ECLI:NL:TACAKN:2020:32 Accountantskamer Zwolle 19/1521 Wtra AK

ECLI: ECLI:NL:TACAKN:2020:32
Datum uitspraak: 03-04-2020
Datum publicatie: 03-04-2020
Zaaknummer(s): 19/1521 Wtra AK
Onderwerp:
Beslissingen: Klacht gegrond met doorhaling
Inhoudsindicatie: Klacht van de Nba over de toetsing van het kwaliteitsstelsel van een kantoor op grondslag van de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS). Het kantoor voldoet op organisatieniveau en op opdrachtniveau niet aan de voorschriften die (met toepassing van het verlichte regime) gelden voor een klein kantoor. Hoewel persoonlijke omstandigheden (ziekte) een rol hebben gespeeld is betrokkene als voor het kwaliteitssysteem verantwoordelijke accountant verwijtbaar tekort geschoten. Doorhaling voor de duur van achttien maanden. Daarbij is rekening gehouden met de duur van de periode waarin het stelsel niet op orde is geweest en herstel niet eerder is gerealiseerd.

ACCOUNTANTSKAMER

BESLISSING ex artikel 38 Wet tuchtrechtspraak accountants (Wtra) in de zaken met nummer  19/1521 Wtra AK van 3 april  2020 van

de KONINKLIJKE NEDERLANDSE BEROEPSORGANISATIE VAN ACCOUNTANTS (Nba) ,

gevestigd te Amsterdam,

K L A A G S T E R ,

raadslieden: mrs. G.M.C. Neuteboom-Klink en A.H.T. van Gijssel,

t e g e n

Y ,

accountant-administratieconsulent,

kantoorhoudende te [plaats1],

B E T R O K K E N E

 

1.          Het verloop van de procedure

1.1       De Accountantskamer heeft kennisgenomen van de aan partijen bekende stukken van het dossier in deze zaak, waaronder:

-          het op 20 augustus 2019 ingekomen klaagschrift van 19 augustus 2019 met bijlagen;

-          het op 17 december 2019 ingekomen verweerschrift van 11 december 2019.

1.2       De Accountantskamer heeft de klacht behandeld op de openbare zitting van 28 februari 2020, waar zijn verschenen: namens klaagster [A] AA, bijgestaan door haar raadslieden voornoemd en betrokkene vergezeld door zijn echtgenote.  

1.3       Klaagster  en betrokkene hebben op deze zitting hun standpunten toegelicht (aan de hand van pleitaantekeningen, die aan de Accountantskamer zijn overgelegd) en geantwoord op vragen van de Accountantskamer.

2.          De vaststaande feiten

Op grond van de inhoud van de gedingstukken en aan de hand van het verhandelde op de zitting stelt de Accountantskamer het volgende vast.

2.1       Op 28 oktober 2011  heeft een toetsing van het accountantskantoor (hierna:  kantoor) van betrokkene plaatsgevonden op grond van de ‘Verordening op de Periodieke  Preventieve Toetsing’. Het kantoor voldeed niet aan de eisen en heeft een verbeterplan  ingediend. Op 7 oktober 2014 heeft een hertoetsing van het kantoor plaatsgevonden op grond van de Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen (oud) met negatief resultaat. Omdat betrokkene verbeteringen had doorgevoerd heeft de Nba toen besloten geen tuchtklacht in te dienen maar het kantoor opnieuw te toetsen.

2.2       Op 20 september 2016 heeft de nieuwe reguliere toetsing plaatsgevonden op grond van de Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen (oud).  Het kantoor voldeed toen volgens de Nba wederom niet aan de eisen. Het door het kantoor (na een rappel) opgestelde verbeterplan van 30 juni 2017 is goedgekeurd op 26 juli 2017.  

2.3       Over de hertoetsing is betrokkene geïnformeerd op 1 februari 2018 en op 3 mei 2018.  De uitvoering daarvan is vanwege ziekte van betrokkene in 2018 vertraagd.  

2.4       Op 31 oktober 2018 heeft de hertoetsing plaatsgevonden op grond van de Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen [1] (hierna: VoKwb). Het conceptverslag van de hertoetsing is per brief van 14 december 2018 aan betrokkene toegezonden. Betrokkene heeft hierop gereageerd per e-mail van 11 januari 2019. Bij brief van 12 januari 2019 is het definitieve (her)toetsingsverslag aan betrokkene gezonden.

