ECLI:NL:TNOKZUT:2012:YC0921 Kamer van toezicht Zutphen 17/2011

ECLI:	ECLI:NL:TNOKZUT:2012:YC0921
Datum uitspraak:	08-11-2012
Datum publicatie:	03-01-2013
Zaaknummer(s):	17/2011
Onderwerp:	Personen- en Familierecht
Beslissingen:	Klacht ongegrond Klacht gegrond met schorsing als notaris
Inhoudsindicatie:	Het verzet tegen de beslissing van de plaatsvervangend voorzitter is gegrond.   Klachtonderdeel 1: trage afwikkeling nalatenschap De Kamer is van oordeel dat het tijdsverloop deels is te wijten aan klaagster zelf. De lange duur van de afwikkeling na de mondelinge behandeling van de eerste klacht op 28 april 2011 is echter ook te wijten aan de passieve houding van de notaris in de periode van 9 juni 2011 tot de ontvangst van de brief van [gemachtigde] 10 oktober 2011.  Het feit dat de vakantieperiode in deze maanden viel, zoals door de notaris naar voren is gebracht tijdens de mondelinge behandeling van de klacht, doet daar gezien de bijzondere omstandigheden van dit dossier niet aan af.  Dit klachtonderdeel is derhalve deels gegrond. Klachtonderdeel 2: de brief van 9 juni 2011 Dit klachtonderdeel treft doel, voor zover het het niet tijdig verzenden van de brief van 9 juni 2011, de adressering daarvan aan klaagster en niet aan de advocaat en het uitblijven van een rappel betreft. Klachtonderdeel 3: onder druk gezet om akkoordverklaring te ondertekenen Het is naar het oordeel van de Kamer niet vast komen staan dat de notaris klaagster onder druk heeft gezet om de meegezonden akkoordverklaring te ondertekenen, omdat hij anders niet tot uitbetaling van enig bedrag zou overgaan. Specificaties en bankafschriften plegen niet op voorhand met de staat van uitgaven en ontvangsten te worden meegestuurd, tenzij dit van tevoren is verzocht. Klaagster heeft tijdens de zitting verklaard dat zij een dergelijk verzoek niet heeft gedaan.   Dit klachtonderdeel is tevergeefs voorgesteld. Klachtonderdeel 4: onjuist en onbehoorlijk gedeclareerd De Kamer is van oordeel dat de notaris voldoende heeft weerlegd dat hij voornemens zou zijn geweest om de kosten van de klachtenprocedures op klaagster te verhalen. Zij voegt hieraan toe dat het wel begrijpelijk is dat klaagster in die veronderstelling was, daar de uitdraai zonder enige toelichting aan haar was gepresenteerd. De notaris had er dan ook beter aan gedaan om er direct bij te vermelden dat niet alle op de uitdraai vermelde kosten gedeclareerd zouden worden. Het verwijt van klaagster dat de notaris haar op 7 november 2011 bewust heeft misleid door in de nieuwe versie van de declaratie niet alle afgesproken wijzigingen door te voeren, is niet toereikend onderbouwd en moet daarom ongegrond worden verklaard. Het is de Kamer niet gebleken dat klaagster op 7 november 2011 onder druk is gezet door de notaris. Bovendien werd zij begeleid door haar advocaat, die indien nodig had kunnen ingrijpen. De Kamer deelt niet de mening van klaagster dat de notaris geen kosten bij haar mag declareren vanaf het moment dat zij haar volmacht had ingetrokken in 2008. Klaagster heeft nog aangevoerd dat de declaratie op diverse punten onjuist dan wel te hoog is. Zij heeft ingevolge artikel 55, tweede lid, Wna reeds een geschil over de hoogte van de declaratie aanhangig gemaakt bij de voorzitter van het bestuur van de Zutphense ring van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie. Ingevolge vaste jurisprudentie van het Gerechtshof te Amsterdam komt de Kamer van Toezicht slechts een marginale toetsing van de hoogte van declaraties toe. De Kamer ziet in de declaratie geen aanleiding om daarover een tuchtrechtelijk oordeel uit te spreken. Het vierde klachtonderdeel dient ongegrond te worden verklaard.   De Kamer is van oordeel dat de maatregel van schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van twee weken dient te worden opgelegd. Op zichzelf beschouwd zijn de geconstateerde onzorgvuldigheden niet dusdanig ernstig dat zij deze maatregel rechtvaardigen. Gelet echter op de eerdere gegrondverklaring door de Kamer in deze zaak, rekent zij het de notaris bijzonder zwaar aan dat hij daarna nog steeds niet de prioriteit heeft gegeven aan de afwikkeling van deze nalatenschap die van hem onder deze omstandigheden verwacht had mogen worden.   De Kamer betrekt bij haar oordeel niet alleen haar gegrondverklaring in de eerdere klacht in deze zaak, maar ook haar gegrondverklaringen in ander klachten over de trage afwikkeling van nalatenschappen.

KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN

EN DE KANDIDAAT-NOTARIS­SEN TE ZUTPHEN

Klachtnummer: 17-2011

Beslissing van de Kamer van Toezicht naar aanleiding van het verzet in de klacht van:

[klaagster] ,

wonende te [woonplaats],

klaagster,

tegen

[notaris] ,

notaris te [plaats].    

Partijen worden in deze beslissing mede aangeduid als klaagster en de notaris.

1.1       Het verloop van de procedure

            Het verloop van de procedure blijkt uit:

            -     de beslissing van de plaatsvervangend voorzitter van 1 mei 2012, waarbij de klacht                      kennelijk ongegrond is verklaard;

            -     de brief van klaagster van 13 mei 2012, waarin verzet wordt aangetekend tegen de                       beslissing van de plaatsvervangend voorzitter van de Kamer van Toezicht van 1                          mei 2012;

            -     de brief van klaagster van 15 augustus 2012;

             -     het proces-verbaal van de openbare vergadering van de Kamer van 30 augustus                           2012.

1.2       Het verzet is behandeld op de openbare zitting van de Kamer van Toezicht van 30 augustus 2012. Na daartoe te zijn opgeroepen zijn klaagster en de notaris verschenen.

De Kamer heeft het verzoek van klaagster in haar brief van 15 augustus 2012 om de notaris onder ede te horen afgewezen, aangezien de Wet op het notarisambt (Wna) niet een dergelijke mogelijkheid kent.

2.         Het verzet

2.1              Klaagster is in verzet gekomen tegen de beslissing van de plaatsvervangend voorzitter van de Kamer van Toezicht van 1 mei 2012. In deze beslissing heeft de plaatsvervangend voorzitter de klacht van klaagster kennelijk ongegrond verklaard.

2.2              Klaagster kan zich blijkens haar verzetschrift niet verenigen met deze beslissing.

3.         De beoordeling van het verzet

31.       Op grond van artikel 99, tweede lid van de Wna kan de voorzitter een klacht bij met redenen omklede beslissing afwijzen indien hij van oordeel is dat deze kennelijk niet-ontvankelijk, dan wel kennelijk ongegrond is, of van onvoldoende gewicht. Tegen deze afwijzing van de klacht kan klaagster op grond van artikel 99, zesde lid, Wna binnen veertien dagen na de dag van verzending van het afschrift van de beslissing schriftelijk verzet doen bij de Kamer van Toezicht.

3.2       Klaagster heeft haar verzetschrift tijdig ingediend en kan in zoverre worden ontvangen in haar verzet.

3.3       De Kamer is van oordeel dat de klacht door de plaatsvervangend voorzitter niet als kennelijk ongegrond had mogen worden afgedaan en behandeling door de voltallige Kamer behoeft. Daarnaast meent de Kamer dat in de voorzittersbeslissing ten onrechte niet op een aantal gedurende de schriftelijke fase van de klachtprocedure geuite grieven is ingegaan.

Het verzet tegen de beslissing van de plaatsvervangend voorzitter is mitsdien gegrond. Op grond van artikel 99, achtste en elfde lid, Wna vervalt de beslissing van de plaatsvervangend voorzitter van 1 mei 2012 en neemt de Kamer de klacht in verdere behandeling.

4.         Vaststaande feiten

De navolgende feiten worden als vaststaand aangenomen:

4.1       Tussen mei 2010 en juli 2011 is bij deze Kamer van Toezicht tussen klaagster en de notaris een klachtprocedure aanhangig geweest naar aanleiding van een door klaagster jegens de notaris ingediende klacht. Die betrof de handelwijze van de notaris ter zake van de afwikkeling van de nalatenschap van de moeder van klaagster.

4.2       Na een mondelinge behandeling van de klacht op de openbare zitting van

28 april 2011 heeft deze Kamer van Toezicht op 14 juli 2011 een beslissing genomen, waarin geconcludeerd wordt dat vijf klachtonderdelen gegrond zijn en één klachtonderdeel gedeeltelijk gegrond is en waarin de Kamer van Toezicht aan de notaris de maatregel van schorsing in de uitoefening van zijn ambt voor de duur van twee maanden oplegt.

