ECLI:NL:TNOKAMS:2010:YC0368 Kamer van toezicht Amsterdam 402751/NT 08-29 Pee

ECLI:	ECLI:NL:TNOKAMS:2010:YC0368
Datum uitspraak:	07-01-2010
Datum publicatie:	22-01-2010
Zaaknummer(s):	402751/NT 08-29 Pee
Onderwerp:	Personen- en Familierecht
Beslissingen:
Inhoudsindicatie:	Het klachtonderdeel met betrekking tot het beweerd te laat verwijzen naar juridische bijstand en de gestelde verantwoordelijkheid van de kandidaat-notaris voor het handelen van de ingeschakelde advocaat niet ontvankelijk verklaard, aangezien een klacht ingevolge artikel 99 lid 12 Wna slechts kan worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot klacht gerechtigde van het handelen of nalaten van de notaris of kandidaat-notaris kennis heeft genomen. Die verjaringsbepaling is nu juist in de Wet op het notarisambt opgenomen omdat het na langere tijd vaak onmogelijk is om de feitelijke toedracht nog naar behoren vast te stellen, terwijl daardoor de verweerder in zijn verdediging zou worden geschaad. Wel meent de kamer dat de kandidaat-notaris als behandelaar verantwoordelijk was voor het verstrekken van de uitdelingslijst aan klagers. Dat zij dat niet al eerder had gedaan is klachtwaardig, maar de kamer ziet in die omissie geen aanleiding voor het opleggen van een maatregel.

KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN

TE AMSTERDAM

Beslissing van 7 januari 2010 op deklacht met nummers 402751 / NT 08-29 Pee van:

1. [klager sub 1],

wonende te [woonplaats];

2. [klager sub 2] ,

wonende te [woonplaats] en

3. [klager sub 3] ,

wonende te [woonplaats], tegen:

[de kandidaat-notaris]

kandidaat-notaris te [vestigingsplaats],

raadsman mr. B. ten Doeschate.

Het verloop van de procedure

De kamer is uitgegaan van de volgende stukken:

-         klaagschrift met bijlagen van 13 mei 2008;

-         beslissing van het Hof Amsterdam van 2 juli 2008;

-         verweerschrift met bijlage van 8 september 2008;

-         repliek van 13 oktober 2008;

-         dupliek van 5 november 2008.

De mondelinge behandeling van de zaak, gezien de samenhang gezamenlijk behandeld met de zaken onder nummers 402748 / NT 08-28 Pee ([naam zaak]) en 402744 / NT 08-27 Pee ([naam zaak]), heeft plaatsgevonden op 5 november 2009. Aanwezig waren klagers sub 1 en sub 3 en de kandidaat-notaris en haar raadsman, evenals notaris [naam notaris] en kandidaat-notaris [naam kandidaat-notaris]. Partijen hebben het woord gevoerd en hun standpunten nader toegelicht. Uitspraak is bepaald op 7 januari 2010.

1. De feiten

Uitgegaan wordt van de volgende feiten en omstandigheden: .

a.       In februari 2002 is [naam erflater](hierna: erflater) te Amsterdam overleden. Erflater was gescheiden en had geen kinderen. Tot aan zijn overlijden werkte hij samen met mevrouw [naam] (hierna: [M]) in [naam kantoor], een administratiekantoor met meerdere vestigingen in het land (hierna: de onderneming).

b.      Zijn nalatenschap werd door [M] in behandeling gegeven bij notariskantoor [naam – ander – notariskantoor]. Daar heeft een bespreking plaatsgevonden tussen notaris [naam – andere- notaris], [M] en enkele familieleden van erflater. Kort daarna is het kantoor [naam notariskantoor] te [vestigingsplaats] (hierna: het notariskantoor of [naam]), waar [namen notaris en kandidaat-notarissen] werkzaam waren, door de familieleden aangezocht de afwikkeling van de nalatenschap over te nemen.

c.       Erflater had geen testament achtergelaten. Aldus waren zijn wettelijke erfgenamen:

1)      zijn broer [voornaam broer]([naam broer], hierna: klager sub 1);

2)      de kinderen van zijn vooroverleden broer [naam broer], te weten [naam kind](hierna: klager sub 3) en [naam kind];