2.5       Deze hertoetsing heeft geresulteerd in het eindoordeel van 18 maart 2019. Dit eindoordeel hield in dat het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing van de accountantspraktijk in opzet en werking niet voldeed aan het bepaalde bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep  (Wab).

2.6       Klaagster heeft daarop besloten de onderhavige tuchtklacht tegen betrokkene in te dienen. Hierover is betrokkene bij brief van 11 april 2019  geïnformeerd.

2.7       Betrokkene is de enige (eindverantwoordelijke) accountant van het kantoor. Hij werkt samen met zijn echtgenote in een Vennootschap onder firma. Het kantoor voert aan assurance verwante- en overige opdrachten uit.

3.          De klacht

3.1       Betrokkene heeft er volgens klaagster niet voor gezorgd dat zijn accountantskantoor  ten tijde van de toetsing op 31 oktober 2018 beschikte over een toereikend kwaliteitssysteem. Volgens artikel 4 lid 1 juncto artikel 27, tweede lid onder a. Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) moet ook bij een klein kantoor als dat van betrokkene sprake zijn van een kwaliteitssysteem dat een redelijke mate van zekerheid geeft dat NVKS-opdrachten worden uitgevoerd conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Volgens klaagster wordt zowel niet voldaan aan te stellen eisen op organisatieniveau, als  op opdrachtniveau. Zo hebben de toetsers vastgesteld dat betrokkene niet met een handboek werkt, maar sjablonen beschikbaar heeft, die hij echter niet hanteert bij de werkzaamheden. Betrokkene heeft geen klachtenregeling. Ook is sprake van gebrekkige overeenkomsten, zoals een verouderde waarneemovereenkomst, een ontoereikende overeenkomst met de systeembeheerder en zijn overeenkomsten aangaande de bedrijfsvoering niet zorgvuldig vastgelegd. Daarnaast zijn door de toetsers tekortkomingen geconstateerd bij dossieronderzoek van twee samenstellingsopdrachten. 

3.2       De tekortkomingen in het systeem op organisatieniveau heeft klaagster  gespecificeerd in hoofdstuk 4 van het klaagschrift en de tekortkomingen op opdrachtniveau in de hoofdstukken 5 en 6 van het klaagschrift.

4.          De gronden van de beslissing

Over de klacht en het daartegen gevoerde verweer overweegt de Accountantskamer het volgende. 

4.1       De Accountantskamer stelt voorop dat het in een tuchtprocedure als de onderhavige in beginsel aan klaagster is om feiten en omstandigheden te stellen en - in geval van (gemotiveerde) betwisting - aannemelijk te maken, die tot het oordeel kunnen leiden dat de betrokken accountant tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld.

4.2       Het handelen en/of nalaten waarop de klacht betrekking heeft moet, nu dit plaatshad ná 4 januari 2014, worden getoetst aan de sindsdien geldende Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) en daarop gebaseerde nadere voorschriften, waaronder de Nadere voorschriften controle en overige Standaarden (NV COS).

4.3       Voor de beoordeling zijn daarnaast de volgende bepalingen van belang. 

4.4       Op grond van artikel 3 van de VoKwb, toetst het bestuur van de Nba ten minste eenmaal in de zes jaar of het kwaliteitssysteem van een accountantseenheid (waaronder een kantoor) in opzet en werking voldoet aan de verordeningen en nadere voorschriften die krachtens artikel 19 Wab. De NVKS bevatten regels voor het inrichten van het kwaliteitssysteem in een accountantseenheid.

4.5       Uitgangspunt van de NVKS is dat de (aangewezen) kwaliteitsbepaler van een accountantskantoor  verantwoordelijk is voor een kwaliteitssysteem dat een redelijke mate van zekerheid geeft dat de NVKS opdrachten worden uitgevoerd conform de van toepassing zijnde wet en regelgeving [2] .  Dit kwaliteitssysteem omvat (de vaststelling en vastlegging van) een kwaliteitsbeleid  en  (het opzetten, implementeren en vastleggen van) een stelsel van kwaliteitsbeheersing [3] .   

4.6       In artikel 5, eerste lid onder a., b. en c.  zijn (rand) voorwaarden opgenomen waaraan het kantoor moet voldoen om de kwaliteit op een gewenst en noodzakelijk niveau te hebben.

