ECLI:NL:TNORAMS:2021:22 Kamer voor het notariaat Amsterdam 683913/NT 20-18

ECLI:	ECLI:NL:TNORAMS:2021:22
Datum uitspraak:	02-09-2021
Datum publicatie:	01-11-2021
Zaaknummer(s):	683913/NT 20-18
Onderwerp:	Ondernemingsrecht, subonderwerp: Overig
Beslissingen:	Klacht gegrond met schorsing als notaris
Inhoudsindicatie:	Klacht van het BFT op grond van artikel 110 lid 1 Wna (integrale toezicht); onderzoek ondernemingsrechtelijke dossiers; diverse klachtonderdelen gegrond. De notaris is gedefungeerd per 1 december 2020. De kamer ziet (desondanks) aanleiding om de maatregel van schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van zes maanden op te leggen. Deze maatregel ziet de kamer als passend, bij wijze van signaal voor de beroepsgroep.

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT AMSTERDAM

Beslissing van 2 september 2021 in de klacht met nummer 683913 / NT 20-18 van:

Bureau Financieel Toezicht,

gevestigd te Utrecht,

gemachtigde: mr. R. Wisse,

hierna: het BFT,

tegen:

mr. [naam oud-notaris],                                                                                                                

oud-notaris te [plaats],

gemachtigde: mr. L.H. Rammeloo, advocaat te Amsterdam,

hierna te noemen: de oud-notaris.

1.         Verloop van de procedure

1.1.      Bij brief van 12 mei 2020 heeft het BFT een klaagschrift met bijlagen ingediend.

1.2.      Bij brief van 20 augustus 2020 heeft de oud-notaris een verweerschrift met bijlagen ingediend.

1.3.      Bij e-mail van 11 juni 2021 heeft de oud-notaris een aanvullende productie ingediend.

1.4.      De kamer heeft de zaak mondeling behandeld op de zitting van 24 juni 2021. Daarbij waren aanwezig, namens het BFT: mrs. R. Wisse, M.A. Drenth en J. Prins, en de oud-notaris bijgestaan door haar gemachtigde. Partijen hebben het woord gevoerd aan de hand van pleitnotities. Uitspraak is bepaald op heden.

2.         De feiten

2.1.      Ingevolge artikel 110 lid 1 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) heeft het BFT een onderzoek ingesteld naar het handelen van de oud-notaris. Het onderzoek betrof eveneens de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna Wwft).

2.2.      Aanleiding voor het onderzoek was een melding op grond van artikel 111c Wna van de Belastingdienst aan het BFT.

2.3.      Op 3 april 2018 heeft het BFT het kantoor van de oud-notaris bezocht. Op 3 mei 2018 heeft de Belastingdienst een nieuwe 111c Wna-melding gedaan aan het BFT.

2.4.      Op 3 mei 2018 heeft een auditor van de KNB het notariskantoor bezocht en naar aanleiding daarvan op 29 mei 2018 een rapport collegiale toetsing opgemaakt. Dit rapport vermeldt onder meer als conclusie:
“Men staat open voor feedback en men is bereid te leren. Het kantoor kan in het algemeen wat zorgvuldiger opereren. Op bepaalde punten kan een verbeterslag worden gemaakt. Het gebruik van actuele modellen, het voorkomen van juridische slordigheden, een striktere naleving van de Wwft, (…), scherpe aandacht voor cliënt acceptatie (…) kan de praktijk verder verbeteren en aanscherpen.”

2.5.      Het onderzoek van het BFT omvat 15 dossiers, uit de periode januari 2017 tot en met maart 2018, betreffende de oprichting van besloten vennootschappen en de overdracht van aandelen:
 

dossier 1

oprichting Emersione Trading BV

26 januari 2017

dossier 2

oprichting Agra Trade BV

10 mei 2017

dossier 3

oprichting Kezma Link BV

30 mei 2017

dossier 4

oprichting Blue Bell Impex BV

29 mei 2017

dossier 5

oprichting Honour Logistics &
Marine Services BV

21 juli 2017

dossier 6

oprichting Stichting Swarakshetra

1 februari 2018

dossier 7

levering aandelen Kaland Real Estate Development BV

19 januari 2018

dossier 8

oprichting Stichting [naam]

20 december 2017

dossier 9

oprichting Arzaaq H&A Vleeshandel BV

2 november 2017

dossier 10

levering aandelen Kafam Blokker Holding BV

19 januari 2018

dossier 11

oprichting Stichting Derdengelden
Incassofonds

23 januari 2018

dossier 12

oprichting Evereast Investment
Holding BV

16 januari 2018

dossier 13

oprichting Femooi BV

21 februari 2018

dossier 14

levering aandelen [X] Auto’s Amsterdam BV

9 februari 2018

dossier 15

levering aandelen ter Certificering Muro Holding BV

8 maart 2018

2.6.      Bij e-mail van 2 juli 2018 heeft het BFT naar aanleiding van de analyse van de betrokken dossiers de oud-notaris schriftelijke vragen gesteld, waarop zij bij brief van 10 september 2018 heeft gereageerd.

2.7.      Op 14 november 2018 heeft het BFT aanvullend onderzoek op het notariskantoor verricht.

2.8.      Op 10 december 2018 heeft het BFT het onderzoek afgerond.

2.9.      Op 22 augustus 2019 was de conceptrapportage gereed. 

2.10.    Bij brief van 31 oktober 2019 heeft de oud-notaris gereageerd op de conceptrapportage.

2.11.      De eindrapportage (hierna: de rapportage) dateert van 19 december 2019.

2.12.    De oud-notaris is per 1 december 2020 gedefungeerd (om gezondheidsredenen) en is sindsdien niet meer werkzaam in het notariaat.