3)      de kinderen van zijn vooroverleden broer [naam broer], te weten [naam kind] (klager sub 2), [naam kind], [naam kind] en [naam kind].

d.      Spoedig bleek dat de contacten tussen [M] en de erven niet goed verliepen. [M] heeft via een activa/passiva-transactie de onderneming verkocht.

e.       De erven hebben bijstand van een advocaat ingeroepen, mr. [naam advocaat] in de periode van juni 2002 tot november 2003 en mr. W.W.P. Mei vanaf november 2003.

f.        De wettelijke erven hebben de nalatenschap beneficiair aanvaard. [kinderen hiervoor onder c.3 genoemd]  hebben boedelvolmacht gegeven aan hun broer [naam broer, klager sub 2].

g.       In september 2005 werd in een arbitrageprocedure het geschil tussen de erven en [M] beslecht. [M] kreeg hiermee een vordering op de nalatenschap. [M] was niet de enige schuldeiser, maar wel verreweg de grootste.

h.       Na het vaststellen van de vordering van [M] op de nalatenschap kon de nadere successieaangifte worden ingediend. Nadat de aanslag werd opgelegd is in verband met de beneficiaire afwikkeling een uitdelingslijst gemaakt, ter inzage gelegd en zijn uiteindelijk de schuldeisers voldaan. De vorderingen van de schuldeisers waren hoger dan het saldo van de nalatenschap, zodat er voor de erven geen erfdeel resteerde.

i.         Op 12 februari 2008 vond een gesprek plaats tussen notaris [naam notaris], de kandidaat -notaris, klager sub 1 en klager sub 3 om de gang van zaken met betrekking tot de afwikkeling van de nalatenschap te bespreken.

j.        Op een uitnodiging voor een vervolggesprek door de notaris zijn klagers niet ingegaan.

k.      Op 13 oktober 2008 zijn de uitdelingslijst, de declaraties over 2007 en de daarbij behorende urenverantwoording aan klagers verstrekt.

l.         Het dossier met betrekking tot de nalatenschap was vanaf het begin, medio februari 2002, tot medio september 2005 en wederom vanaf medio oktober 2007 in behandeling bij de kandidaat-notaris.

2. De klacht

2.1 Klagers menen, samengevat, dat de kandidaat-notaris bij de afwikkeling van de nalatenschap van erflater in ernstige mate tekort is geschoten in het behartigen van hun belangen. Een en ander heeft geleid tot exceptioneel hoge notariskosten en bijzonder groot tijdsbeslag bij de erven.

2.2 Klagers hebben hun klacht over de afhandeling als volgt gespecificeerd:

a)      De kandidaat-notaris heeft de noodzaak tot juridische ondersteuning, ondanks meerdere malen door de erven daartoe te zijn aangespoord, onderschat.

b)      Het notariskantoor heeft te laat juridische hulp ingeschakeld. De ontstane vertraging in het hebben van de juiste juridische begeleiding heeft de gehele verdere afhandeling van de nalatenschap uiterst nadelige effecten gehad op de positie van de erven.

c)       Bij klagers bestaat nog steeds onduidelijkheid waarom het notariskantoor pas zo laat tot inzicht kwam dat (mogelijk) sprake zou zijn van een belangenconflict (wanneer een advocaat werkzaam binnen hetzelfde kantoor klagers zou bijstaan).

d)      De door het notariskantoor voorgedragen advocaat bleek duidelijk onder de maat en bijzonder kostbaar.

e)      Er was sprake van administratieve onvolkomenheden, zoals:

-         declareren van niet bewezen activiteiten;

-         in rekening brengen van “studiekosten” in verband met overdracht van het dossier als gevolg van zwangerschap;

-         renteberekeningen over het saldo op de derdengeldrekening die achterwege zijn gebleven of pas na herhaaldelijk verzoek zijn verwerkt. Vanaf begin 2007 verschaft het notariskantoor geen informatie over mutaties van de derdengeldrekening;

-         onevenredig lange doorlooptijd en daarmee gepaard gaande extreem hoge kosten voor het tot stand komen van de successieaangifte. Verschillende personen hebben daaraan gewerkt die van elkaar sterk uiteenlopende meningen en uitkomsten hebben verstrekt. De hieraan door deze personen bestede uren zijn zonder terughoudendheid ten laste van de boedel gedeclareerd;