4.7       Het kwaliteitsbeleid moet tenminste voldoen aan het bepaalde in paragraaf 4 (artikelen 9 tot en met 16) en, aanvullend voor assuranceopdrachten, aan het bepaalde in paragraaf 5 (artikelen 17-21)  van de NVKS [4] . Het stelsel van kwaliteitsbeheersing geeft invulling aan de doelstellingen uit het kwaliteitsbeleid en aan het beheersen van risico’s die het behalen van de doelstellingen  kunnen bedreigen [5] .  

4.8       De artikelen 9, 13, 14 en 15  NVKS bevatten vereisten die aan het kwaliteitssysteem worden gesteld op organisatieniveau. De artikelen 10, 11 en 12 bevatten vereisten die aan het kwaliteitssysteem worden gesteld op opdrachtniveau. Voor de assuranceopdrachten gelden aanvullende eisen  opgenomen in de artikelen 18, 19 en 20.  

In de NV COS zijn (dezelfde) onderwerpen van kwaliteitsbeheersing geregeld op het niveau van de individuele opdracht.

4.9       Artikel 27 NVKS geeft de mogelijkheid om bij de inrichting van het kwaliteitssysteem rekening te houden met de aard en omvang van het accountantskantoor (verlicht regime).

4.10     Bezien tegen de achtergrond van deze systematiek overweegt de Accountantskamer ten aanzien van de aan de klacht ten grondslag gelegde klachtonderdelen, die in het klaagschrift zijn opgenomen in de hoofdstukken 4, 5 en 6  het volgende.

4.11     Het kantoor van betrokkene is een accountantseenheid met één eindverantwoordelijke accountant en is daarom op grond van artikel 27, tweede lid NVKS vrijgesteld van een aantal daarin opgenomen voorschriften.

Op grond van artikel 27, tweede lid onder a. moet betrokkene (wel) op andere wijze waarborgen dat NVKS-opdrachten worden uitgevoerd conform de van toepassing zijnde wet en regelgeving. Dat kan hij doen (zo blijkt uit de toelichting bij dit artikel en NBA-handreiking 1140) door opdrachtdossiers op orde te hebben, door hulpmiddelen als een werkprogramma of vragenlijst/sjablonen te gebruiken, door een vaste indeling van dossiers te hanteren of door bijvoorbeeld in dossiers vast te leggen wat is gedaan.

Ook moet betrokkene op grond van artikel 27, tweede lid onder b. jaarlijks een evaluatie uitvoeren van de kwaliteitsambitie en van de wijze waarop hij heeft gewaarborgd dat NVKS-opdrachten conform wet- en regelgeving zijn uitgevoerd, deze evaluatie bespreken met een extern deskundige en de evaluatie en uitkomsten van de bespreking vastleggen.   Op grond van het derde lid van artikel 27 moet hij zich  - voor zover hier van belang -  houden aan artikel 5 (deels), 7, 14, 15 en 24 tot en met 26 NVKS.

4.12     Betrokkene heeft niet betwist dat hij de sjablonen die hij beschikbaar heeft voor de beoordeling van de opdrachtaanvaarding/continuering, integriteit van de cliënt, naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft), en de sjablonen voor bedrijfsverkenning, het planningsmemo, het werkprogramma en het afsluitend memo niet (consistent) toegepast heeft bij zijn werkzaamheden. Betrokkene heeft ook niet betwist, dat de daarin vastgelegde werksystematiek in de verschillende fasen van uitvoering van de twee samenstellingsopdrachten niet steeds is gevolgd en tot tekortkomingen daarin heeft geleid. Hoewel betrokkene ervoor heeft gekozen sjablonen als hulpmiddel te gebruiken, hebben deze er derhalve niet toe geleid dat de getoetste dossiers geheel op orde zijn. Dit verwijt is gegrond.

4.13     Betrokkene heeft niet betwist dat hij de integriteit van de cliënt in de getoetste samensteldossiers niet voldoende heeft vastgesteld. Aldus voldoet het kantoor niet aan de randvoorwaarde van artikel 5, eerste lid, onder a. sub 3  waarin is bepaald dat het kantoor alleen cliënten accepteert waarvan is vastgesteld dat er geen informatie is die tot de conclusie zou moeten leiden dat de cliënt niet integer is.  Dit verwijt is gegrond.

