Print
Download PDFECLI:NL:TNORSHE:2020:29 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2019/45
| ECLI: | ECLI:NL:TNORSHE:2020:29 |
|---|---|
| Datum uitspraak: | 07-12-2020 |
| Datum publicatie: | 17-12-2020 |
| Zaaknummer(s): | SHE/2019/45 |
| Onderwerp: |
|
| Beslissingen: | Klacht gegrond met waarschuwing |
| Inhoudsindicatie: | Het BFT verwijt de notaris kort gezegd: onzorgvuldig handelen in strijd met artikel 17 Wna, artikel 43 Wna en overige bepalingen; II. handelen in strijd met het provisieverbod ex artikel 9 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 (Vbg 2011) en artikel 19 Vbg 2011; III. passeren zonder ontheffing ex artikel 29 lid 4 Wna. Klachtonderdeel I wordt ongegrond verklaard, omdat de zes subonderdelen van dit klachtonderdeel allemaal betrekking hebben op door de kandidaat-notaris in zijn hoedanigheid van waarnemer gepasseerde akten in ófwel het protocol van de notaris ófwel het protocol van de oud-notaris. Ten aanzien van de notaris is de kamer van oordeel dat haar in deze gevallen geen tuchtrechtelijke verwijten kunnen worden gemaakt. Een waarnemend kandidaat‑notaris handelt in beginsel namelijk niet onder de verantwoordelijkheid van de waargenomen notaris of een andere notaris. Daar komt bij dat gesteld noch gebleken is dat de notaris bemoeienis heeft gehad met het opstellen en passeren van de betreffende akten in haar eigen protocol dan wel het protocol van de oud-notaris. Klachtonderdeel II wordt gegrond verklaard. De kamer is van oordeel dat de notaris in strijd heeft gehandeld met het provisieverbod van artikel 9 Vbg 2011 en dat zij niet heeft gezorgd voor een juiste presentatie van het notariskantoor. Klachtonderdeel III wordt ongegrond verklaard. De notaris mocht vertrouwen op de beslissing van de voorzitter van de kamer Den Haag van 30 december 2016. Bij deze beslissing heeft de voorzitter, in afwachting van de verlening van de ontheffing door de kamer - ambtshalve en met spoed - een ordemaatregel getroffen, omdat vanaf 1 januari 2017 in de waarneming van het protocol van de oud-notaris moest worden voorzien. In die beslissing worden geen beperkingen (zoals het niet mogen passeren van akten) opgelegd aan de tot waarnemer benoemde notaris. Tegen deze achtergrond heeft het BFT onvoldoende onderbouwd dat de notaris in de periode van 1 tot en met 17 januari 2017 onzorgvuldig heeft gehandeld door akten te passeren in het protocol van de oud-notaris. De kamer heeft aan de notaris de maatregel van waarschuwing opgelegd |
Klachtnummer : SHE/2019/45
Datum uitspraak : 7 december 2020
KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’S-HERTOGENBOSCH
De kamer voor het notariaat neemt de volgende beslissing naar aanleiding van de klacht van
Bureau Financieel Toezicht (hierna: het BFT),
gevestigd te Utrecht,
gemachtigden: mr. R. Wisse en mr. D.S. Kolkman,
tegen
[de notaris] (hierna: de notaris),
gevestigd te [vestigingsplaats],
gemachtigde: mr. G. van Atten, advocaat in Heemstede.
1. De procedure
1.1. Bij brief van 13 september 2018 heeft het BFT een klacht geformuleerd tegen de notaris. Deze brief (met bijlagen) is op 18 september 2018 binnengekomen bij de kamer voor het notariaat in het ressort Den Haag (hierna: de kamer Den Haag).
1.2. Bij brief van 5 september 2018 heeft het BFT een klacht geformuleerd tegen [de kandidaat-notaris] (hierna: de kandidaat-notaris), werkzaam in [plaatsnaam]. Die brief (met bijlagen) is op 6 september 2018 binnengekomen bij de kamer Den Haag.
1.3. De gemachtigde van de notaris heeft namens de notaris op de klacht geantwoord.
1.4. Bij beslissing van de president van het gerechtshof Amsterdam van 4 juli 2019 zijn de klachten van het BFT tegen de notaris en de kandidaat-notaris doorverwezen naar de kamer voor het notariaat in het ressort ’s-Hertogenbosch (hierna: de kamer of de kamer ’s-Hertogenbosch).
1.5. Bij e-mailbericht van 18 september 2020 aan de kamer (en cc aan het BFT) heeft de gemachtigde van de notaris nadere stukken ingediend.
