ECLI:NL:TNORAMS:2018:21 Kamer voor het notariaat Amsterdam 645691/NT 18-18

ECLI:	ECLI:NL:TNORAMS:2018:21
Datum uitspraak:	23-10-2018
Datum publicatie:	02-11-2018
Zaaknummer(s):	645691/NT 18-18
Onderwerp:	Personen- en Familierecht
Beslissingen:	Klacht gegrond met berisping
Inhoudsindicatie:	De notaris heeft niet voortvarend gehandeld in de afwikkeling van het dossier. Van een notaris wordt professioneel handelen verwacht. Wanneer persoonlijke problemen van een notaris een goede praktijkvoering lastig maken mogen cliënten of belanghebbenden bij notariële werkzaamheden daar niet de dupe van worden. De notaris had moeten inzien dat het noodzakelijk was om, als zij daartoe zelf niet in staat was, een ander met de afwikkeling van het dossier te belasten, of het dossier aan een ander over te dragen, en in ieder geval om over het gebrek aan voortgang te communiceren met klaagster, zeker waar klaagster bij herhaling om informatie heeft verzocht. Dat zij dat inzicht niet heeft, maar wel weet dat ze een en ander (om gezondheidsredenen) niet aankan, baart de kamer zorgen waar het de praktijkvoering van het notariskantoor betreft. Ter zitting heeft de kamer de notaris voorgehouden dat in het verleden twee andere tuchtzaken tegen haar zijn behandeld waarin het gebrek aan voortvarendheid van haar handelen eveneens aan de orde is geweest, hetgeen in die zaken tot een gegrondverklaring van de klachten en de oplegging van een maatregel heeft geleid. Berisping. De notaris wordt in de kosten van klaagster en van de behandeling van de zaak door de kamer veroordeeld.

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT AMSTERDAM

Beslissing van 23 oktober 2018 in de klacht met nummer 645691/NT 18-18 van:

[naam klaagster],

wonende te [plaats],

klaagster ,

tegen:

[naam notaris],

notaris te [plaats],

de notaris .

1. Ontstaan en loop van de procedure

De kamer is uitgegaan van de volgende stukken:

- klaagschrift, ingekomen per e-mailbericht van 26 maart 2018, en de mede daaraan ten grondslag liggende stukken met betrekking tot een door klaagster in 2016 tegen de notaris ingediende en later ingetrokken klacht;

- verweerschrift van 4 juni 2018.

Bij de mondelinge behandeling van de klacht op 11 september 2018 zijn klaagster, vergezeld door haar echtgenoot, de heer [naam echtgenoot], en de notaris verschenen. Partijen hebben het woord gevoerd, de notaris aan de hand van een aan de kamer overhandigde (handgeschreven) pleitnotitie. Uitspraak is bepaald op heden.

2. De feiten

De kamer gaat uit van de volgende voor de beoordeling van de klacht van belang zijnde feiten en omstandigheden:

a.      Op 23 juni 2005 heeft een medewerkster van het notariskantoor [naam notariskantoor] (hierna: het notariskantoor) de echtgenoot van klaagster, de heer [naam echtgenoot klaagster] (hierna: de echtgenoot van klaagster), bericht dat het notariskantoor was belast met de afwikkeling van de nalatenschap van de heer [naam erflater] (hierna: erflater), overleden op 7 mei 2004 in een verzorgingshuis te [plaats].

b.     De echtgenoot van klaagster is een zoon van een vooroverleden broer van erflater.

c.      Erflater had niet bij testament over zijn nalatenschap beschikt en had geen echtgenote en/of afstammelingen nagelaten. 

d.     Op 8 juli 2005 heeft de medewerkster van het notariskantoor de echtgenoot van klaagster (onder meer) bericht dat het saldo van de nalatenschap, na aftrek van de uitvaartkosten, ongeveer € 6.000 was (van welk saldo de notariskosten nog moesten worden voldaan) en dat hij voor 1/18^e gedeelte gerechtigd was tot de nalatenschap.

e.      Klaagster en haar echtgenoot hebben vervolgens ieder jaar, zonder resultaat, telefonisch contact gehad met het notariskantoor om te informeren naar de voortgang van de afwikkeling.

f.       In een e-mail van 28 oktober 2013 heeft kandidaat-notaris [naam kandidaat-notaris] aan de echtgenoot van klaagster bericht ‘voorzover correct in het elektronische dossier vastgesteld’ dat de werkzaamheden van het notariskantoor in het dossier in januari 2007 beëindigd waren met de overmaking aan hem van € 122,63.

