Aankondigingen over uw buurt

Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.

Dienstverlening

Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Beleid & regelgeving

Officiële publicaties van de overheid.

Contactgegevens overheden

Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

ECLI:NL:TNORARL:2020:32 Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden C/05/365677 KL RK 20-18 C/05/369366 KL RK 20-53

ECLI: ECLI:NL:TNORARL:2020:32
Datum uitspraak: 16-11-2020
Datum publicatie: 23-11-2020
Zaaknummer(s):
  • C/05/365677 KL RK 20-18
  • C/05/369366 KL RK 20-53
Onderwerp:
  • Registergoed
  • Overig
  • Overig
Beslissingen: Klacht gegrond met schorsing als notaris
Inhoudsindicatie: De notaris wordt verweten dat hij als protocolontvanger onvoldoende voortvarend te werk gaat om de overdracht van de aan hem toegewezen protocollen te realiseren. Daarnaast is sprake van diverse onzorgvuldigheden in zowel de financiële administratie als de dossiervoering. De kamer heeft de klacht op alle onderdelen gegrond verklaard.   Gelet op alle feiten en omstandigheden acht de kamer de maatregel van schorsing voor de duur van twee weken passend en geboden.  

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ARNHEM-LEEUWARDEN

Kenmerk:        C/05/365677 / KL RK 20-18

                        C/05/369366 / KL RK 20-53

beslissing van de kamer voor het notariaat

op de klacht van

Bureau Financieel Toezicht,

gevestigd te Utrecht,

klager,

tegen

[ naam notaris ],

notaris te [ vestigingsplaat notaris ].

Partijen worden hierna respectievelijk klager en de notaris genoemd.

1.         Het verloop van de procedure

1.1.      Het verloop van de procedure blijkt voor wat betreft de zaak met kenmerk C/05/365677/KL RK 20-18 uit:

-          de klacht, met bijlagen, van 28 januari 2020;

-          het verweer van de notaris van 18 maart 2020.

1.2.      Het verloop van de procedure blijkt voor wat betreft de zaak met kenmerk C/05/369366/KL RK 20-53 uit:

-          de klacht, met bijlagen, van 16 april 2020.

1.3.      Beide zaken zijn gevoegd behandeld tijdens de zitting van 9 september 2020. Klager heeft zich ter zitting laten vertegenwoordigen door mr. B.A. Schimmel en K. Faber RA. Ook de notaris is ter zitting verschenen. Allen hebben het woord gevoerd, mr. Schimmel aan de hand van door hem overgelegde pleitaantekeningen.

2.         De feiten

2.1.      Ingevolge artikel 110 en volgende Wet op het notarisambt (hierna: Wna) heeft klager onderzoek gedaan bij de notaris. Klager heeft de bevindingen van dat onderzoek neergelegd in de onderzoeksrapportage van 15 augustus 2019 (hierna: onderzoeksrapportage 1). De uitkomst van het onderzoek heeft voor klager aanleiding gevormd om de voorliggende klacht van 28 januari 2020 in te dienen.

2.2.      Vervolgens heeft klaagster nogmaals onderzoek gedaan bij de notaris. Klager heeft de bevindingen van het tweede onderzoek neergelegd in de onderzoeksrapportage van 12 februari 2020 (hierna: onderzoeksrapportage 2). De uitkomst van het tweede onderzoek heeft voor klager aanleiding gevormd om de voorliggende klacht van 16 april 2020 in te dienen.

3.         De klacht en het verweer

3.1.      Klager verwijt de notaris dat hij onvoldoende de zorg betracht die cliënten, derden en de maatschappij van hem mogen verwachten. Het handelen en/of nalaten van de notaris kenmerkt zich door passiviteit en een gebrek aan zorgvuldigheid. Hierdoor is de continuïteit van de ambtsbediening en de behartiging van cliëntbelangen onvoldoende gewaarborgd. De klacht valt uiteen in de volgende onderdelen:

Zaak C/05/365677/ KL RK 20-18

1)      het onvoldoende betrachten van voortvarendheid bij de overdracht van protocollen;

2)      het niet indienen van kwartaalcijfers;

Zaak C/05/369366 KL RK 20-53

3)   de inrichting van de financiële administratie van de notaris is niet op orde;

4)   onzorgvuldige afhandelingen in dossiers.

3.2.      Op de toelichting van de klachtonderdelen en het verweer van de notaris zal de kamer hierna, voor zover voor de beoordeling van de klacht van belang, nader ingaan.