1.6. De mondelinge behandeling van de klachten tegen de notaris en de kandidaat-notaris heeft, mede in verband met de door het kabinet in het kader van het coronavirus getroffen maatregelen, later plaatsgevonden dan aanvankelijk de bedoeling was.
1.7. Gelet op de onderlinge samenhang heeft de kamer de klacht tegen de notaris gezamenlijk behandeld met de klacht tegen de kandidaat-notaris (geregistreerd onder klachtnummer SHE/2019/44) tijdens de openbare zitting van de kamer van 21 september 2020, waarbij de gemachtigden van het BFT, de notaris, de kandidaat-notaris en de gemachtigde van de (kandidaat-)notaris zijn verschenen. Partijen hebben hun visie op de klacht over en weer toegelicht, mede aan de hand van pleitnotities die zij aan de kamer hebben overhandigd.
1.8. Vandaag wordt zowel in de zaak tegen de notaris als (bij afzonderlijke beslissing) in de zaak tegen de kandidaat-notaris uitspraak gedaan.
2. De feiten
2.1. De kandidaat-notaris was werkzaam op het kantoor van [de oud-notaris] (hierna: de oud-notaris). De oud-notaris oefende de notariële praktijk uit onder de naam [naam notariskantoor] (hierna: het notariskantoor).
2.2. Per [datum] 2013 is het protocol van de oud-notaris vacant gekomen. De kandidaat-notaris heeft tegen betaling alle aandelen verworven in de rechtspersoon die het notariskantoor voerde. Hij heeft vanaf [datum] 2013 tot 13 februari 2017 het protocol van de oud-notaris waargenomen met uitzondering van:
- de periode van 1 december 2014 tot 21 februari 2015; en
- de periode van 1 januari 2017 tot 13 februari 2017.
Gedurende deze laatste periode heeft de notaris het protocol van de oud-notaris waargenomen.
2.3. Sinds [datum] 2015 worden de notariële praktijken van de kandidaat-notaris en de notaris in een gezamenlijke praktijk uitgeoefend onder de naam [naam notariskantoor].
2.4. Het BFT heeft ingevolge artikel 110 lid 1 Wet op het notarisambt (Wna) op 6 maart 2017 een onderzoek ingesteld bij de kandidaat-notaris en de notaris. Aanleiding voor dit onderzoek waren signalen die het BFT had ontvangen van de Belastingdienst (artikel 111c Wna-melding op 5 september 2016) en het Openbaar Ministerie/AMLC op 28 januari 2016, onduidelijkheid ten aanzien van de ontheffing ex artikel 29 lid 4 Wna met betrekking tot de waarneming door de notaris van het vacante protocol van de oud-notaris, alsmede de constructie [V].
2.5. Het BFT heeft op 27 maart 2018 rapport uitgebracht.
3. De klacht
3.1. Het BFT verwijt de notaris kort gezegd:
I. onzorgvuldig handelen in strijd met artikel 17 Wna, artikel 43 Wna en overige bepalingen;
II. handelen in strijd met het provisieverbod ex artikel 9 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 (Vbg 2011) en artikel 19 Vbg 2011;
III. passeren zonder ontheffing ex artikel 29 lid 4 Wna.
3.2. De notaris heeft verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, zal dit hierna worden besproken.
4.
De beoordeling
4.1. Op grond van artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.
Klachtonderdeel I (onzorgvuldig handelen in strijd met artikel 17 Wna, artikel 43 Wna en overige bepalingen)
4.2. Klachtonderdeel I bestaat uit zes subonderdelen. Deze zes subonderdelen zien op het handelen van de kandidaat-notaris, waarvoor het BFT de notaris mede verantwoordelijk houdt. Het BFT maakt de kandidaat-notaris, kort gezegd, de volgende zes verwijten.
a. Het BFT verwijt de kandidaat-notaris dat hij op 15 maart 2017 (in het protocol van de notaris) een hypotheekakte heeft gepasseerd, die hij niet door alle verschijnende personen heeft laten ondertekenen. Het BFT voert in dit verband aan dat de handtekening van de medewerker die als gevolmachtigde van de bank optreedt, ontbreekt. Daarmee heeft de kandidaat-notaris in strijd gehandeld met artikel 43 lid 4 Wna. Het gevolg is dat de akte authenticiteit mist en dus nietig is.
b. Het BFT verwijt de kandidaat-notaris dat hij op 7 en 28 december 2016 (in het protocol van de oud-notaris) twee hypotheekakten heeft gepasseerd die hij heeft laten ondertekenen door de “verkeerde” medewerker van het kantoor, althans door een medewerker die niet als gevolmachtigde in de akte staat genoemd. Volgens het BFT heeft de kandidaat-notaris in strijd gehandeld met artikel 17 Wna.