-         verslagen van vergaderingen en gespreksnotities komen veel te laat en pas na aandringen van klagers.

f)        Afspraken werden niet nagekomen, zoals:

-         Het versturen van “bescheiden”naar één centraal punt binnen de erven (ter beperking van de kosten);

-         Afspraken in verband met de controle van de declaraties en urenverantwoording;

-         Afspraken en toezeggingen om binnen bepaalde tijd te reageren op vragen en opmerkingen van de erven;

-         Afspraken om de erven te informeren over voorgenomen gesprekken met [M] en het doen van inhoudelijk verslag daarvan;

-         Verstrekken van een eindafrekening/declaraties en urenverantwoording;

-         Geen duidelijkheid verschaffen over de persoon die verantwoordelijk was en is voor het dossier van erflater. De erven hebben nimmer enige informatie ontvangen dat het dossier afgehandeld was/is.

Klagers hebben in de bijlage bij hun klacht (bijlage 1) de hierboven genoemde klachtonderdelen nader gepreciseerd. De inhoud van deze bijlage vormde voor klagers de basis voor de onder 1.i genoemde bespreking van 12 februari 2008, waarvan in de bijlage tevens een verslag is opgenomen.

3. Het verweer

3.1 De kandidaat-notaris meent dat van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris of kandidaat-notaris niet betaamt geen sprake is.

3.2 Op de onderdelen van de klacht, als genoemd in 2.2 reageert zij als volgt.

De kandidaat-notaris merkt ten aanzien van onderdeel a tot en met d op dat er in zijn algemeenheid verschil van inzicht kan bestaan over de wenselijkheid dan wel de noodzaak van bijstand door een advocaat op verschillende momenten in de afwikkeling van een nalatenschap. In eerste instantie is het tegenstrijdige belang niet onderkend omdat het te ver verwijderd was. Klagers hebben zelf opdracht gegeven aan de advocaat, mr. [naam advocaat]; daarvoor kan de kandidaat-notaris niet verantwoordelijk worden gehouden. De tijdsspanne vanaf het in behandeling nemen van de nalatenschap door de kandidaat-notaris tot de inschakeling van een advocaat is slechts twee maanden geweest. In deze periode is veelvuldig gecorrespondeerd met [M].

Met betrekking tot klachtonderdeel e, over de administratieve onvolkomenheden, voor zover zij meent dat dit onderdeel tegen haar gericht is, merkt de kandidaat-notaris op:

-         De door de kandidaat-notaris in de urenverantwoording opgenomen werkzaamheden zijn vanzelfsprekend daadwerkelijk door haar verricht. Omwille van het voorkomen van een mogelijke discussie naar aanleiding van bezwaren van klagers tegen declaraties is echter onverplicht besloten om enkele werkzaamheden niet in rekening te brengen. De kandidaat-notaris merkt daarbij nog op dat naar haar mening het economisch belang van zaken rondom de declaraties thans niet meer bij klagers ligt.

-         De administratie van het notariskantoor boekt jaarlijks rente bij op de derdengeldrekening over bedragen die het kantoor voor anderen onder zich houdt. Mocht de rente in een voorkomend geval niet (tijdig) zijn bijgeboekt dan is dat met terugwerkende kracht hersteld. De rente is in deze zaak bijgeschreven en uitgekeerd aan de rechthebbenden. De rechthebbenden waren in dit geval niet de klagers, derhalve hebben de klagers ook geen belang bij dit onderdeel van de klacht.

-         De kandidaat-notaris heeft voor de erven een aangifte voor het recht van successie ingediend aan de hand van de toenmalig bekende gegevens. Met betrekking tot een aantal activa en passiva was de waarde niet bekend, deze zijn derhalve als “P.M.” post opgevoerd. De belangrijkste post was de vordering op- of de schuld aan [M]. Het bedrag van de uiteindelijk te betalen successierechtenwas van deze informatie afhankelijk. Pas na afronding van de arbitrageprocedure kon de definitieve successieaangifte worden ingediend. Indien er verschillende bedragen zijn genoemd, had dit te maken met verschillende uitgangspunten, onder andere het al dan niet belastbaar zijn van de uitkering van de levensverzekeringen en lijfrente en het uiteindelijk aandeel van erflater in de onderneming, zijnde een schuld aan [M].