4.         De beoordeling

4.1.      In artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) staat dat notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht zijn onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris niet betaamt. De kamer dient derhalve te onderzoeken of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.

Klachtonderdeel 1

4.2.      Uit onderzoeksrapportage 1 blijkt dat op respectievelijk 1 februari 2018 en 1 mei 2018 de protocollen en overige notariële bescheiden van oud-notarissen [ naam eerste oud-notaris ] en [ naam tweede oud-notaris ] (hierna: de oud-notarissen), beiden gevestigd te [ vestigingsplaats oud-notarissen ], aan de notaris zijn toegewezen.

4.3.      Klager voert aan dat het proces rondom de daadwerkelijke overdracht van de protocollen en overige notariële bescheiden zeer moeizaam verloopt. De intentie was om de overdracht van de protocollen op 1 oktober 2018 te hebben afgerond.

Klager verwijt de notaris dat tot op heden nog geen overdracht van alle fysieke dossiers heeft plaatsgevonden en de toegang van de oud-notarissen tot de digitale dossiers evenmin is afgesloten. Dit ondanks het feit dat de notaris ruimschoots de gelegenheid heeft gehad en meerdere toezeggingen heeft gedaan, aldus klager.

4.4.      De kamer is het met klager eens dat de notaris door onvoldoende voortvarendheid te betrachten om de overdracht van de protocollen en overige notariële bescheiden te laten plaatsvinden in strijd handelt met artikel 2 en 3 van de Verordening overdracht protocol. Ook handelt de notaris in strijd met de in artikel 12 Wna vastgelegde verplichtingen ten aanzien van het bewaren van de protocollen, mede in verband met de geheimhoudingsplicht als bedoeld in artikel 22 Wna.

4.5.      De kamer gaat voorbij aan het verweer van de notaris dat de oorzaak van de overdrachtsperikelen gelegen is in de moeizame samenwerking tussen hemzelf en de oud-notarissen alsmede in onenigheid over de financiële afwikkeling van de overname. In lijn met de uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 1 september 2009 ECLI:NL:GHAMS:2009:BK1543 is de kamer van oordeel dat de perikelen die tussen de oud-notarissen en de notaris spelen niet in de weg mogen staan aan het vervullen van de notariële wettelijke verplichtingen van de notaris. Het is aan de notaris om hierin zijn verantwoordelijkheid te nemen, zo nodig door de hiervoor aangewezen (gerechtelijke) procedures te starten.

Klachtonderdeel 2

4.6.      Klager verwijt de notaris dat hij de kwartaalcijfers van het eerste en tweede kwartaal van 2019 niet tijdig heeft aangeleverd. Ter zitting heeft klager toegelicht dat de notaris tot op heden consequent de door hem bij klager in te dienen jaar- en kwartaalcijfers niet tijdig, en pas na diverse aansporingen, indient.

4.7.      De notaris heeft toegelicht dat het niet tijdig indienen van de cijfers veroorzaakt worden door een wisseling van accountant en problemen in het automatiseringssysteem.

4.8.      In de door de notaris ter zitting gegeven toelichting herkent de kamer de door klager gehekelde passiviteit van de notaris. De kamer benadrukt dat de notaris verantwoordelijk is voor de tijdigheid van door hem aan te leveren cijfers en dat hij deze verantwoordelijkheid ook dient te nemen. Ter zitting heeft de notaris dit erkend en toegezegd hierin verbeteringen door te voeren.

Klachtonderdeel 3

4.9.      Klager verwijt de notaris dat hij de inrichting van zijn financiële administratie niet op orde heeft. Uit onderzoeksrapportage 2 blijkt volgens klager dat:

-          de bewaringspositie zelden wordt opgesteld en bewaard;

-          een volledige intra-comptabele crediteurenadministratie ontbreekt;

-          de berekening van de liquiditeitspositie van het notariskantoor niet voldoet aan de wettelijke vereisten;

-          de notaris onvoldoende is verzekerd.

4.10.    De notaris heeft verklaard dat hij de bewaringspositie met enige regelmaat zelf berekent, maar dat hij die berekeningen niet vastlegt. Ook kan het gebeuren dat op het moment dat de notaris een dergelijke berekening maakt, de administratie van de derdengeldenrekening nog niet volledig is bijgewerkt, aldus de notaris.