c. Het BFT trekt uit de subonderdelen a en b de conclusie dat de betrokken medewerkers mogelijk niet fysiek aanwezig zijn geweest bij het passeren van de akten en dat deze akten veelal pas na het passeren door de betrokken medewerkers werden ondertekend. Een dergelijke handelwijze is in strijd met artikel 43 Wna.
d. Het BFT verwijt de kandidaat-notaris dat hij op 4 januari 2017 (in het protocol van de notaris) een leveringsakte heeft gepasseerd zonder daarin te verwijzen naar een mondelinge volmacht of notariële akte waaruit de bevoegdheid van de verschijnende persoon, mevrouw [A], blijkt om als gevolmachtigde op te treden. Aan de leveringsakte is ook geen volmacht gehecht. Volgens het BFT heeft de kandidaat-notaris in strijd gehandeld met artikel 17 jo artikel 44 Wna.
e. Het BFT verwijt de kandidaat-notaris dat in de door hem (in het protocol van de oud-notaris) gepasseerde akte houdende partnerschapsvoorwaarden van 15 december 2016 met dossiernummer [1] staat vermeld dat de akte zal worden aangevuld met de datum van de partnerschapsregistratie, terwijl deze aanvulling niet is aangetroffen op of aan de akte. Als gevolg hiervan doet de formulering in de akte geen recht aan de werkelijke situatie en heeft de kandidaat-notaris in strijd gehandeld met artikel 17 Wna jo de toelichting bij artikel 3 Wna en (de toelichting bij) artikel 6 Vbg 2011.
f. Het BFT verwijt de kandidaat-notaris dat in de dossiers met nummers [1], [2] en [3] (in het protocol van de oud-notaris) de inschrijving in het huwelijksgoederenregister pas anderhalve maand tot en met ongeveer negen maanden na het aangaan van het geregistreerd partnerschap heeft plaatsgevonden en dat in het dossier met nummer [4] (in het protocol van de oud-notaris) in het geheel geen inschrijving in het huwelijksgoederenregister heeft plaatsgevonden. Dit is in strijd met artikel 17 Wna.
Het BFT stelt dat een notaris in beginsel de primaire verantwoordelijkheid draagt voor het handelen van een kandidaat-notaris in de gebruikelijke uitvoering van diens werkzaamheden ten kantore van de notaris. Een notaris dient bij het intern of extern uitbesteden van notariële werkzaamheden de regie, zeggenschap en het toezicht daarop volledig te behouden en is daarmee ook tuchtrechtelijk aan te spreken. Een notaris moet ervoor zorgdragen dat de inrichting en organisatie van zijn kantoor voldoen aan de eisen van een goede praktijkuitoefening en dat de kwaliteit van de door hem en zijn medewerkers verrichte diensten optimaal is. Het BFT wijst in dit verband op artikel 14 Vbg 2011 en artikel 17 Wna.
4.3. De notaris wijst erop dat de kandidaat-notaris een eigen tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid heeft en voert afzonderlijk verweer tegen ieder subonderdeel van klachtonderdeel I.
4.4. De kamer overweegt het volgende. De zes subonderdelen van klachtonderdeel I hebben allemaal betrekking op door de kandidaat-notaris in zijn hoedanigheid van waarnemer gepasseerde akten in ófwel het protocol van de notaris ófwel het protocol van de oud-notaris. Ten aanzien van de kandidaat-notaris worden deze zes subonderdelen beoordeeld in de beslissing die vandaag in zijn zaak wordt uitgesproken (geregistreerd onder klachtnummer SHE/2019/44).
Ten aanzien van de notaris is de kamer van oordeel dat haar in deze gevallen geen tuchtrechtelijke verwijten kunnen worden gemaakt. Een waarnemend kandidaat‑notaris handelt in beginsel namelijk niet onder de verantwoordelijkheid van de waargenomen notaris of een andere notaris. Dit volgt - impliciet - uit artikel 1 lid 1 sub c Wna. Die zelfstandige positie van de waarnemend kandidaat-notaris kan ook worden afgeleid uit artikel 29 lid 7 Wna. Dat artikel bepaalt dat de waargenomen notaris onbevoegd is zolang de waarnemend kandidaat-notaris bevoegd is. Daar komt bij dat gesteld noch gebleken is dat de notaris bemoeienis heeft gehad met het opstellen en passeren van de betreffende akten in haar eigen protocol dan wel het protocol van de oud-notaris. Een aantal akten in het protocol van de oud-notaris is zelfs gepasseerd, voordat de notaris en de kandidaat-notaris in 2015 hun notariële praktijken gezamenlijk gingen uitoefenen. Bovendien had de kandidaat-notaris ten tijde van het passeren van genoemde akten al ruime ervaring als waarnemend kandidaat-notaris (vgl. de beslissing van het gerechtshof Amsterdam van 1 september 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:2320).
