ECLI:NL:TNOKARN:2013:YC0933 Kamer van toezicht Arnhem 07.831/2012/31

ECLI:	ECLI:NL:TNOKARN:2013:YC0933
Datum uitspraak:	15-03-2013
Datum publicatie:	29-03-2013
Zaaknummer(s):	07.831/2012/31
Onderwerp:	Ondernemingsrecht
Beslissingen:	Klacht ongegrond
Inhoudsindicatie:	De notaris heeft in de algemene vergadering van aandeelhouders gefungeerd als voorzitter en als notulist. Als voorzitter heeft de notaris in enkele zaken zijn standpunt gegeven. Dat is vermeld in het proces-verbaal. Voor zover klaagster zich niet kan verenigen met bedoeld standpunt en de notaris heeft gevraagd het proces-verbaal te wijzigen, heeft de notaris niet klachtwaardig gehandeld door daar niet op in te gaan. In het proces-verbaal kan immers niet iets anders worden vermeld dan hetgeen daadwerkelijk is besproken.

KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN TE ARNHEM

Klachtzaak: 07.831/2012/31

BESLISSING

inzake: [A],

gevestigd te […],

klaagster,

gemachtigde: [B];

tegen: […],

n otaris te […],

hierna te noemen: de notaris.

1. Verloop van de procedure

1.1 Bij brief van 2 november 2012 heeft klaagster een klacht, met bijlagen, ingediend tegen de notaris bij de Kamer van Toezicht over notarissen en kandidaat-notarissen te Arnhem, hierna te noemen de Kamer. Bij brieven van 25 en 28 januari 2013 heeft klaagster aanvullende stukken overgelegd.

De notaris heeft zich verweerd bij brief van 26 november 2012. Bij brief van 13 december 2012 heeft de notaris de Kamer verzocht een aantal bij naam genoemde getuigen op te roepen.

1.2 De klachtzaak is ter zitting van 8 maart 2013 behandeld. Klaagster heeft zich doen vertegenwoordigen door de heer [B]. De notaris is in persoon verschenen.

2. Toetsingskader

2.1 In deze klachtzaak dient te worden beoordeeld of de notaris heeft gehandeld in strijd met het bepaalde in de Wet op het notarisambt (Wna).

3. Feiten

3.1 Gelet op hetgeen klaagster en de notaris over en weer hebben aangevoerd en op basis van door hen overgelegde stukken, gaat de Kamer uit van de volgende feiten.

3.2 Bij akte van 16 maart 2001 is door [B] de besloten vennootschap genaamd [A] (klaagster) opgericht.

3.3 Bij akte van 28 januari 2004 is door klaagster, met als zelfstandig bevoegd directeur [B], de besloten vennootschap [C] (hierna [C]) opgericht.

3.4 Bij akte van 13 maart 2007 is door klaagster, met als zelfstandig bevoegd directeur [B], de besloten vennootschap [D] (hierna [D]) opgericht.

3.5 Op 23 november 2010 heeft ten kantore van de notaris een gecombineerde aandeelhoudersvergadering plaatsgevonden van [C] en [D]. Van die vergadering heeft de notaris op 24 november 2011 een proces-verbaal opgemaakt.

3.6 In het proces-verbaal van 24 november 2010 is ter zake van de aanwezige bestuurders vermeld dat de heren [B] en [E] de enige aandeelhouders en de enige bestuurders van [C] en [D] zijn. Daarbij is vermeld dat beide bestuurders zelfstandig bevoegd zijn [C] en [D] te vertegenwoordigen.

3.7 Partijen en de Kamer beschikken over een afschrift van het proces-verbaal dat de notaris van de aandeelhoudersvergadering van 24 november 2010 heeft opgemaakt.

3.8 De notaris heeft zijn werkzaamheden als notulist van de vergadering voor gelijke delen aan [D] en [C] in rekening gebracht. [D] heeft deze voldaan. Omdat betaling door [C] uitbleef, heeft de notaris de declaratie aan [C] doorgeleid naar klaagster. Nadat de notaris maatregelen ter incasso genomen had, heeft klaagster de declaratie betaald.