4.14     Betrokkene heeft ook niet betwist dat hij ten tijde van de toetsing niet beschikte over een klachtenregeling als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder a. sub 4 NVKS.  Op grond van artikel 27, derde lid NVKS had hij er evenwel voor moeten zorgen dat voldaan werd aan de randvoorwaarde dat personen van binnen en buiten het accountantskantoor zonder gevaar voor hun rechtspositie klachten en beschuldigingen over het niet-naleven van het (voor het kantoor geldende) kwaliteitssysteem aan de orde kunnen stellen. Dit verwijt is ook gegrond. Naar eigen zeggen van betrokkene beschikt zijn kantoor inmiddels wel over een klachtenregeling, maar ten tijde van de toetsing was dit niet het geval.

4.15  Klaagster heeft ten slotte op organisatieniveau aangevoerd dat een viertal overeenkomsten die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering niet zorgvuldig zijn vastgelegd. 

4.16     De waarnemingsovereenkomst die het kantoor moet hebben op grondslag van artikel 14 NVKS voldoet volgens klaagster niet aan de daaraan te stellen eisen, omdat daarin wordt verwezen naar verouderde wetgeving en een opzegtermijn ontbreekt. De met een systeembeheerder gesloten overeenkomst vindt klaagster niet toereikend, omdat deze geen boetebeding bevat voor handhaving van de geheimhoudingsverklaring. Betrokkene heeft dit erkend. De Accountantskamer stelt op de eerste plaats vast dat in artikel 14 NVKS niet de door klaagster aan de waarnemingsovereenkomst gestelde eisen zijn opgenomen en in de overige voor het kantoor geldende artikel 9, 13 en 15 van die voorschriften geen eisen worden gesteld aan overeenkomsten die betrokkene aangaat met deskundigen (zoals de systeembeheerder) of met derden (zoals met de belastingadviseur), noch ten aanzien van de rechtsvorm van zijn kantoor.  Daarbij merkt de Accountantskamer op dat artikel 12, derde lid NVKS, waarin is bepaald dat het kwaliteitssysteem er op is ingericht dat geheimhouding door bij de bedrijfsvoering van opdrachten betrokken personen in redelijke mate verzekerd is, waartoe een boetebeding kan dienen, niet geldt voor het kantoor van betrokkene.  

Klaagster heeft op de zitting naar voren gebracht dat de gebrekkige overeenkomsten het beeld oproepen dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing niet op orde is. De Accountantskamer acht het wenselijk dat afspraken met personen die voor de bedrijfsvoering en uitvoering van opdrachten worden ingeschakeld bij voorkeur schriftelijk worden vastgelegd. Echter,  juist  omdat een aantal artikelen van de NVKS zijn uitgesloten  en betrokkene stelt dat sprake is van andere waarborgen die maken dat wet- en regelgeving bij opdrachten wordt nageleefd, kan de Accountantskamer aan de hand van de gestelde gebreken in de overeenkomsten niet vaststellen dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing niet op orde is. De verwijten gebaseerd op de genoemde overeenkomsten zijn ongegrond.

4.17     Over de door klaagster in haar klaagschrift naar voren gebrachte tekortkomingen die zijn geconstateerd bij het  dossieronderzoek van twee samensteldossiers wordt het volgende overwogen. In de getoetste samensteldossiers is volgens klaagster sprake van tekortkomingen ten aanzien van vaststelling van de integriteit van de cliënt en ontbreken getekende opdrachtbevestigingen, besprekingsverslagen, de erkenning van de definitieve jaarrekening door het management (door een LOR of ondertekening van het financiële overzicht) en de bedrijfsverkenning. Ook  de vastlegging van significante aangelegenheden ontbreekt, evenals die ten aanzien van verzoeken om aanvullende informatie. Dit is niet of onvoldoende door betrokkene betwist althans de door betrokkene aangebrachte nuances aangaande het ontbreken van een wettelijke reserve, de balanstest en uitkeringtoets, de LOR en voorraadlijst weerleggen de door klaagster aangevoerde tekortkomingen niet.  Deze tekortkomingen leveren evenzoveel overtredingen op van Standaard 4410, paragrafen 23, 24, 25, 26, 28, 29, 32, en 37.  Deze verwijten zijn derhalve gegrond.

4.18     Conclusie uit vorenstaande is dat betrokkene op organisatieniveau niet heeft voldaan aan artikel 5, eerste lid onder a. sub 3 en 4 NVKS  en dat hij er op opdrachtniveau niet voor heeft gezorgd, dat op zijn kantoor gewaarborgd is dat NVKS opdrachten worden uitgevoerd conform de van toepassing zijn de wet- en regelgeving.  De klacht dat het kantoor van betrokkene ten tijde van de toetsing op 31 oktober 2018 niet beschikte over een kwaliteitssyteem dat voldeed  aan de daaraan te stellen eisen, is daarom gegrond.