3.         De klacht

3.1.      De klacht ziet op door het BFT geconstateerde normschendingen en onzorgvuldigheden, zoals die uit de rapportage naar voren komen. Het grote aantal onderzochte dossiers houdt enerzijds verband met de representativiteitseis, wegens het relatief grote aantal akten dat de oud-notaris in haar protocol in 2017 en 2018 passeerde, aldus het BFT. Met een uitgebreid onderzoek heeft het BFT anderzijds willen vaststellen of het handelen van de oud-notaris (slechts) enkele incidenten betrof, of dat - zoals is vastgesteld - sprake was van structureel onzorgvuldig handelen.

3.2.      Naar aanleiding van de bevindingen, zoals weergegeven in de rapportage (onder punt 7), heeft het BFT de klacht uitgesplitst in vier (hoofd-)klachtonderdelen: 1. schending van de rechtszekerheid;  2. schending van de poortwachtersverplichtingen, 3. schending van de Belehrungspflicht en 4. overige onzorgvuldigheden. Deze vier categorieën heeft het BFT uitgesplitst in 13

(sub-)klachtonderdelen.

3.3.      De kamer zal de afzonderlijke klachtonderdelen hierna in de beoordeling bespreken.

4.         Het verweer

4.1.      De oud-notaris wijst erop dat de akten die het BFT heeft onderzocht dateren van vóór het auditbezoek van de KNB en van vóór de sindsdien doorgevoerde verbeteringen op het notariskantoor. De oud-notaris ziet in dat in de onderzochte dossiers zich onvolkomenheden hebben voorgedaan en dat de dossiervorming beter had gekund. Naar aanleiding van dit inzicht heeft de oud-notaris met haar medewerkers verbeterslagen doorgevoerd op het kantoor. De (akten in de) dossiers zijn dus niet representatief voor de latere praktijkvoering. Daarbij komt dat de ondernemingsrechtelijke werkzaamheden - en ook de vastgoedzaken - bewust zijn afgebouwd en het notariskantoor gericht was op familierechtzaken, aldus de oud-notaris.

4.2.      De oud-notaris verzoekt de kamer om de onderzochte akten (verleden in de periode van 26 januari 2017 tot en met 8 maart 2018) in de tijd te plaatsen. De huidige Wwft - (inwerkingtreding 25 juli 2018) was nog niet van toepassing in de tijd dat de onderzochte akten werden verleden. Binnen de KNB was de notitie uit april 2016 “aanwijzingen cliëntenonderzoek WWFT’ beschikbaar. Pas vanaf 25 juli 2018 voorziet de Wwft in scherpere maatregelen voor cliëntenonderzoek en bestaat de verplichting om onderzoek te doen naar, bij voorbeeld, transactiepatronen die geen duidelijk economisch doel hebben.

4.3.      Ook verzoekt de oud-notaris de kamer om het tijdverloop tussen de start van het onderzoek (3 mei 2018) en de indiening van de klacht (12 mei 2020) mee te wegen in het oordeel over de klacht.

4.4.      Hoewel dit mogelijk buiten de scope van artikel 93 Wna valt, verzoekt de oud-notaris de kamer tot slot om de vraag te beantwoorden of het BFT – desgevraagd – de inhoud van de door de Belastingdienst afgegeven signalen dient te openbaren aan de notaris die het betreft. Omdat het onderzoek van het BFT is gestart naar aanleiding van het eerste signaal van de Belastingdienst, is het voor de notaris van belang te weten wat de Belastingdienst heeft opgemerkt. Het BFT heeft geweigerd daarin openheid van zaken te geven.

4.5.      De kamer zal het meer specifieke verweer van de oud-notaris tegen de afzonderlijke klachtonderdelen - voor zover van belang - hierna in de beoordeling bespreken.

5.         De beoordeling

5.1.      De kamer dient te onderzoeken of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging oplevert in de zin van artikel 93 lid 1 Wna. Notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen zijn aan tuchtrechtspraak onderworpen voor handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens de Wna gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij behoren te betrachten ten opzichte van degenen voor wie zij optreden en voor handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt.

De oud-notaris is gedefungeerd met ingang van 1 december 2020.

De notaris die niet meer als zodanig werkzaam is, blijft aan de tuchtrechtspraak onderworpen voor voornoemd handelen of nalaten gedurende de tijd dat hij/zij als zodanig werkzaam was (artikel 93 lid 2 Wna).

1. Schending van de rechtszekerheid

Klachtonderdeel A. Handelen in strijd met de rechtszekerheid ex artikel 17 Wna: ontbreken beschikkingsbevoegdheid (bevinding 7.1 rapportage)

5.2.      Het BFT verwijt de oud-notaris dat zij in dossier 10 niet heeft voldaan aan de wettelijke verplichtingen voor een rechtsgeldige overdracht van aandelen door het opnemen van een beschikkingsonbevoegde verkoper in zowel de originele akte (van 19 januari 2018) als de gerectificeerde akte (van 17 augustus 2018). De in deze akten als verkoper vermelde partij stond weliswaar vermeld als verkoper in de aangeleverde koopovereenkomst, maar was geen houder van de desbetreffende aandelen. Houder van de aandelen was haar dochtermaatschappij, wat ook uit het aandeelhoudersregister bleek.