4. Standpunten

4.1 Klaagster stelt zich op het standpunt dat de notaris klachtwaardig heeft gehandeld. Klaagster wijst in dit verband op het proces-verbaal van 24 november 2010 van de op 23 november 2010 gehouden algemene vergadering van aandeelhouders. Naar de mening van klaagster heeft de notaris in dat proces verbaal niet alleen niet correct weergegeven wat er besproken is, maar ook ten onrechte zijn mening over sommige agendapunten gegeven. Die mening was volgens klaagster op een aantal door klaagster genoemde punten niet juist. Naar de mening van klaagster heeft de notaris ten onrechte geweigerd het proces-verbaal te wijzigen, dan wel aan te vullen met de mededeling dat hij zich heeft vergist.

4.2 Klaagster heeft eveneens aangevoerd dat het proces verbaal feitelijke onjuistheden bevat. In dit verband heeft zij aangevoerd dat in het proces verbaal ten onrechte is vermeld dat beide bestuurders zelfstandig bevoegd zijn. Hetzelfde geldt voor de weergave betreffende niet geagendeerde voorstellen, de kosten van de adviseurs […] en […], de opvatting van genoemde adviseurs en de vermeldingen omtrent de bankpassen die in het bezit waren van bestuurder [B].

4.3 Daarnaast klaagt klaagster over de deelname van de notaris aan de op de vergadering gevoerde discussies.

4.4 Verder verwijt klaagster de notaris dat hij niet juist heeft gehandeld door (de helft van) zijn declaratie op klaagster te verhalen.

4.5 Naar de mening van klaagster dient de Kamer te bepalen dat de notaris zijn fouten herstelt, het proces-verbaal wijzigt en te bepalen dat het standpunt ten aanzien van de wijze van declareren niet juist is. Klaagster verzoekt de Kamer betreffende de declaratie te bepalen dat haar betaling inclusief wettelijke rente wordt terugbetaald.

4.6 De notaris stelt hiertegenover dat hij niet klachtwaardig heeft gehandeld. Hij heeft in het proces-verbaal slechts datgene weergegeven wat ter vergadering besproken is. Dat klaagster, of althans de bestuurder [B], een andere uitkomst van de vergadering had verwacht, kan hem niet tegengeworpen worden, maar wordt veroorzaakt door de verstandhouding tussen de bestuurders van de betrokken vennootschappen. De notaris wijst erop dat [B] aanvankelijk tevreden is geweest over de inhoud van het proces‑verbaal.

4.7 Voor zover gesproken is over een zelfstandige bevoegdheid van de bestuurders geeft de notaris aan, dat hem inmiddels uit de stukken van de Kamer van Koophandel is gebleken dat sprake is van gezamenlijke bevoegdheid. Dat neemt echter niet weg dat tijdens de vergadering van zelfstandige bevoegdheid is uitgegaan; die bevoegdheid is dan ook in het proces verbaal opgenomen. Een aanpassing van het proces-verbaal, dat slechts weergeeft hetgeen op de vergadering besproken is, is niet mogelijk.

4.8 Voor zover het gaat om zijn deelname aan de discussie wijst de notaris er op dat hij op verzoek van alle betrokkenen niet alleen als notulist ( degene, die een proces-verbaal opmaakt), aan de vergadering deelnam, maar eveneens als voorzitter. Als voorzitter mocht hij naar zijn mening een eigen inbreng hebben; die is vanzelfsprekend als zodanig genotuleerd.

4.9 Met betrekking tot de declaratie geeft de notaris aan dat hij vanwege eerdere betalingsherinneringen aan partijen bij mailbericht van 22 november 2010 uitdrukkelijk een hoofdelijke aansprakelijkheid van de aandeelhouders voor de betaling van zijn werkzaamheden heeft bedongen. Deze is door de aandeelhouders geaccepteerd. Het stond hem dan ook vrij om toen betaling door [C] uitbleef, zijn vordering te innen bij [B].

5 . Overwegingen

5.1 Ingevolge artikel 98, eerste lid, Wna (vanaf 1 januari 2013 artikel 93, eerste lid, Wna) is de notaris aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van enig handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling of een op deze wet berustende verordening, hetzij met de zorg die hij als notaris behoort te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt.

5.2 Het voorgaande brengt met zich dat de Kamer zich dient te beperken tot de vraag of sprake is van tuchtrechtelijk gezien laakbaar handelen van de notaris. Het al dan niet toewijzen van de overige verzoeken van klaagster behoort niet tot de bevoegdheden van de Kamer.

