ECLI:NL:TNORSHE:2022:18 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2021/28

ECLI:	ECLI:NL:TNORSHE:2022:18
Datum uitspraak:	25-04-2022
Datum publicatie:	28-04-2022
Zaaknummer(s):	SHE/2021/28
Onderwerp:	Ondernemingsrecht, subonderwerp: BV/NV Ondernemingsrecht, subonderwerp: Vereniging/stichting
Beslissingen:	Klacht gegrond met berisping
Inhoudsindicatie:	Notaris heeft mede gehandeld in hoedanigheid van bestuurder van de STAK van een familiebedrijf. Nadien is hij ook notariële werkzaamheden voor klaagster (weduwe van de grondlegger van dat bedrijf en medebestuurder van de STAK) blijven verrichten i.v.m. de verdeling van de ontbonden huwelijksgemeenschap en de nalatenschap, waarvan de certificaten van de holding deel uitmaakten. In verband met de nauwe verwevenheid van de belangen van (de holding van) het familiebedrijf en de STAK en klaagster oordeelt de kamer dat de notaris in beginsel ook tuchtrechtelijk aan te spreken is op de werkzaamheden die hij in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK heeft verricht. Groot deel van de klachten niet-ontvankelijk wegens overschrijding van de klachttermijn. Kamer oordeelt dat de notaris zijn notariële geheimhoudingsplicht heeft geschonden door de ontwerpakte van verdeling ook aan andere medebestuurders van de STAK toe te sturen en door op een vergadering van de STAK mededelingen te doen over de motieven van de grondlegger om zijn aandelen te certificeren. Door zitting te nemen in het bestuur van de STAK en tegelijkertijd notariële werkzaamheden te (blijven) verrichten ten behoeve van klaagster, is de notaris met “een dubbele pet op” gaan handelen. In die situatie had hij er, gelet op het zwaarwegende maatschappelijke belang van de notariële geheimhoudingsplicht, eens te meer op bedacht moeten zijn in welke hoedanigheid hij bepaalde werkzaamheden verrichtte. Schending kernwaarde waarop de wettelijke en maatschappelijke vertrouwenspositie van het notariaat zijn gefundeerd. Berisping en proceskostenveroordeling.

Klachtnummer    : SHE/2021/28
Datum uitspraak : 25 april 2022

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH

Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klacht van:

[naam klaagster] (hierna: klaagster)

wonende in [plaatsnaam]

gemachtigde: de heer mr. R.W.J. Soetekouw, advocaat in Eindhoven

tegen

notaris de heer mr. [naam notaris] (hierna: de notaris)

gevestigd in [plaatsnaam]

gemachtigde: de heer mr. J.D. Kraaikamp, advocaat in Amsterdam   

1.          De procedure

1.1.      De gemachtigde van klaagster heeft bij e-mail van 25 mei 2021 namens klaagster een klacht (met bijlagen) tegen de notaris ingediend.

1.2.      De gemachtigde van de notaris heeft bij e-mail van 2 augustus 2021 namens de notaris een verweerschrift (met bijlagen) ingediend.

1.3.      De gemachtigde van de notaris heeft bij e-mail van 9 februari 2022 aan de kamer voor het notariaat (hierna: de kamer) en aan de gemachtigde van klaagster een beschikking van de rechtbank Limburg gestuurd van 25 januari 2022.

1.4.      De gemachtigde van klaagster heeft bij e-mail van vrijdag 18 februari 2022 (17:14 uur) aan de kamer (en in cc aan de gemachtigde van de notaris) een uitspraak gestuurd van de Accountantskamer van diezelfde datum, met het verzoek deze uitspraak aan het dossier toe te voegen. De gemachtigde van de notaris heeft daartegen bezwaar gemaakt omdat dit stuk te laat is ingediend. Zoals meegedeeld bij de mondelinge behandeling van de klacht is dit stuk niet toegevoegd aan het dossier. Wel heeft de kamer kennis genomen van de mededeling van de gemachtigde van klaagster dat de Accountantskamer bij uitspraak van 18 februari 2022 een klacht van klaagster tegen accountant [A] deels gegrond heeft verklaard en aan hem een tuchtmaatregel heeft opgelegd.

1.5.      De kamer heeft de klacht mondeling behandeld op de openbare zitting van 21 februari 2022. De gemachtigde van klaagster en de notaris, bijgestaan door zijn gemachtigde, zijn bij de mondelinge behandeling aanwezig geweest. Partijen hebben hun standpunt over en weer toegelicht, mede aan de hand van pleitaantekeningen die zij aan de kamer hebben overhandigd.

2.          De feiten

De klacht gaat over de handelwijze van de notaris die mede is opgetreden in zijn hoedanigheid van bestuurder van een Stichting Administratiekantoor, die de aandelen houdt in een familiebedrijf. Voor de beoordeling van de klacht zijn de volgende feiten van belang.

2.1.      Klaagster is in 1972 onder huwelijkse voorwaarden – houdende uitsluiting van iedere gemeenschap van goederen zonder verrekenbeding – gehuwd met de heer [naam echtgenoot] (hierna: [X]). Zij hebben een dochter.

2.2.      [X] was grondlegger en directeur-grootaandeelhouder van [naam onderneming] (hierna ook: het (familie)bedrijf). In 1986 is [naam holding] (hierna: de holding) opgericht. [X] hield alle aandelen in de holding en de holding hield alle aandelen in de werkmaatschappijen.

2.3.      [X] was de drijvende kracht achter het familiebedrijf. Met het oog op de continuïteit daarvan als [X] zijn werkzaamheden niet meer zou kunnen verrichten, hebben [X] en klaagster in het najaar van 2011 gesprekken gevoerd met de heer [naam] (hierna: [B]), die als bedrijfsadviseur werkzaamheden verrichtte voor het bedrijf. Daarna is ervoor gekozen om een zogeheten Stichting Administratiekantoor op te richten, die eigenaar zou worden van de aandelen van [X] in de holding en daarvan certificaten zou uitgeven aan [X]. Deze certificaten geven enkel recht op een dividenduitkering, terwijl de Stichting de economische eigendom van de aandelen en daarmee het stemrecht in handen heeft.

2.4.      De notaris heeft vele jaren notariële werkzaamheden verricht voor het familiebedrijf en voor [X] en klaagster in privé. Op 17 november 2012 heeft hij de akten gepasseerd, waarbij [X] de [naam stichting] (hierna ook: de STAK) heeft opgericht en waarbij Administratievoorwaarden zijn vastgesteld. In artikel 18 van de statuten is (onder meer) bepaald:

“Bij deze oprichting bestaat het bestuur van de stichting uit één bestuurder, zijnde de comparant [X].
Zodra de comparant [X] defungeert in zijn hoedanigheid van bestuurder van de stichting en mits zijn voornoemde echtgenote alsdan nog in leven is, bestaat het bestuur van de stichting uit twee bestuurders, zijnde:
1. [klaagster], (…);
met dien verstande datdeze bestuurder in afwijking van het bepaalde in de eerste volzin van lid 5 van artikel 7 het recht zal hebben tot het uitbrengen van twee stemmen; (…)
2. de heer (…) [B], (…)
en zal [..] dit bestuur -het zij ten overvloede vermeld- bevoegd zijn om naar goeddunken ad hoc advies in te winnen bij de accountant van de vennootschap en bij andere bedrijfskundigen.”

2.5.      Over decertificering van de aandelen is in artikel 9 lid 1 van de Administratievoorwaarden bepaald:

“Slechts het bestuur van de stichting kan tot gehele of gedeeltelijke decertificering van de aandelen besluiten.
Certificaathouders kunnen geen decertificering van de aandelen verlangen, tenzij:
- alle certificaten van aandelen worden gehouden door één persoon, of
- de stichting wordt ontbonden.”

2.6.      [X] heeft op 17 november 2012 alle geplaatste aandelen in het kapitaal van de holding aan de STAK geleverd en de STAK heeft daarvoor certificaten uitgegeven aan [X].