-         De kandidaat-notaris meent dat verslagen en gespreksnotities binnen redelijke termijn zijn verstuurd.

3.3 Met betrekking tot onderdeel f, het niet nakomen van afspraken, voor zover zij meent dat dit onderdeel tegen haar gericht is, merkt de kandidaat-notaris op:

-         In beginsel is op verzoek van de erven de correspondentie naar een centraal punt gezonden. Indien dat wenselijk, nuttig of noodzakelijk werd geoordeeld is er correspondentie aan alle erven dan wel aan slechts één of enkelen van hen gericht. In de laatste gevallen zal dat in zijn algemeenheid geen kostenverhoging met zich        meegebracht hebben.

-         Naar de mening van de kandidaat-notaris is zij de afspraken om binnen bepaalde tijd te reageren op vragen en opmerkingen van de erven wel nagekomen, althans staat het haar niet bij dat er niet binnen bepaalde tijd is gereageerd.

-         De definitieve uitdelingslijst betreffende de nalatenschap is gereed. De schuldeisers hebben daarvan kennis genomen. Bij de schuldeisers ligt het economisch belang van deze uitdelingslijst. De kandidaat-notaris heeft op 13 oktober 2008 de definitieve uitdelingslijst, de declaraties over 2007 en de daarbij behorende urenverantwoording aan klagers verstrekt. De stukken en de repliek van klagers hebben elkaar gekruist. Alle gelden uit de nalatenschap en de daarbij behorende renten zijn inmiddels overgeboekt aan de rechthebbenden. De nalatenschap is daarmee financieel afgewikkeld.

-         De vraag omtrent de verantwoordelijkheid is naar de mening van de kandidaat-notaris van recente datum. Van enige onduidelijkheid was volgens haar eerder geen sprake.

Over het verslag van de bespreking, zoals hiervoor onder 2.2 genoemd, merkt de kandidaat-notaris het volgende op. Het verslag geeft de zienswijze van klager sub 1 op de bespreking weer. In de weken voorafgaand aan de bespreking is er correspondentie gevoerd tussen klager sub 1 en de kandidaat-notaris betreffende de afwikkeling van de nalatenschap, althans met betrekking tot de vragen die bij hem leefden. Om tot een correcte afronding van de afwikkeling te komen, is aan het verzoek tot een bespreking tegemoetgekomen. Bij deze bespreking zijn vele aspecten van de afwikkeling ter sprake gekomen.

4. De beoordeling

4.1 Ingevolge artikel 98, eerste lid, Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van enig handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling of een op deze wet berustende verordening, hetzij met de zorg die zij als notarissen of kandidaat-notarissen behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris of kandidaat-notaris niet betaamt. Beoordeeld dient te worden of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.

4.2 Ten aanzien van de klacht over de juridische ondersteuning heeft de kandidaat-notaris ter zitting verklaard dat zij bij het eerste gesprek dat zij met klagers had, niet heeft begrepen dat klagers het notariskantoor hadden uitgezocht vanwege het feit dat er binnen dat kantoor zowel notariële als advocatuurlijke ondersteuning mogelijk was. De kandidaat-notaris verkeerde in de veronderstelling dat klagers voor een boedelbehandeling kwamen. Pas na verloop van een paar maanden, na briefwisseling met [M], bleek de kandidaat-notaris dat het verstandig was advocatuurlijke hulp in te schakelen. Wegens een conflict van belangen in de persoonlijke sfeer kon dat echter geen advocaat van [naam notariskantoor] zijn. De kamer is van mening dat de kandidaat-notaris niet klachtwaardig heeft gehandeld. Er was voor haar geen aanleiding om de reden van klagers kantoorkeuze te onderzoeken en in de gegeven omstandigheden is er ook geen grond om te oordelen dat te lang is gewacht met de verwijzing naar een advocaat. Daarbij merkt de kamer nog op, dat klagers daarin ook een eigen verantwoordelijkheid hadden.

