ECLI:NL:TNOKSGR:2004:YC0190 Kamer van toezicht 's-Gravenhage 03-46

ECLI:	ECLI:NL:TNOKSGR:2004:YC0190
Datum uitspraak:	18-08-2004
Datum publicatie:	06-07-2009
Zaaknummer(s):	03-46
Onderwerp:	Overig
Beslissingen:	Klacht gegrond zonder maatregel
Inhoudsindicatie:	Vereisten voor het bewaren van protocollen elders dan op het kantoor van de notaris.

Kamer van Toezicht over de Notarissen en Kandidaat-Notarissen 's­Gravenhage

Beslissing inzake de ambtshalve klacht onder nummer 03-46 tegen:

[...],

notaris te [...],

bijgestaan door zijn raadsvrouwe, prof. mr W.R. Meijer.

De voorgeschiedenis

1.        Bij brief van 15 oktober 2003 heeft mr R. van der Galiën, lid van de Kamer en hoofdambtenaar bij de Belastingdienst, op de voet van artikel 97 Wet op het notarisambt [Wna], gericht aan de voorzitter, secretaris en leden van de Kamer, mededeling gedaan van de hierna genoemde gedragingen van de notaris.

2.        De fungerend voorzitter, mr R.J. Paris, heeft in de brief van Van der Galiën aanleiding gezien de zaak voor verdere behandeling aan de Kamer voor te leggen.

3.        Bij brief van 1 februari 2004 heeft de notaris, daartoe in de gelegenheid gesteld door fungerend voorzitter Paris in de namens hem geschreven brief van 10 december 2003 aan de notaris, gereageerd op de brief van Van der Galiën.

4.        De notaris, bijgestaan door zijn raadsvrouwe, is op 16 juni 2004 door de Kamer gehoord. Van de hoorzitting is proces-verbaal opgemaakt, met daaraan in afschrift gehecht de overgelegde pleitnota van de raadsvrouwe.

De klacht

Aan de notaris is op de zitting van de Kamer van 16 juni 2004 de klacht voorgelegd dat hij

1.        niet geheel heeft voldaan aan de wettelijke verplichting van artikel 68a lid 5 van de per 1 oktober 1999 vervallen Wet op het Notarisambt [hierna te noemen: WNA] door repertoria van oud-notaris [...] over de jaren 1930 en 1932 t/m 1943 niet naar de algemene bewaarplaats voor protocollen over te brengen;

2.        heeft gehandeld in strijd met artikel 71 WNA door een groot aantal archiefbescheiden, waaronder repertoria, over te brengen naar het streekarchief in Gouda in plaats van naar de algemene bewaarplaats, hetgeen hij bovendien zonder machtiging van de Kamer van Toezicht heeft gedaan;

3.        heeft gehandeld in strijd met artikel 61 WNA voor zover het de repertoria 1960 t/m 1964 betreft;

4.        zijn geheimhoudingsplicht heeft geschonden door:

·         de bescheiden over te brengen naar een streekarchief in plaats van de algemene bewaarplaats [voor zover van toepassing] dan wel het Rijksarchief [zie artikel 69a WNA];

·         ten aanzien van een deel van die bescheiden overeen te komen dat deze zonder beperking openbaar zullen zijn;

·         ten aanzien van de overige bescheiden overeen te komen dat deze aanvankelijk beperkt raadpleegbaar zullen zijn;

·         overeen te komen dat fotokopieën van het in bewaring gegevene [repertoria] mogen worden verstrekt.

Het verweer van de notaris

Het verweer van de notaris strekt primair tot het niet-ontvankelijk verklaren van de fungerend voorzitter, mr R.J. Paris, in zijn “ambtshalve klacht”, wegens:

·         de onverbindendheid van de artikelen 96 en 98 Wna gelet op artikel 6 van het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden [EVRM], voorzover deze artikelen het mogelijk maken dat één en dezelfde persoon een onderzoek gelast jegens de notaris, het resultaat daarvan voorlegt aan de Kamer en meebeslist over een eventueel deswege aan de notaris of kandidaat-notaris op te leggen tuchtrechtelijke sanctie;

·         het handelen in strijd met het bepaalde in artikel 96 Wna, zo deze bepaling al verbindend is, doordat zonder gelasting door de voorzitter de plaatsvervangend voorzitter van de Kamer een onderzoek gedaan heeft dat tot een voorlegging in de zin van artikel 96 lid 6 Wna heeft geleid;

·         het handelen in strijd met de geest van de artikelen 96 en 98 Wna, daar mr R. van der Galiën als lid van de Kamer de mededeling van artikel 97 Wna aan de Kamer heeft gedaan.