2.7.      Begin 2016 is [X] ziek geworden. In verband met de waarborging van de continuïteit van het bedrijf heeft hij vervolgens overleg gevoerd met [B], de heer [naam] (de in overweging 1.4. genoemde accountant, hierna: [A]) en de notaris. [X] heeft op 21 januari 2016 een bespreking gehad met de notaris over de STAK en zijn vermogensrechtelijke relatie met klaagster (hun huwelijkse voorwaarden en testamenten).  

2.8.      Naar aanleiding van die bespreking heeft de notaris bij brief van 1 februari 2016 een ontwerpakte van statutenwijziging van de STAK aan [X] gestuurd. In deze brief heeft de notaris onder meer het volgende vermeld:

“De wijze van benoeming van bestuurders is fundamenteel veranderd.
Niet langer wordt aan de certificaathouders (dus jouw nabestaanden) het recht gegeven om invloed uit te oefenen op de benoeming van bestuurders van [de STAK] en dus -indirect- op de bedrijfsvoering van [X] Holding B.V.

Je benoemt zelf het eerste bestuur voor de situatie na jouw overlijden. En je wijst ook zelf al een bestuur aan voor de situatie na het overlijden van [klaagster] (als langstlevende van jullie beiden). Zie daartoe artikel 18 op bladzijde 9 van de ontwerp-akte.

Dat bestuur van vier respectievelijk drie personen voorziet vervolgens zelf in zijn eventuele vacatures. Je nabestaanden hebben dus geen stem meer in dat kapittel.

Op jouw uitdrukkelijke verzoek heb ik mijzelf als mede-lid van het bestuur vermeld, en mijzelf de zwaarste stem gegeven, hoewel (…) [B] voorzitter van dat bestuur wordt.
taken van stemmen kan zich zodoende niet meer voordoen; en ‘almachtig’ wordt ik niet omdat voor majeure beslissingen unanimiteit van stemmen vereist is.”

2.9.      Bij brief van 4 maart 2016 heeft de notaris aan [X] een aangepaste versie gestuurd van de ontwerpakte voor de statutenwijziging van de STAK, alsmede een ontwerpakte van aanvullende huwelijkse voorwaarden en een ontwerpakte van het testament van [X]. In deze brief heeft de notaris de statutenwijziging op dezelfde wijze toegelicht als in het hiervoor geciteerde deel van zijn brief van 1 februari 2016.

2.10.     De notaris heeft bij brief van 16 maart 2016 aan [X] en klaagster een aangepaste ontwerpakte van de statutenwijziging van de STAK gestuurd, alsmede ontwerpakten voor aanvullende huwelijkse voorwaarden (waarbij wordt overeengekomen dat op de dag voorafgaand aan de ontbinding van hun huwelijk door overlijden een gemeenschap van goederen ontstaat) en ontwerpakten van beider testamenten.

2.11.     Op 26 maart 2016 heeft de notaris in aanwezigheid van [X] en klaagster bij hen thuis de akte aanvulling huwelijkse voorwaarden en de beide testamenten gepasseerd, alsmede de akte waarbij [X] in zijn hoedanigheid van enig bestuurder van de STAK de statuten van de STAK heeft gewijzigd. Daarin zijn – deels in afwijking van de eerdere statuten – onder meer volgende bepalingen opgenomen:

- artikel 4 lid 6:

“Tot bestuurder [kamer: van de STAK] kan niet worden benoemd:
- een andere certificaathouder dan [klaagster];
- een bestuurder van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan;
- een aandeelhouder van de vennootschap;
- een bloed- of aanverwant in de eerste tot en met vierde graad van, of een echtgenoot
  van een aandeelhouder of certificaathouder of van een bestuurder van de stichting of
  van een bestuurder van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan;
- een persoon in dienst van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan;
- een commissaris van de vennootschap of een groepsmaatschappij daarvan.”

 - artikel 4 lid 7:

“Het bestuur kan aan een of meer bestuurders een beloning toekennen. Alle bestuurders hebben recht
op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.”

- artikel 18:

“Het bestuur van de stichting bestaat thans uit één bestuurder, zijnde de comparant [X].
Zodra de comparant [X] defungeert in zijn hoedanigheid van bestuurder van de stichting en mits zijn voornoemde echtgenote alsdan nog in leven is en bereid is zitting te nemen in het bestuur van de stichting, bestaat het bestuur van de stichting uit vier bestuurders, zijnde:
1. als gewoon bestuurslid:
[naam klaagster]
2. als voorzitter:
de heer (…) [B]
3. als penningmeester:
de heer (…) [A]
4. als secretaris:
[naam notaris]
met dien verstande dat deze bestuurder in afwijking van het bepaalde in de eerste volzin van lid 5 van artikel 7 het recht zal hebben tot het uitbrengen van twee stemmen.

Zodra de comparant [X] defungeert in zijn hoedanigheid van bestuurder van de stichting en zijn voornoemde echtgenote niet meer in leven is of niet bereid is om zitting te nemen in het bestuur dan wel defungeert als bestuurder van de stichting, bestaat het bestuur van de stichting uit drie bestuurders, zijnde:
1. voornoemde heer (…) [B],
2. voornoemde heer (…) [A],
3. voornoemde heer [naam notaris]
in welk bestuur ieder bestuurslid één stem heeft.

Zowel het vierhoofdig als het driehoofdig bestuur zal -het zij ten overvloede vermeld- bevoegd zijn om naar goeddunken ad hoc advies in te winnen bij de accountant van de vennootschap en bij andere bedrijfskundigen.”

2.12.     [X] is op 1 december 2016 overleden. Op dat moment was klaagster uit hoofde van de huwelijkse voorwaarden houdster van de onverdeelde helft van de certificaten in de holding. De andere helft daarvan had [X] bij testament aan haar toegedeeld.  

2.13.     Ingevolge artikel 18 van de (gewijzigde) statuten van de STAK zijn klaagster, [B], [A] en de notaris (de laatste drie worden hierna samen ook aangeduid als: de overige bestuurders) vervolgens toegetreden tot het bestuur van de STAK. De notaris heeft deze nevenfunctie per 1 december 2016 geregistreerd bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.

2.14.     De dochter heeft de notaris, mede namens klaagster, bij e-mail van 27 december 2016 gevraagd of de leden van de STAK worden betaald voor hun werkzaamheden. In reactie op die vraag heeft de notaris de dochter bij e-mail van later die dag als volgt bericht:

“Ja, dat worden ze. Dat werkt als volgt:

Vanuit [X] Holding zal de sinds 1 december 2016 uitkeerbare winst worden uitgekeerd aan de STAK. De Stak keert vervolgens goeddeels die winst in de vorm van dividend uit aan de certificaathouders (in dit geval je moeder). Een gedeelte van de winst die vanuit [X] Holding naar de STAK wordt geschoven dient echter te worden gebruikt om de kosten van de stichting te betalen. De drie professionals (dus (…) [B], (…) [A] en ik) zullen hun werkzaamheden op uurbasis bij de STAK declareren (tenzij (…) [B] en (…) [A] daar andersoortige afspraken met je vader over hebben gemaakt, maar daar is mij niets van bekend).”

2.15.     In afwachting van een definitieve voorziening in het bestuur van de holding en de werkmaatschappijen na het overlijden van [X], hebben klaagster en de overige bestuurders van de STAK bij bestuursbesluit van 19 januari 2017 klaagster en [A] met ingang van die datum benoemd tot (interim-)bestuurders van de holding en de holding benoemd tot bestuurder van de werkmaatschappijen.

2.16.     De notaris heeft zijn werkzaamheden ten behoeve van de STAK en ten behoeve van klaagster en/of de onderneming gedeclareerd tegen een uurtarief van € 162,00 exclusief btw. Deze declaraties zijn, voorzien van urenstaten, telkens aan de holding gestuurd en het bestuur van de holding heeft deze declaraties goedgekeurd en uitbetaald.  

