ECLI:NL:TNOKAMS:2010:YC0367 Kamer van toezicht Amsterdam 402748/NT 08-28 Pee

ECLI:	ECLI:NL:TNOKAMS:2010:YC0367
Datum uitspraak:	07-01-2010
Datum publicatie:	22-01-2010
Zaaknummer(s):	402748/NT 08-28 Pee
Onderwerp:	Personen- en Familierecht
Beslissingen:	Klacht ongegrond
Inhoudsindicatie:	Gezien de bemoeienis van de kandidaat-notaris met het dossier gedurende de hierboven in de feiten gemelde periode, stelt de kamer vast dat de klacht van klagers met betrekking tot de kandidaat-notaris zich beperkt tot een aantal onderdelen, handelend over het administratieve en informatieve traject van het dossier, hieronder te behandelen. Klacht wordt ongegrond verklaard.

KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN

TE AMSTERDAM

Beslissing van 7 januari 2010 op deklacht met nummers 402748 / NT 08-28 Pee van:

1. [klager sub 1],

wonende te [woonplaats];

2. [klager sub 2] ,

wonende te [woonplaats] en

3. [klager sub 3] ,

wonende te [woonplaats], tegen:

[de kandidaat-notaris],

kandidaat-notaris te [vestigingsplaats],

raadsman mr. B. ten Doeschate.

Het verloop van de procedure

De kamer is uitgegaan van de volgende stukken:

-         klaagschrift met bijlagen van 13 mei 2008;

-         beslissing van het Hof Amsterdam van 2 juli 2008;

-         verweerschrift met bijlage van 8 september 2008;

-         repliek van 13 oktober 2008;

-         dupliek van 5 november 2008.

De mondelinge behandeling van de zaak, gezien de samenhang gezamenlijk behandeld met de zaken onder nummers 402751 / NT 08-29 Pee ([naam zaak]) en 402744 / NT 08-27 Pee ([naam zaak]), heeft plaatsgevonden op 5 november 2009. Aanwezig waren klagers sub 1 en sub 3 en de kandidaat-notaris en haar raadsman, evenals notaris [naam notaris] en kandidaat-notaris [naam kandidaat-notaris]. Partijen hebben het woord gevoerd en hun standpunten nader toegelicht. Uitspraak is bepaald op 7 januari 2010.

1. De feiten

Uitgegaan wordt van de volgende feiten en omstandigheden: .

a.       In februari 2002 is [naam erflater] (hierna: erflater) te Amsterdam overleden. Erflater was gescheiden en had geen kinderen. Tot aan zijn overlijden werkte hij samen met mevrouw [naam] (hierna: [M]) in [naam kantoor], een administratiekantoor met meerdere vestigingen in het land (hierna: de onderneming).

b.      Zijn nalatenschap werd door [M] in behandeling gegeven bij notariskantoor [naam – ander – notariskantoor]. Daar heeft een bespreking plaatsgevonden tussen notaris [naam – andere- notaris, [M] en enkele familieleden van erflater. Kort daarna is het kantoor [naam notariskantoor] te [vestigingsplaats] (hierna: het notariskantoor), waar [namen notaris en kandidaat-notarissen] werkzaam waren, door de familieleden aangezocht de afwikkeling van de nalatenschap over te nemen.

c.       Erflater had geen testament achtergelaten. Aldus waren zijn wettelijke erfgenamen:

1)      zijn broer [voornaam broer] ([naam broer], hierna: klager sub 1);

2)      de kinderen van zijn vooroverleden broer [naam broer], te weten [naam kind](hierna: klager sub 3) en [naam kind];

3)      de kinderen van zijn vooroverleden broer [naam broer], te weten [naam kind] (klager sub 2), [naam kind], [naam kind] en [naam kind].

d.      Spoedig bleek dat de contacten tussen [M] en de erven niet goed verliepen. [M] heeft via een activa/passiva-transactie de onderneming verkocht.

e.       De erven hebben bijstand van een advocaat ingeroepen, mr. [naam advocaat] in de periode van juni 2002 tot november 2003 en mr. W.W.P. Mei vanaf november 2003.

