ECLI:NL:TNOKAMS:2013:15 Kamer van toezicht Amsterdam 533420/NT 12-76 J

ECLI:	ECLI:NL:TNOKAMS:2013:15
Datum uitspraak:	24-09-2013
Datum publicatie:	27-11-2013
Zaaknummer(s):	533420/NT 12-76 J
Onderwerp:	Personen- en Familierecht
Beslissingen:	Klacht gegrond zonder maatregel
Inhoudsindicatie:	Ingevolge artikel 1 Administratieverordening dient een notaris zorg te dragen voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en met de vereiste zorgvuldigheid worden uitgevoerd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en intern verantwoord. Ook dient een notaris een zaken-/dossieradministratie te voeren die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, opdat elk moment de financiële status en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt. (artikel 3 Administratieverordening) Daarvan is de kamer in casu onvoldoende gebleken. Nu kennelijk bij de notaris een complete en in voldoende mate gedetailleerde dossieradministratie van onderhavige zaak ontbrak, had de notaris na het verstrijken van een dergelijk lange termijn bij klagers dienen te verifiëren of deze, zo zij al twee jaar geleden de opdracht tot het opstellen van de rekenvoorbeelden hadden gegeven, nog steeds de wens daartoe hadden, gezien het tijdsverloop. Niet gebleken is dat de notaris dit heeft gedaan. Zou hij dat hebben gedaan, dan is aannemelijk dat hem zou zijn gebleken dat klagers geen prijs meer stelden op toezending van de rekenvoorbeelden. Anderzijds komt het de kamer niet onaannemelijk voor dat klager in zijn telefonische reactie na 19 april 2010 om schriftelijke doorrekening heeft verzocht op basis van de door hem aangeleverde gegevens, zoals door de notaris gesteld in zijn verweer, zodat mitsdien ook niet valt uit te sluiten dat de notaris in opdracht van klagers handelde. Op grond van bovenstaande feiten en omstandigheden oordeelt de kamer dat de notaris onzorgvuldig jegens klagers heeft gehandeld. De kamer zal dit klachtonderdeel derhalve gegrond verklaren. Het maken van de rekenvoorbeelden is op zichzelf niet klachtwaardig, nu niet kan worden vastgesteld dat daarvoor geen opdracht was gegeven. De kamer acht de genoemde onzorgvuldigheid daarom van onvoldoende gewicht om een maatregel te rechtvaardigen. Daar komt bij dat de voor het maken van de berekening in rekening gebrachte uren volgens de uitspraak van de ringvoorzitter dienden te worden gecrediteerd, hetgeen de notaris heeft gedaan op 12 februari 2013, zodat de klacht voor zover deze betrekking heeft op het in rekening brengen van de rekenvoorbeelden is achterhaald.

KAMER VOOR HET NOTARIAAT VOOR HET RESSORT AMSTERDAM

Beslissing van 24 september 2013 in de klacht met nummer 533420 / NT 12-76 J van:

1. [klager sub 1],

en

2. [klager sub 2],

wonende te [woonplaats],

klagers,

tegen:

[de notaris],

notaris te [vestigingsplaats],

de notaris .

Het verloop van de procedure

De kamer is uitgegaan van de volgende stukken:

- klaagschrift met bijlage van 17 december 2012, ingekomen 27 december 2012;

- verweerschrift met bijlage van 8 januari 2013;

- repliek van 4 februari 2013;

- dupliek van 15 februari 2013;

- brief van klager met bijlagen van 21 februari 2013,

- brief van klager van 27 maart 2013;

- stukken overgelegd door klager ter zitting van 18 juni 2013.

1. De feiten

De kamer gaat uit van de volgende voor de beoordeling van de klacht van belang zijnde feiten en omstandigheden:

1. Op 17 maart 2010 hebben klager en zijn echtgenote een door het kantoor van de notaris verzorgde informatieavond over testamenten bijgewoond.
2. Op 12 april 2010 hebben klager en zijn echtgenote een gesprek met een kandidaat-notaris van het kantoor van de notaris gevoerd.
3. Bij brief van 19 april 2010 heeft de kandidaat-notaris twee concept testamenten aan klager en zijn echtgenote gestuurd.
4. Bij brief van 30 mei 2012 heeft de kandidaat-notaris een aantal rekenvoorbeelden aan klager toegezonden.
5. Op 16 augustus 2012 ontving klager een vervolgbrief met de vraag of klager en zijn echtgenote hun keuze al hadden gemaakt.
6. Op 22 november 2012 hebben klager en zijn echtgenote een rappelbrief van de notaris ontvangen.
7. Omstreeks 5 december 2012 hebben klager en de notaris elkaar telefonisch gesproken.
8. De notaris heeft klager € 800,-- exclusief BTW gefactureerd. Klager heeft daarop een declaratiegeschil aanhangig gemaakt bij de voorzitter van de Ring Amsterdam. De beslissing van 8 februari 2013 luidt, voor zover van belang: “Uit het vorenstaande mag worden afgeleid, dat de verzoeker de notaris stilzwijgend opdracht heeft gegeven tot het opstellen van nieuwe testamenten, alsmede tot het opstellen van een berekening.