2.17.     In juni 2018 heeft de notaris een ontwerpakte opgesteld in verband met de verdeling van de ontbonden huwelijksgemeenschap van klaagster en [X] en van de nalatenschap van [X] (hierna ook: de akte van verdeling). De notaris heeft deze ontwerpakte bij e-mail van 23 juni 2018 verstuurd aan een medewerkster van de onderneming die onder meer als persoonlijk assistente van klaagster optrad, aan degene die de aangifte erfbelasting zou verzorgen en aan [B] en [A]. In die e-mail heeft de notaris onder meer vermeld:

“Het is niet de bedoeling dat [B] en [A] deze akte bestuderen, want deze aangelegenheid regardeert eigenlijk de STAK niet.”

2.18.     De notaris heeft de akte van verdeling op 14 november 2018 gepasseerd.  

2.19.     In verband met onenigheid tussen klaagster en de dochter enerzijds en de overige bestuurders anderzijds zijn de verhoudingen binnen het bestuur van de STAK verslechterd. In april 2019 heeft klaagster de overige bestuurders opgeroepen voor een bestuursvergadering in verband met haar verlangen om tot decertificering van de aandelen in de holding over te gaan. Die vergadering is gehouden op 19 april 2019 en daarbij hebben de overige bestuurders tegen het voorstel tot decertificering gestemd, zodat het is verworpen. Zij hebben hun standpunt ieder afzonderlijk toegelicht. In de notulen van die vergadering is vermeld dat de notaris onder meer heeft verklaard dat [X] heeft willen voorkomen dat de leiding van zijn bedrijf na zijn overlijden in handen van klaagster en/of de dochter terecht zou komen en dat [X] het gevaarlijk vond voor zijn bedrijf als klaagster en/of de dochter daarover zeggenschap zouden krijgen.

2.20.     De toenmalige advocaat van klaagster heeft de notaris – in verband met zijn handelwijze die mede de grondslag vormt voor deze tuchtklacht – bij brief van 1 mei 2019 verzocht en zo nodig gesommeerd om binnen vijf dagen af te treden als bestuurder van de STAK. In deze brief heeft die advocaat onder meer het volgende vermeld:

“Ter vergadering van het STAK-bestuur van 19 april 2019 hebt u, tegen de uitdrukkelijke wens van [klaagster] in om de aandelen te decertificeren, gesteld dat “[voornaam] [X]” iets anders gewild zou hebben.

Datgene wat u daarover in vergadering hebt gezegd blijkt uit geen enkele akte. Door in dat verband echter te zeggen wat “[voornaam][X]” gewild zou hebben hebt u gehandeld in strijd met uw geheimhoudingsverplichting zoals bedoeld in artikel 22 lid 1 van de Wet op het notarisambt.

Dat klemt nog temeer nu uw geheimhoudingsplichtige wetenschap in stelling brengt tegen het verlangen van [klaagster] in, terwijl [klaagster] op andere vlakken ook nog uw cliënte is, blijkens aan haar uitgebrachte nota’s. Dit is volstrekt ontoelaatbaar.“

De notaris heeft geen gevolg gegeven aan deze sommatie om af te treden als bestuurder van de STAK. 

2.21.     Daarna heeft klaagster (samengevat) in kort geding gevorderd de overige bestuurders te veroordelen om hun medewerking te verlenen aan decertificering van de aandelen van de holding. De voorzieningenrechter in de rechtbank Limburg heeft deze vordering afgewezen bij vonnis van 24 juli 2019.  

2.22.     Het bestuur van de STAK heeft vervolgens vergaderd op 26 juli 2019. Bij die vergadering is klaagster ontslagen als bestuurder van de holding.

2.23.     In september 2020 heeft een kantoorgenoot van de gemachtigde van klaagster de notaris gevraagd om toezending van zijn declaraties met urenstaten. De notaris heeft deze vervolgens verstrekt tot en met het tweede kwartaal van 2020. In reactie op vragen over die declaraties heeft de notaris de kantoorgenoot van de gemachtigde van klaagster bij e-mail van 21 september 2020 onder meer als volgt bericht:

“De hoofdmoot van de werkzaamheden betrof het STAK-werk, echter een deel betrof [klaagster] privé, en een tiental (U reeds eerder getoonde) van ondergeschikt belang zijnde posten de BV.

Op pragmatische gronden is ooit besloten dat ik al mijn kosten niet bij de STAK zou declareren doch bij [X] Holding. Strikt genomen zouden de STAK-bestuurders bij de STAK hebben moeten declareren, maar dat zou betekenen dat de STAK een aparte administratie/boekhouding erop na moet houden. Dat zou veel kostenverhogende vestzak-broekzak-transacties tot gevolg hebben gehad omdat de holding dan steeds de door de STAK benodigde middelen had moeten fourneren.

De declaratie van mijn werkzaamheden voor privé aangelegenheden van [klaagster] (voornamelijk de boedelscheiding) nam ik mee in mijn declaraties aan [X] Holding. Dat is zichtbaar gemaakt op een aantal van mijn declaraties; in de periode waarin zich dat privé werk voordeed is op de declaraties een verdeelsleutel voor zakelijk en privé aangebracht (ik meen 10% privé en 90% zakelijk). Een en ander is altijd met goedkeuring van [klaagster] geschied. En zeker totdat het kantoor van [X] Holding verhuisde - hebben [klaagster] en haar dochter toegang tot al mijn declaraties gehad. De dochter heeft mij immers wel eens ondervraagd over bepaalde posten op de urenstaat.

Nee, echt BV-werk of vastgoed-werk van de [X] Groep laat ik liever aan een andere notaris over.”

2.24.     Klaagster heeft de STAK en de overige bestuurders op 2 maart 2021 gedagvaard voor een (bodem)procedure bij de rechtbank Limburg, waarbij zij (samengevat) primair heeft gevorderd te bepalen dat het te wijzen vonnis van de rechtbank in de plaats zal treden van de onvoorwaardelijke en onherroepelijke instemming van de overige bestuurders met het (bijzondere bestuurs-)besluit tot decertificering van de door de STAK gehouden aandelen in de holding. De STAK en de overige bestuurders hebben verweer gevoerd tegen deze vordering. Deze procedure is nog niet afgerond.  

2.25.     De overige bestuurders hebben klaagster bij e-mail van 19 mei 2021 opgeroepen voor een bestuursvergadering van de STAK op 3 juni 2021. Op die datum is een besluit genomen tot bekrachtiging van (het besluit tot) de toekenning van een vergoeding als bedoeld in artikel 4 lid 7 van de statuten aan de notaris en [B] en [A] en tot goedkeuring van de betaling van hun declaraties voor de verrichte en nog te verrichten werkzaamheden door de holding ten laste van de STAK.

2.26.     Klaagster heeft daarna bij de rechtbank Limburg een verzoek ingediend tot (samengevat) ontslag van de overige bestuurders en tot hun schorsing voor de duur van die procedure en benoeming van interim-bestuurders. De rechtbank Limburg heeft deze verzoeken afgewezen bij beschikking van 25 januari 2022. 

