Aankondigingen over uw buurt

Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.

Dienstverlening

Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Beleid & regelgeving

Officiële publicaties van de overheid.

Contactgegevens overheden

Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

ECLI:NL:TNOKSGR:2008:YC0011 Kamer van toezicht 's-Gravenhage 07-46

ECLI: ECLI:NL:TNOKSGR:2008:YC0011
Datum uitspraak: 13-02-2008
Datum publicatie: 13-02-2008
Zaaknummer(s): 07-46
Onderwerp: Overig
Beslissingen: Klacht gegrond zonder maatregel
Inhoudsindicatie: De notaris moet ervoor zorgen dat de aan hem toevertrouwde gelden te allen tijde ten volle in geldmiddelen aanwezig zijn en dat hij er onmiddellijk en zonder beperking erover kan beschikken; voorts moet het voorstaande blijken uit zijn administratievoering.

Kamer van Toezicht over de Notarissen en Kandidaat-Notarissen ’s­Gravenhage

Beslissing van 13 februari 2008 inzake de klacht onder nummer 07-46 van:

het Bureau Financieel Toezicht,

hierna ook te noemen: klager, dan wel het BFT,

gevestigd te Utrecht,

tegen

[...] ,

notaris te [...],

hierna ook te noemen: de notaris.

De procedure

De Kamer heeft kennisgenomen van:

·         de klacht van het BFT bij brief van 27 september 2007, ingekomen op 28 september 2007;

·         het antwoord van de notaris.

De mondelinge behandeling van de klacht heeft plaatsgevonden op 16 januari 2008.

Daarbij waren aanwezig:

·         [...] en [...], namens het BFT, sector Financieel toezicht,

·         de notaris.

Van het verhandelde is proces­verbaal opgemaakt.

De feiten

Ingevolge artikel 110 lid 1 en artikel 112 lid 2 Wet op het notarisambt [Wna] heeft het BFT een onderzoek ingesteld bij de notaris. De aanleiding voor het onderzoek was gelegen in de negatieve bewaringspositie die blijkt uit de jaarrekening 2006 van de maatschap van het notariskantoor.

Volgens het verslag ­ tevens klachtschrijven ­ van dit onderzoek was er per 31 december 2006 een bewaringstekort op de derdengeldenrekening van de notaris van afgerond € 88.000. Dit bewaringstekort is ontstaan als gevolg van een foutieve verwerking van een nota van afrekening, waarbij ten onrechte gelden zijn overgemaakt die in het eerste kwartaal van 2007 weer retour ontvangen zijn. Tijdens het onderzoek is voorts geconstateerd op basis van de interne overzichten per maand in 2007 dat er een negatieve bewaringspositie bleek te zijn op 28 februari 2007 van circa € 402.000, op 31 maart 2007 van € 545.000 en op 30 juni 2007 van € 69.000. Deze bewaringstekorten zijn onder meer ontstaan door het voldoen van privé-belastingaanslagen door de notaris vanaf de kwaliteitsrekeningen.

Mede doordat de notaris liquiditeit heeft onttrokken aan de maatschap om een evenwichtige kapitaalsverdeling te realiseren tussen de zittende maten en een nieuwe maat van zijn kantoor, is de anders zo ruime liquiditeitspositie van zijn kantoor sterk afgenomen.

Voorts is de functie van administrateur enige tijd vervuld door een aantal verschillende personen. De administratieve organisatie heeft daardoor in de afgelopen perioden niet optimaal gefunctioneerd. Het BFT heeft vastgesteld dat in deze periode niet structureel bewaringsoverzichten zijn opgesteld en dat niet bij elke overboeking van een kwaliteitsrekening naar een kantoorrekening een bewaringsoverzicht is opgesteld. De kennis voor de juiste wijze van het berekenen van de bewaringspositie ontbrak en de controle op de zakenadministratie is niet tijdig en accuraat geweest. Inmiddels is een ervaren financieel manager aangetrokken die voortvarend aan het werk is gegaan om de interne controle en de administratieve organisatie weer op een adequaat niveau te brengen.