Het getuigt van weinig realiteitszin van de verzoeker om er van uit te gaan dat de daaraan verbonden werkzaamheden vrijblijvend en derhalve om

niet zouden worden verricht. Het in het ongerede geraken van het dossier gedurende een periode van twee jaren is te wijten aan onachtzaamheid

van de notaris en diens medewerkers. Na het verstrijken van zo een lange periode had het in de rede gelegen wanneer de notaris, alvorens een

uitgebreide berekening te maken, bij de verzoeker had geïnformeerd of hij daar nog wel prijs op stelde. Dit heeft de notaris echter niet gedaan. Het

gevolg hiervan is, dat het in strijd is met de redelijkheid en billijkheid wanneer de notaris de daaraan bestede tijd declareert. (…)”

2. De klacht

2.1 Klagers verwijten de notaris ten eerste dat hij hen na ruim twee jaar ongevraagd rekenvoorbeelden heeft gestuurd, waarvan hij de kosten ten laste van klagers wil brengen. Volgens klagers is het als volgt gegaan. Tijdens de informatieavond heeft de notaris aangeboden, omdat de opkomst erg groot was en hij niet op specifieke vragen kon ingaan, om een vrijblijvend persoonlijk gesprek bij hem op kantoor te voeren. Klager en zijn echtgenote hebben de kandidaat-notaris tijdens het gesprek op 12 april 2010 informatie gegeven over zijn gezinssamenstelling, inkomen en vermogen en verzocht om een nadere financiële onderbouwing met betrekking tot een eventuele wijziging van zijn eigen testamenten en dat van zijn echtgenote. In dat gesprek was daar echter geen tijd voor. De kandidaat-notaris heeft daarom aan klager en zijn echtgenote aangeboden om vrijblijvend een aantal getalsmatige uitwerkingen te maken en na te zenden. Deze berekeningen hadden klager en zijn echtgenote nodig om zich een goed beeld van de consequenties van wijziging van hun testamenten te vormen. In plaats van die berekeningen ontving klager echter de concept testamenten. Klager stelt dat hij vrijwel direct telefonisch aan de kandidaat-notaris heeft medegedeeld dat dit niet volgens afspraak was, waarop de kandidaat-notaris liet weten dat cijfermatige opstellingen veel werk met zich brengen en dat de kosten daarvan wel zouden moeten worden betaald. Klager stelt dat hij toen aan de kandidaat-notaris heeft medegedeeld dat hij geen prijs meer stelde op de rekenvoorbeelden. Die mededeling heeft hij herhaald tegenover een telefoniste nadat hij – ruim twee jaar later – de brief van 30 mei 2012 had ontvangen. Die zou de boodschap doorgeven.

2.2 Na een vervolgbrief van de notaris van 22 november 2012 heeft klager telefonisch over deze kwestie gesproken met de notaris. Klager stelt dat de notaris in dat gesprek heeft erkend dat hij en zijn echtgenote formeel geen opdracht voor het opmaken van een testament hadden gegeven. Volgens klager was de toon van dat gesprek aanvankelijk vriendelijk, maar sloeg deze om nadat hij zijn standpunt herhaalde dat hij nimmer opdracht had gegeven tot het opmaken van een testament. Volgens klager werd de notaris toen grof. Hij beschuldigde klager en zijn echtgenote van shoppen, welk gedrag hij wel zou afstraffen met een gepeperde rekening, die bij gebreke van voldoening binnen veertien dagen via een gerechtsdeurwaarder zou worden ingevorderd. Nadat klager liet weten die nota niet te zullen betalen, besloot de notaris met de woorden “Ik zie u binnenkort bij de rechtbank Haarlem.” Klager acht deze bejegening onheus. Klager betwist overigens dat hij bij een ander een nieuw testament heeft laten opmaken.