            In de beslissing heeft de Kamer van Toezicht onder meer het volgende overwogen:        “ 4. De beoordeling van de klacht

            (…)

Klachtonderdeel 9: onder zich houden van een deel van de nalatenschap in plaats van de nalatenschap af te wikkelen

4.12     Moeder is op 3 september 2007 overleden. Haar woning is op 22 augustus 2008 verkocht. De nalatenschap kon daarna worden afgewikkeld, aangezien klaagster en haar zuster overeenstemming hadden over de verdeling en de nalatenschap. Klaagster heeft hier in het najaar van 2008 ook bij de notaris diverse malen op aangedrongen, mede vanwege de op dat moment dreigende financieel-economische crisis.

De notaris heeft in reactie daarop in zijn brief van 8 oktober 2008 toegezegd dat hij de volgende dag de bank de opdracht zou geven om haar deel van de effectenportefeuille aan haar over te maken. Uit de stukken blijkt echter dat hij dit niet heeft gedaan. Hij heeft enkel een voorschot aan klaagster uitgekeerd.

Klaagster heeft in het jaar 2010 partijnotaris [partijnotaris] ingeschakeld omdat de nalatenschap nog steeds niet was afgewikkeld. [partijnotaris] heeft getracht om met de notaris in overleg te treden om tot een definitieve afwikkeling te komen. Uiteindelijk heeft de notaris in zijn e-mailbericht van 13 april 2010 toegezegd dat hij op 15 mei 2010 een voorstel voor de verdeling zou doen, maar aan deze toezegging heeft hij zich evenmin gehouden. Pas nadat advocaat [advocaat] door klaagster was ingeschakeld, heeft hij een concept van de staat van uitgaven en ontvangsten opgesteld. Voor uitbetaling van een tweede voorschot was dreiging met het nemen van rechtsmaatregelen door [gemachtigde] nodig.

4.13     Tot op de dag van de mondelinge behandeling van de klacht berusten de aandelen en een gedeelte van het geld nog steeds bij de notaris en is de nalatenschap nog niet afgewikkeld. De notaris heeft de Kamer tijdens de mondelinge behandeling van de klacht niet duidelijk kunnen maken waarom de nalatenschap nog steeds niet was afgewikkeld. Hij heeft alleen aangevoerd dat het in die periode zeer druk op het kantoor was vanwege de financieel-economische crisis. Hij heeft daar echter terecht aan toegevoegd dat dit geen geldige reden kan zijn voor een dergelijke vertraging.

Pas na de mondelinge behandeling is hij daadwerkelijk begonnen de nalatenschap definitief af te handelen.

De Kamer acht het onbegrijpelijk dat de notaris de nalatenschap, ondanks vele verzoeken van klaagster, [partijnotaris] en [gemachtigde], zo lang onverdeeld heeft gelaten. Hij heeft gedurende die lange tijd ook onvoldoende inzicht gegeven in de omvang en het beheer van de boedel. Hij is hiermee ernstig tekort geschoten in zijn zorgplicht als notaris. (…) ”

4.3       Tussen de mondelinge behandeling en vorenaangehaalde beslissing heeft de Kamer van de notaris een kopie ontvangen van zijn brief van 9 juni 2011 aan klaagster waarin hij een ontwerp van de rekening en verantwoording/verdeling met bijlagen en een ontwerp van de verklaring akkoordbevinding heeft toegezonden.

4.4       De zuster van klaagster heeft korte tijd na ontvangst van de aan haar gerichte gelijkluidende brief van 9 juni 2011 haar goedkeuring gegeven aan het ontwerp.

4.5       Bij brief van 30 augustus 2011 heeft [advocaat], de advocaat van klaagster, de notaris verzocht om een overzicht te verschaffen van de boedelverdeling van de nalatenschap van de moeder van klaagster.

4.6       In verband met de vakantie van de notaris, heeft een medewerker van het kantoor van de notaris bij e-mailbericht van 2 september 2011 aan [gemachtigde] de staat van uitgaven en ontvangsten per 9 juni 2011 inzake de nalatenschap van de moeder van klaagster toegezonden.

4.7       Bij brief van 10 oktober 2011 heeft [gemachtigde] de notaris verzocht om de resterende gelden over te maken. Vervolgens heeft in de maand oktober 2011 een e-mailwisseling tussen de notaris en [gemachtigde] plaatsgevonden over het al dan niet toezenden van de staat van uitgaven en ontvangsten en de aanbiedingsbrief daarbij.