Subsidiair doet de notaris een beroep op het verstrijken van de vervaltermijn van drie jaren als bedoeld in artikel 99 lid 12 Wna, nu de hem verweten gedragingen betrekking hebben op zijn overeenkomst van inbewaringgeving bij de streekarchiefdienst [...] in [...] van 14/22 december 1998.

Meer subsidiair stelt de notaris dat de “ambtshalve klacht” van de fungerend voorzitter ongegrond moet worden verklaard, omdat hij niet in strijd heeft gehandeld met wat van een behoorlijk notaris verwacht mag worden, noch anderszins in strijd heeft gehandeld met de tuchtrechtelijke norm van artikel 98 lid 1 Wna.

Daartoe voert de notaris het volgende aan:

·         De repertoria over de jaren 1930-1940 van zijn voorganger waren aanvankelijk onvindbaar en derhalve kennelijk tot december 1998 niet zorgvuldig in een regelmatige orde en op een voegzame en veilige plaats weggesloten. Dat kan niet aan hem worden verweten, daar hij als opvolgende notaris er vanuit mocht gaan dat deze bescheiden overgebracht waren. Deze bescheiden heeft hij toevalligerwijs gevonden op de stoffige zolder van het oude kantoor van zijn voorganger. Van een behoorlijk notaris behoeft niet verwacht te worden dat hij op een stoffige zolder, die op het eerste gezicht slechts waardeloze oude rommel bevat, een minutieus onderzoek gaat instellen naar eventueel nog aanwezige bescheiden, als bedoeld in de WNA, die daar blijkbaar reeds lang gelegen hebben.

·         De overbrenging naar het streekarchief betekende, zoals blijkt uit de overeenkomst, niet dat de notaris de macht over de in bewaring gegeven bescheiden verloor. Juist in dit archief worden de bescheiden zorgvuldig en in een regelmatige orde bewaard op een voegzame en veilige plaats. In de WNA is nergens de eis gesteld dat de notaris de in artikel 61 WNA bedoelde stukken op zijn kantoor zou moeten bewaren of in een ruimte die ook overigens te zijner beschikking zou staan. Door de bewaring in het streekarchief te laten geschieden heeft de notaris gemeend juist optimaal te voldoen aan de eisen van artikel 61 WNA.

·         Nergens in de WNA of de Wna is voorgeschreven, dat de repertoria over de periode 1960-1964 op het kantoor van de notaris moeten worden bewaard.

·         Het is de notaris bekend dat de algemene bewaarplaats van protocollen te ’s­Gravenhage “vol” is. Hij verwijst hiervoor naar een ­ niet overgelegde ­ brief van 23 januari 2004 die de KNB aan hem heeft gericht. In die brief maakt de KNB melding van het voornemen om het Ministerie van Justitie ertoe te bewegen de bewaarders van financiële middelen te voorzien zodat die aan hun wettelijke verplichting kunnen voldoen. Door zijn inbewaringgeving aan het streekarchief heeft de notaris gemeend een eigen oplossing te hebben gevonden voor het nijpend probleem van de volle algemene bewaarplaats.

·         De notaris heeft de nodige voorzorgsmaatregelen genomen met betrekking tot zijn geheimhoudingsplicht. Doordat de gevonden repertoria over de jaren 1930-1943 pas ontdekt zijn ter gelegenheid van de inventarisatie in 2003 door de Belastingdienst heeft hij bij de inbewaringgeving aan het streekarchief daarmee geen rekening gehouden. Na ontdekking heeft hij onmiddellijk, bij ­ niet overgelegde ­ brief van 12 december 2003, het streekarchief verzocht om niemand inzage te geven in de inbewaring gegeven stukken en bescheiden. Bovendien is in de overeenkomst van inbewaringgeving met het streekarchief onder artikel 6 aanhef sub d bepaald dat fotokopieën slechts aan derden mogen worden verstrekt “met inachtneming van het (…) sub 6a bepaalde”, dus slechts met machtiging van de notaris. Sinds de overeenkomst met het streekarchief heeft nog niemand inzage gehad in enig gedeponeerd stuk en zijn er geen kopieën gemaakt als bedoeld onder artikel 6 aanhef sub d van de overeenkomst.