5.3.      De oud-notaris heeft in haar reactie van 31 oktober 2019 op het conceptrapport van het BFT aangevoerd dat zij bij rectificatieakte van 17 augustus 2018 nader heeft uitgewerkt waar de (indirecte) bevoegdheid tot levering van de moedermaatschappij op was gebaseerd en heeft erkend dat zij dat beter reeds in de akte van 19 januari 2018 had kunnen doen. Deze reactie doet evenwel geen afbreuk aan het verwijt dat het BFT de oud-notaris terecht maakt. De kamer acht dit klachtonderdeel dan ook gegrond.

Klachtonderdeel B. Handelen in strijd met zorgvuldigheidsplicht: vervalste/vals opgemaakte volmacht (bevinding 7.2 rapportage) en

Klachtonderdeel C. Handelen in strijd met artikel 44 Wna: ontbreken volmachten (bevinding 7.3 rapportage)

5.4.      Het BFT verwijt de oud-notaris dat zij in dossier 14 op 9 februari 2018 een akte van levering aandelen heeft gepasseerd, terwijl een onderhandse volmacht ontbrak, althans dat deze volmacht bij het eerste bezoek van het BFT op 3 april 2018 niet aan de akte was gehecht. Bij het tweede bezoek was deze volmacht wel, met een nietje, aan de minuutakte gehecht. Blijkens de volmacht is deze ondertekend op
12 januari 2018. Als legitimatiebewijs is in de volmacht opgenomen een op
24 januari 2018 afgegeven rijbewijs. Op 12 januari 2018, de datum van de ondertekende volmacht, beschikte de volmachtgever niet over dat rijbewijs. Door ondanks de ontbrekende volmacht toch over te gaan tot het passeren van de akte en het later aanhechten van de vervalste/vals opgemaakte volmacht aan de akte, heeft de notaris in strijd met de zorgvuldigheidsplicht gehandeld, aldus het BFT.

5.5.      De oud-notaris geeft in haar reactie van 31 oktober 2019 op het conceptrapport van het BFT als verklaring dat op 12 januari 2018 het oude (toen nog geldige) rijbewijs is getoond, waarna meteen de volmacht is getekend, maar dat nog vóór de aandelenoverdracht een nieuw rijbewijs is afgegeven. Vervolgens is er een nieuwe volmacht opgesteld en getekend, met het nieuwe rijbewijsnummer, maar is kennelijk de datum van de volmacht niet aangepast, aldus de oud-notaris.

5.6.      Het verwijt dat de volmacht niet aangehecht was aan de akte acht de kamer gegrond, want in strijd met artikel 44 lid 1 Wna. Gelet op de door de oud-notaris gegeven toelichting treft het bijkomende verwijt dat sprake was van een vervalste of valselijk opgemaakte volmacht geen doel. Wel is de kamer van oordeel dat de bevinding van het BFT op dit punt een aanwijzing is voor een structurele onzorgvuldigheid in de praktijkvoering van het notariskantoor, welk handelen in strijd is met artikel 17 lid 1 Wna. Ook in drie andere dossiers waren immers niet alle benodigde volmachten aan de minuutakten gehecht. Klachtonderdeel B is dus (groten)deels gegrond.

5.7.      In het geval van dossier 10 was niet een volmacht met de juiste inhoud aanwezig, aldus het BFT.  De kamer is met het BFT van oordeel dat de notaris ten onrechte stelt dat zij voor wat betreft de volmacht voor de akte van rectificatie kon volstaan met de eerder voor de akte van oprichting afgegeven volmacht. Tenzij dat in de volmacht is opgenomen, is voor een nieuwe akte, zoals een akte van rectificatie, ook een nieuwe volmacht nodig. De kamer acht klachtonderdeel C daarom gegrond.

2.  Schending van de poortwachtersrol

5.8.      Bij de beoordeling van de klachtonderdelen die betrekking hebben op de vervulling van de poortwachtersrol door de oud-notaris stelt de kamer voorop dat de oud-notaris in de relevante periode bekend moet worden geacht met de in dat kader op haar rustende verplichtingen om te acteren op aanwezige indicatoren voor mogelijke fraude en witwassen. Anders dan de oud-notaris stelt was, ook ten tijde van de ‘oude’ regelgeving onder de Wwft, op grond van publicaties en andere uitingen van het BFT en de KNB voor het notariaat voldoende duidelijk dat onder bepaalde, in die uitingen geconcretiseerde, omstandigheden verscherpt cliëntenonderzoek diende plaats te vinden.
 

Klachtonderdeel D. Schending onderzoeksplicht 17 Wna en weigeringsplicht 21 Wna: koopsom (bevinding 7.4 rapportage)

5.9.      Het BFT verwijt de oud-notaris dat zij in dossier 7 niet heeft voldaan aan haar onderzoeksplicht ten aanzien van de hoogte van de koopsom van de aandelen, die zijn geleverd bij akte van 19 januari 2018 (1500 aandelen Kaland Real Estate Development BV, zijnde 30% van het geplaatst kapitaal, voor een koopsom van
€ 300). Dat had zij volgens het BFT wel moeten doen, onder meer omdat er volgens de in het dossier aangetroffen (niet officiële) balans sprake was van een negatieve winstreserve en een negatief eigen vermogen van € 22.263.