f.        De wettelijke erven hebben de nalatenschap beneficiair aanvaard. [namen kinderen, hiervoor genoemd onder c.3] hebben boedelvolmacht gegeven aan hun broer [klager sub 2].

g.       In september 2005 werd in een arbitrageprocedure het geschil tussen de erven en [M] beslecht. [M] kreeg hiermee een vordering op de nalatenschap. [M] was niet de enige schuldeiser, maar wel verreweg de grootste.

h.       Na het vaststellen van de vordering van [M] op de nalatenschap kon de nadere successieaangifte worden ingediend. Nadat de aanslag werd opgelegd is in verband met de beneficiaire afwikkeling een uitdelingslijst gemaakt, ter inzage gelegd en zijn uiteindelijk de schuldeisers voldaan. De vorderingen van de schuldeisers waren hoger dan het saldo van de nalatenschap, zodat er voor de erven geen erfdeel resteerde.

i.         Op 12 februari 2008 vond een gesprek plaats tussen notaris , kandidaat -notaris mr. [A], klager sub 1 en klager sub 3 om de gang van zaken met betrekking tot de afwikkeling van de nalatenschap te bespreken.

j.        Op een uitnodiging voor een vervolggesprek door de notaris zijn klagers niet ingegaan.

k.      Op 13 oktober 2008 zijn de uitdelingslijst, de declaraties over 2007 en de daarbij behorende urenverantwoording aan klagers verstrekt.

l.         Het dossier met betrekking tot de nalatenschap was vanaf medio september 2005 tot medio oktober 2007 (vertrek van notariskantoor) in behandeling bij de kandidaat-notaris.

2. De klacht

2.1 Klagers menen, samengevat, dat de kandidaat-notaris bij de afwikkeling van de nalatenschap van erflater in ernstige mate tekort is geschoten in het behartigen van hun belangen. Een en ander heeft geleid tot exceptioneel hoge notariskosten en bijzonder groot tijdsbeslag bij de erven.

2.2 Klagers hebben hun klacht over de afhandeling als volgt gespecificeerd:

a)      De collega van de kandidaat-notaris, mr. [A], heeft de noodzaak tot juridische ondersteuning, ondanks meerdere malen door de erven daartoe te zijn aangespoord, onderschat.

b)      Het notariskantoor heeft te laat juridische hulp ingeschakeld. Volgens inschatting van de kandidaat-notaris was dat niet zo dringend. De ontstane vertraging in het hebben van de juiste juridische begeleiding heeft de gehele verdere afhandeling van de nalatenschap uiterst nadelige effecten gehad op de positie van de erven.

c)      Bij klagers bestaat nog steeds onduidelijkheid waarom het notariskantoor pas zo laat tot inzicht kwam dat (mogelijk) sprake zou zijn van een belangenconflict (wanneer een advocaat werkzaam binnen hetzelfde kantoor klagers zou bijstaan).

d)      De door het notariskantoor voorgedragen advocaat bleek duidelijk onder de maat en bijzonder kostbaar.

e)      Er was sprake van administratieve onvolkomenheden, zoals:

-         declareren van niet bewezen activiteiten;

-         in rekening brengen van “studiekosten” in verband met overdracht van het dossier als gevolg van zwangerschap;

-         renteberekeningen over het saldo op de derdengeldrekening die achterwege zijn gebleven of pas na herhaaldelijk verzoek zijn verwerkt. Vanaf begin 2007 verschaft het notariskantoor geen informatie over mutaties van de derdengeldrekening;

-         onevenredig lange doorlooptijd en daarmee gepaard gaande extreem hoge kosten voor het tot stand komen van de successieaangifte. Verschillende personen hebben daaraan gewerkt die van elkaar sterk uiteenlopende meningen en uitkomsten hebben verstrekt. De hieraan door deze personen bestede uren zijn zonder terughoudendheid ten laste van de boedel gedeclareerd;

