Print
Download PDFECLI:NL:TNOKAMS:2011:YC0634 Kamer van toezicht Amsterdam 479189/NT 10-38 Pee
| ECLI: | ECLI:NL:TNOKAMS:2011:YC0634 |
|---|---|
| Datum uitspraak: | 07-06-2011 |
| Datum publicatie: | 24-06-2011 |
| Zaaknummer(s): | 479189/NT 10-38 Pee |
| Onderwerp: | Overig |
| Beslissingen: | Klacht gegrond met schorsing als notaris |
| Inhoudsindicatie: | De kamer acht de bedenkingen van de voorzitter van de kamer te Utrecht in het kader van artikel 96 lid 6 Wna gegrond voor zover: - de notaris herhaaldelijk akten heeft gepasseerd buiten aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers na 6 september 2007; - de notaris in de periode 2006-2008 herhaaldelijk akten heeft gepasseerd waarin een onjuist tijdstip staat vermeld. Schorsing in de uitoefening van het ambt voor een periode van vier weken |
KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN
TE AMSTERDAM
Beslissing van 7 juni 2011 in de zaak met nummers 479189 / NT 10-38 Pee op de voet van artikel 96 lid 6 Wet op het notarisambt (hierna: Wna),
betreffende
[de notaris],
notaris te [vestigingsplaats],
raadsman mr. R.S. Schouten;
hierna: de notaris.
1. Verloop van de procedure
Onderzoeksfase:
1.1 Op 17 december 2008 heeft de voorzitter van de kamer van toezicht over de notarissen en de kandidaat-notarissen te Utrecht, mr. H.AE. Uniken Venema, het Bureau Financieel Toezicht (hierna: BFT) opgedragen onderzoek te doen als bedoeld in artikel 96 lid 5 Wna naar de (in de brief van 17 december 2008 en de in zijn daarin voorafgaande brief van
30 september 2008 vermelde) handelwijze van de notaris. Deze opdracht betrof “de gangbare praktijk op het kantoor van de notaris” over de periode 1 januari 2006 tot en met 31 december 2008, waarbij vier aandachtspunten golden:
· het nakomen van de informatieplicht (artikel 43 lid 1 Wna) en Belehrungspflicht;
· de mate waarin akten bij volmacht worden gepasseerd en of cliënten daartoe worden bewogen;
· de aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers bij het passeren van de akten;
· mogelijk in het kader van het onderzoek geconstateerde integriteitschendingen.
1.2 Bij brief van 6 mei 2009 heeft de KNB de kamer van toezicht te Utrecht uitdrukkelijk verzocht het door de voorzitter ingestelde onderzoek mede te doen verrichten als onderzoek bedoeld in artikel 96 lid 2 Wna, “aldus dat het onderzoek mede geschiedt op grond van het verzoek van de KNB ter zake.” . Daarop heeft de secretaris van de kamer op 27 juli 2009 geantwoord dat de voorzitter goede nota had genomen van het verzoek om het lopende onderzoek bij de notaris te beschouwen als mede op verzoek van de KNB.
1.3 Bij brief van 9 november 2009 heeft het BFT een rapportage van dit onderzoek (met bijlagen) aangeboden aan plaatsvervangend voorzitter, mr. H.M.M. Steenberghe, aan wie de uitvoering van het onderzoek ingevolge artikel 96 lid 2 Wna was opgedragen.
1.4 Op 9 maart 2010 heeft de plaatsvervangend voorzitter aan de voorzitter verslag gedaan van zijn bevindingen naar aanleiding van de rapportage van het BFT.
1.5 Vervolgens heeft mr. dr. M.J.C. Visser, advocaat te Amsterdam, namens de notaris op
20 juni 2010 gereageerd op de rapportage van het BFT en de bevindingen van de plaatsvervangend voorzitter.
1.6 Op 5 juli 2010 heeft de plaatsvervangend voorzitter zijn eindconclusies aan de voorzitter aangeboden.
Bedenkingen van de voorzitter
1.7 Op grond van de bevindingen van de plaatsvervangend voorzitter van
9 maart 2010 en zijn eindconclusies van 5 juli 2010, heeft de voorzitter van de kamer te Utrecht bij brief van 9 juli 2010 op de voet van artikel 96 lid 6 Wna de volgende bedenkingen aan de kamer te Utrecht ter (tuchtrechtelijke) behandeling voorgelegd, voor zover de plaatsvervangend voorzitter, belast met het onderzoek heeft geconcludeerd dat er (sterke) aanwijzingen zijn dat:
1. de notaris in de periode 2006-2008 zijn informatie- en Belehrungspflicht niet (voldoende) is nagekomen;
2. de notaris in voornoemde periode herhaaldelijk akten heeft gepasseerd buiten aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers;
3. de notaris in voornoemde periode herhaaldelijk akten heeft gepasseerd waarin een onjuist tijdstip van verlijden staat vermeld;
4. de notaris in voornoemde periode herhaaldelijk onvoldoende zorg heeft besteed aan de controle van de identiteit van de volmachtgever en de inhoud van de volmacht;
5. de notaris niet, althans niet met bekwame spoed, het gebrek aan authenticiteit van 20 hypotheekakten, die zijn gepasseerd tussen 29 mei en 1 juni 2007 en waarin een gevolmachtigde was vermeld die de akte niet had ondertekend, heeft hersteld;
6. de notaris door zijn handelwijze tijdens het onderzoek en zijn beslissing op 15 september 2009 om zijn medewerking aan het onderzoek te staken, het onderzoek door het BFT (ernstig) heeft bemoeilijkt en het doen van verder onderzoek door het BFT onmogelijk heeft gemaakt.