3.          De klacht

3.1.      Samengevat verwijt klaagster de notaris dat hij tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld omdat hij zijn positie als bestuurder van de STAK en zijn ambt als notaris heeft misbruikt, waardoor hij het vertrouwen in het notariaat heeft geschonden. De klacht bestaat uit de volgende onderdelen:

1. de notaris heeft [X] niet naar behoren geïnformeerd over de gevolgen van de statutenwijziging van 26 maart 2016        omdat het juist de uitdrukkelijke wens van [X] was dat klaagster na zijn overlijden de controle zou krijgen over het        bedrijf;

2. de notaris heeft zichzelf begunstigd door op grond van een (nietige) akte die hij zelf heeft gepasseerd als bestuurder
    zitting te nemen in de STAK en zijn diensten als bestuurder en als notaris te blijven leveren aan het bedrijf en aan        klaagster en zijn honorarium voor deze diensten zonder een rechtsgeldig bestuursbesluit van de STAK ten laste te          brengen van de holding;

3. de notaris heeft door het bestuursbesluit van de STAK van 19 januari 2017 tot benoeming van [A] als bestuurder van
    de holding gehandeld in strijd met de statuten die hij zelf heeft opgesteld en hij had daarom zijn dienst moeten            weigeren;

4. de notaris heeft zich schuldig gemaakt aan een ontoelaatbare belangenverstrengeling door, terwijl hij bestuurder was
    van de STAK, in strijd met artikel 4 lid 6 van de statuten ook notariële akten te passeren en notariswerkzaamheden
    te verrichten ten behoeve van de werkmaatschappijen en/of de holding en zijn honorarium voor deze
    werkzaamheden aan de holding in rekening te brengen, terwijl hij zijn dienst had moeten weigeren;

5. de notaris heeft een groot aantal operationele werkzaamheden of bestuurderswerkzaamheden aan de holding in            rekening gebracht, die niets van doen hebben met de functie van bestuurder van de STAK, zonder dat daarvoor een      statutaire grondslag bestond in de zin van artikel 4 lid 7 van de statuten terwijl hij ook heeft geweigerd om een            administratie van de STAK te voeren als bedoeld in artikel 11 lid 2 van de statuten;

6. de notaris heeft zijn geheimhoudingsplicht geschonden door:
    - de ontwerpakte van verdeling bij e-mail van 23 juni 2018 ook aan [B] en [A] te sturen;
    - op de vergadering van de STAK van 19 april 2019 te verklaren over de beweegredenen van [X] om tot wijziging            van de statuten over te gaan.

3.2.      De notaris heeft gemotiveerd verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, zal dit hierna worden besproken.

4.          De beoordeling

Beoordeling van de ontvankelijkheid
 

4.1.      Voordat de kamer aan een inhoudelijke beoordeling van de klacht kan toekomen, moet eerst worden beoordeeld of de klacht ontvankelijk is. Op grond van artikel 99 lid 21 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) kan een klacht namelijk slechts worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot klacht gerechtigde kennis heeft genomen van het handelen of nalaten van een notaris dat tot tuchtrechtelijke maatregelen aanleiding kan geven. Als de klacht wordt ingediend na verloop van drie jaren na de dag waarop de klager kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van de notaris waarop de klacht betrekking heeft, wordt de klacht niet-ontvankelijk verklaard.

4.2.      Volgens vaste jurisprudentie van de hoogste notariële tuchtrechter begint deze wettelijke driejaarstermijn te lopen op de dag waarop een klager daadwerkelijk bekend is met het verweten handelen of nalaten van de notaris. Daarbij is niet vereist dat een klager dan ook bekend is met de juridische (of tuchtrechtelijke) beoordeling van dat handelen of nalaten. Anders gezegd: de driejaarstermijn begint niet pas te lopen op het moment dat een klager zich realiseert dat de notaris mogelijk een tuchtrechtelijk verwijt valt te maken.

4.3.      Uit de wetsgeschiedenis van artikel 99 lid 21 Wna blijkt dat de wetgever het stellen van een vervaltermijn voor het indienen van een tuchtklacht vanuit het oogpunt van rechtszekerheid nuttig en nodig heeft geacht omdat een notaris niet tot in lengte van jaren moet kunnen worden achtervolgd met onderzoeken naar zijn handelen (Eerste Kamer, vergaderjaar 2013-2014, 33 569, C, pag. 3). 

4.4.      De beslissing tot niet-ontvankelijkheid kan achterwege blijven als de gevolgen van het handelen of nalaten van de notaris redelijkerwijs pas na het verstrijken van de driejaarstermijn bekend zijn geworden. In dat geval verloopt de termijn voor het indienen van een klacht een jaar na de datum waarop de gevolgen redelijkerwijs als bekend geworden zijn aan te merken.

4.5.      De kamer zal de ontvankelijkheid van de diverse klachtonderdelen hierna afzonderlijk beoordelen, waarbij voorop wordt gesteld dat de klacht op 25 mei 2021 bij de kamer is ingediend. De notaris heeft in dat kader gesteld dat de klachtonderdelen 1 tot en met 5 niet-ontvankelijk zijn voor zover wordt geklaagd over feiten die voor 25 mei 2018 hebben plaatsgevonden.

Klachtonderdeel 1: informatieplicht

4.6.      Klaagster verwijt de notaris allereerst dat hij [X] niet naar behoren heeft geïnformeerd over de gevolgen van de statutenwijziging. De notaris heeft onweersproken gesteld dat hij het ontwerp van (onder meer) de akte van statutenwijziging bij brief van 16 maart 2016 ter beoordeling aan klaagster en [X] heeft gestuurd en dat klaagster en [X] op 26 maart 2016 persoonlijk aanwezig zijn geweest bij het passeren van deze akte van statutenwijziging en van de akte tot aanvulling van de huwelijkse voorwaarden en de wijziging van hun beider testamenten tijdens een urenlang bezoek van de notaris aan hen thuis. De kamer is daarom van oordeel dat klaagster op 26 maart 2016 kennis heeft genomen, dan wel redelijkerwijs kennis had kunnen nemen, van de gewijzigde statuten en van het handelen en nalaten dat zij de notaris in dit klachtonderdeel verwijt. Daarom is de kamer van oordeel dat de driejaarstermijn om zich daarover te beklagen op 26 maart 2016 is gaan lopen en dus op 26 maart 2019 is geëindigd.  

4.7.      Klaagster heeft echter gesteld dat geen sprake kan zijn van verjaring (kamer bedoeld zal zijn: verval) omdat het klachtwaardige gedrag van de notaris, althans de feitelijke gevolgen daarvan, nog altijd doorloopt/doorlopen. De kamer verwerpt dit standpunt dat ten onrechte voorbijgaat aan de genoemde wettelijke regeling van artikel 99 lid 21 Wna en het motief van de wetgever om een vervaltermijn op te nemen, terwijl het voor de aanvang van die vervaltermijn zoals vermeld niet is vereist dat een klager op dat moment ook bekend is met de juridische (of tuchtrechtelijke) beoordeling van dat handelen of nalaten. De kamer ziet geen aanleiding om daar in deze zaak anders over te oordelen. Dat het gedrag volgens klaagster doorloopt en dat zij zich pas op een later moment heeft gerealiseerd dat de notaris daarvan mogelijk een tuchtrechtelijk verwijt zou kunnen worden gemaakt, leidt er dan ook niet toe dat de klachttermijn pas vanaf dat latere moment is gaat lopen.

4.8.      Nu de klacht op 25 mei 2021 – dus na het verstrijken van de driejaarstermijn – is ingediend, zal de kamer dit klachtonderdeel niet-ontvankelijk verklaren. De onder 4.4. genoemde nadere vervaltermijn van een jaar kan niet tot een ander oordeel leiden. Vast staat immers dat klaagster kort nadat [X] op 1 december 2016 was overleden, samen met [B], [A] en de notaris in functie is getreden als bestuurder van de STAK. Vanaf dat moment was zij dus ook bekend met de gevolgen van de gewijzigde statuten en de handelwijze van de notaris. Uit het voorgaande volgt dat de kamer niet toekomt aan een inhoudelijke beoordeling van dit klachtonderdeel. 

Klachtonderdeel 2: begunstiging

4.9.      Klaagster verwijt de notaris dat hij zichzelf heeft begunstigd door op grond van de door hem zelf gepasseerde akte van statutenwijziging als bestuurder zitting te nemen in de STAK en zijn honorarium voor zijn diensten zonder een rechtsgeldig bestuursbesluit van de STAK ten laste van de holding te brengen. Zoals hiervoor is overwogen, is de kamer van oordeel dat klaagster vanaf 26 maart 2016 bekend was, althans redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, met de inhoud van de akte van statutenwijziging van diezelfde datum. Vast staat dat klaagster, [B], [A] en de notaris na het overlijden van [X] op 1 december 2016 overeenkomstig de inhoud van die akte zijn toegetreden tot het bestuur van de STAK. In het verslag van de vergadering van de STAK van 15 december 2016 staat vermeld dat deze ”eerste vergadering” van het (nieuwe) bestuur op die datum heeft plaatsgevonden en dat klaagster, [B], [A] en de notaris – onder vermelding van zijn hoedanigheid van secretaris van de STAK – daarbij aanwezig zijn geweest. Volgens het verslag zijn bij die vergadering onder meer de doelstelling van de STAK en het stemrecht van ieder bestuurslid aan de orde geweest, waarbij met zoveel woorden is vermeld dat klaagster, [B] en [A] ieder één stem hebben en dat aan de notaris twee stemmen toekomen. De kamer is daarom van oordeel dat de driejaarstermijn om zich erover te beklagen dat de notaris op basis van de door hem zelf gepasseerde akte van statutenwijziging zitting heeft genomen in het bestuur van de STAK in ieder geval is gaan lopen op 15 december 2016, zodat deze is geëindigd op 15 december 2019.