-         verslagen van vergaderingen en gespreksnotities komen veel te laat en pas na aandringen van klagers.

f)        Afspraken werden niet nagekomen, zoals:

-         Het versturen van “bescheiden”naar één centraal punt binnen de erven (ter beperking van de kosten);

-         Afspraken in verband met de controle van de declaraties en urenverantwoording;

-         Afspraken en toezeggingen om binnen bepaalde tijd te reageren op vragen en opmerkingen van de erven;

-         Afspraken om de erven te informeren over voorgenomen gesprekken met [M] en het doen van inhoudelijk verslag daarvan. De bespreking met de ringvoorzitter van de Ring Amsterdam was bij de erven onbekend;

-         Verstrekken van een eindafrekening/declaratie en urenverantwoording;

-         Geen duidelijkheid verschaffen over de persoon die verantwoordelijk was en is voor het dossier van erflater. De erven hebben nimmer enige informatie ontvangen dat het dossier afgehandeld was/is.

Klagers hebben in de bijlage bij hun klacht (bijlage 1) de hierboven genoemde klachtonderdelen nader gepreciseerd. De inhoud van deze bijlage vormde voor klagers de basis voor de onder 1.i genoemde bespreking van 12 februari 2008, waarvan in de bijlage tevens een verslag is opgenomen.

3. Het verweer

3.1 De kandidaat-notaris meent dat van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris of kandidaat-notaris niet betaamt geen sprake is.

3.2 Ten aanzien van de klachtonderdelen, hiervoor genoemd onder 2.2, merkt de kandidaat-notaris het volgende op. Onderdeel a tot en met d behelzen de bijstand door een advocaat. Een en ander heeft zich afgespeeld in de tijd dat de kandidaat-notaris nog niet bij de afwikkeling van het dossier was betrokken. Zij gaat er daarom van uit dat onderdeel a tot en met d van de klacht niet op haar van toepassing is.

De kandidaat-notaris stelt dat in het algemeen tijdens de gehele afwikkeling van de nalatenschap op een fatsoenlijke en juiste manier is gedeclareerd, binnen de marges van de normale praktijkuitoefening. Over klachtonderdeel e merkt de kandidaat-notaris voor het overige (puntsgewijs) het volgende op:

-         Voor zover dit onderdeel betrekking heeft op de periode dat zij bemoeienis had met het dossier zijn in voorkomende gevallen dat de klagers van mening waren dat bepaalde werkzaamheden onvoldoende gespecificeerd waren in de urenadministratie, deze onverplicht door het notariskantoor gecrediteerd om discussie te voorkomen, maar niet omdat ze niet daadwerkelijk waren verricht. Er is dus geen sprake geweest van werkzaamheden die niet zijn verricht, maar wel geschreven en gedeclareerd.

-         “Studiekosten” zijn niet ten laste van de nalatenschap gedeclareerd. Het betreft hier daadwerkelijk aan het dossier bestede en geschreven tijd in verband met de overdracht van het dossier van mr. [A] aan de kandidaat-notaris; echter die uren zijn uiteindelijk niet ten laste van de nalatenschap gedeclareerd.

-         De administratie van het notariskantoor boekt periodiek aan het einde van het jaar rente bij op de derdengeldrekening. Zo is dat ook gebeurd in deze nalatenschap. Daar waar dit in een enkel geval niet is gebeurd is de rente met terugwerkende kracht tot de vaste periodieke datum (31-12) bijgeboekt. Dit laatste heeft zich overigens voorgedaan in de periode dat de kandidaat-notaris nog niet bij het dossier betrokken was. De rente is in deze zaak bijgeschreven en uitgekeerd aan de rechthebbenden. De rechthebbenden waren in dit geval niet de klagers, derhalve hebben de klagers ook geen belang bij dit onderdeel van de klacht.

