ECLI:NL:TNORAMS:2015:16 Kamer voor het notariaat Amsterdam SHE/2014/72

ECLI:	ECLI:NL:TNORAMS:2015:16
Datum uitspraak:	16-03-2015
Datum publicatie:	26-03-2015
Zaaknummer(s):	SHE/2014/72
Onderwerp:	Ondernemingsrecht
Beslissingen:	Klacht ongegrond
Inhoudsindicatie:	Klacht over concept-akte houdende proces-verbaal van een algemene vergadering van aandeelhouders (o.a. omvang van de opdracht en inhoud van de concept-akte). Klacht ongegrond.

Klachtnummer    : SHE/2014/72

Datum uitspraak : 16 maart 2015

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’S-HERTOGENBOSCH

De kamer voor het notariaat neemt de volgende beslissing naar aanleiding van de klacht van

de heer […] (verder: klager), wonende te […],

tegen

notaris mr. […] (verder: notaris), gevestigd te […].

1.          De procedure

1.1.       Bij brief van 27 augustus 2014 heeft klager een klacht geformuleerd tegen de notaris. Deze klacht is op 29 augustus 2014 binnengekomen bij de kamer voor het notariaat (verder: de kamer).

1.2.       De notaris heeft op de klacht geantwoord.

1.3.       De voorzitter van de kamer heeft de behandeling van de zaak verwezen naar de volle kamer.

1.4.       De kamer heeft de klacht behandeld op 19 januari 2015. Verschenen is de notaris. Klager is, hoewel behoorlijk opgeroepen, niet verschenen.

2.          De feiten

2.1.       [X B.V.] (hierna: [X B.V.]) exploiteert een onderneming, welke onderneming zich - onder meer - bezig houdt met het importeren en distribueren van diepvriesspecialiteiten.

2.2.       Klager was houder van gewone aandelen en prioriteitsaandelen in [X B.V.]. De besloten vennootschap [Y B.V.] (hierna: [Y B.V.]) is eveneens houder van gewone aandelen en prioriteitsaandelen in [X B.V.]. De besloten vennootschap [Z B.V.] is houder van gewone aandelen in [X B.V.].

2.3.       [Y B.V.] is bestuurder van [X B.V.]. De heer [Y] (hierna: de heer Y) is bestuurder van [Y B.V.].

2.4.       De heer [Y] heeft namens [Y B.V.] de notaris opdracht gegeven tot het opmaken van een notariële akte van proces-verbaal van de algemene vergadering van aandeelhouders (hierna: AVA) op 11 juni 2014.

2.5.       Op 11 juni 2014 heeft de AVA plaatsgevonden. De notaris heeft daarvan schriftelijke aantekeningen en een digitale opname gemaakt.

2.6.       Bij e-mailbericht van 25 juni 2014 heeft de notaris aan alle partijen een concept-akte van proces-verbaal van de AVA van 11 juni 2014 toegezonden. Vervolgens is er een geschil ontstaan over de omvang van de opdracht en de inhoud van de concept-akte.

2.7.       Bij e-mailbericht van 7 juli 2014 heeft de heer [Y] de notaris bericht dat [Y B.V.] en klager een vaststellingsovereenkomst hebben gesloten waarbij klager zijn aandelen in [X B.V.] aan [Y B.V.] heeft verkocht. De heer [Y] heeft de notaris daarbij medegedeeld dat het opmaken van een notariële akte van proces-verbaal niet meer nodig was en dat hij wel graag de digitale opname van de AVA wenste te ontvangen.

2.8.       Op 10 juli 2014 heeft de notaris de vaststellingsovereenkomst ontvangen.

2.9.       Op 11 juli 2014 heeft de notaris de digitale opname van de AVA aan klager en [Y B.V.] toegezonden. Vervolgens heeft de notaris het dossier inzake het opmaken van het proces-verbaal gesloten. De notaris is overgegaan tot het opstellen van een concept-akte houdende levering van aandelen.

2.10.     Op 26 augustus 2014 is de akte houdende levering van aandelen gepasseerd ten overstaan

van de notaris.

3.          De klacht en het verweer

3.1.       Klager stelt zich op het standpunt dat de notaris partijdig en onzorgvuldig heeft gehandeld.

Klager verwijt de notaris het navolgende:

1.    De notaris heeft zich niet gehouden aan de opdracht. Klager stelt in dit verband dat de notaris

in de concept-akte ook proces-verbaal heeft opgemaakt van de geschillenbeslechting en de overnamebespreking na afloop van de AVA, terwijl de opdracht aan de notaris was beperkt tot het opmaken van proces-verbaal van de AVA.

2.    De concept-akte staat vol met onjuistheden en cruciale uitspraken zijn weggelaten ten voordele van [Y B.V.]. Klager wijst in dat verband naar zijn e-mailberichten van 25 juni 2014, 26 juni 2014 en 27 juni 2014.