4.8       [gemachtigde] heeft in zijn brief van 25 oktober 2011 meegedeeld dat klaagster niet bereid is om eerst haar akkoord te geven op het toegezonden concept, voordat tot uitbetaling van de resterende gelden zal worden overgegaan. Hij heeft de notaris daarom verzocht om binnen twee dagen het door de notaris berekende resterende bedrag van € 9.480,91 aan klaagster over te maken, bij gebreke waarvan hij de notaris in rechte zal betrekken.

4.9       Op 28 oktober 2011 heeft klaagster de notaris gedagvaard in kort geding en daarin onder meer betaling gevorderd van een bedrag van € 9.480,91, welk bedrag de notaris volgens klaagster nog aan haar verschuldigd was uit de verdeling van de nalatenschap.

4.10      Naar aanleiding van voormeld door klaagster gestart kort geding heeft op

            7 november 2011 een bespreking plaatsgevonden tussen klaagster en de notaris, waarbij klaagster werd bijgestaan door [gemachtigde].

            Deze bespreking heeft geleid tot een door klaagster ondertekende verklaring en een door de notaris ondertekende reactie, die het volgende inhouden:

            “ VERKLARING

            Ondergetekende, mevrouw [klaagster], verklaart heden 7 november 2011 ter gelegenheid van de bespreking op het kantoor van notaris[notaris] te [plaats], in aanwezigheid van haar advocaat [gemachtigde]:

            - heden schriftelijk haar akkoord te hebben gegeven op de door [notaris] opgestelde definitieve rekening en verantwoording met daarbij de staat van uitgaven en ontvangsten in het kader van de definitieve afwikkeling en verdeling van de nalatenschap van haar op 3 september 2007 overleden moeder [moeder];

            - dat zij daarbij uitdrukkelijk wil opmerken hiermee geen afstand te doen van de mogelijkheid om in de toekomst vergoeding van [notaris] (hierna: “de notaris”) te vorderen ter zake de schade die zij meent geleden te hebben als gevolg van tekortschieten door hem als boedelnotaris in de afwikkeling van de nalatenschap van haar moeder, uitdrukkelijk en specifiek beperkt tot de schade die zij meent geleden te hebben als gevolg van:

            ○ de kosten van de werkzaamheden zoals in rekening gebracht op de declaratie van zijn werkzaamheden in 2008 d.d 31 december 2008, verricht van 21 april 2008 t/m 24 april 2008 en die samenhangen met het kort geding dat destijds namens ondergetekende aanhangig is gemaakt door haar voormalig advocaat [voormalig advocaat} tegen haar zuster [zus] terzake van de verkoop van de woning uit de nalatenschap;

            ○ het tekortschieten van de notaris ter zake van het moment van uitkeren van voorschotten uit de nalatenschap van moeder;

            ○ het tekortschieten van de notaris ter zake van de verdeling en afgifte van de effecten in de nalatenschap van moeder.

            - na ondertekening van deze verklaring direct over te zullen gaan tot intrekking van het kort geding dat zij aanhangig heeft gemaakt bij de voorzieningenrechter van de rechtbank te Zutphen bij dagvaarding van 28 oktober 2011.

            Reactie van de notaris

            Notaris [notaris] heeft in reactie hierop uitdrukkelijk betwist te zijn tekortgeschoten en aansprakelijk te zijn voor de schade die [klaagster]stelt geleden te hebben en daartegen inhoudelijke verweren aangevoerd. Teneinde in deze nu toch op verzoek van [klaagster]  tot een definitieve afwikkeling en verdeling van de nalatenschap van de moeder van [klaagster] te kunnen komen, heeft zij de voornoemde schriftelijke akkoordverklaring ondertekend met daarbij deze aanvullende verklaring.[notaris]  zal hierna zo snel mogelijk de definitieve rekening en verantwoording met daarbij de staat van uitgaven en ontvangsten aan de zuster van [klaagster]  toesturen met verzoek daarop haar schriftelijke akkoord voor de verdeling te verstrekken. Eerst nadat hij ook haar schriftelijke akkoordverklaring heeft ontvangen, kan en zal de notaris tot de definitieve verdeling van de nalatenschap en uitkering kunnen overgaan. ”

4.11      Bij e-mailbericht van 12 januari 2012 heeft de notaris de eindversie van de staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling inzake de nalatenschap van de moeder van klaagster aan [gemachtigde] gezonden.

            De notaris heeft geen reactie ontvangen op voormeld e-mailbericht.

4.12      De notaris heeft op 3 februari 2012 het resterende bedrag van € 10.345,10 van de nalatenschap naar klaagster overgemaakt.