-         De collega van de kandidaat-notaris, mr. [A], heeft voor de erven een aangifte voor het recht van successie ingediend aan de hand van de toenmalig bekende gegevens. Met betrekking tot een aantal activa en passiva was de waarde niet bekend, deze zijn derhalve als “P.M.” post opgevoerd. De nadere (definitieve) aangifte was mede afhankelijk van de uiteindelijke vordering van [M] op de nalatenschap. Pas na afronding van de arbitrageprocedure kon door de kandidaat-notaris de definitieve successieaangifte worden ingediend. Indien er verschillende bedragen zijn genoemd, had dit te maken met verschillende uitgangspunten, onder andere het al dan niet belastbaar zijn van de uitkering van de levensverzekeringen en lijfrente en het uiteindelijke aandeel van erflater in de onderneming, zijnde een schuld aan [M].Voor het uitzoeken van de materie betreffende de al dan niet te betalen successierechten over de uitkering van de lijfrente zijn ongeveer 1 à 2 (declarabele) uren geschreven en in rekening gebracht ten laste van de nalatenschap, gezien het feit dat het een relatief complex vraagstuk betreft.

-         Voor zover dit klachtonderdeel tegen de kandidaat-notaris is gericht, meent zij dat verslagen van besprekingen, voor zover gevraagd en afgesproken, binnen een redelijke termijn zijn verzonden aan de betrokken personen.

Over het klachtonderdeel f, het niet nakomen van afspraken, merkt de kandidaat-notaris (puntsgewijs) het volgende op:

-         In beginsel is op verzoek van de erven de correspondentie naar een centraal punt gezonden. Voor zover dit onderdeel van de klacht op de kandidaat-notaris van toepassing is, is er slechts correspondentie naar alle erfgenamen verstuurd indien dit noodzakelijk was voor de afwikkeling van de nalatenschap. In sommige gevallen leek het de kandidaat-notaris beter of zelfs noodzakelijk dat te doen. Dat heeft echter in zijn algemeenheid geen kostenverhoging met zich meegebracht.

-         Gedurende de afwikkeling van de nalatenschap is door de erven gevraagd om expliciet aan te geven bij de post “bespreking derden” welke persoon dat betrof. Voor zover zich hier administratieve onvolkomenheden hebben voorgedaan tijdens de afwikkeling, zijn ook deze kosten, omwille van het voorkomen van discussie, gecrediteerd.

-         Naar de mening van de kandidaat-notaris is zij de afspraken om binnen bepaalde tijd te reageren op vragen en opmerkingen van de erven wel nagekomen, althans staat het haar niet bij dat er niet binnen bepaalde tijd is gereageerd

-         Voor zover uit besprekingen of correspondentie met [M], welke contacten uiterst traag verliepen, zaken naar voren kwamen welke relevant waren voor de erven, zijn deze hiervan op de hoogte gebracht. Correspondentie met de erven inzake de financiële zaken welke waren besproken met [M], werden door het notariskantoor niet als toegevoegde waarde gezien voor alle belanghebbenden in deze nalatenschap. Dit punt in de afwikkeling is door de drie verschillende behandelaren onderling overlegd. De kosten van het notariskantoor zouden volgens afspraak tussen de advocaten worden gezien als boedelkosten. Tijdens een bespreking met de ringvoorzitter van de Ring Amsterdam begin 2007 zijn de behandelaars van het dossier expliciet gewezen op het feit dat zij oog moesten hebben voor het belang van de belangrijkste schuldeiser uit de nalatenschap (98%), te weten [M], daar zij vrijwel de enige was die op dat moment (na de arbitrage) nog financieel belanghebbende was in deze nalatenschap. De erven hadden na de vaststelling van de vordering van [M] geen enkel belang meer bij de financiële afwikkeling van de nalatenschap. Alle door het notariskantoor te maken kosten zouden immers voor rekening komen van de nalatenschap, en uiteindelijk dus ten laste komen van de aan de schuldeisers toekomende vorderingen. Het is nooit de bedoeling geweest om de erven informatie te onthouden, echter de relevantie van deze informatie voor de erven leek de kandidaat-notaris in dit stadium van de afwikkeling van de nalatenschap te ontbreken.