Op de hoorzitting heeft de notaris zelf, dan wel bij monde van zijn raadsvrouwe, zijn verweer nader toegelicht.

Met betrekking tot het handelen van Van der Galiën heeft de notaris nog verwezen naar de door J.P.J. Sluijter van de Belastingdienst Rijnmond te Rotterdam op 9 maart 2004 aan hem gerichte brief, welke ter zitting is overgelegd. Daarin verwijst Sluijter naar een interne instructie bij de Belastingdienst om alle zaken in het kader van artikel 97 Wna aan de Kamers van Toezicht te laten voorleggen door E. Bos, coördinator Kamers van Toezicht bij de Belastingdienst. Gelet op deze instructie betwist de notaris de bevoegdheid van Van der Galiën tot zijn signalering aan de Kamer als voormeld.

De beoordeling van de ontvankelijkheid van de klacht

De ontvankelijkheid van de klacht met betrekking tot het handelen van de fungerend voorzitter, mr R.J. Paris

Volgens artikel 96 lid 2 Wna kan de voorzitter van de Kamer in verband met de uitoefening van het toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen een onderzoek gelasten. Lid 2 van het artikel spreekt slechts van een verplichting tot onderzoek in de gevallen waarin het bestuur van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie of het bestuur van het Bureau Financieel Toezicht daarom verzoekt. In deze klachtzaak is echter geen sprake geweest van een dergelijk verzoek. De bepaling in dit artikel laat bij ontbreken van een dergelijk verzoek aan de voorzitter de keuze om al dan niet een onderzoek te laten verrichten door een door hem aan te wijzen plaatsvervangend voorzitter. In dit geval is de zaak weliswaar niet behandeld door de voorzitter, waarmee bedoeld wordt de president van de rechtbank, maar door één van de plaatsvervangend voorzitters als fungerend voorzitter, namelijk mr R.J. Paris. Het systeem van de wet laat dit toe, mits deze plaatsvervangend voorzitter vervolgens niet deelneemt aan de eventuele behandeling van de zaak door de Kamer. Voor het voorzitterschap van een behandeling door de Kamer is hetzij de voorzitter hetzij de andere plaatsvervangend voorzitter de aangewezen persoon. In deze zaak is de Kamer bij haar behandeling ter zitting voorgezeten door haar andere plaatsvervangend voorzitter, mr R.G. Kok, als fungerend voorzitter.

Artikel 96 lid 6 bepaalt dat indien de voorzitter [lees in verband met hetgeen hiervoor overwogen is: de fungerend voorzitter Paris] op grond van het onderzoek daartoe aanleiding ziet, hij de zaak kan voorleggen aan de Kamer teneinde haar te behandelen overeenkomstig de op dat artikel volgende bepalingen van de Wna. Een redelijke wetsuitleg [1] brengt mee dat de fungerend voorzitter in het kader van zijn toezichthoudende taak namens de Kamer ook zonder onderzoek hetgeen in de brief van 15 oktober 2003 van mr Van der Galiën naar voren is gebracht mag overnemen als de omschrijving van een aan de notaris te verwijten gedraging om die vervolgens in de vorm van een bedenking, met andere woorden een klacht, aan de Kamer voor behandeling voor te leggen. Dat de fungerend voorzitter dit als noodzakelijke voorwaarde alleen zou mogen doen als hij daartoe aanleiding ziet op grond van een voorafgaand onderzoek kan de Kamer niet uit de tekst van lid 6 in samenhang met de overige leden van artikel 96 Wna en evenmin uit de wetsgeschiedenis van dat artikel lezen.

Met het voorleggen aan de Kamer heeft fungerend voorzitter Paris zich overigens niet uitgelaten over de mogelijke gegrondheid van de klacht. Door de klacht aldus aan de Kamer voor te leggen, ligt het immers niet meer aan de fungerend voorzitter maar aan de Kamer om te beoordelen of deze klacht gegrond is.

