Print
Download PDFECLI:NL:TNORSHE:2016:34 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2016/58
| ECLI: | ECLI:NL:TNORSHE:2016:34 |
|---|---|
| Datum uitspraak: | 17-10-2016 |
| Datum publicatie: | 25-10-2016 |
| Zaaknummer(s): | SHE/2016/58 |
| Onderwerp: | Ondernemingsrecht |
| Beslissingen: |
|
| Inhoudsindicatie: | Ingevolge artikel 19 van de Handelsregisterwet rust op de notaris de verplichting tot het opgeven van gegevens en het deponeren van bescheiden die voor het Handelsregister relevant zijn. Deze verplichting brengt naar het oordeel van de kamer mee dat een notaris ook een proces-verbaal van verbetering van een akte houdende statutenwijziging aan de Kamer van Koophandel dient door te geven. Notaris heeft het opgemaakte proces-verbaal van verbetering te laat ingeschreven. Klacht is in zoverre gegrond. Geen maatregel. Onderzoeksplicht notaris m.b.t. vertegenwoordigingsbevoegdheid en interne besluitvorming. De op de notaris rustende, zwaarwegende zorgplicht houdt onder meer in dat op de notaris die een akte verlijdt, waarbij namens een partij wordt opgetreden door een vertegenwoordiger, de jegens alle belanghebbenden geldende verplichting rust zich zo volledig en nauwkeurig mogelijk ervan te vergewissen dat die vertegenwoordiger bevoegd is tot het namens de vertegenwoordigde verrichten van de in die akte opgenomen rechtshandelingen. Op grond van deze zorgplicht is de notaris gehouden onderzoek te doen naar de vertegenwoordigingsbevoegdheid. De notaris heeft dit gedaan. Voorts heeft de notaris onderzoek gedaan naar de interne besluitvorming. Klacht is in zoverre ongegrond. |
Klachtnummer : SHE/2016/58 (voorheen: SHE/2016/4)
Datum uitspraak : 17 oktober 2016
KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH
De kamer voor het notariaat neemt de volgende beslissing naar aanleiding van de klacht van:
de heer […] (hierna: klager), wonende in […],
tegen
notaris de heer mr. […] (hierna: de notaris), gevestigd in […].
1. De procedure
1.1. Klager heeft bij e-mailbericht van 18 januari 2016 een klacht geformuleerd tegen de notaris. Nadat de notaris op de klacht heeft geantwoord, heeft mr. W.M. Weerkamp, plaatsvervangend voorzitter van de kamer, klager gevraagd nadere informatie te verstrekken. Bij brief van 16 maart 2016 heeft klager zijn klacht nader toegelicht en uitgebreid. De notaris heeft bij brief van 21 april 2016 op deze nadere toelichting gereageerd.
1.2. Bij beslissing van 25 april 2016 heeft mr. Weerkamp geoordeeld dat de klacht kennelijk ongegrond is en heeft hij deze afgewezen.
1.3. Bij brief (met bijlagen) van 28 april 2016 heeft klager verzet aangetekend tegen de voorzittersbeslissing.
1.4. De kamer heeft het verzet behandeld ter zitting van 20 juni 2016. Klager en de notaris zijn, zonder voorafgaand bericht van verhindering, niet ter zitting verschenen.
1.5. Bij beslissing van 18 juli 2016 heeft de kamer het verzet gegrond verklaard en bepaald dat de zaak verder in behandeling zal worden genomen.
1.6. De kamer heeft nadien kennis genomen van een brief (met bijlage) van klager van
21 juli 2016.
1.7. De verdere behandeling heeft plaatsgevonden ter zitting van de kamer van 19 september 2016. Verschenen is klager. De notaris is, hoewel behoorlijk opgeroepen, niet verschenen.
1.8. Ter zitting is klager in de gelegenheid gesteld de navolgende stukken na te zenden:
- de uitspraak van het gerechtshof in de civiele procedure tussen klager en [X];
- een kopie van de akte houdende statutenwijziging van 2004;
- een kopie van de akte houdende statutenwijziging van 2009.
Bij e-mailbericht van 19 september 2016 en bij brief van 20 september 2016 heeft klager vorenbedoelde stukken overgelegd.
1.9. Bij brief van 20 september 2016 is de notaris in de gelegenheid gesteld de navolgende
stukken toe te zenden:
- een kopie van de minuutakte houdende statutenwijziging van 2004 met aanhangsels;
- een kopie van de minuutakte houdende statutenwijziging van 2009 met aanhangsels.