4.5. Op grond van het voorgaande kan de notaris geen tuchtrechtelijk verwijt worden gemaakt. Klachtonderdeel I zal daarom ongegrond worden verklaard.
Klachtonderdeel II (handelen in strijd met het provisieverbod ex artikel 9 Vbg 2011 en in strijd met artikel 19 Vbg 2011)
4.6. Dit klachtonderdeel heeft betrekking op de samenwerking van het notariskantoor met De Hypotheker en bestaat uit twee subonderdelen (a en b), die de kamer hierna puntsgewijs zal behandelen. Deze twee subonderdelen worden ook beoordeeld in de beslissing die vandaag in de zaak van de kandidaat-notaris wordt uitgesproken (geregistreerd onder klachtnummer SHE/2019/44).
a. handelen in strijd met provisieverbod (bevinding 6.2.2. van het BFT-rapport)
4.7. Het BFT verwijt de notaris dat zij in strijd heeft gehandeld met het provisieverbod (artikel 9 Vbg 2011 jo de Beleidsregel provisie van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)). Het BFT voert in dit verband aan dat uit nota’s van de Hypotheker aan het notariskantoor blijkt dat het notariskantoor over 2016 een totaalbedrag van € 10.867,01 (inclusief BTW) heeft betaald voor de doorbelasting van werkzaamheden voor circa 89 hypotheekdossiers. De betaling aan de Hypotheker komt neer op € 122,10 per akte en bedraagt daarmee minstens een kwart van de door de notaris bij de cliënt in rekening gebracht totaalprijs (honorarium en kosten).
4.8. De notaris betwist dat sprake is van provisie. De notaris voert in dit verband aan dat het altijd aan de cliënt was om een notaris te kiezen uit de in de offerte van de Hypotheker geboden opties. Daar komt bij dat de notaris voor cliënten die De Hypotheker aanbracht geen hoger tarief hanteerde.
De notaris betwist - voor het geval het provisieverbod ruim zou worden uitgelegd - dat zij in strijd heeft gehandeld met het provisieverbod. De notaris voert aan dat De Hypotheker niet alleen cliënten heeft aangebracht, maar dat zij ook diensten heeft verleend aan de notaris, te weten: het aanleveren van cliëntgegevens voor de concept-akten, het verrichten van marketinginspanningen en het faciliteren van een website. De notaris verwijst in dit verband naar de uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 16 juni 2015 over de Hema-notarisservice (ECLI:NL:GHAMS:2015:2270).
4.9. De kamer overweegt als volgt. Ingevolge artikel 9 Vbg 2011 is het een notaris niet geoorloofd provisie te betalen of te ontvangen voor het aanbrengen van opdrachten. In de door de notaris aangehaalde uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 16 juni 2015 heeft het hof geoordeeld over een notaris die zich had aangesloten bij de HEMA notarisservice. Het hof is tot de conclusie gekomen dat in dat geval van provisie geen sprake is, omdat niet de HEMA of Novataris B.V. de notaris kiest waar de akte zal worden gepasseerd, maar de cliënt zelf de keuze maakt uit de op de website vermelde notarissen, verbonden aan de HEMA notarisservice. Volgens de notaris is dat hier ook aan de orde. De notaris heeft in dit verband gesteld dat de samenwerking met De Hypotheker is aangegaan onder de strikte voorwaarde dat per cliënt naast het kantoor van de notaris nog twee andere notariskantoren in de offerte zouden worden opgevoerd. De kamer overweegt dat uit de uitspraak van het hof volgt dat bij de HEMA notarisservice cliënten uit aanmerkelijk meer dan drie notarissen kunnen kiezen. Nog los van de vraag of een vergelijking met de HEMA-notarisservice in dit geval dus wel opgaat, heeft de notaris de door haar gestelde afspraak (over het aantal optionele notarissen dat De Hypotheker in haar offerte zou opnemen) op geen enkele wijze onderbouwd, terwijl dat naar het oordeel van de kamer wel op haar weg had gelegen. Weliswaar voert de notaris aan dat deze afspraak mondeling is gemaakt, maar dat laat naar het oordeel van de kamer onverlet dat de notaris ter onderbouwing van haar verweer bijvoorbeeld de volgende stukken in het geding had kunnen brengen:
- een verklaring van De Hypotheker waaruit de mondeling gestelde afspraak blijkt;
- een aantal offertes van De Hypotheker waaruit blijkt dat een cliënt naast het notariskantoor van de notaris uit nog twee andere notariskantoren kon kiezen.