3. Het verweer

3.1 De notaris betwist dat de voorbeeldberekeningen ongevraagd waren en dat het vervolggesprek met de kandidaat-notaris vrijblijvend was. De notaris zelf, noch zijn medewerkers hebben op de informatieavond mededelingen gedaan met de strekking dat eventuele vervolggesprekken vrijblijvend zouden zijn. De notaris stelt dat klager drie bladen met aantekeningen over zijn vermogenspositie had meegenomen naar het vervolggesprek met de kandidaat-notaris en dat hij diverse vragen op papier had gezet waar de kandidaat-notaris tijdens de bespreking antwoord op heeft gegeven. De kandidaat-notaris heeft van de bespreking een kort verslag gemaakt, waarin zij heeft aangegeven dat de kosten voor het opmaken van twee testamenten € 400,-- exclusief BTW per testament zouden bedragen. Op 19 april 2010 heeft de kandidaat-notaris concept testamenten aan klager gezonden. In een telefonische reactie op die toezending heeft klager verzocht om een nadere schriftelijke doorrekening op basis van de door hem aangeleverde financiële gegevens. Vervolgens is het dossier zoekgeraakt en is pas op 30 mei 2012 de gevraagde doorrekening toegezonden.

3.2 Volgens de notaris strookt de weergave van klager van het telefoongesprek niet met de feiten. Volgens de notaris is het zo gegaan, dat hij tijdens dat gesprek oprecht aan klager de vraag heeft gesteld waarom deze geen opdracht tot wijziging van zijn testament heeft gegeven nu hij daarvoor veel moeite had gedaan, zoals het bijwonen van de bijeenkomst en het voeren van een uitgebreide bespreking op het kantoor van de notaris. Klager liet daarop weten – aldus nog steeds de notaris – dat hij zijn testament wel heeft aangepast, maar bij een andere notaris, en dat dit zijn goed recht is. De notaris stelt dat hij klager heeft geantwoord teleurgesteld te zijn in zijn manier van handelen. Hoewel klager had moeten begrijpen dat er veel tijd is gaan zitten in de advisering aan hem, heeft hij de notaris niet geïnformeerd dat hij de werkzaamheden door een ander zou laten verrichten. De notaris erkent dat hij heeft gesproken over de hoogte van zijn declaratie, een deurwaarder en de rechtbank, maar hij stelt dat alleen te hebben gedaan om de procedure uit te leggen indien zij niet tot een vergelijk zouden komen ten aanzien van de door de notaris gemaakte kosten. Overigens heeft de notaris naar aanleiding van de uitspraak van de ringvoorzitter in het declaratiegeschil de kosten die hij had gerekend voor het maken van de berekeningen gecrediteerd.

4. De beoordeling

4.1 Ingevolge artikel 93 lid 1 van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij als notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris niet betaamt. De kamer dient te beoordelen of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.

4.2 Met hun eerste klacht verwijten klagers de notaris dat hij hen twee jaar na een gesprek met een medewerkster van het notariskantoor rekenvoorbeelden heeft toegezonden, zonder uitdrukkelijke opdracht daartoe, en de kosten daarvoor in rekening heeft gebracht.

De kamer overweegt als volgt.

Uit de stukken van het dossier blijkt dat op 17 maart 2010 een informatieavond is gehouden door het kantoor van de notaris. Aan het bijwonen van deze informatieavond waren geen kosten verbonden. Klager en zijn echtgenote hebben deze avond bezocht.

Uit de voorhanden zijnde stukken van onderhavige zaak kan niet eenduidig worden vastgesteld of door de notaris op de informatieavond is medegedeeld dat aan het (vervolg)gesprek op 12 april 2010 kosten waren verbonden. Ook kan niet worden vastgesteld of klagers nu wel of niet op of omstreeks 12 april 2010 de kandidaat-notaris opdracht hebben gegeven tot het opstellen van de testamenten en de rekenvoorbeelden.

Blijkens het tijdens de zitting van 18 juni 2013 overgelegde gespreksverslag van de bespreking d.d. 12 april 2010 echter, zijn door de kandidaat-notaris met klagers diverse testamenten besproken alsmede de kosten van een eventuele op te maken akte, te weten € 400,-- per akte exclusief overige kosten. Dit gespreksverslag is niet weersproken of betwist door klagers. Aannemelijk is derhalve dat de kosten van het opmaken van een testament wel besproken zijn met klagers. Echter uit dit gespreksverslag kan niet worden opgemaakt of de kandidaat-notaris ook de kosten verbonden aan de op te stellen rekenvoorbeelden met klagers heeft besproken. Ter zitting is nog door de notaris verwezen naar gele post-its, geplakt op het notarisdossier van klagers, waarop enige notities van besprekingen van de kandidaat-notaris met klagers door de kandidaat-notaris zijn vermeld. Dienaangaande oordeelt de kamer het volgende.