g.     Omdat klaagster en haar echtgenoot dit bedrag niet hadden ontvangen, hebben zij het notariskantoor daarna verschillende malen om opheldering verzocht.

h.     Op 20 maart 2014 heeft de notaris (onder meer) aan de echtgenoot van klaagster geschreven : “Vanaf nu zal ondergetekende de verdere afwikkeling van dit dossier ter hand nemen en u nader berichten. (..) U heeft gelijk waar het uw bemerkingen betreft dat u geen gelden heeft ontvangen. Het nalatenschapstegoed is volledig aanwezig op onze derdengelden rekening. Het betreft het saldo van de opgeheven girorekening, waarvan € 6.886,31 eertijds door de Postbank naar onze derdengeldenrekening is overgemaakt. (..) Mijn bevindingen zijn thans dat de afwikkeling eertijds is blijven steken op het overlijden van één van de erfgenamen, te weten mevrouw [naam]. Er had een onderzoek naar haar erfgenamen dienen plaats te vinden (..). Doordat wij thans gebruik kunnen maken van een snellere wijze van inzage in de gemeentelijke basisadministratie gegevens, verwacht ik eind volgende week het merendeel van de gegevens beschikbaar te hebben.(..)”

i.       Omdat vervolgens een (duidelijke) reactie uitbleef, hebben klaagster en haar echtgenoot begin 2016 de bemiddeling van de KNB ingeroepen.

j.       De notaris heeft de KNB in een e-mailbericht van 8 februari 2016 bericht dat zij het ontzettend vervelend vond dat het dossier nog niet was afgewikkeld : “Graag verzoek ik u mevrouw [naam klaagster] te berichten dat de nalatenschap thans op korte termijn door ondergetekende persoonlijk wordt opgepakt en afgehandeld, uiteraard wel onder voorbehoud dat alle deelgenoten het met het voorstel tot afwikkeling eens zullen zijn. Ik bied mijn oprechte verontschuldigingen aan voor de opnieuw ontstane vertraging. De gang van zaken verdient geen schoonheidsprijs, hiervan ben ik me terdege bewust”

k.      Vervolgens heeft de KNB de notaris in een e-mailbericht van 14 maart 2016 verzocht om vóór 24 maart 2016 te berichten hoeveel tijd de afwikkeling van het dossier nog in beslag zou nemen. Daarop heeft de notaris in een e-mail van 15 maart 2016 geantwoord: “De werkomstandigheden op kantoor zijn doorlopend dusdanig dat ik heb besloten een externe kracht in te huren voor afwikkeling van dit dossier. Aangezien ik er al maandenlang niet in slaag iemand ter versterking te vinden voor de reguliere werkzaamheden, hoop ik dat het voor dit enkele dossier op korte termijn toch wil lukken. Het is immers niet gepast om mevrouw [naam klaagster] geen perspectief te kunnen bieden. Ik vind het ook meer dan vervelend. Wel kan het zo zijn dat er familieleden zijn die niet willen meewerken aan de afwikkeling. In dat verband blijft het noemen van een termijn lastig. Maar de verdere inventarisatie van de afwikkeling moet kunnen aanvangen en een voorstel tot afwikkeling moet kunnen worden gemaakt.(..)”

l.       De KNB heeft klaagster op 10 mei 2016 bericht de notaris driemaal gevraagd te hebben schriftelijk te reageren op de bezwaren van klaagster, maar dat een reactie van de notaris is uitgebleven: “De rol van de KNB is hiermee ten einde. Ik ga over tot het sluiten van het dossier. U kunt eventueel nog een officiële klacht indienen bij de Kamer voor het Notariaat.”

m.    Klaagster heeft vervolgens op 11 juli 2016 bij de kamer een klacht tegen de notaris ingediend.

n.      In het verweerschrift dat de notaris op 16 augustus 2016 bij de kamer heeft ingediend, heeft de notaris geschreven: “Ik ben er thans (na lange tijd) wel in geslaagd per 1 september aanstaande versterking in te huren voor de onroerend goed praktijk. In mei vorig jaar is onze onroerend goed klerk ziek geworden en deze situatie is sindsdien helaas ongewijzigd. (..) Dit heeft tot gevolg gehad dat ondergetekende veel avonden en delen van het weekend extra heeft gewerkt om de onroerend goed overdrachten ordentelijk te laten verlopen. (..) Ik stel voor dat er in de maand september onzerzijds definitief voor wordt zorggedragen dat het dossier zodanig wordt bijgewerkt dat er een voorstel ligt, dat wij aan de erfgenamen verzenden.”