De inhoud van het proces verbaal van 24 november 2010

5.3 De Kamer stelt vast dat klaagster en de notaris kennelijk tijdens de aandeelhoudersvergadering ten onrechte zijn uitgegaan van een zelfstandige bevoegdheid in plaats van een gezamenlijke bevoegdheid van de bestuurders. Nadien is gebleken dat - mogelijk in tegenstelling tot een gegroeide praktijk - geen zelfstandige bevoegdheid bestond. Dit neemt echter niet weg dat het aanpassen van het proces-verbaal op dit punt niet aan de orde is. Immers, ook al is ter vergadering van een onjuist uitgangspunt uitgegaan, dan nog dient het proces verbaal te bevatten wat ter vergadering besproken is.

5.4 Hetzelfde geldt voor de overige door klaagster genoemde feitelijke onjuistheden. Ook daarvan is niet gebleken dat ter vergadering op 23 november 2010 anders is verklaard dan in het proces-verbaal is opgenomen.

5.5 Met betrekking tot de door klaagster voorgestane wijzigingen van het proces‑verbaal is de Kamer van oordeel dat de notaris evenmin behoefde in te gaan en mocht ingaan op de verzoeken tot wijziging van klaagster. De in dit verband aangevoerde klachten duiden erop dat klaagster niet zozeer betwist wat er besproken is, maar dat zij zich niet met de uitkomst of met het standpunt van de notaris als voorzitter kan verenigen. Dit is echter geen reden voor een wijziging van het proces verbaal. Terecht heeft de notaris aangevoerd dat hij niet kan aanpassen wat hij naar waarheid heeft opgenomen in het proces-verbaal.

5.6 Voorts is voor de Kamer van belang dat de verwijzing van de notaris naar de aanvankelijke instemming van alle deelnemers aan de vergadering met het proces‑verbaal niet althans onvoldoende weersproken is.

5.7 De Kamer is van oordeel dat de klachten over de inhoud van het proces verbaal niet gegrond zijn.

De rol van de notaris in de vergadering van 23 november 2010

5.8 Met betrekking tot de rol van de notaris in de aandeelhoudersvergadering kan de Kamer niet anders vaststellen dan dat blijkens de inhoud van het proces-verbaal door de vergadering geen bezwaar is gemaakt tegen het feit dat de notaris de dubbelrol van zowel voorzitter als notulist had. Voorts is niet gebleken of aannemelijk geworden dat de notaris als voorzitter van de vergadering niet was toegestaan om inhoudelijke opmerkingen te maken. Dat brengt naar het oordeel van de Kamer met zich dat de notaris in zijn rol van deelnemer/voorzitter ter vergadering heeft kunnen zeggen wat hij blijkens het proces verbaal heeft gezegd.

De declaratie van de notaris

5.9 Voor zover het gaat om het incasseren van de declaratie door de notaris is de Kamer van oordeel dat evenmin sprake is van enig klachtwaardig handelen van de notaris. Gezien de bedongen hoofdelijke aansprakelijkheid stond het de notaris vrij de (helft van zijn) declaratie in te dienen en in te vorderen bij [B], toen betaling door [C] uitbleef. Naar het oordeel van de Kamer is niet gebleken dat de notaris daarbij andere dan de gebruikelijke incasso maatregelen heeft genomen.

Conclusie

5.10 De Kamer van oordeel dat de klachten geen doel treffen zodat de Kamer deze ongegrond verklaart. Gezien deze beslissing is er geen grond de door de notaris voorgestelde personen te horen.

6 . Beslissing

De Kamer van Toezicht over de notarissen en de kandidaat-notarissen te Arnhem,

- verklaart de klacht ongegrond.

Deze uitspraak is gegeven door mr. M.L.J.C. van Emden-Geenen, plaatsvervangend voorzitter, mrs. J.G.T.M. Castrop, B.J. Engberts, F. Ton en H. Quispel, leden, op 15 maart 2013.

Door mr. R.J. Jue, plaatvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van G.J. Doeleman als secretaris in het openbaar uitgesproken op 18 maart 2013.

De secretaris, De voorzitter, plaatsvervangend,