4.19     De Accountantskamer begrijpt uit het verweer van betrokkene dat zijn ziekte  invloed heeft gehad op de wijze waarop zijn kantoor is gevoerd. Voor ontstentenis vanwege ziekte geldt dat een waarnemer dan voor de deugdelijke uitvoering en afronding van NVKS-opdrachten dient zorg te dragen, zodat dit verweer betrokkene niet kan baten.  Daar komt bij dat betrokkene in 2018 ziek is geweest terwijl tekortkomingen al vanaf 2011 en bij meedere toetsingen in de jaren daarna zijn geconstateerd en niet althans onvoldoende zijn verbeterd.

4.20     Nu de klacht (grotendeels) gegrond is, kan de Accountantskamer een tuchtrechtelijke maatregel opleggen. Bij de beslissing daarover houdt zij rekening met de aard en de ernst van het verzuim en de omstandigheden waaronder dit zich heeft voorgedaan. De Accountantskamer acht in deze klachtzaak de maatregel van doorhaling voor de duur van achttien maanden passend en geboden.

In het dossier komt een beeld naar voren van een door betrokkene geleid klein accountantskantoor dat sinds 2011 structureel niet voldoet aan de kwaliteitseisen die bij en krachtens de Wab gelden. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van betrokkene om tijdig de voor de verbetering van het kwaliteitssysteem noodzakelijke maatregelen te nemen. Weliswaar zijn in de loop der jaren een aantal zaken verbeterd, maar betrokkene slaagt er niet in, ondanks de herhaaldelijke kansen die hem zijn geboden, om zijn praktijkvoering  kwalitatief en inhoudelijk op orde te krijgen. Hoewel persoonlijke omstandigheden (ziekte) daarbij deels een rol kunnen hebben gespeeld, is betrokkene daarin als voor het kwaliteitssysteem verantwoordelijke accountant verwijtbaar tekortgeschoten. Daardoor heeft betrokkene gehandeld in strijd met de fundamentele beginselen van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

5.          Beslissing

De Accountantskamer:

·         verklaart de klacht gegrond;

·         legt ter zake aan betrokkene op de maatregel van  doorhaling  als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder e. Wtra, te weten die van doorhaling van de inschrijving van de accountant in de registe rs, welke maatregel ingaat op de tweede dag volgend op de dag waarop deze beslissing onherroepelijk is geworden én de voorzitter van de Accountantskamer een last tot tenuitvoerlegging heeft uitgevaardigd;

·         bepaalt de termijn waarbinnen betrokkene niet opnieuw in de registers kan worden ingeschreven op   achttien maanden;

·         verstaat dat de AFM en de voorzitter van de Nba na het onherroepelijk worden van deze uitspraak én de uitvaardiging van een last tot tenuitvoerlegging door de voorzitter van de Accountantskamer, zorgen voor opname van deze tuchtrechtelijke maatregel  in de registers, voor zover betrokkene daarin is of was ingeschreven;

Aldus beslist door mr. A.A.A.M Schreuder, voorzitter, mr. E.W. Akkerman en mr. J.H.W.R. Orriëns-Schipper (rechterlijke leden) en drs. R.G. Bosman RA en A.M.H. Homminga AA (accountantsleden), in aanwezigheid van mr. G.A. Genee, secretaris, en uitgesproken in het openbaar op  3 april 2020.

_________                                                                                        __________

secretaris                                                                                            voorzitter

Deze uitspraak is aan partijen verzonden op:_____________________________

Ingevolge artikel 43 Wtra kan tegen deze uitspraak binnen 6 weken na de dag van verzending daarvan hoger beroep worden ingesteld door middel van het indienen van een beroepschrift bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven (adres: Postbus 20021, 2500 EA  Den Haag). Het beroepschrift dient de gronden van het beroep te bevatten en te zijn ondertekend.


[1] Stcrt 2017, 40917 in werking getreden op 1 januari 2018. Wijziging Stcrt. 2019, 8836 in werking getreden 21-2-2019

[2] artikel 4, eerste lid

[3] artikel 1 en artikel 4, tweede lid onder a. en d.

[4] artikel 4, tweede lid onder a.

[5] artikel 1 en artikel 4, tweede lid onder d. en c..