Nu de notaris dit heeft nagelaten, heeft de kamer voldoende aanknopingspunten om tot het oordeel te komen dat de notaris De Hypotheker in 2016 een vergoeding heeft betaald voor de cliënten die zij haar heeft aangebracht. Daarmee heeft de notaris het provisieverbod overtreden. Voor zover de notaris hiertegen aanvoert dat De Hypotheker ook nog andere werkzaamheden heeft verricht dan de gebruikelijke werkzaamheden van een hypotheekadviseur, is de kamer met het BFT van oordeel dat de notaris ook hier onvoldoende heeft aangedragen ter onderbouwing van dit verweer, zodat de kamer hieraan voorbij gaat. De kamer komt dan ook tot de conclusie dat de notaris in strijd heeft gehandeld met artikel 9 Vbg 2011. De kamer zal klachtonderdeel II.a dus gegrond verklaren.
b. geen juiste presentatie van het notariskantoor (bevinding 6.2.3. van het BFT-rapport)
4.10. Het BFT verwijt de notaris dat zij niet heeft gezorgd voor een juiste en volledige presentatie van het notariskantoor. Het BFT voert in dit verband het volgende aan. Bij e-mailbericht van 24 maart 2014 heeft de KNB bezwaren geuit tegen de vestiging van het notariskantoor en De Hypotheker in hetzelfde pand. De kandidaat-notaris, die het notariskantoor destijds alleen voerde, is hierop gestopt met deze locatie. De webpagina’s met betrekking tot het samenwerkingsverband tussen de kandidaat-notaris en De Hypotheker “[V]” waren tot en met maart 2017 nog zichtbaar. Cliënten die deze webpagina’s bezochten (en offertes aanvroegen) kregen de indruk dat “[V]” gevestigd was op [adres en plaatsnaam] en dus ook daar hun notariële diensten konden afnemen. Hiermee heeft de kandidaat-notaris niet gezorgd voor een juiste en volledige presentatie van het notariskantoor. Dit is volgens het BFT in strijd met artikel 19 Vbg 2011. Aangezien de notariële praktijken van de kandidaat-notaris en de notaris sinds [datum] 2015 worden uitgeoefend in een gezamenlijke praktijk, heeft de notaris in de periode van [datum] 2015 tot en met maart 2017 eveneens niet gezorgd voor een juiste en volledige presentatie van het notariskantoor. De notaris heeft dus ook in strijd gehandeld met artikel 19 Vbg 2011, mede gelet op het feit dat een notaris op grond van artikel 14 Vbg 2011 verantwoordelijk is voor een goede kantoororganisatie. Een notaris moet zich er bij het aangaan van een samenwerkingsverband van vergewissen dat de organisatie en administratie van het samenwerkingsverband in orde zijn en de notaris in staat stellen de wettelijke verplichtingen na te komen. Het BFT wijst in dit verband op de uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 26 januari 2016 (ECLI:NL:GHAMS:2016:245).
4.11. De notaris betwist dat het notariskantoor onjuist of onvolledig is gepresenteerd.
De notaris wijst erop dat de naam “[V]” betrekking heeft op het samenwerkingsverband met De Hypotheker en dat dit samenwerkingsverband is voortgezet nadat de kandidaat-notaris geen kantoor meer hield aan [adres en plaatsnaam]. Weliswaar stond dit adres nog wel vermeld op de website van “[V]”, maar De Hypotheker was daar ook nog steeds gevestigd en er kon worden doorgeklikt naar de website van het notariskantoor. Er is dus nooit een onjuiste indruk gewekt. Nadat de kandidaat-notaris geen kantoor meer hield op hetzelfde adres als De Hypotheker, is er volgens de notaris nooit een cliënt geweest die heeft verzocht om de akte op die locatie te passeren.
De notaris voert voorts aan dat de kandidaat-notaris - nadat de samenwerking met De Hypotheker per 1 januari 2017 is beëindigd - de nodige inspanningen heeft verricht om de website offline te krijgen.
De notaris betwist voorts dat - zo al sprake zou zijn van een onjuiste of onvolledige presentatie - dit klachtwaardig in de zin van artikel 19 Vbg 2011 zou zijn. De ratio van dit artikel is dat potentiële cliënten niet mogen worden misleid. De ratio is niet zozeer het verzekeren van de onafhankelijkheid van notarissen. De notaris verwijst in dit verband naar de toelichting bij dit artikel en de uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 9 augustus 2016 (ECLI:NL:GHAMS:2016:3228).