5.         De klacht en het verweer

5.1       De klacht van klaagster valt uiteen in een aantal onderdelen.

Klachtonderdeel 1: nalatenschap onvoldoende voortvarend afgewikkeld

Klager verwijt de notaris dat hij de nalatenschap na de mondelinge behandeling van de eerste klacht op 28 april 2011 te traag heeft afgewikkeld en de gelden uit de nalatenschap onnodig lang onder zich heeft gehouden.

Klachtonderdeel 2: de brief van 9 juni 2011 met als bijlage de staat van uitgaven en ontvangsten

Klaagster stelt dat zij de brief met bijlagen van de notaris van 9 juni 2011 nooit heeft ontvangen en dat de brief bovendien niet naar haar, maar naar haar advocaat [gemachtigde] gezonden had moeten worden. De notaris was ervan op de hoogte dat zij een advocaat had en zelf geen post meer van hem wilde ontvangen.

Verder verwijt klaagster de notaris dat hij geen navraag heeft gedaan bij klaagster of haar advocaat toen van hun zijde niet werd gereageerd op de brief van 9 juni 2011.

Pas na diverse aanmaningen is de staat van uitgaven en ontvangsten aan [gemachtigde] gezonden, niet door de notaris maar door een medewerker van het kantoor. De begeleidende brief van 9 juni 2011 is echter nooit toegezonden.

Klachtonderdeel 3: onder druk gezet om akkoordverklaring te tekenen

Klaagster verwijt de notaris dat hij haar onder druk heeft gezet om direct de akkoordverklaring te ondertekenen, omdat anders de resterende gelden uit de nalatenschap niet zouden worden uitgekeerd. Deze akkoordverklaring was meegezonden met de staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling van 9 juni 2011. Op deze staat was niet vermeld dat het een concept betrof.

Specificaties en bankafschriften waren niet meegezonden, waardoor klaagster de juistheid van de staat van uitgaven/ontvangsten bovendien in het geheel niet kon controleren.

Klachtonderdeel 4: onjuist en onbehoorlijk gedeclareerd

Klaagster vindt het onbehoorlijk dat de notaris een aantal kosten, waaronder de kosten die hij in verband met de eerste klachtenprocedure heeft moeten maken, bij klaagster in rekening heeft geprobeerd te brengen.

Verder meent zij dat de notaris zijn werkzaamheden na haar intrekking van de volmacht in 2008 helemaal niet meer bij klaagster in rekening had mogen brengen. Ook afgezien hiervan, vindt zij de declaratie gelet op de voorgeschiedenis te hoog.

Voorts verwijt klaagster de notaris dat hij de wijzigingen in de declaratie die tijdens de bijeenkomst op 7 november 2011 zijn afgesproken, in het te ondertekenen exemplaar bewust niet heeft doorgevoerd, waardoor klaagster is misleid.

5.2       De verweren van de notaris komen in het navolgende, voor zover nodig, aan de orde.

6.         De beoordeling van de klacht

6.1        Vooropgesteld wordt dat de Kamer omtrent hetgeen klaagster heeft aangevoerd met betrekking tot de handelwijze van de notaris in de periode voorafgaande aan de mondelinge behandeling van de eerste klacht op 28 april 2011, niet nogmaals kan oordelen.  

            Klachtonderdeel 1: trage afwikkeling nalatenschap

6.2       De notaris heeft – samengevat – aangevoerd dat het aan de handelwijze van klaagster te wijten is dat de afwikkeling van de nalatenschap zo lang heeft geduurd, aangezien haar advocaat pas op 10 oktober 2011 heeft gereageerd op het concept van de staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling van 9 juni 2011 en klaagster eerst op 7 november 2011 de akkoordverklaring die nodig was om tot afwikkeling over te gaan heeft ondertekend. Verder heeft de notaris verklaard dat hij na het verzenden van de eindversie van de staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling op 12 januari 2012 geen reactie heeft ontvangen van klaagster of haar advocaat.

6.3       De Kamer is van oordeel dat het tijdsverloop deels is te wijten aan klaagster zelf.

Vaststaat dat [gemachtigde] op 2 september 2011 heeft kennisgenomen van de op 9 juni 2011 gedateerde staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling. Pas in zijn brief van 10 oktober 2011 heeft hij hierop gereageerd. Het feit dat niet eerder dan op 7 november 2011 de akkoordverklaring door klaagster is getekend, komt niet alleen voor rekening van de notaris, aangezien klaagster weigerde om een reactie te geven op de staat van uitgaven en ontvangsten van 9 juni 2011.