5.10.    De notaris heeft als verweer aangevoerd dat zij wel degelijk bij partijen heeft aangedrongen op jaarcijfers. Bij de voorbereiding van de akte was echter nog geen jaarrekening beschikbaar omdat de vennootschap een verlengd boekjaar had tot 31 december 2017. Vervolgens heeft zij een tussentijdse balans per 31 augustus 2017 ontvangen. Die laatste balans was destijds adequaat (als cijfers van – destijds – maximaal 13 maanden terug), aldus de notaris.

5.11.    Dit verweer treft doel. De kamer is van oordeel dat het verwijt van het BFT over dossier 7 in dit klachtonderdeel ongegrond is. De koopprijs roept zeker vragen op, maar uit de onder 2.6 aangehaalde brief van de oud-notaris van 10 september 2018 maakt de kamer op dat door de oud-notaris voldoende aanvullende vragen zijn gesteld om de waarde van de aandelen te bepalen.

5.12.    In dossier 14 ([X] Auto’s Amsterdam BV) heeft de oud-notaris volgens het BFT eveneens nagelaten voldoende onderzoek te doen naar de totstandkoming en de hoogte van de koopsom. In het dossier heeft het BFT geen balans van de vennootschap of een andere financiële onderbouwing van de koopsom aangetroffen; wel een balans en winst en verliesrekening van een andere vennootschap, namelijk [X] Auto’s Almere BV.

5.13.    De oud-notaris voert als verweer aan dat het dossier ook een ‘waardebepaling onderneming’ bevat van ‘[X] Amsterdam BV’, gedateerd 1 februari 2018 (de akte is van 9 februari 2018), hetgeen toen zou hebben volstaan in het licht van ‘de notariële usance’.

5.14.    Vast staat dat zich in het dossier geen waardebepaling van [X] Auto’s Amsterdam BV bevond. Nog afgezien van het feit dat de waardebepaling van
1 februari 2018 ziet op een vennootschap met een andere naam ([X] Amsterdam BV), betreft het een waardebepaling op grond van een jaarrekening uit 2015 ten behoeve van een akte in februari 2018. Dat volstaat hoe dan ook niet. Het verwijt van het BFT treft in dit dossier dus doel. De notaris had nader onderzoek dienen te verrichten voordat de akte werd gepasseerd of, indien dat onderzoek daartoe aanleiding gaf, haar diensten moeten weigeren. Dit deel van klachtonderdeel D acht de kamer dan ook gegrond.

Klachtonderdeel E. Schending onderzoeksplicht en weigeringsplicht: motief en reden (bevinding 7.5 rapportage)
 

5.15.    Het BFT verwijt de oud-notaris dat zij in een aantal dossiers waarin besloten vennootschappen werden opgericht slechts genoegen heeft genomen met de door een tussenpersoon (verwijzer) summier verstrekte gegevens, terwijl er redenen waren voor nader onderzoek naar het motief en de reden(en) van partijen. Onder meer de volgende signalen riepen op tot nader onderzoek: oprichters hebben niet de Nederlandse nationaliteit en zijn niet woonachtig in Nederland; de dossiers komen binnen via een tussenpersoon; er vindt geen schriftelijke correspondentie plaats met de oprichters en het adres van de vennootschappen is gelegen in een bedrijfsverzamelgebouw; sommige van deze vennootschappen zijn zelfs gevestigd op hetzelfde adres, terwijl in enkele gevallen de doelstellingen zijn gelegen in de groothandel, detailhandel, import en export, zodat kan worden getwijfeld of die activiteiten wel vanuit een bedrijfsverzamelgebouw kunnen worden uitgeoefend. In dossier 9 woont de oprichter van de BV op een adres waar de screeningsbalie “Bijzondere doelgroepen” is gevestigd, waar dak- en thuislozen zich kunnen melden voor hulp. De oud-notaris heeft niet gesignaleerd dat het om een briefadres ging, terwijl zij daarnaar nader onderzoek had moeten verrichten. Deze omstandigheden kunnen namelijk duiden op een katvanger.

Door niet voldoende onderzoek te doen, heeft de oud-notaris zichzelf in de positie gebracht dat zij geen goede afweging kon maken om te beoordelen of zij nog wel dienst kon verlenen, aldus het BFT.

5.16.    De oud-notaris stelt dat zij bij aanvang van de behandeling van de dossiers deels heeft vertrouwd op de informatie die de verwijzers hebben verstrekt over het motief/de reden voor de oprichting. Zij heeft echter tijdens de verdere voorbereiding van de akten wel onderzoek naar partijen gedaan, door prints te maken van websites, door het opvragen van visitekaartjes, folders en navraag bij de verwijzer. Ook zijn er aparte mappen ten aanzien van de verwijzers gemaakt, zo heeft de oud-notaris ter zitting bij monde van haar gemachtigde verklaard.

De oud-notaris erkent dat zij in enkele gevallen een deel van de correspondentie met de cliënten heeft overgelaten aan de verwijzers. Dat laat onverlet dat zij er steeds acht op heeft geslagen dat de cliënten geïnformeerd waren, dat zij zodoende voldeed aan haar Belehrungspflicht en dat door het kantoor van de oud-notaris wel alle noodzakelijke notariële controles waren uitgevoerd. Er was voor de oud-notaris daarom geen reden om aan te nemen dat er sprake was van fraude, aldus de oud-notaris.