Bovendien ziet de notaris niet in dat een onjuiste adressering op een website zou kunnen leiden tot de conclusie dat de inrichting en organisatie van het notariskantoor niet aan de eisen van een goede praktijkuitoefening zouden voldoen. Het onjuiste adres op de website heeft op geen enkele wijze invloed gehad op de dienstverlening. Van handelen in strijd met artikel 14 Vbg 2011 is dus geen sprake. Bovendien ziet de door het BFT aangehaalde uitspraak op de verplichting van een notaris om zich er bij het aangaan van een samenwerkingsverband van te vergewissen dat geen sprake is van negatieve financiële posities. Het controleren van alle reclame-uitingen en websites op mogelijke onjuistheden, die geen gevolgen hebben voor de dienstverlening van een kantoor, is van een geheel andere orde.
4.12. De kamer overweegt het volgende. Op grond van artikel 19 Vbg 2011 draagt een notaris bij het naar buiten optreden zorg voor een juiste en volledige presentatie van het kantoor. De toelichting bij artikel 19 Vbg 2011 luidt als volgt:
“Onder naar buiten optreden wordt verstaan: het in het kader van de praktijkuitoefening doen van mededelingen, kennisgevingen of aankondigingen dan wel het zich op andere wijze naar buiten presenteren door de notaris of door een samenwerkingsverband als zodanig. Ook het gebruik van internetadressen valt onder het begrip ‘naar buiten optreden’ (zie Hof Amsterdam 9 oktober 2003, nr. 327/2003 NOT). De aanduiding van een kantoor moet met de werkelijkheid overeenstemmen. Zo mag een notariskantoor zich niet ‘notariskantoor Delft’ of notarispraktijk Amsterdam’ noemen, omdat in Delft en Amsterdam meer notariskantoren gevestigd zijn.”
De kamer stelt voorop dat de klacht van het BFT zich niet richt op het gebruik van de naam van het samenwerkingsverband “[V]”, maar op het wekken van de indruk bij (potentiële) cliënten dat het notariskantoor vanaf april 2014 nog op de locatie aan [adres en plaatsnaam] was gevestigd, terwijl dat niet meer het geval was.
De notaris heeft erkend dat het notariskantoor vanaf april 2014 niet meer kantoor hield op hetzelfde adres als De Hypotheker, terwijl dat adres nog wel op de website van “[V]” is blijven staan tot en met maart 2017. Daarna is de website uit de lucht gehaald. De kamer is met het BFT van oordeel dat met het vermelden van bedoeld adres op de website van “[V]” vanaf april 2014 de onjuiste indruk is gewekt dat De Hypotheker en het notariskantoor op hetzelfde adres waren gevestigd, terwijl alleen De Hypotheker vanaf april 2014 nog op dat adres kantoor hield. Daarmee heeft de kandidaat-notaris vanaf april 2014 via de website van “[V]” niet gezorgd voor een juiste presentatie van het notariskantoor. Aangezien de notariële praktijken van de kandidaat-notaris en de notaris sinds [datum] 2015 worden uitgeoefend in een gezamenlijke praktijk, geldt hetzelfde voor de notaris vanaf [datum] 2015 tot en met maart 2017. Dat bezoekers van de website van “[V]” volgens de notaris konden doorklikken naar de website van het kantoorkantoor en op die wijze het juiste adres van het notariskantoor konden achterhalen, doet niets af aan dit oordeel. Op de website van “[V]” zou alleen dan van een juiste presentatie van het notariskantoor sprake zijn geweest, indien - naast het adres van De Hypotheker - ook het adres van het notariskantoor was genoemd.
4.13. Reeds op grond van het vorenstaande zal klachtonderdeel II.b gegrond worden verklaard. Hetgeen partijen hebben opgemerkt ten aanzien van artikel 14 Vbg 2011 kan daarom buiten bespreking blijven.
Klachtonderdeel III (passeren zonder ontheffing ex artikel 29 lid 4 Wna)
4.14. Het BFT verwijt de notaris dat zij in de periode van 1 tot en met 17 januari 2017 142 akten in het vacante protocol van de oud-notaris heeft gepasseerd, terwijl de ontheffing in de zin van artikel 29 lid 4 Wna ontbrak (bevinding 6.1.3. van het BFT-rapport). Het ontbreken van deze ontheffing heeft mogelijk tot gevolg dat de notaris niet bevoegd was voormelde akten te passeren. De notaris had dit eenvoudig kunnen voorkomen door deze akten in haar eigen protocol te passeren. Door de bedoelde akten desondanks in het vacante protocol van de oud-notaris te passeren, heeft de notaris volgens het BFT onvoldoende invulling gegeven aan haar zorgplicht in het kader van het waarborgen van de rechtszekerheid (toelichting bij artikel 3 Wna jo artikel 17 Wna).