Na de akkoordverklaring op 7 november 2011 heeft de notaris naar het oordeel van de Kamer ook voldoende voortvarend gehandeld. De notaris heeft – onweersproken – aangevoerd dat hij eind november 2011 de uitlevering van de effecten en de uiteindelijke opheffing van de effectenrekening in werking heeft gezet en dat hij [gemachtigde] daarvan op de hoogte heeft gehouden. Verder is onweersproken dat de notaris, nadat hij op 6 januari 2012 de schriftelijke bevestiging van de bank had ontvangen dat het saldo van de effectenrekening op zijn derdengeldenrekening was bijgeschreven, op 12 januari 2012 de eindversie van de staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling aan [gemachtigde] heeft toegezonden. Klaagster heeft erkend dat zij niet heeft gereageerd op deze staat van uitgaven en ontvangsten/verdeling. Zij heeft – kort gezegd – aangevoerd dat dit te maken had met haar slechte gezondheidssituatie en met de omstandigheid dat zij het niet eens is met de door de notaris opgestelde eindafrekening. De vertraging die hierdoor is ontstaan is derhalve niet te wijten aan de notaris.

6.4       De lange duur van de afwikkeling na de mondelinge behandeling van de eerste klacht op 28 april 2011 is echter ook te wijten aan de passieve houding van de notaris in de periode van 9 juni 2011 tot de ontvangst van de brief van [gemachtigde] van 10 oktober 2011. 

De notaris was niet op de hoogte van het feit dat een medewerker van het notariskantoor in reactie op het verzoek van [gemachtigde] van 30 augustus 2011 direct per e-mail van 2 september 2011 de staat van uitgaven en ontvangsten van 9 juni 2011 had gezonden, zo blijkt uit de e-mailwisseling in oktober 2011 tussen [gemachtigde] en de notaris. Dit betekent dat de notaris totdat hij door [gemachtigde] in oktober 2011 werd benaderd, niet beter wist dan dat door klaagster in het geheel nog niet was gereageerd op zijn brief met bijlagen van 9 juni 2011. Hij heeft de hele periode, ook na zijn vakantie begin september 2011, geen enkele actie ondernomen om de zaak af te handelen. Juist gelet op de eerste klacht, had het op zijn weg gelegen om voortvarend te werk te gaan in plaats van passief af te wachten totdat er een reactie van klaagster zou komen. Bij uitblijven van een reactie had hij klaagster moeten rappelleren of contact op moeten nemen met [gemachtigde], zeker gezien het feit dat de zuster van klaagster vrijwel direct na verzending van de brief van 9 juni 2011 akkoord was gegaan. De notaris had de zaak niet nog een paar maanden op zijn beloop mogen laten. Het feit dat de vakantieperiode in deze maanden viel, zoals door de notaris naar voren is gebracht tijdens de mondelinge behandeling van de klacht, doet daar gezien de bijzondere omstandigheden van dit dossier niet aan af. 

Dit klachtonderdeel is derhalve deels gegrond.

Klachtonderdeel 2: de brief van 9 juni 2011

6.5       De notaris heeft aangevoerd dat hij klaagster wel degelijk op 9 juni 2011 een brief met een concept van de rekening en verantwoording/verdeling heeft gezonden. Hij heeft een gelijkluidende brief op dezelfde datum gezonden aan de zuster van klaagster en aan de Kamer van Toezicht, welke beiden zijn ontvangen. Desgevraagd heeft de notaris tijdens de mondelinge behandeling van de klacht meegedeeld dat hij de brieven niet aangetekend heeft verzonden.

6.6       Nu de brief niet aangetekend is verzonden, kan niet meer worden vastgesteld of de brief daadwerkelijk is verzonden. Zoals al is overwogen onder 6.4, had het in ieder geval op de weg van de notaris gelegen om klaagster na een aantal weken te rappelleren. Hierdoor zou immers snel gebleken zijn dat zij de brief niet had ontvangen.

            Verder had de notaris de brief niet aan klaagster, maar aan haar advocaat [gemachtigde] had moeten sturen. Hij was ermee bekend dat klaagster zich liet bijstaan door deze advocaat en bovendien was hem nadrukkelijk verzocht zijn correspondentie niet meer aan klaagster te richten.

Klaagster kan niet worden gevolgd in haar stelling dat [gemachtigde] de staat van uitgaven en ontvangsten pas na lang aandringen en de begeleidende brief in het geheel niet heeft ontvangen. Blijkens de stukken heeft [gemachtigde] in reactie op zijn brief van 30 augustus 2011 van een kantoorgenoot van de notaris, vanwege afwezigheid van de notaris, direct per email de staat van uitgaven en ontvangsten ontvangen.