De bewaringspositie per 21 augustus 2007 is weer positief en bedroeg afgerond € 55.000.

De klacht en het verweer van de notaris

Het BFT verwijt de notaris op grond van deze feiten dat hij in strijd heeft gehandeld met zijn plicht als bedoeld in artikel 15 lid 1 van de Wet op het notarisambt [Wna] om ervoor te zorgen dat de aan hem toevertrouwde gelden te allen tijde ten volle in geldmiddelen aanwezig zijn en dat hij onmiddellijk en zonder beperking erover kan beschikken; bovendien moet het voorstaande blijken uit zijn administratievoering.

De notaris heeft de feiten die ten grondslag liggen aan de klacht erkend.

Ter verontschuldiging heeft hij aangevoerd dat hij door het plotselinge vertrek medio 2006 van zijn zeer ervaren administrateur herhaaldelijk nieuw personeel voor het voeren van zijn financiële administratie heeft moeten aantrekken. Pas bij de controle van de externe accountant van zijn kantoor ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening 2006 bleek dat er per 31 december 2006 door een administratieve fout een bewaringstekort was ontstaan. Uit nader onderzoek van de accountant en het BFT kwam naar voren dat na het vertrek van genoemde administrateur de nieuw aangetrokken [interim-]administrateurs door onkundigheid diverse malen niet hebben gehandeld conform de op kantoor geldende protocollen en procedures. Hierdoor zijn er fouten gemaakt met onder andere overboekingen, waardoor er onder meer bewaringstekorten zijn ontstaan.

Inmiddels is genoemd personeel ontslagen en heeft de notaris weer eerstgenoemde ervaren administrateur aangetrokken. Deze heeft ervoor gezorgd dat de administratie weer op het niveau van begin 2006 en de jaren daarvoor wordt gevoerd. Maandelijks worden resultaatoverzichten gemaakt en besproken, het debiteurenbeleid wordt weer actief bewaakt, de zaak- en boedeladministratie is geheel geschoond en de bewarings- en liquiditeitspositie van het kantoor wordt nauwgezet bewaakt.

De hem verweten gedragingen/nalatigheden zijn in ieder geval niet met opzet geschied, waarbij aangetekend dient te worden dat het doorzien van een financiële administratie [en haar problemen] voor notarissen met een gebrekkige boekhoudkundige achtergrond niet eenvoudig is, aldus de notaris.

De beoordeling van de klacht
De klachtmogelijkheid voor het BFT

Krachtens artikel 112 lid 1 Wna houdt het BFT toezicht op de nakoming van de financiële verplichtingen die bij of krachtens de Wna aan de notaris worden opgelegd.

Volgens artikel 112 lid 3 Wna heeft het BFT een zelfstandige klachtbevoegdheid, indien het BFT bij de uitoefening van het toezicht feiten of omstandigheden zijn gebleken die naar zijn oordeel grond opleveren tot het opleggen van een tuchtmaatregel.

De voor notarissen geldende tuchtnorm

Volgens artikel 98 lid 1 Wna zijn notarissen [en kandidaat-notarissen] aan tuchtrechtspraak onderworpen voor enig handelen of nalaten dat in strijd is met enige bij of krachtens de Wna gegeven bepaling of een op deze wet berustende verordening, dan wel met de zorg die zij als notarissen [of kandidaat-notarissen] behoren te betrachten ten opzichte van degenen voor wie zij optreden en voor enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris [of kandidaat-notaris] niet betaamt.

De op de klacht toepasselijke regeling

1.        Artikel 23 Wna verbiedt de notaris rechtstreeks of middellijk handelingen te verrichten waarvan hij redelijkerwijs moet verwachten dat zij ertoe kunnen leiden, dat hij te eniger tijd niet zal kunnen voldoen aan zijn financiële verplichtingen.

