Print
Download PDFECLI:NL:TNOKZUT:2011:YC0716 Kamer van toezicht Zutphen 11/2011
| ECLI: | ECLI:NL:TNOKZUT:2011:YC0716 |
|---|---|
| Datum uitspraak: | 01-09-2011 |
| Datum publicatie: | 19-09-2011 |
| Zaaknummer(s): | 11/2011 |
| Onderwerp: | Overig |
| Beslissingen: | Klacht gegrond zonder maatregel |
| Inhoudsindicatie: | De notaris heeft niet voldaan aan de verplichting tot het tijdig indienen van de volledige jaarstukken. De notaris heeft het BFT bemoeilijkt in zijn taak om toezicht te houden op de naleving van de voor het notariaat geldende regelingen op financieel gebied. De Kamer acht de klacht dan ook gegrond. |
KAMER VAN TOEZICHT
OVER DE NOTARISSEN EN DE KANDIDAAT-NOTARISSEN TE ZUTPHEN
Klachtnummer:
Beslissing inzake de klacht van:
BUREAU FINANCIEEL TOEZICHT (BFT),
gevestigd te Utrecht,
vertegenwoordigd door [naam medewerker].,
klager,
tegen
[notaris],
notaris te [plaats].
Partijen worden in deze beslissing mede aangeduid als het BFT en de notaris.
1 Het verloop van de procedure
Het verloop van de procedure blijkt uit:
- de klacht van 26 mei 2011 met bijlage;
- de reactie van de notaris van 20 juni 2011 met bijlagen;
- de repliek van het BFT van 11 juli 2011 met bijlagen;
- de dupliek van de notaris van 8 augustus 2011;
- het proces-verbaal van de openbare vergadering van de Kamer van 1 september 2011.
2 Vaststaande feiten
2.1 De notaris heeft niet voldaan aan zijn verplichting om de jaarstukken over 2010 tijdig bij het BFT in te dienen. Op 28 april 2011 heeft de accountant van de notaris de verslagstaten van het kantoor, de administratiemededeling en de privé-vermogensopstelling per post aan het BFT gezonden, terwijl ingevolge artikel 2 Reglement Verslagstaten 2010 de indiening uitsluitend via internetapplicatie DiginBFT kan geschieden. Bij deze indiening per post ontbraken de beoordelingsverklaring en de privé-inkomensopstelling.
2.2 De notaris heeft geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid vermeld in artikel 24, vierde lid, Wet op het Notarisambt (Wna) om op grond van bijzondere omstandigheden uitstel te vragen. Hij heeft evenmin gereageerd op de herinneringsbrief van het BFT van 13 mei 2011.
2.3 Pas na indiening van de klacht door het BFT zijn alle jaarstukken via DiginBFT door de notaris ingediend.
3 De klacht, de gronden waarop deze berust en het verweer
3.1 De notaris is ingevolge artikel 24, vierde lid Wna in samenhang met artikel 112, eerste lid Wna verplicht om aanstonds na 1 mei de jaargegevens in te dienen bij het BFT. Conform artikel 2 Reglement Verslagstaten 2010 kan de indiening uitsluitend geschieden via de internetapplicatie DiginBFT.
Dit betekent dat de op 28 april 2011 per post verzonden jaarstukken door het BFT niet zijn geregistreerd. Daarnaast ontbraken bij de via de post gezonden stukken de beoordelingsverklaring en de privé-inkomensopstelling.
Het BFT heeft het notariaat diverse malen via circulaires en op het notarisnet geïnformeerd over de nieuwe verplichting om de jaarstukken digitaal aan te leveren. Bovendien is in de herinneringsbrief aan de notaris van 13 mei 2011 nog expliciet gewezen op deze verplichting. Desondanks zijn de jaarstukken pas volledig en op de juiste wijze in juni 2011, na indiening van de klacht, door het BFT ontvangen.
Het handelen van de notaris belemmert een adequaat en goed georganiseerd toezicht op het financiële beheer van de notariële praktijk. Aan het BFT is niet gebleken van disculperende omstandigheden aan de zijde van de notaris.
Tijdens de mondelinge behandeling van de klacht heeft het BFT hieraan toegevoegd dat – overeenkomstig het eigen klachtenbeleid – altijd bij overschrijding van de termijn een klacht van het BFT volgt, ongeacht de ernst van de zaak.
3.2 De verweren van de notaris komen in het navolgende, voor zover nodig, aan de orde.
4. De beoordeling van de klacht
4.1 Ingevolge het bepaalde in artikel 112, eerste lid, van de Wna juncto artikel 24, vierde lid, van de Wna rust op de notaris de verplichting om de jaarstukken aanstonds na het verstrijken van een termijn van vier maanden na afloop van het boekjaar bij het BFT in te dienen. Op grond van artikel 2 Reglement Verslagstaten 2010 dient deze indiening digitaal te geschieden.
De notaris heeft erkend dat hij met betrekking tot de jaarstukken over 2010 niet aan deze verplichting heeft voldaan. Hij heeft als verweer aangevoerd dat dit het gevolg was van een miscommunicatie tussen hem en zijn accountant. Tijdens de mondelinge behandeling heeft hij hieraan toegevoegd dat hij beseft dat, ongeacht de taakverdeling tussen hem en zijn accountant, hij als notaris ervoor verantwoordelijk is dat de jaarstukken tijdig, volledig en op de juiste wijze worden ingediend bij het BFT.
4.2 Door niet te voldoen aan de verplichting tot het tijdig indienen van de volledige jaarstukken heeft de notaris het BFT in zijn taak om toezicht te houden op de naleving van de voor het notariaat geldende regelingen op financieel gebied bemoeilijkt.
De Kamer acht de klacht dan ook gegrond.
4.3 De Kamer zal volstaan met een constatering dat de klacht terecht is voorgesteld. Zij neemt daarbij in aanmerking de geringe overtreding van de norm en de tijdens de mondelinge behandeling door de notaris gedane toezegging dat hij maatregelen zal treffen om herhaling te voorkomen. Bovendien is tegen de notaris niet eerder een klacht over te late indiening van jaarstukken gegrond verklaard.
De Kamer is daarom van oordeel dat de geconstateerde tekortkoming het opleggen van
een tuchtrechtelijke maatregel niet rechtvaardigt.
4.4 Het voorgaande leidt tot de navolgende beslissing.
5. De beslissing
De Kamer:
verklaart de klacht gegrond;
legt aan de notaris geen maatregel op.
Aldus gegeven door mr. D. Vergunst, voorzitter, mr. V. Oostra, mr. E.J. Oostrik,
mr. A.S. Hansma, leden, mr. I.C.J.I.M. van Dorp, plaatsvervangend lid, zulks in tegenwoordigheid van mr. W.E. Markus-Burger als secretaris en uitgesproken ter openbare zitting van 1 september 2011.
secretaris voorzitter