Bij brief van 27 september 2016 heeft de notaris een kopie van de minuutakte houdende statutenwijziging van 2009 met aanhangsels overgelegd, alsmede een kopie van de minuutakte houdende clerical error van 10 februari 2011. De notaris heeft geen kopie van de minuutakte houdende statutenwijziging van 2004 met aanhangsels overgelegd, omdat deze akte niet voor hem is verleden.
De kamer zal geen acht slaan op hetgeen overigens in de brief van de notaris van 27 september 2016 staat vermeld, nu de notaris daartoe niet in de gelegenheid is gesteld.
2. De feiten
2.1. Op 29 juni 2009 heeft de notaris op verzoek van [X] (hierna: [X]) een akte van statutenwijziging gepasseerd. Deze akte is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
2.2. Op 10 februari 2011 is de notaris ambtshalve overgegaan tot het opmaken van een proces-verbaal met betrekking tot de verbetering van een clerical error als bedoeld in artikel 45 lid 2 Wna. In dit proces-verbaal vermeldt de notaris dat in de eerdere akte door een kennelijke schrijffout/kennelijke misslag in artikel 15 van de statuten de nummering van de in artikel 15 lid 1 opgesomde subleden niet juist is weergegeven. De notaris heeft deze akte van proces-verbaal toegezonden aan [X].
2.3. Klager is lid van [X]. Tussen klager en [X] is een civiele procedure gevoerd.
3. De klacht
3.1. Klager verwijt de notaris - na aanvulling van de klacht - het volgende:
1. De notaris heeft de statutenwijziging van 10 februari 2011 pas in 2016 aan de Kamer van Koophandel doorgegeven.
2. De notaris had de akte houdende statutenwijziging van 29 juni 2009 niet mogen passeren.
Klager stelt in dit verband dat - zo begrijpt de kamer - de notaris er niet op heeft toegezien dat [X] op de juiste wijze is vertegenwoordigd. Klager voert daartoe aan dat de akte is ondertekend door de directeur van [X], terwijl in de statutenwijziging van
5 maart 2004 is bepaald dat een akte van statutenwijziging moet worden ondertekend door de voorzitter van de ledenraad.
Klager stelt in dit verband voorts dat - zo begrijpt de kamer - de notaris er niet op heeft toegezien dat er goedkeuring aan de statutenwijziging is verleend. Klager voert daartoe aan dat de uitslag van de stemming van de ledenraad bij de Kamer van Koophandel ontbreekt.
3.2. De notaris voert hiertegen verweer. De notaris voert aan dat geen sprake
is van een statutenwijziging van 10 februari 2011, maar van een ambtshalve opmaken
van een proces-verbaal met betrekking tot een clerical error. Het betrof een verbetering
van een kennelijke schrijffout/kennelijke misslag met betrekking tot artikel 15 lid
1 van de akte waarvan de opgesomde leden niet juist waren weergegeven. Er was geen
sprake van een inhoudelijke aanpassing, aldus de notaris.
4. De beoordeling
4.1. Op grond van artikel 93 lid 1 van de Wet op het notarisambt (Wna) zijn notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De kamer dient de handelwijze van de notaris te toetsen aan de in dat artikel omschreven tuchtnorm.
klachtonderdeel 1
4.2. De kamer overweegt met betrekking tot het eerste klachtonderdeel - de notaris heeft de statutenwijziging van 10 februari 2011 pas in 2016 aan de kamer van koophandel doorgegeven - als volgt. Ingevolge artikel 19 van de Handelsregisterwet rust op de notaris de verplichting tot het opgeven van gegevens en het deponeren van bescheiden die voor het Handelsregister relevant zijn. Deze verplichting brengt naar het oordeel van de kamer mee dat een notaris ook een proces-verbaal van verbetering van een akte houdende statutenwijziging aan de Kamer van Koophandel dient door te geven. Vast staat dat de notaris het op 10 februari 2011 opgemaakte proces-verbaal van verbetering pas in 2016 aan de Kamer van Koophandel heeft doorgegeven. De kamer acht dit klachtonderdeel dan ook gegrond.
klachtonderdeel 2
De kamer overweegt met betrekking tot het tweede klachtonderdeel - de notaris had de akte houdende statutenwijziging van 29 juni 2009 niet mogen passeren - als volgt. De op de notaris rustende, zwaarwegende zorgplicht houdt onder meer in dat op de notaris die een akte verlijdt, waarbij namens een partij wordt opgetreden door een vertegenwoordiger, de jegens alle belanghebbenden geldende verplichting rust zich zo volledig en nauwkeurig mogelijk ervan te vergewissen dat die vertegenwoordiger bevoegd is tot het namens de vertegenwoordigde verrichten van de in die akte opgenomen rechtshandelingen. Op grond van deze zorgplicht is de notaris gehouden onderzoek te doen naar de vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Uit de akte houdende statutenwijziging van 29 juni 2009 blijkt dat de notaris het handelsregister van de Kamer van Koophandel heeft geraadpleegd, teneinde te bezien of de heer [Y] bevoegd was [X] te vertegenwoordigen. Anders dan klager heeft aangevoerd volgt uit de akte houdende statutenwijziging van 5 maart 2004 niet dat een akte houdende statutenwijziging door de voorzitter van de ledenraad dient te worden ondertekend.
