ECLI:NL:TNOKZUT:2007:YC0532 Kamer van toezicht Zutphen 4/2006

ECLI:	ECLI:NL:TNOKZUT:2007:YC0532
Datum uitspraak:	22-02-2007
Datum publicatie:	29-07-2010
Zaaknummer(s):	4/2006
Onderwerp:	Overig
Beslissingen:	Klacht gegrond zonder maatregel
Inhoudsindicatie:	a.)    Het niet opnemen van drie nalatenschappen waarover de notaris krachtens volmacht kon beschikken in de jaarrekening. Al in 2004 met betrekking tot de jaarrekening 2004 door BFT aangegeven dat de drie boedels in de jaarrekening en financiele administratie diende te worden opgenomen. Eerst na het indienen van een klacht door het BFt zijn de gegevens in de jaarrekening 2005 opgenomen. Gegrond b.)    De notaris beroept zich op overmacht gelet op de vanaf november 2005 ontstane onderbezetting op kantoor  waardoor andere prioriteiten gesteld zijn gesteld dan het voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Administratieverordening. Een tijdelijke onderbezetting kan niet gelden als een rechtvaardiging voor het nalaten van de notaris. Een beroep op overmacht komt de notaris niet toe. Met het opbergen van de dagafschriften in ordners kan niet worden volstaan. Gegrond.

KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN DE KANDIDAAT-NOTARIS­SEN TE ZUTPHEN

Klachtnummer:

Beslissing inzake de klacht van:

BUREAU FINANCIEEL TOEZICHT,

vertegenwoordigd door [-].,

klager,

tegen

                                                                        [notaris],

notaris te [plaats].

Partijen worden in deze beslissing mede aangeduid als het BFT en de notaris.

1          Het verloop van de procedure

Het verloop van de procedure blijkt uit:

-          de klacht van 20 maart 2006;

-          de reactie van de notaris van 1 mei 2006 met bijlagen;

-         de repliek van het BFT van 26 mei 2006;

-         de dupliek van de notaris van 16 juni 2006 met bijlage;

-         de brief van de notaris van 15 september 2006 aan de Kamer;

-         het proces-verbaal van de openbare vergadering van de Kamer van 7 december 2006;

-         het uitstelbericht over de datum van de uitspraak bij brief van 24 januari 2007.

2          Vaststaande feiten

2.1              De notaris heeft drie nalatenschappen in behandeling waarin hij krachtens volmacht bevoegd is om over de financiële middelen te beschikken. Eén nalatenschap behelst een beperkt financieel saldo en in de twee andere nalatenschappen is sprake van substantiële financiële middelen. Deze gelden van derden zijn niet opgenomen in de financiële administratie van zijn kantoor. De dagafschriften en de bijbehorende belegstukken worden in een aantal ordners bewaard op het kantoor.

Daarnaast heeft de notaris het BFT laten weten niet bereid te zijn om deze gelden van derden in de jaarrekening 2005 op te nemen.

2.2              Op 20 maart 2006 heeft het BFT hierover een klacht ingediend.

2.3              Bij brief van 26 mei 2006 heeft het BFT aan de Kamer bericht dat de notaris de banksaldi van de drie nalatenschappen alsnog in zijn jaarrekening 2005 heeft opgenomen.

2.4              De notaris heeft de Kamer in zijn brief van 16 juni 2006 bericht dat de boedel met een beperkt financieel saldo eind juni 2006 zou zijn afgewikkeld, waardoor deze niet meer in zijn financiële administratie hoeft te worden opgenomen. Bij brief van 15 september 2006 heeft de notaris de Kamer laten weten dat de overgebleven twee boedels volledig zijn opgenomen in de financiële administratie van zijn kantoor.

3          De klacht, de gronden waarop deze berust en het verweer

3.1              De notaris heeft bewust in strijd met artikel 4 van de Administratieverordening gehandeld door te weigeren om alle nalatenschappen - waarover het kantoor krachtens volmacht kan beschikken - op te nemen in de jaarrekening 2005 en in de financiële administratie. Van iedere opdracht dienen namelijk de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie, teneinde de financiële rechten en verplichtingen te kennen.

Voorts is de notaris te weinig voortvarend geweest in het opheffen van deze tekortkomingen, ondanks dat het BFT daarop met klem had aangedrongen. 

Het BFT meent dat de door de notaris aangevoerde privé-omstandigheden en knelpunten in de personele bezetting van het kantoor niet als disculperende omstandigheden kunnen worden aangemerkt.