4.10.     Ten aanzien van de ontvankelijkheid van het verwijt over de wijze waarop de notaris zijn werkzaamheden ten behoeve van de STAK in rekening heeft gebracht, overweegt de kamer als volgt. Op basis van de hiervoor onder 2.14. genoemde mailwisseling van 27 december 2016 tussen de dochter – die daarbij naar eigen zeggen mede handelde namens klaagster – en de notaris gaat de kamer ervan uit dat klaagster er eind 2016 mee bekend is geworden dat de notaris zijn werkzaamheden ten behoeve van de STAK per uur in rekening zou brengen. Uit het dossier blijkt dat de notaris deze werkzaamheden vanaf 15 december 2016 op die manier telkens aan de holding in rekening heeft gebracht en de notaris heeft onweersproken gesteld dat zijn declaraties na goedkeuring door het bestuur van de holding ook telkens zijn betaald. Nu zijn eerste declaratie aan de holding dateert van 23 mei 2017 en vast staat dat klaagster op dat moment (ook) bestuurder was van de holding, is de kamer van oordeel dat de driejaarstermijn om zich te beklagen over de wijze van declareren redelijkerwijs in ieder geval op 23 mei 2017 of kort daarna is gaan lopen en dus ruimschoots voor 25 mei 2021 is geëindigd. De kamer ziet, onder verwijzing naar haar hiervoor onder 4.7. omschreven oordeel, geen aanleiding om ervan uit te gaan dat de driejaarstermijn op een later moment is gaan lopen.

4.11.     Nu de klacht op 25 mei 2021 – dus na het verstrijken van de genoemde vervaltermijnen – is ingediend, zal de kamer dit klachtonderdeel niet-ontvankelijk verklaren. De onder 4.4. genoemde nadere vervaltermijn van een jaar kan niet tot een ander oordeel leiden nu vast staat dat klaagster vanaf 15 december 2016 respectievelijk op of kort na 23 mei 2017 ook bekend was met de gevolgen van de handelwijze van de notaris waarover zij zich in dit klachtonderdeel beklaagt. De kamer komt dan ook niet toe aan een inhoudelijke beoordeling van dit klachtonderdeel.

Klachtonderdeel 3: statutair verboden benoeming

4.12.     Klaagster verwijt de notaris dat [A] onder “regie” van de notaris in strijd met de statuten van de STAK bij bestuursbesluit van 19 januari 2017 is benoemd tot bestuurder van de holding. Uit dit bestuursbesluit blijkt dat klaagster, [B], [A] en de notaris samen het besluit hebben genomen om klaagster en [A] met ingang van dat moment te benoemen tot bestuurders van de holding en de holding te benoemen tot bestuurder van de werkmaatschappijen. Vast staat dat klaagster dit besluit mede heeft genomen en mede heeft ondertekend. De driejaarstermijn om zich over dat besluit te beklagen, is dan ook op 19 januari 2017 gaan lopen en op 19 januari 2020 geëindigd. De kamer ziet, onder verwijzing naar haar hiervoor onder 4.7. omschreven uitgangspunten, geen aanleiding om ervan uit te gaan dat de driejaarstermijn op een later moment is gaan lopen.

4.13.     Nu de klacht op 25 mei 2021 – dus na het verstrijken van de genoemde vervaltermijn – is ingediend, zal de kamer dit klachtonderdeel eveneens niet-ontvankelijk verklaren. De onder 4.4. genoemde nadere vervaltermijn van een jaar kan niet tot een ander oordeel leiden. De gemachtigde van klaagster heeft bij de mondelinge behandeling weliswaar verklaard dat de gevolgen van het bestuursbesluit pas in 2019 aan klaagster bekend zijn geworden door haar ontslag als bestuurder van de holding, maar nu zij op 26 juli 2019 is ontslagen en de klacht op 25 mei 2021 is ingediend, is ook de nadere vervaltermijn van een jaar verstreken. De kamer komt dan ook niet toe aan een inhoudelijke beoordeling van dit klachtonderdeel.

Klachtonderdeel 4: belangenverstrengeling

4.14.     De gemachtigde van klaagster heeft bij de mondelinge behandeling verklaard dat dit klachtonderdeel – in ieder geval – ziet op de werkzaamheden van de notaris in verband met het opstellen van de “akte tot verdeling certificaten [X] Holding B.V.”. Daarbij heeft klaagster verwezen naar de declaratie van de notaris van 24 december 2018. In de bij die declaratie behorende urenstaat is vermeld dat de notaris op 14 november 2018 een akte heeft gepasseerd en de kamer gaat er, bij gebrek aan andersluidende informatie, van uit dat dit klachtonderdeel ziet op de akte van 14 november 2018.  Nu de klacht binnen drie jaren nadien is ingediend, is de kamer van oordeel dat dit klachtonderdeel ontvankelijk is en wordt het niet-ontvankelijkheidsverweer van de notaris verworpen. De kamer zal dit klachtonderdeel hierna onder 4.23. inhoudelijk beoordelen.

Klachtonderdeel 5: ontbreken grondslag beloning

4.15.     Klaagster verwijt de notaris dat hij een groot aantal operationele werkzaamheden of bestuurderswerkzaamheden aan de holding in rekening heeft gebracht, die niets van doen hebben met de functie van bestuurder van de STAK, zonder dat voor een “beloning” van die werkzaamheden een statutaire grondslag bestond in de zin van artikel 4 lid 7 van de statuten. Ter onderbouwing van haar stelling over de in rekening gebrachte operationele- of bestuurderswerkzaamheden heeft klaagster verwezen naar de omschrijving van de werkzaamheden van de notaris op zijn urenstaten die behoren bij zijn declaraties vanaf 6 maart 2018.

4.16.     Zoals hiervoor onder 4.10. is overwogen, is de kamer van oordeel dat klaagster er eind 2016 mee bekend is geworden dat de notaris zijn werkzaamheden ten behoeve van de STAK per uur in rekening zou brengen en dat de driejaarstermijn om zich erover te beklagen dat zonder statutaire grondslag een “beloning” aan de notaris is toegekend voor zijn werkzaamheden ten behoeve van de STAK medio juni 2020 is geëindigd. Vast staat dat klaagster (ook) in maart 2018, toen de notaris de werkzaamheden die volgens klaagster niets van doen hebben met de functie van bestuurder van de STAK aan de holding declareerde, bestuurder was van de holding. Daarom is de kamer van oordeel dat de driejaarstermijn om zich erover te beklagen dat de notaris vanaf zijn declaratie van 6 maart 2018 zonder statutaire grondslag (ook) werkzaamheden aan de holding in rekening heeft gebracht en dat hij een beloning heeft ontvangen voor de gestelde operationele- of bestuurderswerkzaamheden die niets met zijn functie van bestuurder van de STAK van doen hebben, redelijkerwijs in ieder geval in maart 2018 is gaan lopen. Deze vervaltermijn is dus in maart 2021 geëindigd. Dat klaagster er, zoals bij de mondelinge behandeling naar voren is gebracht, pas veel later achter kwam dat er geen grondslag bestond voor de betaling van een vergoeding aan de voormalig adviseurs van [X], leidt (zoals hiervoor is overwogen) niet tot een ander oordeel.