In de brief van 9 juli 2010 heeft de voorzitter ook vermeld dat buiten de zaak, die hij aan de kamer voorlegt blijven:
· de juistheid van de akte van rectificatie en de verstrekking van een afschrift van die akte aan partijen, omdat de plaatsvervangend voorzitter te dien aanzien heeft geconcludeerd dat deze kwesties reeds aan de orde zijn geweest in de zaken die hebben geleid tot de beslissingen KvT 32/2007 en 34/2007 (punten VIII.5, X.1. en X.4. van de conclusies/bevindingen van de plaatsvervangend voorzitter);
· het handelen van de notaris dat onderwerp is van de op 30 december 2008 door de voorzitter opgedragen uitbreiding van het onderzoek, te weten de vraag of de notaris betrokken is geweest bij hypotheekfraude en/of twijfelachtige (A-B-C) transacties, omdat dit onderdeel van het onderzoek nog niet is afgerond.
1.8 Op 14 oktober 2010 heeft de raadsman van de notaris een verweerschrift met bijlagen ingediend.
Verwijzing door notariskamer gerechtshof
1.9 Op 9 december 2010 heeft de president van het gerechtshof te Amsterdam (hierna: het gerechtshof), naar aanleiding van het verzoek van de plaatsvervangend voorzitter van de kamer van toezicht over de notarissen en de kandidaat-notarissen te Utrecht, de kamer van toezicht over de notarissen en de kandidaat-notarissen te Amsterdam belast met de behandeling van de zaak. Naar het oordeel van de president van het gerechtshof was aannemelijk geworden, nadat de leden van de Utrechtse kamer berust hadden in het door de raadsman van de notaris ingestelde wrakingsverzoek, dat uit de overige (plaatsvervangende) leden geen kamer meer samengesteld kon worden die de zaak kon behandelen en er geen (plaatsvervangend) voorzitter (meer) was die de kamer zou kunnen voorzitten.
Mondelinge behandeling
1.10 Bij de mondelinge behandeling op 31 maart 2011 was de notaris, bijgestaan door zijn raadsman, aanwezig. Ter informatie van de kamer waren eveneens aanwezig mevrouw mr. M.H.M. de Haan en mevrouw N.W.A. Vos van het BFT. De notaris heeft de kamer verzocht om de behandeling achter gesloten deuren te doen plaatsvinden. Hij heeft daartoe aangevoerd dat de rapportage van het BFT gegevens en informatie bevat ten aanzien waarvan de notaris op grond van artikel 22 Wna tot geheimhouding verplicht is en dat deze geheimhoudingsplicht hem beperkt in zijn mogelijkheid zich te verweren.
Artikel 101 lid 4 Wna biedt de kamer de mogelijkheid om gewichtige redenen een zaak geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren behandelen. Na beraad heeft de kamer beslist de behandeling in het openbaar te laten plaatsvinden. De kamer heeft daarbij echter wel de mogelijkheid opengelaten de deuren te sluiten indien het verhandelde ter zitting daartoe aanleiding zou geven. Uiteindelijk heeft nagenoeg de gehele zitting in het openbaar plaatsgevonden, omdat van noodzaak tot sluiting slechts eenmaal is gebleken, waarna de deuren kort zijn gesloten.
De raadsman van de notaris heeft het woord gevoerd aan de hand van een pleitnotitie. Voorafgaand aan de mondelinge behandeling (op 23 maart 2011) heeft de raadsman van de notaris nog een aantal producties voor de mondelinge behandeling overgelegd. De uitspraak is bepaald op 7 juni 2011.
Nadere toelichting
1.11 Het BFT heeft, daartoe verzocht door de kamer, op 7 april 2011 een nadere toelichting ingediend ter onderbouwing van de bijzonderheden in de akten (ten aanzien van de handtekeningen van gevolmachtigden) die het BFT in zijn rapport op blz. 37 had vermeld.
De notaris heeft daarop schriftelijk gereageerd op 24 april 2011.
2. De beoordeling
2.1 Ingevolge artikel 98, eerste lid, Wna zijn notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van enig handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling of een op deze wet berustende verordening, hetzij met de zorg die zij als notarissen of kandidaat-notarissen behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris of kandidaat-notaris niet betaamt. Beoordeeld dient te worden of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.
2.2 De kamer zal hierna eerst de formele verweren van de notaris bespreken en vervolgens, voor zover nodig, telkens de desbetreffende bedenking van de voorzitter van de kamer te Utrecht beoordelen aan de hand van het rapport van het BFT, de bevindingen van de plaatsvervangend voorzitter en het door de notaris gevoerde verweer.