4.15. De notaris betwist dat zij onzorgvuldig heeft gehandeld. Zij wijst erop dat de kandidaat-notaris tijdig een verzoek tot ontheffing heeft gedaan en dat ondanks herhaald verzoek de kamer Den Haag dit verzoek niet tijdig in behandeling heeft genomen.
Bij beslissing van 30 december 2016, de laatste werkdag van het jaar, heeft de voorzitter van de kamer Den Haag de notaris tot waarnemer van het protocol van de oud-notaris benoemd. De notaris betoogt dat zij mocht vertrouwen op de inhoud van deze beslissing. Uit die beslissing volgt dat de voorzitter ervan uitging dat met terugwerkende kracht ontheffing zou worden verleend.
4.16. De kamer overweegt het volgende. De kandidaat-notaris heeft vanaf [datum] 2013 het protocol van de oud-notaris waargenomen met uitzondering van:
- de periode van 1 december 2014 tot 21 februari 2015; en
- de periode van 1 januari 2017 tot 13 februari 2017.
De periode van een volledige waarneming kan op grond van artikel 29 lid 4 Wna niet langer zijn dan één jaar, tenzij de kamer voor het notariaat ontheffing verleent. Aan de kandidaat-notaris is als waarnemer van het protocol van de oud-notaris meerdere keren zo’n ontheffing verleend. De ontheffingen zijn telkens ingegeven door de wens van de kandidaat-notaris om het protocol van de oud-notaris over te nemen. Op 29 november 2016 heeft de kandidaat-notaris opnieuw een verzoek tot ontheffing ingediend bij de kamer Den Haag, aangezien zijn termijn van waarneming op 1 januari 2017 zou eindigen. Dit verzoek is op 14 december 2016 door de kamer Den Haag behandeld. Bij aanvang van de behandeling heeft de kandidaat-notaris een verzoek gedaan tot wraking van twee leden van die kamer. De behandeling van het verzoek tot ontheffing is vervolgens van rechtswege geschorst en de voorzitter van de kamer Den Haag heeft het gerechtshof Amsterdam gevraagd een andere kamer aan te wijzen voor de behandeling van het wrakingsverzoek. Bij beslissing van 21 december 2016 heeft de president van het gerechtshof Amsterdam de kamer ’s-Hertogenbosch belast met de behandeling van het wrakingsverzoek. Bij beslissing van 4 april 2017 heeft de wrakingskamer de verzoeken tot wraking toegewezen.
4.17. Ondertussen moest vanaf 1 januari 2017 in de waarneming van het protocol van de oud-notaris worden voorzien. Bij beslissing van 30 december 2016 heeft de voorzitter van de kamer Den Haag de notaris tot waarnemer benoemd voor de periode van 1 januari 2017 tot 13 februari 2017. De voorzitter heeft in dat verband het volgende overwogen:
“In afwachting van de benoeming van een notaris dan wel de aanwijzing door de Minister
van Veiligheid en Justitie van een notaris voor het overnemen van het protocol van
de gedefungeerde notaris moet met ingang van de datum van 1 januari 2017, in de waarneming
van het vacante protocol worden voorzien.
Op grond van artikel 29 lid 2 Wna benoemt de voorzitter ambtshalve een waarnemer.
[de notaris]
is notaris op
[het notariskantoor]
. Zij voldoet als notaris aan de vereisten voor een dergelijke benoeming zoals gesteld
in artikel 29 lid 1 Wna.
Er zijn geen overwegende bezwaren bekend tegen deze benoeming.
Wegens bovengenoemde bijzondere omstandigheden en het spoedeisende karakter zal de voorzitter in afwachting van de verlening van ontheffing van de aan de in de wet gestelde termijn van één jaar voor de waarnemingsduur door de Kamer voorlopig als volgt beslissen.”
4.18. Vervolgens heeft de notaris diverse akten gepasseerd in het protocol van de oud-notaris.
4.19. Bij beslissing van 18 januari 2017 heeft de kamer Den Haag als volgt beslist:
“verleent ingevolge artikel 29, vierde lid, derde volzin Wna ontheffing van de aan de waarneming gestelde termijn van één jaar, met dien verstande dat de termijn van waarneming wordt verlengd tot twee weken nadat de Commissie Toegang Notariaat op het verzoek van [de kandidaat-notaris] heeft beslist, doch uiterlijk tot 30 juni 2017.”