4.11.    De kamer overweegt dat met de gehanteerde werkwijze de notaris onvoldoende kan nagaan of sprake is van een positieve bewaringspositie alvorens hij gelden overboekt naar zijn kantoorrekening. De kamer is het met klager eens dat door deze werkwijze de kans op fouten toeneemt en het risico bestaat dat de bewaringspositie (ongemerkt) negatief is. Hierdoor handelt de notaris in strijd met de vereisten uit artikel 23 Wna, artikel 13 en 15 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011, artikel 2 Administratieverordening en artikel 3 Reglement Verslagstaten 2010. Van een notaris wordt een grote zorgvuldigheid bij het voeren van zijn financiële administratie verwacht. Hij is immers verantwoordelijk voor de gelden van derden, die onder zijn beheer worden gesteld. In dit geval is de notaris hierin tekort geschoten, hetgeen tuchtrechtelijk verwijtbaar is. De notaris heeft ter zitting toegezegd verbeteringen te zullen doorvoeren in zijn administratie, zowel wat betreft de berekeningen van de bewaringspositie als wat betreft de crediteurenadministratie en de berekeningen van de liquiditeitspositie.

4.12.    Hoewel de notaris zowel tijdens het onderzoek richting klager als tijdens de procedure bij de kamer heeft gesteld dat hij voldoende verzekerd is, heeft hij deze stelling niet nader onderbouwd door bijvoorbeeld een polisblad te overleggen. De kamer gaat er daarom vanuit dat het verwijt van klager op dit punt terecht is.

Klachtonderdeel 4

4.13.    Klager voert aan dat uit onderzoeksrapportage 2 blijkt dat de notaris op 26 juni 2017 een leverings- en hypotheekakte heeft gepasseerd voor vier registergoederen aan de [ adresgegevens registergoederen ] met een koopprijs van € 1.500.000,-. Er is sprake van een zogeheten ABC-transactie. Koper van het BC gedeelte is notaris [ A ]. Het AB gedeelte is op 29 december 2016 verleden voor deze notaris [ A ]. Het prijsverschil tussen beide transacties bedroeg € 885.000,- in een half jaar tijd. Van de koopprijs is € 350.000,- voldaan door [ B ] B.V.

4.14.    Klager verwijt de notaris dat hij onvoldoende onderzoek heeft gedaan naar het verschil in de koopprijs. Ook heeft de notaris onvoldoende cliëntenonderzoek gedaan naar [ B ] B.V. In tegenstelling tot de verklaring van de notaris, bleek dit namelijk geen vennootschap van de heer [ A ] én zijn echtgenote, maar enkel van zijn echtgenote. Ook is in het dossier geen documentatie over de vastgestelde leenverhouding met [ B ] B.V. aangetroffen. Hierdoor heeft de notaris niet dan wel onvoldoende gekeken naar de herkomst van het vermogen. Tevens heeft de notaris zich niet afgevraagd of hij zijn diensten niet moest weigeren nu de heer [ A ] mogelijk in strijd met artikel 17 Wna handelde door in registergoederen te beleggen.

4.15.    De kamer overweegt dat de notaris stelt dat hij wel degelijk het prijsverschil heeft onderzocht. De notaris heeft echter onderkend dat hij dit onvoldoende in het dossier heeft vastgelegd, zodat dit voor zowel klager als de kamer niet verifieerbaar is. Verder heeft de notaris aangevoerd dat de heer [ A ] een notaris is en dat hij is uitgegaan van de juistheid van de mededelingen van deze cliënt. De kamer is het echter met klager eens dat het enkele feit dat een cliënt een notaris is, dit de notaris niet ontslaat van zijn eigen onderzoeksplicht. De notaris heeft dan ook in strijd gehandeld met zijn poortwachtersrol door onvoldoende cliëntenonderzoek te doen als bedoeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de Wna. Dit is de notaris tuchtrechtelijk te verwijten.

4.16.    Verder heeft klager aangevoerd dat uit onderzoeksrapportage 2 blijkt dat de notaris in een dossier partijen drie dagen voor het passeren van de akte de concepten hiervan toezond. Volgens klager blijkt uit het dossier niet dat dit kortstondig van te voren toezenden van de concepten aan partijen lag. De notaris heeft dit verwijt niet betwist.

4.17.    De kamer volgt de stelling van klager dat een toezendingstermijn van drie dagen volgens vaste jurisprudentie geen tijdige toezending is. Door deze late toezending handelde de notaris in strijd met artikel 43, eerste lid Wna en daarmee in strijd met de belangen van zijn cliënt om tijdig kennis te nemen van de inhoud. Dit verwijt is terecht.