Formele verweren
2.3 Alvorens inhoudelijk te beslissen, geeft de kamer een oordeel over de formele verweren. Daarbij merkt de kamer op dat slechts die formele verweren die betrekking hebben op de zaak zoals deze door het gerechtshof naar de kamer is verwezen worden beoordeeld. Gelet op de brief van 9 juli 2010 van de voorzitter van de kamer te Utrecht valt het onderzoek naar eventuele hypotheekfraude en/of twijfelachtige A-B-C- transacties buiten de onderhavige zaak. Daarom blijven de formele verweren die op dat onderzoek betrekking hebben, buiten beschouwing. Eveneens blijft buiten beschouwing het verweer van de notaris dat de voorzitter van de kamer te Utrecht niet meer zelfstandig zou kunnen oordelen, nu de onderhavige zaak door het gerechtshof aan deze kamer ter behandeling is voorgelegd.
2.4 Vervaltermijn van 3 jaar ex artikel 99 lid 12 Wna overschreden
Een klacht kan op grond van artikel 99 lid 12 Wna worden ingediend gedurende 3 jaar na de dag waarop de tot klacht gerechtigde kennis heeft genomen van het gewraakte handelen of nalaten van de notaris. De raadsman van de notaris stelt, op grond van de jurisprudentie (onder meer de beslissing van het gerechtshof van 1 september 2009), dat het door de toenmalige voorzitter van de kamer te Utrecht op 8 juni 2007 ingestelde onderzoek niet heropend of verlengd mag worden: het onderzoek mag immers niet onbeperkt in tijd zijn.
De bedenkingen van de voorzitter, daterend van 9 juli 2010, zijn daarom volgens de notaris (net) na de vervaltermijn bij de kamer ingediend.
De kamer is van oordeel dat dit verweer van de notaris faalt. Indien artikel 99 lid 12 Wna al van toepassing is op het voorleggen van een zaak aan de kamer door de voorzitter naar aanleiding van een in zijn opdracht uitgevoerd onderzoek, dient als de dag waarna de termijn van drie jaren aanvangt, naar het oordeel van de kamer, te worden aangemerkt de dag waarop de voorzitter kennis heeft kunnen nemen van de resultaten van het door hem gelaste onderzoek. De voorzitter is immers geen rechtstreeks betrokkene bij de in zijn opdracht onderzochte feiten en zijn onderzoek is erop gericht vast te (doen) stellen of van laakbaar handelen van de notaris sprake zou kunnen zijn. De resultaten van het onderzoek waarop hij zijn oordeel moet vormen, zijn in de conclusie van 9 maart 2010 van de plaatsvervangend voorzitter aan hem gezonden, zodat de bedenkingen ruim binnen de vervaltermijn zijn ingediend.
2.5 Schending van (fundamentele) rechten notaris
De notaris heeft zich voorts verweerd door te stellen dat een aantal fundamentele rechten en beginselen is geschonden.
2.5.1 Onrechtmatig verkregen bewijs door het BFT
De kamer verstaat het verweer dat het bewijs door het BFT onrechtmatig is verkregen als volgt: Onderzoeker mr. De Haan is volgens de notaris niet bevoegd het door de voorzitter opgedragen onderzoek uit te voeren omdat zij bij het BFT werkzaam is als toezichthouder Wwft (voorheen Wid/MOT). De kamer volgt de notaris hierin niet. Het onderzoek van de voorzitter wordt opgedragen aan het BFT omdat het BFT daartoe een geschikte organisatievorm heeft, maar berust op de bevoegdheid van de kamervoorzitter en niet op de eigen bevoegdheid van het BFT. De functie van een onderzoeker bij het BFT is dan ook niet relevant voor de vraag of de betrokkene bevoegd is het onderzoek namens de voorzitter uit te voeren. Indien de notaris zou menen dat De Haan haar rollen zou hebben verwisseld of misbruikt, leidt dit niet tot ongeldigheid van dit onderzoek, nu niet is gesteld of gebleken dat De Haan buiten de grenzen van dit onderzoek is getreden. De notaris dient zijn klachten over een eventueel misbruik van De Haan van de resultaten van dit onderzoek ten behoeve van een daartoe niet bestemd doel bij haar leidinggevende neer te leggen.
De kamer merkt hierbij wel op dat in de Memorie van Toelichting (MvT) op het wetsontwerp 32 250 (tot wijziging van de Wna) ten aanzien van de toezichtstaak van het Bureau (de opvolger van het BFT) wordt vermeld dat het toezicht dat gericht is op de naleving van de Wna in het algemeen en het toezicht dat specifiek gericht is op de naleving van de Wwft, functioneel gescheiden dient te worden uitgeoefend om een onrechtmatige aanwending van, bijvoorbeeld, de bevoegdheid tot doorbreking van de geheimhoudingsplicht te voorkomen. Informatie die valt onder de geheimhoudingsplicht van de notaris, of betrekking heeft op de persoonlijke administratie van de notaris, kan niet worden gebruikt ten behoeve van het toezicht op de naleving van de Wwft. Overigens is in deze zaak niet gebleken van misbruik of oneigenlijk gebruik van het onderzoek. Voor zover de notaris zijn verweer richt op het onderzoek naar eventuele hypotheekfraude en/of twijfelachtige A-B-C- transacties, komt, zoals hiervoor is beslist, dat onderzoek niet aan de orde in deze zaak.