3.2              De verweren van de notaris komen in het navolgende, voor zover nodig, aan de orde.

4.         De beoordeling van de klacht

4.1              Vaststaat dat de notaris de drie nalatenschappen waarover hij krachtens volmacht kon beschikken niet in de jaarrekening 2005 wenste op te nemen. Hij heeft dit ook erkend. Hij heeft als reden daarvoor opgegeven dat hij in een echtscheidingsprocedure verwikkeld was en dat vermelding van dergelijke grote bedragen in de jaarrekening door zijn echtgenote verkeerd, dat wil zeggen in zijn nadeel geïnterpreteerd zouden kunnen worden.

4.2              Dit verweer treft geen doel. Uit deze houding van de notaris blijkt dat hij privé-belangen stelt boven de verplichtingen die uit zijn ambt als notaris voortvloeien, hetgeen een notaris niet betaamt. Bovendien waren de drie boedels ook al onvermeld gebleven in de jaarrekening 2004 en had het BFT dit alleen toegestaan met de kanttekening dat voortaan de boedels wel in de jaarrekening en de financiële administratie zouden worden opgenomen. De notaris heeft echter de gegevens pas in de jaarrekening 2005 opgenomen nadat het BFT een klacht had ingediend.

Dit onderdeel van de klacht is derhalve terecht voorgesteld.

4.3              Met betrekking tot het verwijt van het BFT dat de notaris de drie boedels niet had opgenomen in zijn financiële administratie, heeft de notaris erkend dat hij aan deze verplichting moest voldoen, maar hij heeft zich beroepen op overmacht. Vanaf november 2005 kampte hij namelijk met personele problemen, als gevolg waarvan een ernstige onderbezetting was ontstaan. Onder die omstandigheden moest hij het kantoor draaiende weten te houden en kon niet van hem worden verlangd dat hij op dat moment een medewerker de opdracht zou geven om de gegevens in de financiële administratie in te voeren. Bovendien bevonden de ordners met de dagafschriften en de bijbehorende belegstukken zich op kantoor en werden ze keurig bijgehouden.

4.4              De Kamer is van oordeel dat tijdelijke onderbezetting van het kantoor niet kan gelden als een rechtvaardiging van het nalaten van de notaris. Een dergelijke omstandigheid komt voor risico van de notaris.

De notaris geeft in zijn verweer ervan blijk dat hij in de periode van november 2005 tot september 2006 andere prioriteiten heeft gesteld dan het voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Administratieverordening. Een beroep op overmacht komt de notaris dan ook niet toe.

Daarbij komt, dat het BFT naar aanleiding van het opstellen van de jaarrekening 2004 er bij de notaris al met klem op had aangedrongen dat hij de drie nalatenschappen alsnog in zijn financiële administratie zou opnemen. De notaris heeft dus ruim de tijd gehad om nog voordat de personele problemen ontstonden aan de eisen van de Administratieverordening te voldoen.

Niet kan worden volstaan met het opbergen van dagafschriften in ordners, omdat in dat geval uit de totale financiële administratie het bestaan van de drie boedels in het geheel niet blijkt. Hierdoor kunnen niet op eenvoudige wijze de rechten en verplichtingen van de notaris worden gekend, hetgeen strijdig is met artikel 24, eerste lid, Wet op het notarisambt (Wna) in verband met artikel 4 van de Administratieverordening.

Ook dit onderdeel van de klacht is derhalve gegrond.

4.5              De geconstateerde tekortkomingen wettigen in het algemeen oplegging van een maatregel, doch de Kamer acht het opleggen van een maatregel in het onderhavige geval te ver strekkend. Zij neemt hierbij mede in aanmerking dat de notaris inmiddels aan alle verplichtingen heeft voldaan. De Kamer zal derhalve volstaan met de constatering dat deze klacht met recht is opgeworpen.

4.6              Het voorgaande leidt tot de navolgende beslissing.

5.         De beslissing

            De Kamer:

verklaart de klacht gegrond;

legt aan de notaris geen maatregel op.

Aldus gegeven door mr. G. Vrieze, voorzitter, dhr. E. Bos, mr. W.M. Eijkelestam, mr. G.J.J. Stevelink en mr. J.W.J.M. Schurink, leden, zulks in tegenwoordigheid van mr. W.E. Markus-Burger als secretaris en uitgesproken ter openbare zitting van 22 februari 2007.

            secretaris                                             voorzitter