4.18.    Voorts heeft klager aangevoerd dat in het kader van het onderzoek een ‘royementsdossier’ is ingezien. In het dossier bevonden zich akten die de notaris in januari 2019 had gepasseerd en als gevolg waarvan nog royementen moesten plaatsvinden. De royementen van de akten in dit dossier had de notaris op 10 juli 2019 (vijf maanden na passeren) nog niet verricht. Deze feiten worden door de notaris niet betwist.

4.19.    De kamer volgt het verwijt van klager dat de notaris hierdoor in strijd heeft gehandeld met artikel 2 van het Reglement royementen. Door het niet tijdig inschrijven van royementen wordt de rechtszekerheid geschaad.

Conclusie

4.20.    De notaris wordt verweten dat hij als protocolontvanger onvoldoende voortvarend te werk gaat om de overdracht van de aan hem toegewezen protocollen te realiseren. Daarnaast is sprake van diverse onzorgvuldigheden in zowel de financiële administratie als de dossiervoering. Gelet op al het voorgaande zal de kamer de klacht op alle onderdelen gegrond verklaren.

Maatregel

4.21.    Op de gegrondverklaring van een klacht past in beginsel een tuchtrechtelijke maatregel.

De kamer deelt de zorgen van klager over de passieve houding van de notaris en zijn gebrek aan zorgvuldigheid. De kamer overweegt dat klager telkenmale waarschuwingen heeft afgegeven aan de notaris. De notaris heeft deze waarschuwingen onvoldoende opgepakt. Cliënten, derden en de maatschappij mogen van een notaris een actief, zorgvuldig handelen verwachten. Het handelen van de notaris kenmerkt zich echter door een gebrek aan voortvarendheid en passiviteit. De kamer deelt de zorg van klager dat hierdoor belangen van cliënten kunnen worden geschaad.

Ter zitting heeft de kamer de notaris in overweging gegeven om zich aan te sluiten bij een ander kantoor. Klager en de notaris zullen hierover in gesprek gaan met elkaar.

Ook heeft de kamer klager in overweging gegeven om de voorzitter van de kamer te verzoeken om een stille bewindvoerder in de zin van artikel 25b Wna te benoemen. Klager zal zich hierover beraden.

De kamer verwacht van de notaris dat de geconstateerde tekortkomingen op de kortst mogelijke termijn door hem, al dan niet met behulp van een stille bewindvoerder, naar tevredenheid van klager worden rechtgezet.

Gelet op alle feiten en omstandigheden acht de kamer de maatregel van schorsing voor de duur van twee weken passend en geboden.

Voor de reikwijdte van de schorsing verwijst de kamer naar de uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 14 januari 2020 (ECLI:NL:GHAMS:2020:137).

Kostenveroordeling

4.22.    De kamer ziet aanleiding om de notaris, gelet op artikel 103b lid 1 sub b Wna en de tijdelijke richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat, te veroordelen in de kosten die in verband met de behandeling van de zaak zijn gemaakt. Omdat de kamer deze twee klachtzaken gevoegd heeft behandeld, worden de kosten van de behandeling van de zaak vastgesteld op € 3.500,-. De notaris dient deze kosten na het onherroepelijk worden van deze beslissing te voldoen aan het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR), waarbij de in de artikel 103b lid 3 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop de kosten moeten worden voldaan door het LDCR per brief aan de notaris zullen worden meegedeeld.

5.         De beslissing

De kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem-Leeuwarden:

-          verklaart de klachten gegrond;

-          legt aan de notaris de maatregel van schorsing voor de duur van twee weken op;

-          veroordeelt de notaris tot betaling van de kosten in verband met de behandeling van de zaak, vastgesteld op € 3.500,-, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór in 4.22 is bepaald.

Deze beslissing is gegeven door mr. D. Vergunst, voorzitter, mrs. M.J.C. van Leeuwen,

S.V. Viveen, J.T.J. Heijstek en A.J.H.M. Janssen, leden, en in tegenwoordigheid van    

mr. K.K.H. Wagemaker, secretaris, door de voorzitter in het openbaar uitgesproken op

16 november 2020

De secretaris                                                              De voorzitter

Tegen deze beslissing van de kamer voor het notariaat kunnen partijen binnen dertig dagen na de datum van verzending van deze beslissing hoger beroep instellen bij het gerechtshof Amsterdam, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.