2.5.2 Cautieplicht
Het verweer van de notaris dat het onderzoeksrapport van het BFT niet kan dienen als grondslag voor deze klachtzaak, omdat het BFT de notaris bij het stellen van vragen niet gewaarschuwd heeft, dat hij niet tot antwoorden verplicht was (“cautieplicht”) gaat naar het oordeel van de kamer niet op. Artikel 29 Wetboek van Strafvordering geldt niet voor een tuchtrechtelijke procedure als de onderhavige en ook in artikel 6 EVRM (Europees verdrag voor de Rechten van de Mens) valt niet de eis van het geven van een dergelijke cautie te lezen.
2.5.3 Ne bis in idem
De notaris heeft gesteld dat de klachten niet-ontvankelijk zijn omdat over hetzelfde feitencomplex reeds is geoordeeld: de raadsman wijst onder meer op de beslissing van het gerechtshof van 1 september 2009 en stelt dat in het eerdere onderzoek in 2007 door plaatsvervangend voorzitter mr. Van Lieshout de feiten genoemd in het onderhavige onderzoek al aan de orde zijn geweest of hadden kunnen en behoren te komen. Daardoor mocht de notaris erop vertrouwen dat een en ander tuchtrechtelijk was afgedaan. Bovendien mag naar zijn mening een onderzoek niet onbeperkt in tijd zijn en mag een eenmaal gesloten onderzoek niet verlengd worden.
De kamer is van oordeel dat dit verweer deels, zoals hieronder vermeld, slaagt.
Uit de vaste jurisprudentie volgt dat wordt aangenomen dat ook in het tuchtrecht het beginsel “ne bis in idem” geldt, ook al kent de Wna dit begrip niet. Dit beginsel brengt mee dat het handelen van de notaris inzake een bepaald feitencomplex slechts éénmaal tuchtrechtelijk kan worden getoetst. Gelet op de uitspraken van de kamer van toezicht te Utrecht onder nummers #34/2007 en #04/2008, alsmede de beslissing van de notariskamer van het gerechtshof van
1 september 2009 oordeelt de kamer als volgt:
· Ten aanzien van de bedenking over het nakomen van de informatie- en Belehrungspflicht in de periode 2006 t/m 2008 geldt dat ten aanzien van het handelen van de notaris tot 20 februari 2008 (de datum waarop de klacht #04/2008 werd ingediend bij de kamer) terecht een beroep is gedaan op het beginsel “ne bis in idem”;
· Ten aanzien van de bedenkingen over het passeren buiten de aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers geldt dat tot 6 september 2007 (de datum waarop de waarnemend voorzitter van de kamer te Utrecht zijn onderzoeksresultaten bij de kamer heeft ingediend in de zaak met nummers #34/2007) eveneens terecht een beroep is gedaan op het beginsel “ne bis in idem”.
2.5.4 Vertrouwensbeginsel, ‘fair trial’ en ‘equality of arms’
Aan de indruk die door het BFT en plaatsvervangend voorzitter mr. Schepen van de kamer te Utrecht was gewekt door de mededeling op 17 juni 2009 dat het onderzoek van het BFT nog maximaal 6 weken zou duren, kan de notaris, anders dan hij stelt, naar het oordeel van de kamer geen rechten ontlenen. Het betrof een indicatie en een wens van de plaatsvervangend voorzitter om een en ander nog voor zijn vertrek bij de kamer af te ronden; de uitvoering berustte bovendien bij het BFT. Dat de notaris, in het licht van de lange termijn die voor het afronden van het onderzoek is genomen, een betrekkelijk korte termijn werd gegeven om te reageren op het rapport van het BFT, verdient wellicht niet de schoonheidsprijs, maar levert naar het oordeel van de kamer nog geen strijd op met het beginsel van “fair trial”, nu in deze zaak niet is gebleken dat de notaris daardoor is geschaad. De notaris heeft immers daarna nog de gelegenheid gekregen verweer te voeren tegen de bedenkingen van de voorzitter en voorts ter gelegenheid van de mondelinge behandeling door de kamer die thans deze zaak behandelt.
2.5.5 De raadsman van de notaris stelt dat sprake is van vooringenomenheid van het BFT, de KNB en de plaatsvervangend voorzitter en de voorzitter van de kamer van toezicht te Utrecht jegens de notaris. De notaris baseert zijn stelling onder meer op uitlatingen van de bestuursvoorzitter van het BFT, die op een congres zou hebben gemeld dat hij niet zou rusten voordat de notaris uit zijn ambt was gezet. De notaris meent dat het BFT-onderzoek en rapport onrechtmatig tot stand is gekomen omdat er sprake is van belangenverstrengeling in het BFT-onderzoek en het BFT-rapport aangezien de opvolgende plaatsvervangende voorzitters mrs. Van Lieshout en Schepen en de voorzitter, mr. Uniken Venema, reeds eerder (in de zaken 32/2007, 34/2007 en 04/2008) hebben geoordeeld over hetzelfde feitencomplex. De kamer vat het begrip belangenverstrengeling zo op dat de notaris meent dat het de betrokken voorzitters niet vrijstond mee te werken aan het tweede onderzoek, omdat zij reeds hadden meegewerkt aan het eerdere onderzoek.