Nadat in de e-mailwisseling in oktober 2011 tussen [gemachtigde] en de notaris was gebleken dat de begeleidende brief in september niet was meegestuurd, heeft de notaris in zijn e-mail van 21 oktober 2011 [gemachtigde] deze alsnog toegezonden.

Dit klachtonderdeel treft doel, voor zover het het niet tijdig verzenden van de brief van 9 juni 2011, de adressering daarvan aan klaagster en niet aan de advocaat en het uitblijven van een rappel betreft.

Klachtonderdeel 3: onder druk gezet om akkoordverklaring te ondertekenen

6.7       De notaris heeft als verweer aangevoerd dat uit zijn brief van 9 juni 2011 duidelijk blijkt dat de meegezonden staat van uitgaven/ontvangsten slechts een discussiestuk betrof.

6.8       Hoewel het duidelijker was geweest als boven de staat van uitgaven en ontvangsten van 9 juni 2011 het woord ‘concept’ vermeld was geweest, is de Kamer met de notaris van oordeel dat uit de begeleidende brief van 9 juni 2011 voldoende duidelijk blijkt dat dit geen definitief stuk betrof, maar een ontwerp op basis waarvan verder gediscussieerd zou worden. Klaagster werd hiertoe ook nadrukkelijk uitgenodigd in de brief. Het is overigens niet ongebruikelijk om bij een dergelijk concept alvast de verklaring akkoordbevinding mee te sturen.

In zijn e-mailbericht van 18 oktober 2011 aan [gemachtigde] heeft de notaris herhaald dat hij eerst een inhoudelijke reactie van klaagster op het concept wenste voordat geld zou worden overgemaakt. Hierin kan niet worden gelezen, zoals [gemachtigde] in zijn conceptdagvaarding onder punt 4 heeft gesteld, dat de notaris daarmee bedoeld zou hebben dat klaagster met de toegezonden de staat van uitgaven/ontvangsten moest instemmen.

Iets anders is, dat bij een partiële verdeling uiteindelijk de instemming van beide partijen wel nodig is om de gelden te kunnen uitkeren.

Het is derhalve naar het oordeel van de Kamer niet vast komen staan dat de notaris klaagster onder druk heeft gezet om de meegezonden akkoordverklaring te ondertekenen, omdat hij anders niet tot uitbetaling van enig bedrag zou overgaan.

Specificaties en bankafschriften plegen niet op voorhand met de staat van uitgaven en ontvangsten te worden meegestuurd, tenzij dit van tevoren is verzocht. Klaagster heeft tijdens de zitting verklaard dat zij een dergelijk verzoek niet heeft gedaan.  

Dit klachtonderdeel is tevergeefs voorgesteld.

Klachtonderdeel 4: onjuist en onbehoorlijk gedeclareerd

6.9       De notaris heeft tijdens de zitting weersproken dat hij de bedoeling heeft gehad om zijn kosten in verband met de klachtenprocedures te declareren bij klaagster. Deze kosten stonden vermeld op de uitdraai van zijn tijdschrijfsysteem, omdat daarin alle verrichtingen in een dossier worden opgenomen, ook die niet gedeclareerd gaan worden. Aan de hand van deze uitdraai is de declaratie met klaagster besproken.

De notaris heeft erop gewezen dat deze kosten ook niet zijn opgenomen in de einddeclaratie van 7 november 2011.

6.10      De Kamer is van oordeel dat de notaris voldoende heeft weerlegd dat hij voornemens zou zijn geweest om de kosten van de klachtenprocedures op klaagster te verhalen. Zij voegt hieraan toe dat het wel begrijpelijk is dat klaagster in die veronderstelling was, daar de uitdraai zonder enige toelichting aan haar was gepresenteerd. De notaris had er dan ook beter aan gedaan om er direct bij te vermelden dat niet alle op de uitdraai vermelde kosten gedeclareerd zouden worden.

6.11      Het verwijt van klaagster dat de notaris haar op 7 november 2011 bewust heeft misleid door in de nieuwe versie van de declaratie niet alle afgesproken wijzigingen door te voeren, is niet toereikend onderbouwd en moet daarom ongegrond worden verklaard.

Het had overigens op de weg van de advocaat van klaagster gelegen om de correcties te controleren en de notaris op eventuele fouten daarbij te wijzen, voordat klaagster haar handtekening voor akkoord zette. Ook daarna is klaagster er bij de notaris niet meer op teruggekomen.