Ingevolge artikel 1 Administratieverordening dient een notaris zorg te dragen voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en met de vereiste zorgvuldigheid worden uitgevoerd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en intern verantwoord. Ook dient een notaris een zaken-/dossieradministratie te voeren die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, opdat elk moment de financiële status en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt. (artikel 3 Administratieverordening)

Daarvan is de kamer in casu onvoldoende gebleken. Nu kennelijk bij de notaris een complete en in voldoende mate gedetailleerde dossieradministratie van onderhavige zaak ontbrak, had de notaris na het verstrijken van een dergelijk lange termijn bij klagers dienen te verifiëren of deze, zo zij al twee jaar geleden de opdracht tot het opstellen van de rekenvoorbeelden hadden gegeven, nog steeds de wens daartoe hadden, gezien het tijdsverloop. Niet gebleken is dat de notaris dit heeft gedaan. Zou hij dat hebben gedaan, dan is aannemelijk dat hem zou zijn gebleken dat klagers geen prijs meer stelden op toezending van de rekenvoorbeelden. Anderzijds komt het de kamer niet onaannemelijk voor dat klager in zijn telefonische reactie na 19 april 2010 om schriftelijke doorrekening heeft verzocht op basis van de door hem aangeleverde gegevens, zoals door de notaris gesteld in zijn verweer, zodat mitsdien ook niet valt uit te sluiten dat de notaris in opdracht van klagers handelde.

Op grond van bovenstaande feiten en omstandigheden oordeelt de kamer dat de notaris onzorgvuldig jegens klagers heeft gehandeld. De kamer zal dit klachtonderdeel derhalve gegrond verklaren. Het maken van de rekenvoorbeelden is op zichzelf niet klachtwaardig, nu niet kan worden vastgesteld dat daarvoor geen opdracht was gegeven. De kamer acht de genoemde onzorgvuldigheid daarom van onvoldoende gewicht om een maatregel te rechtvaardigen. Daar komt bij dat de voor het maken van de berekening in rekening gebrachte uren volgens de uitspraak van de ringvoorzitter dienden te worden gecrediteerd, hetgeen de notaris heeft gedaan op 12 februari 2013, zodat de klacht voor zover deze betrekking heeft op het in rekening brengen van de rekenvoorbeelden is achterhaald.

4.3 Ten aanzien van de tweede klacht oordeelt de kamer als volgt.

Klager stelt dat hij en zijn echtgenote na 22 november 2012 in een telefoongesprek onheus zijn bejegend door de notaris. Door de slotzin “Ik zie u binnenkort bij de rechtbank in Haarlem” hebben zij zich belaagd gevoeld. De notaris heeft erkend dat hij ter sprake heeft gebracht dat klagers bij het niet betalen van de declaratie rechtsmaatregelen tegemoet zouden kunnen zien, maar hij heeft betwist dat hij klagers onheus heeft bejegend. Het enkel melding maken van mogelijk te nemen rechtsmaatregelen als een declaratie onbetaald blijft, is geen onheuse bejegening. Dat zou in bijzondere omstandigheden anders kunnen zijn, maar de door klagers geciteerde zinsnede, ook indien deze in deze vorm is uitgesproken is onvoldoende om aan te nemen dat van een onheuse bejegening sprake is. De kamer oordeelt dit klachtonderdeel onvoldoende onderbouwd en derhalve ongegrond.

4.4 De kamer komt, zoals hiervoor onder 4.2 is overwogen, tot het oordeel dat de notaris onvoldoende zorgvuldig jegens klagers heeft gehandeld en dat de klacht in zoverre gegrond is. Aangezien anderzijds echter niet is komen vast te staan dat klagers aanvankelijk geen opdracht tot het opstellen van de rekenvoorbeelden hebben gegeven, zal volstaan worden met enkele gegrondverklaring, zonder oplegging van een maatregel.

4.5 Dat leidt tot de volgende beslissing.

Beslissing

De kamer voor het notariaat:

- verklaart de klacht als vermeld onder 4.2 gegrond, zonder oplegging van een maatregel,

- verklaart de klacht voor het overige ongegrond,

Deze beslissing is gegeven door mr. R.H.C. Jongeneel, voorzitter, mrs. A.H. Schotman, J.P. van Harseler, J.D.M. Schoonbrood, en P.J. van Veen, leden, in tegenwoordigheid van mr. M. Land-Smorenburg, secretaris, en in het openbaar uitgesproken op 24 september 2013.

Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het Gerechtshof te Amsterdam (postbus 1312, 1000 BH Amsterdam) binnen 30 dagen na de dag van verzending van de aangetekend verzonden

kennisgeving.