4.17.     Voor zover klaagster de notaris verwijt dat hij heeft geweigerd om een administratie van de STAK te voeren, is de kamer van oordeel dat de driejaarstermijn om zich daarover te beklagen in 2017 is gaan lopen. Klaagster had toen immers al geruime tijd zitting in het bestuur van de STAK. Vanaf 19 januari 2017 was zij een bestuurder van de holding. De eerste declaratie van de notaris aan de holding dateert van 23 mei 2017. Uit de specificatie van de declaratie blijkt dat deze voor een deel werkzaamheden vanaf 15 december 2016 voor de STAK betrof. Op grond van deze omstandigheden mag redelijkerwijs worden aangenomen dat klaagster uiterlijk op enig moment in 2017 bekend was, althans bekend had kunnen zijn, met de administratie van de STAK dan wel het ontbreken daarvan. Deze driejaarstermijn is dan ook in 2020 geëindigd.

4.18.     Nu de klacht op 25 mei 2021 – dus na het verstrijken van de genoemde vervaltermijnen – is ingediend, zal de kamer dit klachtonderdeel niet-ontvankelijk verklaren. De onder 4.4. genoemde nadere vervaltermijn van een jaar kan niet tot een ander oordeel leiden nu er geen aanleiding bestaat om aan te nemen dat klaagster pas na het verstrijken van de vervaltermijnen bekend is geworden met de gevolgen van de handelwijze waarover zij zich in dit klachtonderdeel beklaagt.

Klachtonderdeel 6: geheimhoudingsplicht

4.19.     Dit klachtonderdeel gaat over de e-mail van de notaris van 23 juni 2018 en zijn handelwijze bij de vergadering van 19 april 2019, zodat dit klachtonderdeel binnen de driejaarstermijn is ingediend. De kamer zal dit klachtonderdeel hierna onder 4.26. inhoudelijk beoordelen.

Inhoudelijke beoordeling

Reikwijdte van het tuchtrecht

4.20.     Op grond van artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

Andere hoedanigheid

4.21.     De klacht gaat mede over het handelen en nalaten van de notaris in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK. Volgens vaste rechtspraak van de hoogste notariële tuchtrechter kan een notaris ook tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn voor het handelen in een andere hoedanigheid dan notaris dat voldoende verband houdt met zijn hoedanigheid van notaris in relatie tot het daarbij passende gedragsniveau, zonder dat het handelen uitsluitend aan een notaris is voorbehouden. Anders gezegd, een notaris is ook voor zijn handelen of nalaten in een andere hoedanigheid dan notaris aan tuchtrechtspraak onderworpen als hij daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt schaadt of dat handelen of nalaten een notaris niet betaamt (vergelijk Gerechtshof Amsterdam 19 oktober 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:2918). 

4.22.     De functie van bestuurder van een STAK is niet uitsluitend voorbehouden aan een notaris, maar de kamer gaat ervan uit dat de hoedanigheid van notaris en zijn daarmee samenhangende expertise voor [X] van groot belang is geweest om vertrouwen in de notaris te stellen en bij de wijziging van de statuten aan hem als bestuurder van de STAK twee stemmen toe te kennen, terwijl hij aan de andere leden van het bestuur ieder één stem heeft toegekend. Vast staat dat de notaris, nadat hij zitting heeft genomen in het bestuur van de STAK, ook notariële werkzaamheden ten behoeve van klaagster is blijven verrichten. Zo heeft hij de akte gepasseerd tot verdeling van de ontbonden huwelijksgemeenschap en de nalatenschap van [X]. De certificaten van de holding maakten daar onder meer deel van uit. Het behoeft dan ook geen betoog dat de belangen van (de holding van) het familiebedrijf en de STAK en klaagster nauw met elkaar verweven zijn. Mede in verband met die verwevenheid is de kamer van oordeel dat de notaris in beginsel ook tuchtrechtelijk aan te spreken is op de werkzaamheden die hij in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK heeft verricht.

Opmerking verdient daarbij dat, naarmate het handelen als bestuurder minder verband houdt met de hoedanigheid van notaris, het wel van grotere ernst moet zijn om nog de conclusie te kunnen rechtvaardigen dat de notaris daardoor de eer en het aanzien van het notarisambt schaadt of dat zijn handelen een notaris niet betaamt (vergelijk Gerechtshof Amsterdam 28 april 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:1165). Met inachtneming van het vorenstaande zal de kamer de resterende klachtonderdelen hierna afzonderlijk beoordelen.

Klachtonderdeel 4

4.23.     Klaagster verwijt de notaris dat hij zich in strijd met artikel 4 lid 6 van de statuten schuldig heeft gemaakt aan ontoelaatbare belangenverstrengeling omdat hij, terwijl hij bestuurder was van de STAK, een notariële akte heeft gepasseerd ten behoeve van de holding en zijn werkzaamheden daarvoor bij de holding in rekening heeft gebracht. In dat kader heeft klaagster (onder punt 73 van haar klaagschrift) verwezen naar de declaratie van de notaris aan de holding van 24 december 2018, waarin staat vermeld dat deze betrekking heeft op “verdeling certificaten [X] Holding B.V. e.d.”. Klaagster heeft daaruit kennelijk geconcludeerd dat de notaris “een akte van verdeling ten behoeve van de Holding” heeft gepasseerd.  

4.24.     Het feit dat de certificaten van de holding na het overlijden van [X] voor de helft behoorden tot de ontbonden huwelijksgemeenschap met klaagster en voor de andere helft tot zijn nalatenschap, rechtvaardigt echter niet de conclusie dat de notaris notariële werkzaamheden ten behoeve van de holding heeft verricht door de akte tot verdeling van de ontbonden huwelijksgemeenschap en de nalatenschap te passeren. Niet de holding, maar klaagster was immers partij bij deze akte, zodat dit klachtonderdeel bij gebrek aan een feitelijke grondslag in zoverre ongegrond zal worden verklaard.

4.25.     Verder heeft klaagster gesteld dat de notaris nog diverse “notariswerkzaamheden” heeft uitgevoerd ten behoeve van de werkmaatschappijen en/of de holding. In haar klaagschrift heeft zij volstaan met een verwijzing naar de (hiervoor onder 2.23. geciteerde) e-mail van de notaris van 21 september 2020, waarin hij in reactie op vragen van de zijde van klaagster heeft vermeld dat “een tiental (U reeds eerder getoonde) van ondergeschikt belang zijnde posten de BV” betreft. Klaagster heeft de vragen die zij kennelijk aan de notaris heeft gesteld over zijn declaraties echter niet in het geding gebracht en zij heeft haar stelling evenmin op andere wijze concreet onderbouwd, terwijl dit wel op haar weg had gelegen. Daarom zal de kamer dit klachtonderdeel ook overigens ongegrond verklaren.   

Klachtonderdeel 6

4.26.     Klaagster verwijt de notaris dat hij zijn geheimhoudingsplicht heeft geschonden door de ontwerpakte tot verdeling bij e-mail van 23 juni 2018 ook aan [B] en [A] te sturen en door op de vergadering van de STAK van 19 april 2019 te verklaren over de beweegredenen van [X] om de statuten van de STAK te wijzigen.  

4.27.     Bij de beoordeling van dit klachtonderdeel stelt de kamer voorop dat een notaris, voor zover niet bij of krachtens de wet anders is bepaald, ingevolge artikel 22 lid 1 Wna verplicht is tot geheimhouding van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheid als zodanig kennis neemt. Deze geheimhoudingsplicht staat in dienst van de vertrouwensrelatie tussen de notaris en zijn cliënt en hangt samen met de bijzondere positie van de notaris in het rechtsbestel; bij diverse rechtshandelingen is de formele tussenkomst van de notaris voorgeschreven. Om een vrije toegang tot de rechtsbedeling te waarborgen, is het noodzakelijk dat iedereen zich vrij en zonder vrees voor openbaarmaking van het besprokene om advies en bijstand tot een notaris kan wenden. Dit uitgangspunt vormt de grondslag voor de geheimhoudingsplicht en het daarmee samenhangende verschoningsrecht en dat verschoningsrecht dient volgens de Hoge Raad een algemeen maatschappelijk belang. Dat zwaarwegende maatschappelijke belang komt onder meer tot uiting in de strafbaarstelling van de schending van het ambtsgeheim in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. De geheimhoudingsplicht kan alleen in uitzonderlijke omstandigheden door de geheimhouder of door de rechter worden doorbroken.