-          De definitieve uitdelingslijst betreffende de nalatenschap is inmiddels verstuurd.

Over het verslag van de bespreking, zoals hiervoor onder 2.2 genoemd, merkt de kandidaat-notaris het volgende op. Het verslag geeft de zienswijze van klager sub 1 op de bespreking weer. In de weken voorafgaand aan de bespreking is er correspondentie gevoerd tussen klager sub 1 en de kandidaat-notaris betreffende de afwikkeling van de nalatenschap, althans met betrekking tot de vragen die bij hem leefden. Om tot een correcte afronding van de afwikkeling te komen, is aan het verzoek tot een bespreking tegemoetgekomen. Bij deze bespreking zijn vele aspecten van de afwikkeling ter sprake gekomen.

4. Beoordeling

4.1 Ingevolge artikel 98, eerste lid, Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van enig handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling of een op deze wet berustende verordening, hetzij met de zorg die zij als notarissen of kandidaat-notarissen behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris of kandidaat-notaris niet betaamt. Beoordeeld dient te worden of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.

4.2 Gezien de bemoeienis van de kandidaat-notaris met het dossier gedurende de hierboven in de feiten gemelde periode, stelt de kamer vast dat de klacht van klagers met betrekking tot de kandidaat-notaris zich beperkt tot een aantal onderdelen, handelend over het administratieve en informatieve traject van het dossier, hieronder te behandelen.

4.3. Ten aanzien van de administratieve onvolkomenheden merkt de kamer op, dat begrijpelijk is dat klagers over de hoogte van de declaraties gedetailleerder antwoord wilden krijgen, maar dat niet is komen vast te staan dat zij over de declaraties als zodanig geen duidelijk antwoord hebben gekregen. De raadsman van de notaris en de kandidaat-notarissen heeft op de zitting nog eens bevestigd dat, niet vanwege de ondeugdelijkheid van de declaraties, maar gezien het feit dat het hier een langdurige en ingewikkelde zaak betrof, er later uit coulance declaraties zijn ingetrokken.

De kandidaat-notaris heeft verzekerd dat geen declaratie heeft plaatsgevonden voor de overdracht van het dossier wegens zwangerschapsverlof.

De kamer kan derhalve niet tot het oordeel komen dat door de kandidaat-notaris onjuist of ondeugdelijk is gedeclareerd.

Indien klagers overigens wensten te klagen over de hoogte van de declaraties, hadden zij daarvoor op grond van artikel 55 lid 2 Wna een klacht over kunnen indienen bij de ringvoorzitter van de KNB.

4.4 Ten aanzien van het klachtonderdeel met betrekking tot het informatieve traject van het dossier, in het bijzonder betrekking hebbend op de correspondentie/contacten met [M], meent de kamer dat klagers onvoldoende feiten hebben aangedragen die de klacht kunnen staven.

De kamer acht voldoende aannemelijk dat de kandidaat-notaris voor zover dat in haar vermogen lag, de afspraken is nagekomen, en merkt daarbij op dat het, met het oog op het feit dat een (kandidaat-) notaris nu eenmaal met meer belangen rekening moet houden, niet verwijtbaar is dat van die afspraken een enkele keer is afgeweken.

4.5 Beslist wordt als volgt.

Beslissing

De kamer van toezicht:

-                     verklaart de klacht, voor zover gericht tegen de kandidaat-notaris, ongegrond.

Deze beslissing is gegeven door mrs. J.A.J. Peeters, voorzitter, M. Bijkerk, S.G. Ellerbroek, A.J.W.M. van Hengstum en A.J.H.M. Janssen, leden, in tegenwoordigheid van

mr. E.B.T. Kienhuis, secretaris, en in het openbaar uitgesproken op 7 januari 2010.

mr. E.B.T. Kienhuis,                                                   mr. J.A.J. Peeters,

secretaris.                                                                   voorzitter.

Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het Gerechtshof te Amsterdam (postbus 1312, 1000 BH Amsterdam) binnen 30 dagen na de dag van verzending van de aangetekend verzonden kennisgeving.