ECLI:NL:TNORARL:2019:59 Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden C/05/354505/KL RK 19-80 C/05/354506 KL RK 19-81

ECLI:	ECLI:NL:TNORARL:2019:59
Datum uitspraak:	30-10-2019
Datum publicatie:	22-11-2019
Zaaknummer(s):	C/05/354505/KL RK 19-80 C/05/354506 KL RK 19-81
Onderwerp:	Personen- en Familierecht
Beslissingen:	Klacht gegrond met berisping Klacht gegrond, boete
Inhoudsindicatie:	Klacht over wegraken testament. Voor zover de klacht het zoekraken van het testament betreft, raakt die klacht uitsluitend de oud-notaris. Het zorgvuldig omgaan met originele akten is één van de kerntaken van het notariaat. Hoe de akte is zoekgeraakt, is niet duidelijk, het is echter een gegeven. De oud-notaris draagt daarvoor de volle verantwoordelijkheid. Zowel de notaris als de oud-notaris hebben bij de overname van het protocol in 2010 zeer onzorgvuldig  gehandeld, omdat zij, nadat duidelijk was dat er akten ontbraken, niet hebben onderzocht wat voor akten dat waren en wat zij konden doen om een en ander te herstellen. In dat geval was immers aan het licht gekomen dat de testamentakte ontbrak en had de onduidelijkheid over de uiterste wil van de vader van klager kunnen worden opgehelderd. De vader van klagers was toen immers nog in leven en had (opnieuw) zijn uiterste wil door de notaris kunnen laten vastleggen. Dat had zelfs ook nog later, in 2015 gekund, toen de notaris voor de vader van klagers een notariële volmacht heeft opgesteld. Door hun handelen en nalaten hebben beiden het vertrouwen geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. De kamer acht dat in ernstige mate verwijtbaar. Nu de oud-notaris reeds is gedefungeerd, zal de kamer aan hem niet alleen de maatregel van berisping opleggen, maar tevens de maatregel van geldboete, ter hoogte van € 7.500. Aan de notaris legt de kamer een berisping op, aangezien is gebleken dat zij lering heeft getrokken uit deze zaak.

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ARNHEM-LEEUWARDEN

Kenmerk: C/05/354505/KL RK 19-80 en C/05/354506/KL RK 19-81

beslissing van de kamer voor het notariaat

op de klachten van

1. [klaagster 1];

wonende te [plaats],

2. [klager 2]

wonende te [plaats],

en

3. [klager 3]

wonende te [plaats],

gemachtigde: mr. J.A. Venema, advocaat te Emmen,

tegen

1. [notaris],

notaris te [plaats],

tevens optredend als gemachtigde voor beklaagde sub 2,

en

2. [oud-notaris],

oud-notaris.

Partijen worden hierna respectievelijk klagers, notaris en oud-notaris genoemd.

1. Het verloop van de procedure

1.1. De kamer is uitgegaan van de volgende stukken:

-       het klaagschrift met bijlagen, ingekomen op 3 juni 2019;

-       het verweerschrift met bijlagen van 22 juli 2019.

1.2. De klachtzaak is ter zitting van 18 september 2019 behandeld, waarbij zijn verschenen klagers enerzijds, en de notaris anderzijds. Partijen hebben het woord gevoerd, klagers aan de hand van een pleitnotitie.

2. De feiten

2.1. Uit het Centraal Testamenten Register blijkt dat de vader van klagers (de  heer [B]) op 23 augustus 1984, na het overlijden van de moeder van klagers op 28 januari 1982, een testament heeft opgemaakt ten overstaan van oud-notaris [X] (hierna: oud-notaris [X]).

2.2. Het protocol van oud-notaris [X] is per 1 januari 1989 overgenomen door de oud-notaris, die op zijn beurt per 1 januari 2009 het protocol heeft overgedragen aan de notaris.

2.3. Op 29 april 2010 hebben de notaris en de oud-notaris ingevolge artikel 4 van de Verordening overdracht protocol de akte “Overname Protocol” opgemaakt.  

2.4. Op 4 november 2015 is de notaris bij de vader van klagers, in woonzorgcentrum [naam], op bezoek geweest in verband met de aanstaande verkoop en levering van zijn woning in [plaats]. Op 6 november 2015 heeft de vader van klagers een notariële volmacht afgegeven, waarmee enkele van zijn kinderen bij zijn leven over vermogensrechtelijke zaken konden beslissen.