Toezending van ontwerpakte

4.28.     Vast staat dat de notaris de ontwerpakte van verdeling bij e-mail van 23 juni 2018 ook aan [B] en [A] heeft gestuurd en dat hij in die e-mail heeft meegedeeld dat het niet de bedoeling was dat [B] en [A] deze akte bestudeerden “want deze aangelegenheid regardeert eigenlijk de STAK niet”, aldus de notaris. Hij heeft gesteld dat de verschillende zakelijke en privébelangen bij familiebedrijven als deze vaak door elkaar lopen en dat, gelet op de verwevenheid tussen het familiebedrijf en klaagster en [X], [B] en [A] sinds jaar en dag ook op de hoogte waren van de persoonlijke (vermogensrechtelijke) situatie van klaagster en [X], zoals hun testamenten en huwelijksvermogensregime. Toen [X] als enig certificaathouder overleed, was het dan ook relevant voor de STAK op welke wijze de (daags voor het overlijden van [X] gecreëerde) huwelijksgemeenschap zou worden afgewikkeld, aldus de notaris, die onder meer heeft gesteld dat de ontwerpakte van verdeling geen zaken bevatte die [B] en [A] niet al lang wisten en dat klaagster ook wel begreep dat [B] en [A] op de hoogte waren, dan wel zouden moeten zijn, van de juridische gevolgen voor de onderneming van het overlijden van [X]. De notaris heeft gesteld dat de akte van verdeling in de gegeven omstandigheden dan ook geen informatie bevatte die hem als zodanig was  toevertrouwd en waarvan klaagster (en [X]) erop mocht(en) vertrouwen dat deze verborgen zou blijven voor een ander. Bij de mondelinge behandeling heeft de notaris verklaard dat de akte van verdeling en de gevolgen van het testament bijna twee jaar op de agenda van de STAK hadden gestaan en dat het van begin af aan de bedoeling was geweest om de voortgang van het proces met betrekking tot de verdeling te bewaken. Volgens de notaris heeft hij door toezending van de ontwerpakte aan [B] en [A] aan hen het signaal willen afgeven dat hij deze akte inmiddels had opgesteld, waarbij hij (enkel) omwille van kostenbesparing in zijn e-mail heeft vermeld dat het niet de bedoeling was dat zij de omvangrijke en zeer technisch juridische ontwerpakte zouden gaan bestuderen. Wel heeft de notaris verklaard dat het achteraf gezien beter was geweest als hij aan klaagster had gevraagd of zij ermee instemde dat hij de ontwerpakte ook aan [B] en [A] zou sturen, maar dat het echt een heel andere situatie was dan dat je als notaris plotseling een akte aan derden verstuurt.

4.29.     De kamer verwerpt het verweer van de notaris dat de ontwerpakte in de gegeven omstandig-
heden geen informatie bevatte die hem als zodanig was toevertrouwd en waarvan klaagster (en [X]) erop mocht(en) vertrouwen dat deze verborgen zou blijven voor anderen. De werkzaamheden ten behoeve van de ontwerpakte, die in opdracht van klaagster in privé is opgesteld en waarbij enkel klaagster partij is, zijn door hem immers verricht in zijn hoedanigheid van notaris en in die hoedanigheid is hij in beginsel verplicht tot geheimhouding van hetgeen klaagster (en eerder [X]) in het kader van de (beoogde) verdeling van hun gemeenschappelijke vermogen aan hem heeft/hebben toevertrouwd.

4.30.     Door samen met klaagster en [B] en [A] deel te gaan uitmaken van het bestuur van de STAK en tegelijkertijd notariële werkzaamheden te (blijven) verrichten ten behoeve van klaagster, is de notaris met “een dubbele pet op” gaan handelen. In die situatie had hij er, gelet op het zwaarwegende maatschappelijke belang van de notariële geheimhoudingsplicht, naar het oordeel van de kamer eens te meer op bedacht moeten zijn in welke hoedanigheid hij bepaalde werkzaamheden verrichtte. Dat de belangen van klaagster en de onderneming nauw met elkaar verweven zijn en dat het volgens de notaris inmiddels gebruikelijk was dat hij en [B] en [A] elkaar over en weer informeerden over de juridische en financiële situatie waarin klaagster verkeerde, maakt niet dat hij daardoor niet (meer) aan zijn ambtsgeheim zou zijn gebonden. Het feit dat de notaris zijn werkzaamheden in verband met de ontwerpakte voor 90 % in rekening heeft gebracht aan de holding – wat daar ook van zij – leidt evenmin tot een ander oordeel.

4.31.     Nu de notaris [B] en [A] door toezending van de ontwerpakte naar eigen zeggen alleen maar wilde laten weten dat deze inmiddels gereed was, had hij kunnen volstaan met een mededeling in die zin. Indien hij het bijvoegen van de ontwerpakte van toegevoegde waarde vond, had het op zijn weg gelegen om zich ervan te vergewissen dat klaagster ermee instemde dat de ontwerpakte ook aan [B] en [A] zou worden toegestuurd. De notaris heeft dat echter niet gedaan en daarom zal de kamer dit klachtonderdeel in zoverre gegrond verklaren.

Verklaring bij vergadering

4.32.     In de notulen van de vergadering van de STAK van 19 april 2019 is vermeld dat de notaris zijn besluit om niet in te stemmen met de door klaagster gewenste decertificering van de aandelen als volgt heeft toegelicht:

“     -      wijlen [voornaam] [X] heeft willen voorkomen dat na zijn overlijden de leiding van zijn bedrijf in handen van
             zijn weduwe en/of zijn dochter [voornaam dochter] terecht zou komen;
       -     hij vond zeggenschap (over het bedrijf) voor [voornaam klaagster] en/of zijn dochter [voornaam dochter]
             geváárlijk voor zijn bedrijf;
       -     hij heeft vele jaren geworsteld met die quaestie;
       -     hij heeft het gevaar willen afwenden middels de certificering;
        -    ook hij [notaris] maakt zich bij decertificering zorgen over de continuïteit van het bedrijf.”

4.33.     De notaris heeft de juistheid van deze weergave niet betwist, zodat de kamer ervan uitgaat dat hij zijn besluit om tegen het voorstel tot decertificering te stemmen in die zin heeft gemotiveerd. Klaagster heeft gesteld dat de verklaring van de notaris over de beweegredenen van [X] om de statuten te wijzigen uit geen enkele akte blijkt, zodat de notaris volgens haar ofwel in strijd met de waarheid heeft verklaard, ofwel in strijd met zijn geheimhoudingsplicht heeft gehandeld door te openbaren wat [X] “gewild zou hebben”.

4.34.     Voor zover de notaris de vraag heeft opgeworpen of klaagster zich eigenlijk wel kan beklagen over de gestelde schending van de geheimhoudingsplicht ten opzichte van [X] overweegt de kamer als volgt. Nu klaagster heeft gesteld dat de notaris door [X] aan hem toevertrouwde informatie tegen haar heeft gebruikt, is de kamer van oordeel dat zij bij dit klachtonderdeel een redelijk belang heeft in de zin van artikel 99 lid 1 Wna.

4.35.     De kamer is verder van oordeel dat de notaris, die de akten van 17 november 2012 en 26 maart 2016 heeft gepasseerd, in zijn hoedanigheid van notaris in beginsel verplicht is tot geheimhouding van hetgeen [X] in verband met de oprichting van de STAK en de wijziging van de statuten aan hem als zodanig heeft toevertrouwd. Deze geheimhoudingsverplichting is blijven bestaan na het overlijden van [X].