De kamer is van oordeel dat de notaris op de daartoe bestemde plaats, althans bij de daartoe aangewezen instantie, dient te klagen, voor zover hij meent dat sprake is van persoonlijk onbehoorlijk handelen van medewerkers en/of de voorzitter van het BFT en/of (plaatsvervangend) voorzitter(s) van de kamer van toezicht te Utrecht door aan het onderzoek deel te nemen. Voor de beoordeling van de onderhavige zaak heeft het beweerdelijk onbehoorlijk handelen van de hiervoor genoemde betrokkenen geen betekenis, nu geen voldoende feiten zijn gesteld waaruit zou blijken dat de onderzoekers van het BFT of de opeenvolgende plaatsvervangend voorzitters hun onderzoek niet met open vizier hebben uitgevoerd of waaruit zou volgen dat de voorzitter van de kamer te Utrecht niet zonder vooroordeel tot zijn beslissing is gekomen de thans te beoordelen bedenkingen ter beoordeling aan de tuchtrechter voor te leggen.
Van onrechtmatig verkregen bewijs is naar het oordeel van de kamer geen sprake, gezien de vrijwillige medewerking van de notaris aan het onderzoek. Wel kan aan hem worden toegegeven dat het onderzoek van het BFT op zijn kantoor, gezien de duur ervan, een uitzonderlijke belasting voor hemzelf en zijn bedrijfsvoering is geweest.
De kamer ziet ook geen reden om op grond van de door de notaris gestelde en door hem als ongewenst ervaren inmenging van de KNB het rapport van het BFT als in strijd met een goede onderzoeksorde te diskwalificeren.
Dat vaststaat dat de voorzitter van de kamer te Utrecht alsnog het door hem ambtshalve ingestelde onderzoek na de brief van de KNB van 6 mei 2009 heeft aangemerkt als onderzoek mede op verzoek door de KNB, diskwalificeert het onderzoek van de voorzitter niet.
2.5.6 De notaris heeft gesteld dat het BFT-onderzoek niet binnen een redelijke termijn tot stand is gekomen en daarom in strijd is met artikel 6 EVRM.
De kamer is van oordeel dat zijn verweer niet opgaat. Het BFT heeft voortdurend inspanningen verricht om over de door de voorzitter vrij ruim omschreven onderzoeksvragen te kunnen rapporteren. Vanaf het begin van de vraag om onderzoek in de brief van
30 september 2008 van de voorzitter van de kamer te Utrecht tot aan de rapportage op
9 november 2009 heeft het BFT het onderzoek voortvarend ter hand genomen.
Aannemelijk is dat enige vertraging is opgetreden door fricties tussen BFT en de notaris tijdens het onderzoek. Zonder vast te kunnen stellen dat de notaris daarvan een verwijt treft kan wel worden geoordeeld dat BFT daardoor geen verwijt kan worden gemaakt van enige vertragingen in het onderzoek van zodanige betekenis dat daardoor de redelijke termijn als bedoeld in artikel 6 EVRM is overschreden.
De afzonderlijke bedenkingen
2.6 Het (niet voldoende) nakomen van de informatie- en Belehrungspflicht.
Ten aanzien van dit onderdeel dient de kamer, zoals hiervoor vermeld, te beoordelen of sprake is van laakbaar handelen van de notaris in de periode van 20 februari 2008 t/m 31 december 2008.
In zijn reactie op het rapport van het BFT van 20 juni 2010 heeft de notaris de procedure beschreven met betrekking tot het passeren van akten, vermeld in zijn kantoorhandboek.
De notaris heeft verklaard dat hij al in de fase, voorafgaand aan de afspraak op zijn kantoor, vrij intensief contact heeft met zijn cliënten door gebruik te maken van nieuwe (elektronische) middelen en technieken. Zo krijgen cliënten via het internet van een medewerker een informatiepakket met stappenplannen, algemene voorwaarden en dingen waaraan ze nog moeten denken. Cliënten worden uitgebreid geïnformeerd over de inhoud van een akte in een voorbespreking. Cliënten kunnen tijdens het passeren de akte ook volgen doordat een beamer deze op een scherm projecteert: daardoor is zeker dat alle aanwezigen naar hetzelfde document kijken. Ook werkt er extra personeel met als taak het compareren in akten.
Vaak worden cliënten ook nog achteraf uitgenodigd voor een gesprek (in geval van een situatiewijziging). Het kantoor is dag en nacht open, ook in het weekend.