Voor wat betreft de zorgplicht van de notaris ten aanzien van het toetsen van de interne besluitvorming overweegt de kamer als volgt. In de akte houdende statutenwijziging van 5 maart 2004 staat vermeld dat voor een statutenwijziging zowel de goedkeuring van de raad van commissarissen als de goedkeuring van de ledenraad is vereist:
Artikel 15
1. Aan de goedkeuring van de raad van commissarissen zijn onderworpen de besluiten van de directie
omtrent:
(…)
g. een voorstel tot wijziging van de statuten (…) van de coöperatie;
2. Aan de goedkeuring van de ledenraad zijn onderworpen alle besluiten van de directie omtrent een
belangrijke verandering van de identiteit van de coöperatie of de onderneming waaronder in ieder geval:
(…)
h. een voorstel tot wijziging van de statuten (…) van de coöperatie;
(…).”
Uit de overgelegde akte houdende statutenwijziging van 29 juni 2009 en de aan die akte gehechte stukken blijkt dat hieraan voldaan is. Bij de aangehechte stukken bevindt zich immers een schrijven van de voorzitter van de ledenraad van 9 juni 2009 waarin het volgende staat vermeld:
“ In de vergadering van 9 juni 2009 heeft de Ledenraad van [X] een voorstel tot wijziging van de statuten van [X] besproken. Dit voorstel is reeds goedgekeurd door de Raad van Commissarissen tijdens de vergadering van 25 mei 2009.
Op grond van artikel 15.2.h. en 29 van de statuten is een besluit tot wijziging van de statuten onderworpen aan goedkeuring door de Ledenraad. Hiertoe is vereist dat tenminste de helft van de leden van de Ledenraad aanwezig is en een besluit tot wijziging van de statuten behoeft tenminste twee derden van de uitgebrachte stemmen.
Hierbij is vastgesteld dat tijdens de vergadering van 9 juni 2009 tenminste de helft van de leden van de Ledenraad aanwezig was. Als bijlage is de presentielijst bij dit besluit toegevoegd.
De Ledenraad heeft in haar vergadering van 9 juni 2009 besloten in te stemmen met de door de directie voorgestelde wijzigingen in de statuten. Aan de eis van twee derde meerderheid is voldaan. De goedgekeurde wijzigingen zijn opgenomen in de als bijlage opgenomen tekst van de nieuwe concept statuten. (…)”
Hieruit blijkt voldoende dat zowel de raad van commissarissen als de ledenraad de voorgenomen statutenwijziging heeft goedgekeurd. Anders dan klager heeft betoogd, behoefde de notaris niet ook nog eens de uitslag van de stemming van de ledenraad bij te voegen.
Gelet op het voorgaande is de kamer van oordeel dat de notaris voldaan heeft aan zijn onderzoeksplicht. De kamer acht dit klachtonderdeel dan ook ongegrond.
conclusie
4.3. Gelet op het voorgaande zal de kamer het eerste klachtonderdeel gegrond verklaren.
De kamer ziet evenwel geen aanleiding voor het opleggen van een maatregel. De kamer zal het tweede klachtonderdeel ongegrond verklaren.
5. De beslissing
De kamer voor het notariaat:
verklaart het eerste klachtonderdeel gegrond zonder oplegging van een maatregel;
verklaart het tweede klachtonderdeel ongegrond.
Deze beslissing is gegeven door mr. H.A.W. Snijders, plaatsvervangend voorzitter, mr. J.H.L.M. Snijders, plaatsvervangend rechterlijk lid, mr. R.L.G.M. Steegmans, plaatsvervangend notarislid,
mr. M.A.M. Kessels, plaatsvervangend notarislid, en mr. G.A.M. van Lith, plaatsvervangend belastinglid.
Uitgesproken in het openbaar op 17 oktober 2016 door mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.
Hoger beroep tegen vorenstaande beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van het aangetekend schrijven waarbij van deze beslissing is kennis gegeven - bij het gerechtshof te Amsterdam, postadres: postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.