Voorafgaand aan de behandeling door de Kamer heeft fungerend voorzitter Paris in de namens hem geschreven brief van 10 december 2003 de notaris in de gelegenheid gesteld alvast te reageren op de klacht, zoals geformuleerd in die brief. Nadat de fungerend voorzitter op verzoek van de notaris uitstel voor antwoord tot 2 februari 2004 had verleend, heeft de notaris bij brief van 1 februari 2004 geantwoord. Door aldus de notaris ­ naar het oordeel van de Kamer ruimschoots ­ in de gelegenheid te stellen om in de schriftelijke fase voorafgaande aan de hoorzitting van de Kamer zijn verweer te voeren heeft fungerend voorzitter Paris noch in strijd met de Wna noch in strijd met artikel 6 EVRM [het recht van verweerder op een eerlijk proces] gehandeld.

Artikel 101 Wna bepaalt verder dat de Kamer geen beslissing neemt dan na verhoor of behoorlijke oproeping van de notaris of de kandidaat-notaris en verder dat deze bevoegd is zich te laten bijstaan door een raadsman of raadsvrouwe. De notaris, bijgestaan door zijn raadsvrouwe, is op de hoorzitting van 16 juni 2004 in de gelegenheid gesteld zijn schriftelijk verweer bij zijn brief van 1 februari 2004 in persoon toe te lichten en eventueel aan te vullen of te verbeteren. De Kamer komt tot de conclusie dat hiermee en met de aan de notaris door fungerend voorzitter Paris verleende gelegenheid tot schriftelijk verweer naar behoren is voldaan aan het rechtsbeginsel van hoor en wederhoor zoals bedoeld in artikel 6 EVRM.

Gelet op het vorenstaande is de Kamer van oordeel dat van een eventuele onverbindendheid van de artikelen 96 en 98 Wna in het licht van artikel 6 EVRM geen sprake is, noch dat in casu gehandeld is op een wijze die strijdig kan worden geacht met toepasselijke nationale en internationale regelgeving.

De Kamer gaat daarom voorbij aan het betreffend verweer van de notaris tot het niet-ontvankelijk verklaren van de klacht.

De ontvankelijkheid van de klacht met betrekking tot het handelen van mr R. van der Galiën

De notaris betwist ­ onder verwijzing naar een instructie van de Belastingdienst ­ de bevoegdheid van Van der Galiën, hoofdambtenaar bij de Belastingdienst Rijnmond te Rotterdam, tevens lid van de Kamer, om de Kamer in deze zaak in te lichten over een mogelijk onbetamelijke gedraging van de notaris.

De Kamer is van oordeel dat het hier een interne instructie betreft, die in de eerste plaats bedoeld is om eventuele klachten in het kader van artikel 97 Wna te stroomlijnen. Een dergelijke interne instructie mag naar het oordeel van de Kamer geen belemmering zijn voor een ambtenaar werkzaam bij de Belastingdienst ­ en zeker niet indien hij tevens lid is van de Kamer ­ om de Kamer op de hoogte te brengen van een mogelijk klachtwaardige gedraging van een notaris of een kandidaat-notaris. Deze signalering mag hij zowel aan de Kamer of Kamerleden, als aan de [fungerend] voorzitter of de secretaris richten in het kader van de wettelijk voorgeschreven taken van laatstgenoemde functionarissen.

De Kamer gaat daarom voorbij aan het betreffend verweer van de notaris tot het niet-ontvankelijk verklaren van de klacht.

De ontvankelijkheid van de klacht met betrekking tot de vervaltermijn als bedoeld in artikel 99 lid 12 Wna

Ingevolge artikel 99 lid 12 Wna kan een klacht slechts worden ingediend gedurende een vervaltermijn van drie jaren na de dag waarop de tot de klacht gerechtigde heeft kennisgenomen van het handelen of nalaten van een notaris of kandidaat-notaris dat tot tuchtrechtelijke maatregelen aanleiding kan geven. De klacht betreft gedragingen die zich hebben afgespeeld in 1998. Meer in het bijzonder betreft de klacht de bewaargeving van notariële bescheiden bij de streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda bij overeenkomst van 14/22 december 1998 van de notaris met die dienst.