Het is de Kamer niet gebleken dat klaagster op 7 november 2011 onder druk is gezet door de notaris. Bovendien werd zij begeleid door haar advocaat, die indien nodig had kunnen ingrijpen.

6.12      De Kamer deelt niet de mening van klaagster dat de notaris geen kosten bij haar mag declareren vanaf het moment dat zij haar volmacht had ingetrokken in 2008.

Klaagster heeft nog aangevoerd dat de declaratie op diverse punten onjuist dan wel te hoog is. Zij heeft ingevolge artikel 55, tweede lid, Wna reeds een geschil over de hoogte van de declaratie aanhangig gemaakt bij de voorzitter van het bestuur van de Zutphense ring van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie. Ingevolge vaste jurisprudentie van het Gerechtshof te Amsterdam komt de Kamer van Toezicht slechts een marginale toetsing van de hoogte van declaraties toe.

De Kamer ziet in de declaratie geen aanleiding om daarover een tuchtrechtelijk oordeel uit te spreken.

6.13      Het vierde klachtonderdeel dient ongegrond te worden verklaard.

Conclusie

6.14      Conclusie dient te zijn dat klachtonderdelen 1 en 2 gegrond zijn, voor zover deze betrekking hebben op het passief wachten op een reactie van klaagster op de brief van 9 juni 2012 en op de onjuiste adressering van deze brief. De overige klachtonderdelen zijn ongegrond.

De Kamer is van oordeel dat de maatregel van schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van twee weken dient te worden opgelegd.

Op zichzelf beschouwd zijn de geconstateerde onzorgvuldigheden niet dusdanig ernstig dat zij deze maatregel rechtvaardigen. Gelet echter op de eerdere gegrondverklaring door de Kamer in deze zaak, rekent zij het de notaris bijzonder zwaar aan dat hij daarna nog steeds niet de prioriteit heeft gegeven aan de afwikkeling van deze nalatenschap die van hem onder deze omstandigheden verwacht had mogen worden.  

De Kamer betrekt bij haar oordeel niet alleen haar gegrondverklaring in de eerdere klacht in deze zaak, maar ook haar gegrondverklaringen in ander klachten over de trage afwikkeling van nalatenschappen. In 2001 heeft de Kamer de notaris een berisping opgelegd vanwege het feit dat hij gedurende een aantal jaren geen actie had ondernomen tot afwikkeling van een nalatenschap en diverse toezeggingen had gedaan zonder die na te komen. Onlangs nog, op 8 december 2011 heeft de Kamer de maatregel van twee weken schorsing in de uitoefening van het ambt opgelegd, omdat de afwikkeling van een nalatenschap mede door de passiviteit van de notaris te lang had geduurd.

6.15      Nadat de beslissing onherroepelijk is geworden, zal de Kamer aan de notaris bij aangetekende brief de datum meedelen waarop de maatregel van kracht wordt.

6.16      Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht, kan als in het voorgaande reeds behandeld dan wel als thans niet ter zake dienend buiten beschouwing worden gelaten.

6.17      Het voorgaande leidt tot de navolgende beslissing.

7.         De beslissing

            De Kamer:

7.1       verklaart klachtonderdeel 1 gegrond voor zover dit betrekking heeft op het daarin als onjuist aangeduide handelen;

7.2       verklaart klachtonderdeel 2 gegrond voor zover dit betrekking heeft op het daarin als onjuist aangeduide handelen;

7.3       verklaart de klacht voor het overige ongegrond;

7.4       legt aan de notaris de maatregel van schorsing in de uitoefening van zijn ambt voor de duur van twee weken op.

Aldus gegeven door mr. D. Vergunst, plaatsvervangend voorzitter, mr. M.C.J. Heessels , mr. E.J. Oostrik en mr. A.S. Hansma, leden, mr. A.J.H.M. Janssen, plaatsvervangend lid, zulks in tegenwoordigheid van mr. W.E. Markus-Burger als secretaris en uitgesproken ter openbare zitting van 8 november 2012.

            secretaris                                             voorzitter

Binnen 30 dagen na de dag van verzending van de brief, waarbij deze beslissing wordt toegezonden, kan hoger beroep worden ingesteld bij het Gerechtshof te Amsterdam. Het beroepschrift dient binnen de termijn van 30 dagen door het Gerechtshof te zijn ontvangen. Het adres van het Gerechtshof luidt: Gerechtshof te Amsterdam t.a.v. kamer 17A, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.