2.5. Op 30 oktober 2016 is de vader van klagers overleden.

2.6. Op 25 november 2016 heeft de notaris klagers voor een bespreking op haar kantoor uitgenodigd. Aanleiding daarvoor was, naar zeggen van de notaris, de vondst van mogelijk een restant van de sedert 1984 vermiste familiesieraden, die, na het overlijden van de moeder van klagers op 30 januari 1982, in bewaring waren gegeven aan het notariskantoor.Bij die gelegenheid heeft de notaris klagers meegedeeld dat de originele akte van het testament van de vader van klagers (hierna: de testamentakte) weg was.

2.7. De notaris en de oud-notaris hebben op 16 februari 2017 een verklaring ‘aanvulling overname protocol’ opgemaakt, waarin is opgenomen dat abusievelijk in de akte ‘Overname Protocol’ van 29 april 2010 een drietal ontbrekende akten niet zijn vermeld, waaronder de testamentakte: “Uit de notities van de destijds gedane protocolovername (door de oud-notaris handgeschreven aantekeningen, kvhn) blijkt dat eveneens ontbraken de volgende drie minuutakten, destijds verleden voor de te [plaats] gevestigde notaris [X] of diens plaatsvervangers: (…) 2. een minuutakte, verleden op (..) (23-08-1984), repertoriumnummer 14367; (…).”

2.8. Op 6 april 2017 heeft de notaris alle kinderen van de heer [B] (alsmede de kinderen van een vooroverleden kind) in kennis gesteld van het ontbreken van de testamentakte. Diezelfde dag heeft de notaris aan klager sub 3 geschreven: “(..) Nu ik van enkele kinderen van uw vader heb begrepen dat er in de administratie van uw vader ook geen afschrift van het testament te vinden is, is onduidelijk hoe de vererving luidt. Door de erfgenamen zijn verschillende theorieën aangedragen waarom uw vader na het overlijden van zijn echtgenote een nieuw testament heeft gemaakt. Ik heb begrepen dat sommigen denken vanwege een afwijkende erfstelling. Anderen vermoeden dat het testament van 1984 betrekking had op de situatie dat vader samenwoonde met mevrouw [naam]. Wanneer alle kinderen daarmee instemmen kan er een vaststellingsovereenkomst worden gesloten waarin wordt vastgelegd dat alle kinderen erfgenamen zijn, ieder voor een gelijk deel. Los van de discussie of er een afwijkende erfstelling zou spelen, heb ik begrepen dat er de vraag speelt of de legitieme portie is geschonden, doordat in het verleden giften kunnen zijn gedaan. Ieder kind heeft recht op een minimaal gedeelte, te weten de helft van wat iemand zonder testament zou krijgen. De legitieme portie mag niet door schenkingen worden aangetast. Ik heb begrepen dat er door sommige kinderen onderzocht wordt in hoeverre er in het verleden schenkingen hebben plaatsgevonden die inbreuk maken op deze legitieme portie. (..)”

3. De klacht

3.1. Klagers verwijten de notaris en de oud-notaris dat zij zich niet hebben gedragen zoals een redelijk handelend en redelijk bekwaam notaris betaamt. Het is voor klagers niet te bevatten dat het notariskantoor niet meer beschikt over het originele testament van hun vader maar meer nog, dat de afwezigheid van die akte pas is geconstateerd na het overlijden van hun vader. In hun klaagschrift beschrijven klagers hun eerdere (slechte) ervaringen met het notariskantoor, onder meer het zoekraken van de antieke familiesieraden uit de nalatenschap van hun moeder.

3.2 De oud-notaris en de notaris hebben onzorgvuldig gehandeld bij de overname van het protocol van de oud-notaris in 2010. Zij menen dat de notaris toen had kunnen constateren dat de testamentakte weg was. Klagers vragen zich af wat de waarde is van een akte overname protocol als jaren later nog een aanvullende akte kan worden opgemaakt.

3.3. Als de notaris bij de overname in 2010 had gezien dat de testamentakte weg was, had zij nog geruime tijd de gelegenheid gehad de fout te herstellen. De notaris had de vader van klagers, die toen nog in leven was, uit kunnen nodigen om zijn wensen in een nieuw testament vast te leggen. De notaris heeft de vader van klagers nota bene gezien en gesproken in november 2015; bij die gelegenheid had zij het testament nog kunnen aankaarten.

3.4. De wijze waarop de notaris met klagers heeft gecommuniceerd nadat zij had geconstateerd dat de akte weg was, hebben klagers als pijnlijk ervaren. De notaris heeft toen geen enkel medeleven aan klagers getoond, maar simpelweg opgemerkt: ‘weg is weg’.

4. Het verweer

4.1. De notaris heeft haar verweer mede namens de oud-notaris ingediend.

Het feit dat een originele akte is zoekgeraakt, zeker als dat een testament betreft, is misschien wel het ergste dat een notaris kan overkomen, aldus de notaris. Ook al ontbrak de akte al in 2010, toen de notaris het protocol overnam, is het niet aan klanten uit te leggen dat zoiets kan gebeuren.  