Uit enkele opmerkingen die de notaris ter zitting heeft gemaakt maakt de kamer op dat hij de beperkte tijd die hij blijkens de agendering beschikbaar heeft voor het passeren van een akte mede benut om andere notariële producten onder de aandacht van de bij de akte betrokken personen te brengen. Alhoewel de kamer zich, naar aanleiding van die uitlatingen van de notaris op de zitting, afvraagt of de notaris wel altijd de belering geeft zoals die in het notariaat in het algemeen wordt verlangd, dat wil zeggen het uitleggen van de gevolgen die voor partijen uit de akte voortvloeien (en niet het aanbieden van diverse (aanverwante) producten in de vorm van akten), is de kamer van oordeel dat er onvoldoende bewijs van concrete tekortkomingen in de belering is. Sommige cliënten hebben weliswaar aan het BFT verklaard dat het passeren van de akte vrij snel plaatsvond, maar anderen verklaren weer dat er wel tijd voor was uitgetrokken. De kamer kan zich vinden in de opvatting van de notaris dat een belangrijk deel van de belering ook voorafgaande aan het moment van passeren kan plaatsvinden, mits de notaris zich er tijdens het passeren van de akte ervan vergewist dat betrokkenen zich de betekenis van het verlijden van de betreffende akte realiseren. Voor de vragen die bij de voorzitter van de kamer te Utrecht zijn gerezen op grond van de bevindingen van de plaatsvervangend voorzitter over de kwaliteit van de belering is naar het oordeel van de kamer geen voldoende bewijs te vinden in die rapportage of in het onderzoek van BFT.
De verklaringen van ex-medewerkers van het notariskantoor, [namen ex-medewerkers], vermeld in de rapportage van het BFT, zien op een periode van vóór 20 februari 2008 en kunnen derhalve niet in het bewijs worden meegenomen. Gelet op de lange duur van het onderzoek en de betrokkenheid van de plaatsvervangend voorzitter, die zelf nader bewijs had kunnen vergaren, acht de kamer geen gronden aanwezig om bijvoorbeeld door het horen van getuigen verder onderzoek te doen. De bedenkingen van de voorzitter zullen op dit punt ongegrond worden verklaard.
2.7 Het herhaaldelijk passeren van akten buiten aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers na 6 september 2007
De kamer dient te beoordelen, zoals hiervoor onder 2.5.3 vermeld, of na 6 september 2007 sprake is geweest van herhaaldelijk passeren van akten buiten aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers. Op grond van artikel 43 lid 4 Wna dient een akte door de comparanten onmiddellijk na voorlezing ondertekend te worden (op straffe van het missen van authenticiteit). Het BFT heeft in zijn rapport (op bladzijde 37) een aantal akten vermeld waarin bijzonderheden zijn geconstateerd. Desgevraagd heeft het BFT de kamer na de mondelinge behandeling (op 7 april 2011) op dit punt een nadere toelichting gegeven over de handtekeningen onder deze akten, voor zover betrekking hebbend op het jaar 2008.
De bijzonderheden die het BFT heeft geconstateerd in die (negen) akten waren de volgende:
1. 3/3/2008: rep.nr. 1433: akte ondertekend door zowel [A] als [B], terwijl volgens de akte alleen [A] als gevolmachtigde optreedt.
2. 3/3/2008: rep.nr. 1462: akte waarin [A] als gevolmachtigde staat vermeld, is niet door haar ondertekend, maar door [B].
3. 30/5/2008: rep.nr. 3608: akte waarin [C] als gevolmachtigde staat vermeld, is zowel ondertekend door [C] als door [D] (de kamer leest op grond van de ter vergelijking van de handtekening overgelegde hypotheekakten van 3 maart 2008 (rep.nr. 1426) en van 13 maart 2008 (rep.nr. 1703): [D]).
4. 1/7/2008: rep.nr. 4465: akte waarin [I] als gevolmachtigde namens de bank staat vermeld, is niet door hem ondertekend, maar door [D].
5. 1/7/2008: rep.nr. 4547: akte is ondertekend door zowel [B] als [C], terwijl volgens de akte alleen [C] als gevolmachtigde namens de bank optreedt.
6. 4/7/2008: rep.nr. 4626: akte waarin [C] als gevolmachtigde namens de bank staat vermeld, is niet door haar ondertekend, maar door [E].
7. 1/9/2008: rep.nr. 6196: akte is voorzien van vier handtekeningen, terwijl er maar twee partijen bij betrokken zijn. De derde handtekening is van de notaris, onduidelijk is van wie de vierde handtekening is.
8. 1/9/2008: rep.nr. 6160 : akte waarin [F] als gevolmachtigde staat vermeld, is niet door hem ondertekend, maar door [G].
9. 1/9/2008: rep.nr. 6176: akte is ondertekend door zowel [H] (de kamer leest op grond van de akte: [H]) als [G], terwijl volgens de akte alleen [H] als gevolmachtigde optreedt.
De notaris heeft als verweer aangevoerd dat vier akten dus in ieder geval zijn ondertekend door de in de akte genoemd comparant. Ook stelt hij dat hij de handtekeningen van de betrokken medewerkers niet kent en dat naar zijn mening juist in 2008 het systeem feillos en geolied liep. Verder meent hij dat hij in zijn verweer op de nadere toelichting wordt geschaad, aangezien hij geen toegang meer heeft tot minuutakten in zijn oude kantoor.