o.     Op 13 oktober 2016 heeft de voorzitter van de kamer in het kader van artikel 99 lid 12 van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna) met partijen gesproken, teneinde een minnelijke schikking te bewerkstelligen.

p.     In dat gesprek heeft de notaris toegezegd dat zij binnen veertien dagen het voorstel tot verdeling klaar zou hebben. Klaagster heeft de klacht vervolgens ingetrokken.

q.     De notaris is de tijdens voornoemd voorzittersgesprek gedane toezegging niet nagekomen. Zij heeft vervolgens niet gereageerd op telefonische verzoeken of e-mails van klaagster.

r.       In december 2017 hebben klaagster en haar echtgenoot een e-mailbericht ontvangen met de mededeling dat het dossier medio februari 2018 zou worden afgehandeld. Dat bleek echter weer niet het geval.

3. De klacht

Klaagster verwijt de notaris dat zij nalatig heeft gehandeld, niet zoals een goed notaris betaamt. Sinds juli 2005 wachten klaagster en haar echtgenoot al op de afwikkeling van de nalatenschap van erflater. Klaagster heeft getwijfeld de onderhavige klacht in te dienen vanwege het griffierecht van € 50 dat zij daartoe heeft moeten betalen, terwijl het aan haar echtgenoot toekomende deel van de nalatenschap (volgens de notaris) niet veel meer dan € 100 bedraagt.

4. Het verweer

De notaris stelt dat zij eind oktober 2016 aan alle bekende erfgenamen een voorstel tot afwikkeling heeft verzonden. Slechts van acht van de zestien erfgenamen heeft zij toen een reactie ontvangen. Er bleek ook nog een aantal tot dusver onbekende erfgenamen te zijn en er waren erfgenamen die niet reageerden.

De notaris erkent niet te hebben gereageerd op berichten en telefoontjes van klaagster. De notaris had langdurig de moed, energie en concentratie niet om te communiceren met klaagster en haar echtgenoot. Sinds eind 2017 is zij maar beperkt werkzaam geweest vanwege gezondheidsklachten, een slecht herstel na een longontsteking. Ook weerhielden schaamtegevoelens haar om wederom aan klaagster uit te leggen waarom zij opnieuw tijd nodig had voor de afwikkeling van het dossier.

5. De beoordeling

5.1 Ingevolge artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt. De kamer dient derhalve te onderzoeken of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.

5.2 Ter zitting heeft de notaris erkend dat zij het dossier veel te lang heeft laten liggen en niet op vragen van klaagster en haar echtgenoot daarover heeft gereageerd. Zij heeft meegedeeld dat zij na het indienen van de onderhavige klacht de afwikkeling van het dossier weer heeft opgepakt. Zij heeft inmiddels van vijf nieuwe erfgenamen aanvullende gegevens ontvangen; deze zal zij binnenkort aanschrijven. Van de nieuwe erfgenamen, de kinderen [X], heeft slechts één van de zes familieleden gereageerd. Dit familielid heeft toegezegd te proberen om de notaris van ontbrekende gegevens te voorzien. Omdat er weinig onderling contact is tussen de kinderen [X] (hetzelfde geldt voor de familieleden [van de echtgenoot van klaagster]) blijft het afwikkelen van het dossier moeizaam, aldus de notaris.

5.3  Het saldo van de nalatenschap bedraagt volgens de notaris (thans) iets meer dan € 2.000. Gelet op het aantal erfgenamen gaat het dus om het uitkeren van zeer kleine bedragen. Klaagster en haar echtgenoot hebben ter zitting verklaard dat het hen niet zozeer gaat om de uitkering van het erfdeel. Zij wensen dat de nalatenschap eindelijk wordt afgewikkeld.

5.4 De kamer is van oordeel dat de klacht gegrond is. Wat ook zij van het voornemen van de notaris om het dossier weer ter hand te nemen, uit de stukken en het verhandelde ter zitting is gebleken dat de notaris verre van voortvarend heeft gehandeld in de afwikkeling van het dossier. Op de vele verzoeken in de loop der jaren van klaagster en haar echtgenoot om geïnformeerd te worden over de voortgang van de afwikkeling heeft zij niet of nauwelijks gereageerd. Voor zover zij op deze verzoeken heeft gereageerd heeft zij (steeds) toezeggingen gedaan die zij vervolgens niet is nagekomen. Ook is de notaris, nadat klaagster in 2016 een klacht tegen haar had ingediend, haar toezegging om binnen 14 dagen met een voorstel tot verdeling te komen, op basis van welke toezegging klaagster haar klacht heeft ingetrokken, niet nagekomen. Klaagster heeft zich dan ook genoodzaakt gevoeld wederom een klacht in te dienen.