4.2. De notaris betreurt het dat ze in 2010 niet meteen heeft onderzocht wat voor soort akten ontbraken, zodat ze meteen een en ander had kunnen herstellen.

Als ze had geweten dat de testamentakte zoek was, dan had ze inderdaad in november 2015 de gelegenheid aangegrepen om de huidige situatie te voorkomen. Er was toen echter geen aanleiding om te vragen

4.3. Nadat de notaris had geconstateerd dat het testament zoek was heeft ze met klaagster sub 1 gesproken. Het spijt de notaris erg dat klaagster haar reactie als koel heeft ervaren. De notaris was overrompeld door het gegeven feit; de situatie deed en doet haar meer dan dat zij klaarblijkelijk tot nu toe naar de familie heeft geuit. De notaris betreurt het dat een gesprek met alle familieleden op haar kantoor, om tot gezamenlijke afspraken te komen, wegens ernstig verstoorde familieverhoudingen niet mogelijk was.

4.4. De notaris begrijpt dat met de huidige kwestie ook het verleden weer naar boven komt. Destijds zijn excuses aangeboden voor de vermissing van de sieraden en er heeft een schadevergoeding plaatsgevonden. De notaris begrijpt dat dat geen volledige genoegdoening kan brengen en het doet zeker geen recht aan de emoties die bij betrokkenen speelden en nog spelen, aldus de notaris. De nalatenschapsafhandeling van de moeder van klagers heeft zich echter afgespeeld ruim voordat de notaris op kantoor werkzaam was.

5. De beoordeling

5.1. Ingevolge artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris niet betaamt.

Notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen die niet meer als zodanig werkzaam zijn blijven aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van hiervoor bedoeld handelen of nalaten gedurende de tijd dat zij als zodanig werkzaam waren.

De kamer dient derhalve te onderzoeken of de handelwijze van de notaris en de oud-notaris een verwijtbare gedraging in de zin van artikel 93 lid 1 Wna oplevert.

5.2. Ter zitting heeft de notaris de kamer desgevraagd meegedeeld dat de testamentakte is weggeraakt in de periode dat het protocol onder verantwoordelijkheid van de oud-notaris viel: de akte was nog aanwezig toen de oud-notaris het protocol van oud-notaris [X] overnam.

5.3. Voor zover de klacht het zoekraken van het testament betreft, raakt die klacht uitsluitend de oud-notaris. Het zorgvuldig omgaan met originele akten is één van de kerntaken van het notariaat. Hoe de akte zoek geraakt is, is niet duidelijk, het is echter een gegeven. De oud-notaris draagt daarvoor de volle verantwoordelijkheid. Dit klachtonderdeel is gegrond.

5.4. Zowel de notaris als de oud-notaris hebben bij de overname van het protocol in 2010 zeer onzorgvuldig  gehandeld,  omdat zij, nadat duidelijk was dat er akten ontbraken, niet hebben onderzocht wat voor akten dat waren en wat zij konden doen om een en ander te herstellen. In dat geval was immers aan het licht gekomen dat de testamentakte ontbrak en had de onduidelijkheid over de uiterste wil van de vader van klager kunnen worden opgehelderd. De vader van klagers was toen immers nog in leven en had (opnieuw) zijn uiterste wil door de notaris kunnen laten vastleggen. Dat had zelfs ook nog later, in 2015 gekund, toen de notaris voor de vader van klagers een notariële volmacht heeft opgesteld.

De kamer is van oordeel dat ook dit onderdeel van de klacht gegrond is.

5.5. Klagers verwijten de notaris eveneens dat zij niet eerlijk, transparant en empathisch met klagers heeft gecommuniceerd over de zoekgeraakte akte. Ter zitting heeft de notaris verklaard dat zij zichzelf niet herkent in de wijze van communiceren met klagers, zoals in de klacht beschreven. Maar als klagers dat zo hebben ervaren, is haar reactie inderdaad niet naar behoren geweest, zo heeft de notaris ter zitting erkend. Daarmee is ook dat onderdeel van de klacht gegrond.

Maatregelen

5.6. Bij de beoordeling van de vraag welke maatregel in de gegeven omstandigheden passend en geboden is, stelt de kamer voorop dat de wetgever in het belang van de rechtszekerheid aan de notaris een cruciale rol heeft toegekend. Een notaris dient daarom het ambt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit te oefenen. De notaris en de oud-notaris hebben dat in deze zaak niet gedaan. Door hun handelen en nalaten hebben zij het vertrouwen geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. De kamer acht dat in ernstige mate verwijtbaar. Nu de oud-notaris reeds is gedefungeerd, zal de kamer aan hem niet alleen de maatregel van berisping opleggen, maar tevens de maatregel van geldboete, ter hoogte van € 7.500.