5.17.    Met het BFT is de kamer van oordeel dat het hier gaat om de vervulling van de informatieplicht van de notaris, een kernwaarde in het notariaat, die niet aan verwijzers kan worden overgelaten. Ook onder de toenmalige regelgeving had de oud-notaris alert moeten zijn op de aanwezigheid van fraude-indicatoren. Uit de door het BFT aangedragen informatie blijkt dat zij op dit vlak nalatig is geweest. Een sprekend voorbeeld daarvan is (dossier 9) dat uit een uittreksel uit de basisregistratie bleek dat geen sprake was van een woonadres: als notaris dien je dan door te vragen. Dit klachtonderdeel is dus gegrond.

Klachtonderdeel F. Overtreding (verscherpt) cliëntenonderzoek (artikel 3 jo 8 Wwft) (bevinding 7.6 rapportage) en

Klachtonderdeel G. Overtreding meldingsplicht (artikel 16 Wwft) (bevinding 7.9 rapportage)

5.18.    In elf dossiers heeft de oud-notaris volgens het BFT niet voldaan aan haar verplichtingen op grond van artikelen 3 en 8 Wwft. Het BFT heeft onder meer geconstateerd dat in een drietal dossiers een gelegaliseerd legitimatiebewijs ontbreekt, dan wel dat niet conform de regels van Wwft is gelegaliseerd, terwijl dat wel op de kopie van het legitimatiebewijs is aangetekend. In een geval dat legalisatie plaatsvond door een Noorse notaris, had er ook een apostille moeten worden afgegeven. In een aantal dossiers had bovendien verscherpt cliëntenonderzoek plaats dienen te vinden, omdat de identificatie op afstand plaatsvond, dan wel omdat de aard van de transactie of de staat waar de cliënt woonachtig was op grond van artikel 8 lid 1 Wwft als hoger risico voor witwassen of financieren van terrorisme werd gezien. Het BFT heeft geconstateerd dat er sprake was van een kantoorprocedure, waarin niet voldoende invulling werd gegeven aan de notariële verplichtingen. Het BFT houdt de oud-notaris daarvoor verantwoordelijk.

5.19.    Het BFT heeft tevens geconstateerd dat de oud-notaris in 9 dossiers geen tijdige (onverwijlde) FIU (Financial Intelligence Unit)-meldingen van ongebruikelijke transacties heeft gedaan.

5.20.    De oud-notaris voert ten eerste als formeel verweer aan, met een beroep op twee (eerdere) uitspraken van deze kamer, dat schending van de plicht tot (verscherpt) cliëntenonderzoek als bedoeld in artikelen 3 en 8 Wwft en tot het (tijdig) melden in de zin van artikel 16 Wwft) niet onder de tuchtnorm van artikel 93 Wna valt, omdat - kort gezegd - met deze bepalingen andere belangen worden beschermd dan met artikel 93 Wna.

5.21.    De kamer gaat niet mee in dit formele verweer. Het naleven van de verplichtingen uit de Wwft hangt samen met het handelen (of nalaten) dat een behoorlijk notaris betaamt, zodat een notaris ook op grond van artikel 93 Wna kan worden aangesproken voor niet-naleving van die verplichtingen, hetgeen ook blijkt uit eerdere uitspraken van de notariskamer van het hof Amsterdam. Op het moment dat een notaris zijn diensten verleent, wordt zijn handelen mede ingevuld door de uit de Wwft voortvloeiende verplichtingen. Dit is inherent aan de poortwachtersrol die de wetgever aan de notaris heeft toebedeeld.

5.22.    De oud-notaris stelt verder dat het ten tijde van het passeren van de akten in de verschillende dossiers (van januari 2017 tot en maart 2018) niet duidelijk was tot hoever de verplichtingen op grond van de Wwft reikten; zij meent dat zij door het BFT is afgerekend op een norm die pas sinds 25 juli 2018 geldt.

5.23.    Ook in dat verweer volgt de kamer, onder verwijzing naar hetgeen hiervoor onder 5.8 is overwogen, de oud-notaris niet. Ten tijde van de behandeling van de dossiers waren er (onder meer) handleidingen en notities beschikbaar waarin de open norm van het (verscherpt) cliëntenonderzoek (door de KNB samen met het BFT) werd toegelicht. Bij het passeren op afstand kon ook toen een notaris niet volstaan met identificatie of een (mogelijke) legalisatie, maar waren aanvullende maatregelen vereist om de hogere risico’s op fraude of witwassen te beperken.

De kamer acht klachtonderdeel F dan ook gegrond.

5.24.    Vast staat verder dat de oud-notaris in de onderzochte dossiers niet onverwijld melding heeft gedaan van ongebruikelijke transacties. De kamer acht daarom ook klachtonderdeel G gegrond.

3. Schending van de Belehrungspflicht
 

Klachtonderdeel H. Schending Belehrungspflicht (bevinding 7.7 rapportage) en
Klachtonderdeel I.  Schending zorgvuldigheidsplicht; (ontlopen) tolk (bevinding 7.8 rapportage)

5.25.    BFT stelt dat in 10 dossiers de akte per volmacht wordt getekend en sprake is van tenminste één buitenlandse partij bij de akte. Deze partijen zijn niet alleen in de in de akten genoemde landen geboren (o.a. Iran, Egypte, Nigeria, Pakistan en Dubai), maar ook woonachtig in die landen. In die dossiers is sprake van een oprichting van een rechtspersoon middels een volmacht, waarbij tenminste één partij bij de akte de Nederlandse taal niet voldoende machtig is en deze partij niet rechtstreeks een Engelstalig concept van de akte ontvangt. In dossier 1 en 6 ontvangt de oprichter respectievelijk één van de oprichters een Nederlands concept van de akte, terwijl de correspondentie in het Engels plaatsvindt.