Van der Galiën heeft naar aanleiding van een brief van 10 oktober 2003 van de notaris aan de Belastingdienst te Rijswijk de Kamer vervolgens ingelicht met zijn brief van 15 oktober 2003. In zijn brief aan de Belastingdienst had de notaris onder meer een kopie van meergenoemde overeenkomst tot bewaargeving aan de streekarchiefdienst gevoegd ter beantwoording van vragen die bij de Belastingdienst waren gerezen naar aanleiding van een protocolonderzoek van de dienst bij de notaris. Fungerend voorzitter Paris heeft bij brief van 15 oktober 2003 van Van der Galiën kennis genomen van de onderhavige gedragingen van de notaris. De in die brief omschreven gedragingen zijn voor de fungerend voorzitter aanleiding geweest om de klacht aan de Kamer voor te leggen, zoals door de secretaris aan de notaris meegedeeld bij brief van 10 december 2003, dus ruim binnen de vervaltermijn van drie jaren, die immers is gaan lopen bij ontvangst door Van der Galiën van de brief van de notaris van 10 oktober 2003.

De Kamer gaat daarom voorbij aan het betreffend verweer van de notaris tot het niet-ontvankelijk verklaren van de klacht.

De beoordeling van de klacht

Met betrekking tot klachtonderdeel 1

Artikel 68a lid 5 WNA bepaalde tot 1 oktober 1999 dat een nieuw benoemde notaris binnen drie maanden nadat hij het protocol van een andere notaris had overgenomen de minuten, registers en repertoria die op de eerste januari van het jaar van de overneming ouder waren dan dertig jaar moest overbrengen naar de algemene bewaarplaats van protocollen.

De notaris is op 1 mei 1998 tot notaris benoemd.

De Kamer stelt als onweersproken vast dat de notaris de door hem overgenomen hiervoor genoemde repertoria van oud-notaris G.W. Nagtglas Boot, met destijds Gouda als standplaats, niet heeft overgebracht naar de algemene bewaarplaats, maar deze repertoria in bewaring heeft gegeven aan de streekarchiefdienst.

De Kamer is van oordeel dat de notaris hiermee heeft nagelaten aan zijn verplichting ingevolge artikel 68a lid 5 WNA te voldoen. De Kamer passeert hiermee het verweer van de notaris dat hij door zijn inbewaringgeving aan de streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda een eigen oplossing heeft gevonden voor het nijpend probleem van de volle algemene bewaarplaats van protocollen. Een mogelijk archiveringsprobleem bij de algemene bewaarplaats ontslaat de notaris immers niet van het voldoen aan zijn wettelijke verplichting tot overbrenging van de daarvoor bestemde protocollen.

De klacht is daarom op dit onderdeel gegrond.

Met betrekking tot klachtonderdeel 2

Artikel 71 WNA bepaalde tot 1 oktober 1999 dat de notaris, na machtiging van de Kamer van Toezicht, alle onder hem berustende minuten, registers en repertoria, welke ouder waren dan dertig jaar in de algemene bewaarplaats mocht overbrengen.

Artikel 58 lid 2 Wna [vanaf 1 oktober 1999 in de plaats gekomen van eerstgenoemd artikel] bepaalt dat de notaris bevoegd is om het gedeelte van de onder hem berustende protocollen dat ouder is dan twintig jaar over te brengen naar de algemene bewaarplaats. Een machtiging hiervoor van de Kamer van Toezicht is sinds 1 oktober 1999 niet meer vereist.

Het verwijt aan de notaris treft hier geen doel voorzover het protocollen betreft die niet door de notaris zijn overgenomen, nu het hier niet een verplichting maar een bevoegdheid van de notaris betreft. Het staat de notaris in dit geval vrij om naar believen gebruik te maken van de archiefruimte van de algemene bewaarplaats, mits de betreffende protocollen ouder zijn dan twintig jaar.

De Kamer stelt echter vast dat de notaris in de periode vóór 1 oktober 1999 voormelde archiefbescheiden zonder machtiging van de Kamer van Toezicht naar het streekarchief heeft overgebracht. Machtiging van de Kamer was toentertijd immers wettelijk vereist voor de overbrenging van dergelijke archiefbescheiden naar de algemene bewaarplaats, hetgeen ­ naar het oordeel van de Kamer ­ tevens voor elke overbrenging uit het archief van de notaris naar een ander archief gold.