4.36.     Uit de inhoud van de beide genoemde akten blijkt dat [X] zijn aandelen in de holding wilde certificeren. Bij de stemming van het bestuur van de STAK over het voorstel van klaagster om tot decertificering over te gaan, had de notaris in verband met zijn geheimhoudingsplicht dan ook kunnen volstaan met een verwijzing naar de inhoud van de beide akten en de daaruit onmiskenbaar blijkende wens van [X] om de aandelen te certificeren. Hij heeft echter in het bijzijn van klaagster, [B] en [A] verklaard dat [X], na vele jaren met die kwestie geworsteld te hebben, wilde voorkomen dat de leiding van zijn bedrijf na zijn overlijden in handen van klaagster en/of de dochter terecht zou komen omdat hij dat “geváárlijk” vond voor zijn bedrijf en dat hij dat gevaar door middel van certificering heeft willen afwenden. De kamer is van oordeel dat de notaris zijn geheimhoudingsplicht daardoor heeft geschonden. Voor zover de notaris heeft gesteld dat klaagster hem er ongetwijfeld op zou hebben aangesproken als hij zich met het oog op zijn geheimhoudingsplicht volledig op de vlakte zou hebben gehouden, is de kamer van oordeel dat het op de weg van de notaris had gelegen om aan klaagster duidelijk te maken waarom zijn geheimhoudingsplicht hem niet toestond om haar en anderen te informeren over de motieven die [X] had om de aandelen te certificeren. Dat heeft hij echter niet gedaan en daarom zal de kamer dit klachtonderdeel ook overigens gegrond verklaren.

4.37.     Uit de stelling van de notaris dat het voor een deugdelijke besluitvorming binnen de STAK onontbeerlijk was dat ook de wens van [X] daarbij “in alle transparantie” een rol zou spelen, leidt de kamer af dat hij zich niet (voldoende) bewust is van de verwijtbaarheid van zijn handelen. Ook hier lijkt zich te wreken dat de notaris zich kennelijk onvoldoende heeft gerealiseerd dat hij “een dubbele pet op had” en dat hij tuchtrechtelijk verwijtbaar handelde door de informatie die [X] aan hem in zijn hoedanigheid van notaris had toevertrouwd vervolgens in zijn hoedanigheid van bestuurder van de STAK te openbaren. Dat hij dit mede heeft gedaan om zijn belang als bestuurder van de STAK te dienen, acht de kamer laakbaar.

4.38.     Voor zover de notaris heeft betoogd dat het voor zich spreekt dat een geheimhouder die ergens op wordt aangesproken (met mogelijke verwijten tot gevolg) zich in redelijkheid moet kunnen verweren en de geheimhoudingsplicht niet kan fungeren als “muilkorf”, overweegt de kamer dat het inderdaad zo is dat een cliënt die een klacht tegen een notaris indient, de notaris niet kan houden aan de jegens hem/haar bestaande geheimhoudingsplicht als de notaris verweer voert tegen die klacht. Het gaat dan echter om een andere situatie die niet is te vergelijken met de situatie waarin de notaris  verkeerde toen hij zijn besluit op de vergadering toelichtte, zodat dit betoog geen hout snijdt.

Maatregel

4.39.     Als een klacht(onderdeel) gegrond wordt verklaard, kan de kamer – afhankelijk van onder meer de aard en de ernst van de klacht – aan de notaris een tuchtmaatregel opleggen. Door schending van zijn geheimhoudingsplicht heeft de notaris een kernwaarde geschonden waarop de wettelijke en maatschappelijke vertrouwenspositie van het notariaat zijn gefundeerd. Daarbij neemt de kamer mede in aanmerking dat de notaris in twee verschillende hoedanigheden handelde en als bestuurder bij herhaling zijn notariële plicht tot geheimhouding heeft geschonden. Met zijn tuchtrechtelijk verwijtbare handelen heeft hij het vertrouwen geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. Met zijn mededeling in de bestuursvergadering van 19 april 2019, terwijl de spanningen tussen klaagster en de overige bestuurders opliepen, kan hij afbreuk hebben gedaan aan de positie van klaagster als bestuurslid. Ook moet de notaris zich ervan bewust zijn geweest dat de inhoud van zijn mededeling klaagster en haar dochter pijnlijk kon treffen. Dit alles rekent de kamer hem ernstig aan. Met inachtneming van het feit dat zowel eind 2013 als begin dit jaar de tuchtmaatregel van een waarschuwing aan de notaris is opgelegd, acht de kamer het passend en geboden in deze zaak de tuchtmaatregel van een berisping op te leggen.  

Proceskosten

4.40.     Omdat de klacht gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, moet de notaris op grond van het bepaalde bij artikel 99 lid 5 Wna het door klaagster betaalde griffierecht van € 50,00 aan haar vergoeden.

4.41.     De kamer ziet aanleiding om de notaris, gelet op het bepaalde bij artikel 103b lid 1 onder a Wna en de Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021, te veroordelen in de volgende kosten:
- de kosten die klaagster in verband met de behandeling van de klacht redelijkerwijs heeft moeten
  maken, forfaitair vastgesteld op een bedrag van € 50,00;
- de kosten van klaagster in verband met door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand,
  vastgesteld op een punt voor het indienen van de klacht en een punt voor het bijwonen van de
  mondelinge behandeling, waarbij de kamer de waarde per punt vaststelt op € 525,00 met een
  wegingsfactor 1, dus in totaal op een bedrag van € 1.050,00.
De notaris moet deze kosten en het genoemde griffierecht binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan klaagster vergoeden. Klaagster moet daarvoor tijdig een rekeningnummer doorgeven aan de notaris.

4.42.     Nu de klacht gedeeltelijk gegrond wordt verklaard en aan de notaris een maatregel wordt opgelegd, ziet de kamer – gelet op het bepaalde bij artikel 103b lid 1 onder b Wna en de genoemde Richtlijn – aanleiding om de notaris te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak door de kamer zijn gemaakt. Deze kosten zijn vastgesteld op een bedrag van € 2.000,00. Gelet op het gewicht van de zaak zal de kamer een wegingsfactor van 1 hanteren en acht de kamer het passend om de notaris te veroordelen om in verband met die kosten een bedrag van € 2.000,00 aan de kamer te vergoeden. De notaris moet deze kosten na het onherroepelijk worden van deze beslissing voldoen aan het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR), waarbij de in artikel 103b lid 3 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop de kosten moeten worden voldaan door het LDCR per brief aan de notaris zullen worden meegedeeld.

5.          De beslissing

De kamer:

5.1.      verklaart de klachtonderdelen 1, 2, 3 en 5 niet-ontvankelijk;

5.2.      verklaart klachtonderdeel 4 ongegrond;

5.3.      verklaart klachtonderdeel 6 gegrond;

5.4.      legt aan de notaris de tuchtmaatregel van een berisping op;

5.5.      veroordeelt de notaris tot betaling aan klaagster van een bedrag van:
            - € 50,00 in verband met het genoemde griffierecht,
            - € 50,00 in verband met de genoemde kosten van klaagster,
            - € 1.050,00 in verband met de genoemde kosten van rechtsbijstand van klaagster en bepaalt dat het
            totaalbedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.41. is omschreven;

5.6.      veroordeelt de notaris tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 2.000,00 in verband met de genoemde kosten van behandeling van de zaak en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.42. is omschreven.

Deze beslissing is gegeven door mr. C. Kool, plaatsvervangend voorzitter, mr. T. Zuidema,  plaatsvervangend rechterlijk lid, en mr. M.A. Rosenbrand-Biesheuvel, notarieel lid.

Uitgesproken in het openbaar op 25 april 2022 door mr. J.D. Streefkerk, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris. 

mr. E.J. van Vliet, secretaris                             mr. J.D. Streefkerk, plaatsvervangend voorzitter

Hoger beroep tegen deze beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van de aangetekende brief waarbij van deze beslissing kennis is gegeven - bij het gerechtshof in Amsterdam, postadres: Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.