5.5 Dat problemen in de privésfeer van de notaris aan dit alles ten grondslag liggen maakt haar handelwijze niet minder klachtwaardig. Van een notaris wordt professioneel handelen verwacht. Wanneer persoonlijke problemen van een notaris een goede praktijkvoering lastig maken mogen cliënten of belanghebbenden bij notariële werkzaamheden daar niet de dupe van worden. De notaris had moeten inzien dat het noodzakelijk was om, als zij daartoe zelf niet in staat was, een ander met de afwikkeling van het dossier te belasten, of het dossier aan een ander over te dragen, en in ieder geval om over het gebrek aan voortgang te communiceren met klaagster, zeker waar klaagster bij herhaling om informatie heeft verzocht.

Dat zij dat inzicht niet heeft, maar wel weet dat ze een en ander (om gezondheidsredenen) niet aankan, baart de kamer zorgen waar het de praktijkvoering van het notariskantoor betreft. Ter zitting heeft de kamer de notaris voorgehouden dat in het verleden twee andere tuchtzaken tegen haar zijn behandeld waarin het gebrek aan voortvarendheid van haar handelen eveneens aan de orde is geweest, hetgeen in die zaken tot een gegrondverklaring van de klachten en de oplegging van een maatregel heeft geleid.

Maatregel

5.6 De kamer acht de maatregel van berisping passend en geboden.

Vergoeding griffierecht aan klaagster

5.7Omdat de kamer de klacht gegrond verklaart, dient de notaris het door klaagster betaalde griffierecht van € 50 op grond van artikel 99 lid 5 Wna aan klaagster te vergoeden.

Kostenveroordeling

5.8 Per 1 januari 2018 is de Wna gewijzigd (Wet doorberekening kosten toezicht en tuchtrecht juridische beroepen). In verband met deze wijziging van de Wna hebben de kamers voor het notariaat per 1 januari 2018 de tijdelijke richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat (Staatscourant 2017, nr. 70892), hierna: de richtlijn, vastgesteld. De richtlijn geldt voor klachten die vanaf 1 januari 2018 bij de kamers voor het notariaat worden ingediend. De onderhavige klacht is ingediend na 1 januari 2018 (namelijk op 26 maart 2018).

5.9 Nu de kamer de klacht gegrond verklaart en de notaris tevens een maatregel oplegt, zal de kamer de notaris op grond van artikel 103b lid 1 Wna jo. de richtlijn veroordelen in de volgende kosten:

a. € 50 kosten van klaagster;

b. € 3.500 kosten van behandeling van de klacht door de kamer.

Er zijn geen bijzondere omstandigheden gebleken die aanleiding geven tot een andere beslissing.

5.10 De notaris dient de kosten van klaagster, begroot op € 50, en het door haar betaalde griffierecht van € 50 binnen vier weken na het onherroepelijk worden van deze beslissing aan klaagster te voldoen. Klaagster dient daartoe tijdig schriftelijk haar rekeningnummer aan de notaris door te geven.

5.11 De notaris dient de kosten van de behandeling van de klacht door de kamer na het onherroepelijk worden van deze beslissing te voldoen aan het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR), waarbij de in de artikelen 103b lid 3 Wna bepaalde termijn en de wijze waarop de kosten moeten worden voldaan door het LDCR per brief aan de notaris zullen worden meegedeeld.

BESLISSING

De kamer voor het notariaat:

-       verklaart de klacht gegrond;

-       legt de notaris een berisping op;

-       veroordeelt de notaris tot betaling aan klaagster van het griffierecht van € 50 en van de kosten van klaagster van € 50, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 5.10 bepaald;

-       veroordeelt de notaris tot betaling van € 3.500, de kosten van behandeling van de klacht door de kamer, op de wijze en binnen de termijn als hiervóór onder 5.11 bepaald.

Deze beslissing is gegeven door mrs. S.P. Pompe, voorzitter, A.H. Schotman en A.M.J.M. Ploumen, leden, in tegenwoordigheid van mr. E.B.T. Kienhuis, secretaris, en in het openbaar uitgesproken op 23 oktober 2018.

Tegen deze beslissing van de kamer voor het notariaat kunnen partijen binnen dertig dagen na de datum van verzending van deze beslissing hoger beroep instellen bij het gerechtshof Amsterdam (postadres, postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.