Gezien het feit dat de bemoeienis van mr. [naam advocaat] al geëindigd was per november 2003, wordt het klachtonderdeel met betrekking tot het beweerd te laat verwijzen naar juridische bijstand en de gestelde verantwoordelijkheid van de kandidaat-notaris voor het handelen van mr. [naam advocaat] niet ontvankelijk verklaard, aangezien een klacht ingevolge artikel 99 lid 12 Wna slechts kan worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot klacht gerechtigde van het handelen of nalaten van de notaris of kandidaat-notaris kennis heeft genomen. Die verjaringsbepaling is nu juist in de Wet op het notarisambt opgenomen omdat het na langere tijd vaak onmogelijk is om de feitelijke toedracht nog naar behoren vast te stellen, terwijl daardoor de verweerder in zijn verdediging zou worden geschaad.

4.3 Ten aanzien van de administratieve onvolkomenheden merkt de kamer op, dat begrijpelijk is dat klagers over de hoogte van de declaraties gedetailleerder antwoord wilden krijgen, maar dat niet is komen vast te staan dat zij over de declaraties als zodanig geen duidelijk antwoord hebben gekregen. De raadsman van de notaris en de kandidaat-notarissen heeft op de zitting nog eens bevestigd dat, niet vanwege de ondeugdelijkheid van de declaraties, maar gezien het feit dat het hier een langdurige en ingewikkelde zaak betrof, er later uit coulance declaraties zijn ingetrokken. Ter zitting heeft de kandidaat-notaris verklaard dat zij geen toestemming heeft gegeven voor de toeslag op de declaratie van mr. [naam advocaat].

Kandidaat-notaris mr. [B] heeft verzekerd dat geen declaratie heeft plaatsgevonden voor de overdracht van het dossier wegens zwangerschapsverlof.

De kamer kan derhalve niet tot het oordeel komen dat door de kandidaat-notaris onjuist of ondeugdelijk is gedeclareerd.

Indien klagers overigens wensten te klagen over de hoogte van de declaraties, hadden zij op grond van artikel 55 lid 2 Wna een klacht kunnen indienen bij de Ringvoorzitter van de KNB.

4.4 Wel meent de kamer dat de kandidaat-notaris als behandelaar verantwoordelijk was voor het verstrekken van de uitdelingslijst aan klagers. Dat zij dat niet al eerder had gedaan is klachtwaardig, maar de kamer ziet in die omissie geen aanleiding voor het opleggen van een maatregel.

4.5 Verder meent de kamer dat, hoewel het beter was geweest indien het tijdig was gebeurd, het klachtonderdeel over het niet tijdig bijboeken en uitkeren van de rente op de derdengeldrekening, waarvoor ook de kandidaat-notaris verantwoordelijk moet worden gehouden, niet kan leiden tot een tuchtrechtelijk verwijt.

4.6 Ten aanzien van het klachtonderdeel met betrekking tot het informatieve traject van het dossier, in het bijzonder betrekking hebbend op de correspondentie/contacten met [M], meent de kamer dat klagers onvoldoende feiten hebben aangedragen die de klacht kunnen staven.

De kamer acht voldoende aannemelijk dat de kandidaat-notaris voor zover dat in haar vermogen lag, de afspraken is nagekomen, en merkt daarbij op dat het, met het oog op het feit dat een (kandidaat-) notaris nu eenmaal met meer belangen rekening moet houden, niet verwijtbaar is dat van die afspraken een enkele keer is afgeweken.

4.7 Beslist wordt als volgt.

Beslissing

De kamer van toezicht:

-          verklaart het klachtonderdeel over de juridische ondersteuning en het optreden van mr.  

            [naam advocaat] niet ontvankelijk;

-                     verklaart het klachtonderdeel over de uitdelingslijst gegrond, maar bepaalt dat aan de kandidaat-notaris geen maatregel wordt opgelegd;

-                     verklaart de overige klachtonderdelen, voor zover gericht tegen de kandidaat-notaris, ongegrond.

Deze beslissing is gegeven door mrs. J.A.J. Peeters, voorzitter, M. Bijkerk, S.G. Ellerbroek, A.J.W.M. van Hengstum en A.J.H.M. Janssen, leden, in tegenwoordigheid van

mr. E.B.T. Kienhuis, secretaris, en in het openbaar uitgesproken op 7 januari 2010.

mr. E.B.T. Kienhuis,                                                   mr. J.A.J. Peeters,

secretaris.                                                                   voorzitter.

Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het Gerechtshof te Amsterdam (postbus 1312, 1000 BH Amsterdam) binnen 30 dagen na de dag van verzending van de aangetekend verzonden kennisgeving.