5.26.    In een zestal dossiers stuurt de oud-notaris alleen de tussenpersoon (en dus niet de oprichter(s)) een Nederlandstalig concept van de akte. In dossier 8 stuurt de oud-notaris een Nederlandstalig concept van de akte aan één van de oprichters. Aan de twee buitenlandse oprichters stuurt de oud-notaris geen concept van de akte. Uit de dossiers blijkt niet van vastgelegde en bewaarde correspondentie en aantekeningen waaruit blijkt dat is voldaan aan de Belehrungspflicht/informatieplicht naar de partij(en) bij de akte over de gevolgen van de rechtshandeling. Met uitzondering van dossiers 1 en 6 wordt het afschrift van de Nederlandstalige akte zonder toelichting gezonden aan de tussenpersoon.

5.27.    Het BFT verwijt - concluderend - de oud-notaris dat de partijen in deze tien dossiers geen (voor hen begrijpelijk) concept van de akte hebben ontvangen, zodat zij zich niet tijdig en volledig hebben kunnen informeren over de inhoud hiervan. De oud-notaris heeft zodoende niet voldoende zekerheid kunnen verkrijgen over de bedoeling van partijen en of zij de gevolgen van hun rechtshandeling voldoende hebben kunnen overzien. Uit het onderzoek van het BFT is naar voren gekomen dat de oud-notaris en de kandidaat-notarissen van het kantoor de geconstateerde werkwijze van belehren (in de Nederlandse taal, via de tussenpersoon) als ‘kantoorprocedure’ hanteren. Het BFT acht dit een onvoldoende invulling van de Belehrungspflicht en houdt de oud-notaris daarvoor verantwoordelijk.

5.28.    Van de door het BFT onderzochte dossiers zijn twee akten in persoon gepasseerd (dossiers 9 en 11), de anderen passeren bij volmacht. In de dossiers 1, 2, 3, 5 en 6 is sprake van een oprichting van een rechtspersoon waarbij vaststaat dat tenminste één partij bij de akte de Nederlandse taal niet voldoende machtig is én waarvan de (laatste) volmacht een dag voor het passeren van de akte of op dezelfde dag (dossier 5) op het notariskantoor is getekend. In dossier 3 is expliciet in de opdracht vermeld dat de uit Nigeria afkomstige en daar woonachtige oprichter, de heer [Y], geen Engels spreekt. De volmacht is echter opgesteld in de Engelse taal en voorts verwijst de notaris ook voor dit dossier naar de standaard kantoorwerkwijze voor de Engelse vertaling van de akte. In de gegeven omstandigheden had de oud-notaris volgens het BFT voor de heer [Y] een tolk moeten inschakelen en in afwachting van de uitkomst van een nader onderzoek of de heer [Y] inderdaad deze besloten vennootschap wenste op te richten en de gevolgen van de oprichting overzag, haar dienst moeten opschorten. Door dit na te laten handelde de oud-notaris in strijd met artikel 17 en 21 Wna. Ook ten aanzien van deze werkwijze heeft het BFT vastgesteld dat dit een ontoereikende vaste kantoorprocedure betreft, waarvoor de oud-notaris verantwoordelijk is, aldus het BFT.

5.29.    De oud-notaris voert als verweer aan dat de Belehrung op het notariskantoor plaatsvond aan de hand van een Engelstalig model van de Nederlandse akte. In afstemming met de verwijzer heeft de oud-notaris nagegaan in welke mate de cliënten al bekend waren met de inhoud en gevolgen van de - door hen zelf gewenste en aan de notaris opgedragen - rechtshandeling. De oud-notaris pleegde ook regelmatig een tolk in te schakelen; zij ontliep het inschakelen van een tolk dus niet. Geen van de comparanten heeft geklaagd over onvoldoende voorlichting, aldus de oud-notaris. Wel is de oud-notaris naar aanleiding van het BFT-onderzoek doordrongen van de noodzaak om bij niet-Nederlandse comparanten vertalingen van (concept-akten) te laten maken en besprekingen in aanwezigheid van een tolk te houden.

5.30.    De kamer acht deze twee klachtonderdelen gegrond. Het passeren van een Nederlandse akte aan de hand van een standaard Engelstalig model is geen standaardpraktijk en kan niet als toereikend worden beschouwd. Daarbij weegt mee dat de niet Nederlands sprekende cliënt de akte niet van tevoren heeft kunnen bestuderen. Wel is mogelijk dat bij het passeren van de akte gebruik wordt gemaakt van een tolk. Daarvan is in de door het BFT geschetste gevallen echter niet gebleken, hetgeen in strijd is met de verplichting op grond van artikel 42 lid 1 Wna. Zo had de oud-notaris bijvoorbeeld in dossier 3 een tolk moeten inschakelen. Verder had de notaris niet kunnen volstaan met het belehren van de verwijzers, in plaats van de cliënten zelf. Dat uit de handelwijze van de oud-notaris geen klachten zijn voortgevloeid, doet aan het klachtwaardige van haar handelwijze geen afbreuk.

4. Overige onzorgvuldigheid

Klachtonderdeel J. Schending zorgvuldigheidsplicht: rectificatieakten (bevinding 7.10 rapportage)
 

5.31.    Het BFT voert aan dat een bovengemiddeld aantal dossiers fouten bevat die moeten worden gerectificeerd. In 6 van de 15 dossiers is na het passeren van de akte de originele akte verbeterd. Door een dergelijk aantal akten niet zorgvuldig genoeg op te stellen of de in de akte opgenomen tekst onvoldoende te controleren met de in het dossier aanwezige informatie, heeft de oud-notaris niet gehandeld zoals een zorgvuldig notaris betaamt en niet voldaan aan artikel 17 Wna jo de toelichting bij artikel 3 Wna en artikel 6 Verordening beroeps-en gedragsregels 2011 (Vbg), aldus het BFT.