5.7. De notaris was ontdaan toen zij ontdekte dat de testamentakte weg was en is daar nog steeds van slag van, zo heeft zij ter zitting verklaard. In 2010 had de notaris niet door hoe ernstig het was dat akten ontbraken; akten werden toen nog naar de Belastingdienst gezonden en kwamen dan wel eens niet terug. De notaris heeft daarom toen geen actie ondernomen. De notaris heeft uit deze zaak lering getrokken: bij de overname van een volgend protocol heeft zij meteen onderzoek ingesteld naar een vermiste akte. Daarom zal de kamer volstaan met het aan de notaris opleggen van de maatregel van berisping.

Geldboete

5.8. Nadat deze beslissing onherroepelijk is geworden dient de oud-notaris de aan hem opgelegde geldboete te voldoen aan het Landelijk Dienstencentrum van de Rechtspraak (LDCR), dat de in artikel 103a lid 2 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop het bedrag moet worden voldaan per brief aan de oud-notaris zal meedelen.

Vergoeding griffierecht aan klagers

5.9. Omdat de kamer de klachten gegrond verklaart, dienen de notaris en de oud-notaris het door klagers betaalde griffierecht van € 100 (€ 50 per klacht) op grond van artikel 99 lid 5 Wna aan klagers te vergoeden.

Kostenveroordeling

5.10. Nu de klachten gegrond worden verklaard en aan beide notarissen een maatregel wordt opgelegd, ziet de kamer in verband met het bepaalde bij artikel 103b lid 1 Wna en de Tijdelijke richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat (Staatscourant 2019, nr. 35649), aanleiding om de notaris en de oud-notaris gezamenlijk te veroordelen in de volgende kosten:

a. € 50 kosten van klagers;

b. € 500 kosten van klagers in verband met door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand, vastgesteld op 1 punt voor de bijstand ter zitting met een waarde per punt van € 500;

c. € 3.500 kosten voor de behandeling van de klachten door de kamer.

Termijn en wijze van betaling kosten en griffierecht

5.11. De notaris en de oud-notaris dienen voornoemde kosten van klagers en het door klagers betaalde griffierecht (een totaalbedrag van € 650) binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan klagers te voldoen. Klagers dienen daartoe tijdig schriftelijk hun rekeningnummer aan de notaris door te geven.

5.12. Omdat de klachten tegen de notaris en de oud-notaris (grotendeels) gelijkluidend zijn, de notaris daar mede namens de oud-notaris op heeft gereageerd en de klachten gezamenlijk mondeling zijn behandeld, ziet de kamer aanleiding om de kosten in de zin van artikel 103b lid 2 sub b Wna (de behandeling van de klachten door de kamer) voor beide zaken gezamenlijk vast te stellen op € 3.500. Daaruit volgt dat de notarissen na het onherroepelijk worden van deze beslissing elk een bedrag van € 1.750 dienen te voldoen aan het LDCR, waarbij het LDCR de in artikel 103b lid 3 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop het bedrag moet worden betaald aan ieder afzonderlijk per brief zal meedelen.   

6. De beslissing

De kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem-Leeuwarden:

-       verklaart de klacht tegen de notaris gegrond;

-       legt de notaris de maatregel van berisping op;

-       verklaart de klacht tegen de oud-notaris gegrond;

-       legt de oud-notaris de maatregel van berisping op alsmede de maatregel van geldboete, ter hoogte van € 7.500, te voldoen op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 5.8. bepaald;

-       veroordeelt de notaris en de oud-notaris gezamenlijk tot betaling aan klagers van € 650 aan griffierecht en kosten, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 5.11. bepaald;

-       veroordeelt de oud-notaris tot betaling van de kosten in verband met de behandeling van de klacht door de kamer, vastgesteld op een bedrag van € 1.750, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 5.12. bepaald;

-       veroordeelt de notaris tot betaling van de kosten in verband met de behandeling van de klacht door de kamer, vastgesteld op een bedrag van € 1.750, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 5.12. bepaald.

Deze beslissing is gegeven door mr. D. Vergunst, voorzitter, mr. J.G.T.M. Castrop en mr. F. Drost, leden, en in tegenwoordigheid van mr. E.B.T. Kienhuis, secretaris, door de voorzitter in het openbaar uitgesproken op 30 oktober 2019.
Tegen deze beslissing van de kamer voor het notariaat kunnen partijen binnen dertig dagen na de datum van verzending van deze beslissing hoger beroep instellen bij het gerechtshof Amsterdam, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.