De klacht is daarom op dit onderdeel gedeeltelijk gegrond.

Voor het overige verwijst de Kamer naar hetgeen hiervoor is overwogen met betrekking tot klachtonderdeel 1.

Met betrekking tot klachtonderdeel 3

Artikel 61 WNA bepaalde tot 1 oktober 1999 dat de notaris zijn minuten, registers en repertoria zorgvuldig in een regelmatige orde moest bewaren en deze bescheiden steeds op een voegzame en veilige plaats moest wegsluiten.

Artikel 12 lid 3 Wna [vanaf 1 oktober 1999 in de plaats gekomen van eerstgenoemd artikel] bepaalt dat de notaris verplicht is zijn protocol op ordelijke wijze te bewaren op een tegen brand en andere gevaren beveiligde plaats. Bij de Verordening bewaring protocol van de KNB zijn hiervoor nadere voorschriften in de vorm van enige algemene eisen gegeven. Deze algemene eisen zijn gepreciseerd in de [ministeriële] “Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen” van 6 september 2001, Staatscourant 2001, nummer 180. Laatstgenoemde regels gelden niet alleen voor notarissen maar ook voor een overheidsorgaan als de streekarchiefdienst in kwestie.

Het klachtonderdeel richt zich op de inbewaringgeving door de notaris aan de streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda van de repertoria van 1960-1964, bijgehouden door [volgens de door Van der Galiën overgelegde stukken:] oud-notaris [...]. Deze inbewaringgeving zou in strijd zijn met het niet meer geldende artikel 61 WNA, in ieder geval in strijd met de thans geldende wettelijke voorschriften voor een ordentelijke, voegzame en veilige bewaring van protocollen.

Het is noch uit de overgelegde stukken noch uit de behandeling ter zitting aan de Kamer gebleken dat de archiefbewaarplaats van de streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda niet voldoet aan eerdergenoemde wettelijke voorschriften.

De Kamer is daarom van oordeel dat de klacht op dit onderdeel ongegrond is.

Met betrekking tot klachtonderdeel 4

De notaris is in artikel 6 van de overeenkomst van 14/22 december 1998 van inbewaringgeving met de streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda voor het beheer van het inbewaringgegevene overeengekomen dat:

“a. derden de in bewaring gegeven bescheiden welke jonger zijn dan vijfenzeventig jaren slechts met machtiging van de bewaargever mogen raadplegen;

  b. in afwijking op het hierboven sub 6a bepaalde, zullen de indices en repertoria zonder beperkingen openbaar zijn;

  c. […]

  d. met inachtneming van het hierboven sub 6a bepaalde, aan derden van het in bewaring gegevene fotografische reproducties, fotokopieën daaronder begrepen, mogen worden verstrekt, ten aanzien waarvan de bewaargever geen auteursrechtelijke aanspraken zal doen gelden.”

De notaris wordt verweten dat hij door zijn inbewaringgeving aan de streekarchiefdienst op grond van deze bepalingen uit de overeenkomst zijn geheimhoudingsplicht als notaris heeft geschonden.

Artikel 22 Wna bepaalt dat de notaris ten aanzien van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheid als zodanig kennis neemt tot geheimhouding verplicht is, behoudens wettelijke uitzonderingen. Deze geheimhoudingsplicht wordt nader geregeld in artikel 49 Wna voor de afgifte aan partijen, hun rechtverkrijgenden onder algemene titel of aan bepaalde belanghebbenden en voor het recht op inzage in een akte of een gedeelte daarvan, behoudens wettelijke uitzonderingen. De afgifte betreft afschriften, uittreksels en grossen van de tot het protocol van de notaris behorende notariële akten.

Artikel 12  lid 2 Wna bepaalt dat de notaris zijn protocol of een onderdeel daarvan niet uit handen mag geven, behoudens wettelijke uitzonderingen. De Kamer leest deze bepaling aldus dat de notaris in principe de hem bij of krachtens wet gegeven autonome zeggenschap over hetgeen tot zijn protocol behoort dient te behouden en niet aan een ander mag overdragen, behoudens bij de wet gegeven uitzonderingen.