5.32.    Het verweer van de oud-notaris dat het juist van zorgvuldigheid getuigt om te erkennen aan cliënten dat er een onjuistheid in de akte staat gaat voorbij aan de kern van de klacht en doet aan de klachtwaardigheid van haar handelen geen afbreuk. Het feit dat een bovengemiddeld aantal dossiers moet worden gerectificeerd, duidt naar het oordeel van de kamer op structurele onzorgvuldigheid. Daarbij komt dat de akten pas zijn gerectificeerd nadat het BFT de oud-notaris daarop attent had gemaakt. Dit betekent dat dit klachtonderdeel gegrond wordt geacht.

Klachtonderdeel K. Schending zorgvuldigheidsplicht: proces-verbaal van verbetering (artikel 45 lid 2 Wna) (bevinding 7.11 rapportage)

5.33.    Het BFT heeft geconstateerd dat in twee dossiers een proces-verbaal van verbetering is gepasseerd, waarvan geen aantekening is gemaakt op de oorspronkelijke akte, zoals dat in artikel 45 lid 2 Wna is voorgeschreven. 

5.34.    De oud-notaris heeft deze fout erkend. Anders dan de oud-notaris echter meent, is naar het oordeel van de kamer ‘de kous niet af’ met het alsnog hechten van het proces-verbaal aan de oorspronkelijke akte. Dit klachtonderdeel is ook gegrond.

Klachtonderdeel L. Schending zorgvuldigheidsplicht: rechtszekerheid en inschrijving KvK (bevinding 7.12 rapportage)

5.35.    In dossier 15 heeft de notaris na het passeren van de akte van levering van aandelen ter certificering op 8 maart 2018 de bestuurder van de betreffende vennootschap uitgeschreven en een nieuwe bestuurder ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, zonder dat hiervoor op dat moment een geldig besluit aan ten grondslag lag. Daarmee heeft de notaris onzorgvuldig en in strijd met artikel 17 Wna gehandeld, aldus het BFT.
 

5.36.    De oud-notaris voert als verweer aan dat er wel degelijk een besluit ten grondslag lag aan de bestuursbenoeming, omdat de Stichting Administratiekantoor Muro buiten vergadering het besluit heeft genomen zichzelf te benoemen tot nieuwe bestuurder van Muro Holding BV, wat blijkt uit de rectificatieakte van 29 augustus 2018.
 

5.37.    De kamer is van oordeel dat dit verweer niet opgaat. Uit de voorhanden zijnde stukken kan niet worden opgemaakt dat er een bestuursbesluit was, op grond waarvan de oud-notaris kon vaststellen dat er een bestuurswisseling mocht plaatsvinden. Ook dit klachtonderdeel is gegrond.

Klachtonderdeel M. Schending zorgvuldigheidsplicht: communicatie en voortvarendheid (bevinding 7.13 rapportage)

5.38.    Het BFT verwijt de oud-notaris dat haar medewerkers in dossier 7 niet voortvarend hebben gehandeld. Op 1 december 2017 laat de tussenpersoon weten dat de akte akkoord is en verzoekt zij het notariskantoor de akte te passeren. Nog tweemaal informeert zij naar de status van het dossier, waarop de medewerkster van de oud-notaris pas op 18 december 2017 reageert dat zij nog aanvullende gegevens verwacht. Deze aanvullende gegevens worden op 29 december 2017 aangeleverd en wederom wordt verzocht de akte te passeren. Nogmaals wordt hier door het kantoor van de oud-notaris niet op gereageerd. Pas na twee herhaalde verzoeken op 3 en 4 januari 2018 reageert de medewerkster van de oud-notaris dat er nog meer stukken nodig zijn. Uiteindelijk wordt de akte na nog een rappel van de tussenpersoon op
19 januari 2018 gepasseerd.

5.39.    De oud-notaris erkent dat sprake is geweest van tijdsverloop in dossier 7, maar wijst erop dat de eindejaarsdrukte een plausibele verklaring hiervoor vormt.
 

5.40.    De kamer volgt dit verweer. Weliswaar heeft de reactie van de medewerkers van de oud-notaris langer geduurd dan wenselijk, maar de kamer acht het in dit geval, gelet op de eindejaarsdrukte op een notariskantoor, niet klachtwaardig.
Dit klachtonderdeel is ongegrond.

Maatregel

5.41.    De kamer komt gelet op het voorgaande tot een gegrondverklaring van de klachtonderdelen A en C en E tot en met L. Klachtonderdelen B en D zijn grotendeels gegrond en voor een deel ongegrond. Klachtonderdeel M is naar het oordeel van de kamer ongegrond. De kamer merkt op dat het zwaartepunt van de klacht is gelegen in de normschendingen die zien op de Belehrung en de poortwachtersrol van (het kantoor van) de oud-notaris. Uit hetgeen in de desbetreffende klachtonderdelen door het BFT is aangevoerd en klachtwaardig is bevonden, blijkt dat sprake is van ernstige normschendingen. Ook blijkt van een structurele onzorgvuldigheid in het behandelen van de dossiers. De verplichting van een notaris om de belangen van partijen bij de rechtshandeling(en) met (onder meer) de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behartigen (artikel 17 Wna), behoort tot de kernwaarden voor het notariaat.