Dit verweer overtuigt de kamer niet.
De kamer is van oordeel dat de notaris, gezien de eerdere klachten op dit punt, gold als gewaarschuwd man. Ook al is het aantal akten waarin bijzonderheden door het BFT zijn geconstateerd gering op het aantal onderzochte akten, toch leidt de kamer uit de constateringen van het BFT af dat de notaris is blijven doorgaan met het ondertekenen van akten op een wijze die in strijd is met het bepaalde in het Wna. De kamer tilt daar zwaar aan. Het niet voldoen aan artikel 43 lid 4 Wna raakt de kern van de vertrouwenstaak van de notaris, namelijk het door zijn waarheidsgetrouwe verklaring rechtszekerheid geven aan het rechtsverkeer.
Voor ondertekening door personen die niet in de akte staan vermeld als gevolmachtigde, kan de kamer geen andere verklaring vinden dan dat noch de persoon die heeft ondertekend, noch de persoon wiens naam in de akte staat vermeld aanwezig is geweest bij het passeren van die akte en dat, zoals getuigen hebben verklaard, akten veelal na het passeren eerst door de gevolmachtigde werden getekend, waarbij fouten werden gemaakt, of doordat de persoon die heeft getekend in plaats van de in de akte genoemde gevolmachtigde aanwezig was, en de gevolmachtigde later heeft bijgetekend. De notaris heeft daar geen betere verklaring voor gegeven. Dit onderdeel is derhalve gegrond ten aanzien van hiervoor vermelde periode en rechtvaardigt de hieronder te noemen maatregel.
2.8 Het herhaaldelijk passeren van akten waarin een onjuist tijdstip staat vermeld in de periode 2006-2008
Het is de kamer ambtshalve bekend dat een notaris het tijdstip van passeren op de akte ter plaatse met de hand pleegt in te vullen. De vermelding van het (precieze) tijdstip van ondertekening in akten is bij bepaalde akten van belang (voor de rechtszekerheid) in verband met de inschrijving in de openbare registers (of om een andere reden) en wordt in dat geval door artikel 40 lid 3 Wna (op straffe van het missen van authenticiteit) voorgeschreven.
Uit de rapportage van het BFT blijkt dat in geen van de 1826 onderzochte minuut (hypotheek- en leveringsakten) een handgeschreven tijdstip is aangetroffen. De notaris heeft ter zitting verklaard dat in de akten onderaan een met de hand geschreven aanvulling werd gezet, indien het tijdstip afweek van het vooraf ingevulde tijdstip (in de zin van: “lees: tien uur tien minuten”, als het vooraf vermelde tijdstip 10.00 uur was). Alhoewel daartoe in de gelegenheid gesteld, heeft de notaris geen bewijs van deze stelling geleverd. Het is niet aannemelijk dat de notaris erin is geslaagd zijn agenda zodanig te beheersen dat alle (onderzochte) verleden aktes op de vooraf in de akte opgenomen tijd zijn gepasseerd.
De kamer acht dit onderdeel derhalve gegrond en acht, gezien de ernst ervan, de hieronder te noemen maatregel op zijn plaats.
2.9 Het herhaaldelijk onvoldoende zorg besteden aan de controle van de identiteit van de volmachtgever en de inhoud van de volmacht in de periode 2006-2008
De voorzitter wijst erop dat, blijkens het BFT-rapport, de notaris vermoedelijk meerdere malen zijn medewerkers heeft laten optreden op grond van niet-gelegaliseerde volmachten. Daarnaast heeft het BFT geconstateerd dat er akten zijn gepasseerd met gebruikmaking van incomplete schriftelijke volmachten. Ook meldt het BFT in het onderzoek dat het is opgevallen dat er in verhouding veel algehele volmachten voorkomen in het bestand. Het BFT heeft niet goed kunnen onderzoeken of de notaris voldaan heeft aan zijn informatieplicht en Belehrungspflicht dienaangaande. Of het de gangbare praktijk was op het notariskantoor dat bij regelmaat gebruik werd gemaakt van niet-gelegaliseerde volmachten, was voor het BFT zeer tijdrovend om te onderzoeken. De voorzitter wijst er verder op dat, naar zeggen van het BFT, het onderzoek op deze onderdelen niet verder is gekomen vanwege de weigerachtige houding van de notaris.
Volgens de notaris heeft nog nooit een cliënt van het notariskantoor geklaagd over afgegeven volmachten. Op het gebied van het ondernemingsrecht werd volgens de notaris slechts op uitdrukkelijk verzoek van cliënten bij volmacht gepasseerd en vond standaard een voorbespreking plaats. In die ondernemingspraktijk maakte de notaris gebruik van derden (veelal belastingadvieskantoren), waarmee hij een identificatieovereenkomst had afgesloten.
De kamer verklaart dit onderdeel van de bedenkingen van de voorzitter van de kamer te Utrecht ongegrond. Uit het onderzoek van het BFT is onvoldoende gebleken dat door de notaris ten aanzien van dit onderdeel in de genoemde periode onvoldoende zorg is besteed.