Daarbij heeft de kamer Den Haag onder meer het volgende overwogen:
“Bij zijn beslissing van 30 december 2016 heeft de fungerend voorzitter geen beslissing genomen over een ontheffing als bedoeld in artikel 29, vierde lid, Wna. Die bevoegdheid komt blijkens de wet niet hem, maar de Kamer voor het notariaat toe.
(…)
Voor een ontheffing met terugwerkende kracht tot 1 januari jongstleden is geen juridische basis.”
4.20. Uit de hiervoor geciteerde twee beslissingen volgt dat de notaris in de periode van 1 tot en met 17 januari 2017 weliswaar waarnemer was van het protocol van de oud-notaris, maar dat aan haar over deze periode geen ontheffing ex artikel 29 lid 4 Wna is verleend.
Naar het oordeel van de kamer kan de notaris niet tuchtrechtelijk worden verweten dat;
- zij in de periode van 1 tot en met 17 januari 2017 akten heeft gepasseerd in het protocol van de oud-notaris; en
- mogelijk onzekerheid bestaat over de rechtsgeldigheid van de betreffende akten vanwege het ontbreken van een ontheffing.
De notaris mocht vertrouwen op de beslissing van de voorzitter van de kamer Den Haag van 30 december 2016. Bij deze beslissing heeft de voorzitter, in afwachting van de verlening van de ontheffing door de kamer - ambtshalve en met spoed - een ordemaatregel getroffen, omdat vanaf 1 januari 2017 in de waarneming van het protocol van de oud-notaris moest worden voorzien. In die beslissing worden geen beperkingen (zoals het niet mogen passeren van akten) opgelegd aan de tot waarnemer benoemde notaris.
Tegen deze achtergrond heeft het BFT onvoldoende onderbouwd dat de notaris in de periode van 1 tot en met 17 januari 2017 onzorgvuldig heeft gehandeld door akten te passeren in het protocol van de oud-notaris. Klachtonderdeel III zal daarom ongegrond worden verklaard.
Maatregel
4.21. Gelet op het feit dat de klachtonderdelen II.a en II.b gegrond zullen worden verklaard, ziet de kamer aanleiding om een maatregel op te leggen. De kamer acht de maatregel van waarschuwing passend en geboden.
Kosten
4.22. Nu de klacht deels gegrond wordt verklaard en aan de notaris een maatregel wordt opgelegd, ziet de kamer - gelet op het bepaalde bij 103b lid 1 onder b Wna en de Tijdelijke Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat - aanleiding om de notaris te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak door de kamer zijn gemaakt. Vandaag worden de door het BFT tegen de kandidaat-notaris ingediende klachten (geregistreerd onder klachtnummer SHE/2019/44) eveneens deels gegrond verklaard. Aan de kandidaat-notaris zullen twee maatregelen worden opgelegd. Gelet op de samenhang tussen de klachten tegen de notaris en de kandidaat-notaris en het feit dat de klachten gecombineerd mondeling zijn behandeld, ziet de kamer aanleiding om de kosten van de beide klachtprocedures vast te stellen op een totaalbedrag van € 3.500,00. Daaruit volgt dat de notaris (en ten aanzien van de kandidaat-notaris zal in zijn eigen zaak hetzelfde worden beslist) na het onherroepelijk worden van deze beslissing een bedrag van € 1.750,-- dient te voldoen aan het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR), waarbij de in artikel 103b lid 3 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop de kosten moeten worden voldaan door het LDCR per brief aan de notaris zullen worden meegedeeld.
5. De beslissing
De kamer:
5.1. verklaart de klachtonderdelen II.a en II.b gegrond;
5.2. verklaart de klacht voor het overige (klachtonderdelen I en III) ongegrond;
5.3. legt aan de notaris de maatregel van waarschuwing op;
5.4. veroordeelt de notaris tot betaling aan de kamer van een bedrag van € 1.750,-- in verband met de genoemde kosten van behandeling van de zaak en bepaalt dat dit bedrag moet worden betaald op de wijze en binnen de termijn die hiervoor onder 4.22. is omschreven.
Deze beslissing is gegeven door mr. J.H.L.M. Snijders, plaatsvervangend voorzitter, mr. P.M. Knaapen, rechterlijk lid, mr. L.J.M. Teunissen, notaris lid, mr. G. Herwig, notaris lid en mr. F. Drost. plaatsvervangend belasting lid.
Uitgesproken in het openbaar op 7 december 2020 door mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter.
mr. A.R. Jansen-Castelein, secretaris mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter
buiten staat
Hoger beroep tegen vorenstaande beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van het aangetekend schrijven waarbij van deze beslissing is kennis gegeven - bij het gerechtshof te Amsterdam, postadres: postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.