2.        Artikel 15 lid 1 van de Verordening beroeps- en gedragsregels - ter nadere uitwerking van voormeld artikel 23 Wna - verplicht de notaris ervoor te zorgen dat de aan hem toevertrouwde gelden te allen tijde ten volle in geldmiddelen aanwezig zijn en dat hij er onmiddellijk en zonder beperking erover kan beschikken; voorts moet het voorstaande blijken uit zijn administratievoering.

3.        Artikel 25 lid 3 Wna verplicht de notaris een tekort in het saldo van zijn derdengeldenrekening terstond aan te vullen. Hij is ter zake daarvan aansprakelijk, tenzij hij aannemelijk kan maken dat hem ter zake van het ontstaan van het tekort geen verwijt treft.

De klacht

De door het BFT aangevoerde feiten die ten grondslag liggen aan de klacht staan als erkend door de notaris vast. Voorts heeft de notaris niet aannemelijk gemaakt dat hem ter zake van het ontstane tekort geen verwijt kan worden gemaakt. De notaris is en blijft in beginsel verantwoordelijk voor een goed beheer van zijn administratie, waaronder begrepen zijn derdengeldenrekening en een adequaat functionerend bewakingssysteem van zijn administratie. Enige vorm van overmacht is niet aannemelijk geworden. Dat een en ander te wijten is geweest aan het niet optimaal functioneren van zijn financiële administratie door het disfunctioneren van het door hem aangetrokken personeel en zijn aanvankelijk vergeefse pogingen om aan bekwaam personeel te komen, doet niet af aan het door de wetgever bij voormelde regelingen aan hem opgelegde verbod dan wel verplichting. De notaris mag worden verondersteld bekend te zijn met deze regelingen en met het doel daarvan.

Vast staat dat de notaris heeft gehandeld in strijd met artikel 23 Wna, artikel 15 van de Verordening beroeps- en gedragsregels en artikel 25 lid 3 Wna en daardoor in strijd met de in artikel 98 lid 1 Wna neergelegde tuchtnorm.

De klacht is daarom gegrond.

De maatregel

De Kamer rekent voormelde nalatigheden de notaris zwaar aan. Immers de derdengeldenrekening dient ertoe om aan het publiek zoveel mogelijk te waarborgen dat dergelijke gelden zonder meer aanwezig zijn en niet onderhevig zijn aan risico’s in de bedrijfsvoering van de notaris, bijvoorbeeld in geval van faillissement van of beslag onder de notaris. Door het handelen van de notaris was deze waarborg niet aanwezig en is het in een notaris te stellen vertrouwen ernstig beschaamd.

Genoemde nalatigheden rechtvaardigen in beginsel de oplegging van een maatregel.

De Kamer zal, alle omstandigheden in aanmerking genomen, echter thans geen maatregel aan de notaris opleggen, nu het de eerste keer is dat het BFT een klacht als voormeld tegen de notaris heeft ingediend. Daarbij neemt de Kamer als verontschuldigende omstandigheid in aanmerking dat de notaris een actieve rol heeft gespeeld in het weer op orde brengen van de financiële administratie van zijn kantoor en de nodige maatregelen heeft getroffen om herhaling te voorkomen.

De Kamer wijst de notaris er echter op dat een tuchtmaatregel wel aan de orde kan komen indien de vastgestelde nalatigheden zich nogmaals voordoen.

De beslissing

De Kamer voornoemd:

verklaart de klacht gegrond, zonder oplegging van een maatregel.

Deze beslissing is gegeven door mrs. R.J. Paris, voorzitter, R. van der Galiën, G.P. van Ham, J.Z. Moree en J. Smal, en in tegenwoordigheid van de secretaris, mr. A. Saab, in het openbaar uitgesproken op 13 februari 2008.

Kopie van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan partijen gezonden. Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het Gerechtshof te Amsterdam, postbus 1312, 1000 BH  Amsterdam, binnen dertig dagen na de dagtekening van genoemde brief.