Overigens merkt de kamer op, dat haar nog wel een tegenstrijdigheid in het verweer van de notaris is opgevallen. Enerzijds verweert de notaris zich door te stellen dat het notariskantoor in beginsel het gebruik van volmachten ontmoedigt, terwijl anderzijds de notaris bevestigt dat algehele volmachten door hem reeds enkele jaren worden gebruikt in het geval van ernstig zieke, langdurig afwezige, of oudere mensen die vrezen voor dementie. Dit laatste is in de notariële praktijk niet ongebruikelijk, maar vergt juist van de notaris extra aandacht en inspanning om de betrokkenen te wijzen op de vergaande consequenties van een dergelijke volmacht. Daarbij kan de notaris niet volstaan met het uitleggen van juridische gevolgen in algemene zin, maar dient hij ook aandacht te besteden aan de voor de betrokkenen in hun persoonlijke situatie bestaande belangen. De kamer vraagt zich af of in de wijze van praktijkvoering van de notaris daarvoor in alle voorkomende gevallen voldoende tijd beschikbaar is.
2.10 Het niet, althans niet met bekwame spoed, herstellen van het gebrek aan authenticiteit van 20 hypotheekakten, gepasseerd tussen 29 mei 2007 en 1 juni 2007
Dit onderdeel betreft 20 hypotheekakten, waarin aanvankelijk een gevolmachtigde was vermeld die de akte niet had ondertekend. Uit het rapport van het BFT blijkt dat in de periode tussen 23 oktober 2008 en 10 februari 2009 18 akten zijn hersteld.
De notaris heeft dat bevestigd en gesteld dat de akten zo spoedig mogelijk door hem zijn hersteld. In twee gevallen is het herstel nog niet voltooid, waarvoor de notaris naar het oordeel van de kamer een aannemelijke uitleg heeft gegeven (in het ene geval werd het contact met cliënt bemoeilijkt door een ziek kind en in het andere geval werd niet meegewerkt door de cliënt).
De kamer verklaart dit onderdeel ongegrond, aangezien naar haar oordeel de notaris zich voldoende heeft ingespannen om de akten binnen een redelijke termijn te rectificeren.
De notaris is afhankelijk van de medewerking van derden en uit de onderzoeksresultaten kan niet worden opgemaakt dat de notaris zelf niet met voldoende voortvarendheid het herstel ter hand heeft genomen.
2.11 Het bemoeilijken van het onderzoek van het BFT
Vaststaat dat de notaris geen volledig dienstbare houding heeft aangenomen in het onderzoek. In het licht van de belasting die het onderzoek voor hem en zijn kantoor heeft meegebracht, heeft de kamer daar enig begrip voor. Naar de mening van de kamer had het op de weg gelegen van de plaatsvervangend voorzitter van de kamer te Utrecht om bij gebleken fricties tussen de notaris en het BFT maatregelen te nemen om het onderzoek in goede banen te leiden.
Nu niet is gebleken dat die (plaatsvervangend) voorzitter zich tot de notaris heeft gewend met aanwijzingen voor het te volgen gedrag, verklaart de kamer dit onderdeel dan ook ongegrond.
2.12 De kamer acht ten aanzien van de hiervoor vermelde gegrondverklaringen een tuchtmaatregel op zijn plaats. De kamer tilt zwaar aan het feit dat de notaris, ondanks eerdere klachten/bedenkingen, is doorgegaan met, naar het oordeel van de kamer, het veronachtzamen van voorschriften die voor het notariaat van wezenlijk belang zijn en waaraan het notariaat zijn maatschappelijk belang ontleent. Het argument van de notaris dat de door hem ondervonden belasting van het BFT-onderzoek tot een beperking van de op te leggen maatregel zou moeten leiden, deelt de kamer daarom niet. Het handelen van de notaris in strijd met voornoemde regels acht de kamer dermate ernstig, dat zij een schorsing van vier weken als maatregel passend en geboden vindt.
2.13 Het voorgaande leidt tot de volgende beslissing.
Beslissing
De kamer van toezicht:
- verklaart gegrond de bedenking dat de notaris herhaaldelijk akten heeft gepasseerd buiten aanwezigheid van de gevolmachtigde medewerkers na
6 september 2007;
- verklaart gegrond de bedenking dat de notaris in de periode 2006-2008 herhaaldelijk akten heeft gepasseerd waarin een onjuist tijdstip staat vermeld;
- verklaart het overige ongegrond;
- legt de notaris op een schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van vier weken.
Deze beslissing is gegeven door mrs. J.A.J. Peeters, voorzitter, M. Bijkerk, E.R.S.M. Marres, R.H. Meppelink en A.J.H.M. Janssen, leden, in tegenwoordigheid van
mr. E.B.T. Kienhuis, secretaris, en in het openbaar uitgesproken op 7 juni 2011.
Mr. E.B.T. Kienhuis, Mr. J.A.J. Peeters,
Secretaris. Voorzitter.
Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het gerechtshof te Amsterdam (postbus 1312, 1000 BH Amsterdam) binnen 30 dagen na de dag van verzending van de aangetekend verzonden kennisgeving.