hiervoor een nota van het LDCR te Utrecht.

5.    De beslissing

De kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem-Leeuwarden

-    verklaart de klacht gegrond;

-    legt de toegevoegd notaris op de maatregel van waarschuwing; 

-    veroordeelt de toegevoegd notaris tot betaling van het griffierecht van € 50,00 aan klaagster op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 4.7 bepaald;

-    veroordeelt de toegevoegd notaris tot betaling van de kosten van klaagster, vastgesteld op een bedrag van € 50,00 op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 4.7 bepaald;

-    veroordeelt de toegevoegd notaris tot betaling aan de kamer van de kosten in verband met de behandeling van de zaak, vastgesteld op € 2.000,00, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 4.7 bepaald.

Deze beslissing is gegeven door mr. M.L. Braaksma, voorzitter, mr. H.J.T. Vos en mr. V. Oostra, en in tegenwoordigheid van mr. A.M. van Gerwen, secretaris, door de voorzitter in het openbaar uitgesproken op 6 februari 2023.

De secretaris                                                                                   De voorzitter
        

Tegen deze beslissing van de kamer voor het notariaat kunnen partijen binnen dertig dagen na de datum van verzending van deze beslissing hoger beroep instellen bij het gerechtshof Amsterdam, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.