5.42.    Ter zitting heeft de oud-notaris (bij monde van haar gemachtigde) toegegeven dat zij in het verweerschrift te stellig is geweest in haar verweer ten aanzien van alle klachtonderdelen, dat telkens tot conclusie had dat het klachtonderdeel ongegrond moest worden verklaard. De oud-notaris realiseert zich dat zij indertijd in de periode 2017 tot maart 2018 in de desbetreffende dossiers wellicht nog meer had kunnen doorvragen, onderzoeken, controleren en vooral ook vastleggen. De oud-notaris heeft de kamer verzocht om gelet op haar persoonlijke omstandigheden het opleggen van een boete achterwege te laten. Gezien haar huidige draagkracht na haar defungeren en het afwikkelen van haar kantoor zou een boete een onevenredig grote ‘straf’ betekenen, aldus de oud-notaris.

5.43.    De kamer oordeelt als volgt. De geschetste ernstige normschendingen in onderling verband en samenhang bezien geven zonder meer aanleiding tot het opleggen van een zware maatregel. Met de hoogte van een maatregel wordt onder meer tot uitdrukking gebracht in welke mate met de overtreding van de norm het vertrouwen in het notariaat is geschaad. De Wna biedt de tuchtrechter slechts een beperkt aantal maatregelen. Schorsing in de uitoefening van het notarisambt voor de duur van zes maanden is de op één na zwaarste maatregel die een notaris kan worden opgelegd. Die maatregel acht de kamer in dit geval, ondanks het feit dat het op dit moment - gelet op het gedefungeerd zijn van de oud-notaris - geen feitelijke betekenis heeft, passend, bij wijze van signaal voor de beroepsgroep. In haar oordeel heeft de kamer in positieve zin voor de oud-notaris meegewogen dat zij haar ondernemingsrechtelijke praktijk - en overigens ook vastgoedzaken - naar aanleiding van het onderzoek door het BFT, grotendeels heeft afgebouwd en zich nagenoeg geheel heeft gericht op haar familierechtpraktijk. Ook weegt mee dat de oud-notaris naar aanleiding van het bezoek van de auditor van de KNB tijdens het onderzoek van het BFT al veel verbeteringen in haar praktijk heeft doorgevoerd. In de persoonlijke omstandigheden van de oud-notaris, die zich om medische redenen genoodzaakt heeft gezien haar werkzaamheden binnen het notariaat neer te leggen en daarvoor behoorlijke (financiële) offers heeft moeten maken, ziet de kamer reden om geen boete op te leggen.

Kostenveroordeling

5.44.    Op grond van artikel 103b lid 1 sub b Wna kan, indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, de notaris worden veroordeeld in de kosten voor de behandeling van de zaak door de kamer. Het uitgangspunt van de wetgever is om in dat geval een kostenveroordeling uit te spreken, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn om ervan af te wijken.

De oud-notaris heeft de kamer verzocht de kostenveroordeling achterwege te laten, althans te beperken, gelet op haar persoonlijke en financiële omstandigheden.

5.45.    Voor de onderhavige klacht (ingediend in 2020) geldt de tijdelijke richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat (Stcrt. 26 juni 2019  nr. 35649), waarin de kamers hun uitgangspunten voor de kostenveroordeling hebben vastgelegd.

De kamer ziet in de persoonlijke omstandigheden van de oud-notaris reden om de kostenveroordeling te beperken tot € 2.000.

5.46.    De oud-notaris dient de kosten van de behandeling van de klacht door de kamer na het onherroepelijk worden van deze beslissing te voldoen aan het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR), waarbij de in de artikelen 103b lid 3 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop de kosten moeten worden voldaan door het LDCR per brief aan de notaris zullen worden meegedeeld.

Ten overvloede: artikel 111 Wna

5.47.    De kamer ziet voor zichzelf geen rol weggelegd om te oordelen over de vraag van de oud-notaris of het BFT de inhoud van de signalen die zij in het kader van artikel 111c Wna van de Belastingdienst ontvangen, moet openbaren aan de notaris die het betreft, in dit geval de oud-notaris. Dit valt immers buiten de strekking van artikel 93 Wna, waarin is bepaald dat de tuchtrechtspraak het oordelen over het handelen dan wel nalaten van notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen betreft.

6.         Beslissing

De kamer voor het notariaat:

verklaart klachtonderdelen A en C en E tot en met L gegrond;

verklaart klachtonderdelen B en D deels gegrond, deels ongegrond;

verklaart klachtonderdeel M ongegrond;

legt de oud-notaris de maatregel van schorsing in de uitoefening van het ambt op voor de duur van zes maanden;

veroordeelt de oud-notaris tot betaling van de kosten in verband met de behandeling van de zaak, vastgesteld op een bedrag van € 2.000, op de wijze en binnen de termijn als hiervoor in punt 5.46 bepaald.

Deze beslissing is gegeven door mrs. S.P. Pompe, voorzitter, J.J. Dijk, C.E. Jonker, E.W. Oosterbaan en A.J.H.M. Janssen, leden, en uitgesproken in het openbaar op 2 september 2021, in aanwezigheid van de secretaris.

Tegen deze beslissing van de kamer voor het notariaat kunnen partijen binnen dertig dagen na de datum van verzending van deze beslissing hoger beroep instellen bij het gerechtshof Amsterdam (postbus 1312, 1000 BH Amsterdam).