3.    De notaris heeft bij e-mailbericht van 26 juni 2014 aangeboden een letterlijke weergave van het verhandelde te willen maken, doch heeft bij e-mailbericht van 27 juni 2014 ten voordele van [Y B.V.] bericht slechts enkele wijzigingen te willen doorvoeren.

4.    De notaris heeft klager niet in kennis gesteld van de opmerkingen van [Y B.V.] ten aanzien van de concept-akte.

5.    De notaris heeft zich ten onrechte op het standpunt gesteld dat klager de kosten voor het opmaken van een letterlijke weergave voor zijn rekening dient te nemen. Dit is, aldus klager, in strijd met artikel 24 lid 2 van de statuten van [X B.V.].

6.    De notaris heeft zich ten onrechte op het standpunt gesteld dat klager de kosten voor het opmaken van een letterlijke weergave vooraf diende te voldoen.

7.    De notaris heeft een exorbitante, onredelijke en misleidende kostenindicatie voor het opmaken van een letterlijke weergave gegeven.

8.    De notaris heeft zich bemoeid met c.q. invloed uitgeoefend op de inhoud van de concept-vaststellingsovereenkomst. Klager wijst in dat verband op artikel 7.3. van de concept-vaststellingsovereenkomst.

9.    De notaris heeft sinds 27 juni 2014 niet meer gereageerd op opmerkingen, vragen en verzoeken van klager. Pas ná het tekenen van de vaststellingsovereenkomst op 10 juli 2014 heeft de notaris de geluidsopname toegezonden, aldus klager.

3.2.       De notaris voert hiertegen verweer.

4.          De beoordeling

4.1.       Op grond van artikel 93 lid 1 van de Wet op het notarisambt (Wna) zijn notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De kamer dient de handelwijze van de notaris te toetsen aan de in dat artikel omschreven tuchtnorm. De klachtonderdelen zullen hierna afzonderlijk worden besproken.

klachtonderdeel 1

4.2.       Klager verwijt de notaris in het eerste klachtonderdeel dat hij zich niet heeft gehouden aan de opdracht. Klager stelt in dit verband dat de notaris in de concept-akte ook proces-verbaal heeft opgemaakt van de geschillenbeslechting en de overnamebespreking na afloop van de AVA, terwijl de opdracht aan de notaris was beperkt tot het opmaken van proces-verbaal van de AVA. Klager voert in dat verband aan dat de geluidsband van de opname tussen 57.18 min. en 57.31. min. laat horen dat de voorzitter de AVA formeel sluit waarna de advocaat van [Y B.V.] om 57.36 min. het woord neemt om de gesprekken/onderhandeling omtrent de geschillen in te luiden.

De notaris betoogt dat hij zich wel heeft gehouden aan de opdracht. Ter zitting heeft de notaris erkend dat hij in de concept-akte een fout heeft gemaakt, omdat de AVA inderdaad was gesloten.

De notaris heeft dit in het tweede concept hersteld. De notaris heeft ter zitting voorts verklaard dat [Y B.V.] opdracht heeft gegeven tot het notuleren van de totale zitting inclusief onderhandeling. De AVA had heel kort kunnen zijn, omdat alle vragen van te voren al waren beantwoord.

Het belangrijkste was nu juist hetgeen na de AVA zou plaatsvinden, aldus de notaris.

Uit hetgeen de notaris ter zitting heeft verklaard volgt dat de opdracht van [Y B.V.] tot het opmaken van proces-verbaal niet alleen betrekking had op de AVA, maar ook op de onderhandelingen ná de AVA. Anders dan klager heeft betoogd, heeft de notaris zich wel gehouden aan de opdracht. Dit klachtonderdeel is dan ook ongegrond.

klachtonderdeel 2

4.3.       Klager verwijt de notaris in het tweede klachtonderdeel dat de door hem opgestelde concept-akte vol staat met onjuistheden en dat cruciale uitspraken zijn weggelaten ten voordele van [Y B.V.]. Klager wijst in dat verband op de e-mailberichten van 25 juni 2014, 26 juni 2014 en

27 juni 2014. 

De notaris voert hiertegen verweer en voert aan dat partijen in de gelegenheid zijn gesteld te reageren op de concept-akte. Onzakelijke uitspraken, grof taalgebruik, beledigingen, verwensingen en insinuaties zijn weggelaten, aldus de notaris.

De kamer overweegt dat klager de notaris heeft bericht dat in de concept-akte ten onrechte staat vermeld dat hij de jaarrekening heeft ondertekend. De notaris heeft dit vervolgens aangepast. Dit geldt eveneens voor de hiervoor in het eerste klachtonderdeel vermelde onjuistheid met

betrekking tot het einde van de AVA. Voor het overige heeft klager dit klachtonderdeel onvoldoende onderbouwd. Dit klachtonderdeel is dus ongegrond.

klachtonderdeel 3

4.4.       In het derde klachtonderdeel verwijt klager de notaris dat hij bij e-mailbericht van 27 juni 2014 heeft bericht dat hij slechts enkele wijzigingen wil doorvoeren, terwijl hij bij e-mailbericht van 26 juni 2014 heeft aangeboden een letterlijke weergave van het verhandelde

te willen maken.