Volgens artikel 1 onderdeel e Wna worden onder het protocol begrepen de minuten, notariële verklaringen, registers, afschriften, repertoria en kaartsystemen die onder de notaris berusten.

Met betrekking tot onderdeel a van artikel 6 van de overeenkomst met het streekarchief is voor de Kamer niet duidelijk wat met “derden” wordt bedoeld. In ieder geval geeft het niet de bedoelingen van de wetgever weer ten aanzien van de geheimhouding die de notaris moet betrachten bij het verlenen van inzage in de tot zijn protocol behorende akten.

Voorzover de overeenkomst van inbewaringgeving tevens ziet op mogelijk in de toekomst over te brengen akten van uiterste willen [hetgeen de Kamer overigens ontoelaatbaar acht] mist de Kamer in onderdeel a van artikel 6 een regeling voor de uiterste willen zoals bedoeld in de Wna. Onderdeel a spreekt immers slechts van “bescheiden welke jonger zijn dan vijfenzeventig jaren” waarvoor een machtiging van de notaris als bewaargever vereist is, maar laat in het midden wat er moet gebeuren met uiterste willen, althans regelt bijvoorbeeld niet dat uiterste willen niet aan het streekarchief in bewaring worden gegeven en daarom niet onder dit onderdeel vallen.

In onderdeel b van artikel 6 van de overeenkomst is opgenomen dat ­ in afwijking van het in onderdeel a bepaalde ­ repertoria zonder beperkingen openbaar zijn. De Kamer stelt vast dat dit in strijd is met de geheimhoudingsplicht van de notaris.

Voor onderdeel d van artikel 6 van de overeenkomst gelden dezelfde bezwaren als hiervoor overwogen voor onderdeel a. Ook hier geeft de bepaling naar het oordeel van de Kamer niet de bedoelingen van de wetgever weer ten aanzien van de geheimhouding die de notaris moet betrachten, maar nu voor de afgifte van afschriften, uittreksels of grossen van de tot het protocol van de notaris behorende akten.

De Kamer komt tot de conclusie dat dit klachtonderdeel gegrond is, in die zin dat de notaris niet afdoende aan zijn geheimhoudingsplicht als notaris heeft voldaan door met de streekarchiefdienst Holland Midden te Gouda genoemde overeenkomst aan te gaan met de bepalingen als voormeld.

Tenslotte

Met betrekking tot de gegrond bevonden klachtonderdelen 1, 2 [gedeeltelijk] en 4, gaat de Kamer ervan uit dat het slechts een eenmalige gebeurtenis betreft en dat ervan wordt uitgegaan dat sinds de overeenkomst met het streekarchief nog niemand inzage heeft gehad in enig gedeponeerd stuk en geen kopieën zijn gemaakt, zodat thans geen aanleiding bestaat om aan de notaris daarvoor een tuchtmaatregel op te leggen.

De Kamer wijst de notaris er echter op dat een tuchtmaatregel niet kan uitblijven, indien bij een volgend protocolonderzoek door de Belastingdienst blijkt dat de notaris om wat voor redenen dan ook zich niet aan zijn overbrengings- respectievelijk geheimhoudingsverplichting heeft gehouden, voorzover de klacht in de onderhavige procedure gegrond is verklaard.

De beslissing

De Kamer voornoemd:

verklaart de klacht gegrond in de klachtonderdelen 1, 2 [gedeeltelijk] en 4 als hiervoor overwogen, zonder oplegging van een maatregel.

Deze beslissing is gegeven door mrs R.G. Kok, voorzitter, J. Hulsebosch, G.A.M. van Lith, J.Z. Moree en M.G.L. den Os-Brand, en in tegenwoordigheid van de secretaris, mr A. Saab, in het openbaar uitgesproken op 18 augustus 2004.

Afschrift van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan de notaris gezonden.

Binnen dertig dagen na de dagtekening van de begeleidende brief kan de notaris van deze beslissing in hoger beroep komen bij het Gerechtshof te Amsterdam, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.

---

[1] Hof Amsterdam 25 oktober 2001, 1063/00 NOT, r.o. 6.3.