De notaris betoogt dat het aanbod van een letterlijke weergave was bedoeld om klager en [Y B.V.] een tussenoplossing te bieden. Omdat [Y B.V.] het hiermee evenwel uitdrukkelijk oneens was - [Y B.V.] had opdracht gegeven tot een zakelijke weergave -, heeft de notaris klager vervolgens medegedeeld dat de opzet en de inhoud van de concept-akte behoudens verbeteringen niet wordt gewijzigd. Wel had klager de keuze en de mogelijkheid om op eigen kosten een letterlijke weergave te laten opstellen, aldus de notaris.

Nu het aanbod van een letterlijke weergave bij wijze van tussenoplossing is voorgesteld en [Y B.V.] als opdrachtgever van de notaris daarmee niet kon instemmen, is de handelwijze van de notaris naar het oordeel van de kamer niet laakbaar. De kamer zal dit klachtonderdeel dan ook ongegrond verklaren.

klachtonderdeel 4

4.5.       Klager verwijt de notaris voorts dat hij klager niet in kennis heeft gesteld van de opmerkingen van [Y B.V.] ten aanzien van de concept-akte.

De notaris voert hiertegen verweer en voert aan dat alle opmerkingen en verzoeken tot wijzigingen eerst worden verzameld, beoordeeld en geaccordeerd alvorens gewenste wijzigingen aan de overige partijen worden medegedeeld en een aangepast concept aan partijen ter beoordeling kan worden toegezonden. De notaris stelt dat hij pas op 29 juni 2014 opmerkingen van de heer [Y] heeft ontvangen en dat op 7 juli 2014 de heer [Y] de notaris heeft bericht dat [Y B.V.] en klager een vaststellingsovereenkomst hadden gesloten en dat de notaris zijn werkzaamheden met betrekking tot het proces-verbaal diende te beëindigen. Toezending van de opmerkingen en toezending van een gewijzigde concept-akte hadden toen geen functie meer, aldus de notaris.

Vast staat dat [Y B.V.] en klager een vaststellingsovereenkomst hebben gesloten,

welke vaststellingsovereenkomst de notaris op 10 juli 2014 heeft ontvangen. In deze vaststellingsovereenkomst staat het volgende vermeld:

“ E. Partijen een geschil hebben over de inhoud van het notarieel proces-verbaal van de vergadering van (prioriteits)aandeelhouders d.d. 11 juni 2014 een correcte weergave bevat van hetgeen tijdens die vergadering van (prioriteits)aandeelhouders d.d. 11 juni 2014 is besproken.

F. De partijen hebben besloten de onder C, D en E. genoemde geschillen/

aangelegenheden te beëindigen door het sluiten van deze overeenkomst.”

Nu de vaststellingsovereenkomst mede betrekking heeft op de inhoud van het proces-verbaal, had klager vanaf het sluiten van deze vaststellingsovereenkomst geen belang meer bij toezending van de opmerkingen van [Y B.V.] en toezending van een gewijzigde concept-akte. Gelet op de korte tijdspanne tussen de ontvangst van de opmerkingen van klager en [Y B.V.] ten aanzien van de concept-akte en de totstandkoming van de vaststellingsovereenkomst treft de notaris evenmin een verwijt voor de periode voorafgaand aan het sluiten van de vaststellingsovereenkomst. Dit klachtonderdeel is dan ook ongegrond.

klachtonderdeel 5

4.6.       Klager verwijt de notaris in het vijfde klachtonderdeel dat hij zich ten onrechte op het standpunt heeft gesteld dat klager de kosten voor het opmaken van een letterlijke weergave voor zijn rekening dient te nemen. Dit is, aldus klager, in strijd met artikel 24 lid 2 van de statuten van [X B.V.].

De notaris voert hiertegen verweer en voert aan dat [Y B.V.] geen opdracht heeft gegeven tot een letterlijke weergave. De prijsopgave aan [Y B.V.] was gebaseerd op een zakelijke weergave, aldus de notaris.

Artikel 24 lid 2 van de oprichtingsakte luidt als volgt:

“Zowel de directie als een houder van prioriteitsaandelen is bevoegd te bepalen dat van het verhandelde in de algemene vergadering een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt. De kosten daarvan zijn voor rekening van de vennootschap.”

Hieruit volgt dat ook klager - als prioriteitsaandeelhouder - bevoegd is tot het verstrekken van een opdracht tot het opmaken van een notariële akte van proces-verbaal. Hieruit volgt evenwel niet dat over dezelfde vergadering twee opdrachten kunnen worden verstrekt. Nu [Y B.V.] al een opdracht had verstrekt, kwam deze bevoegdheid niet meer aan klager toe. Dit klachtonderdeel is dus ongegrond.

klachtonderdeel 6

4.7.       Klager verwijt de notaris in het zesde klachtonderdeel dat de notaris zich ten onrechte op het standpunt heeft gesteld dat klager de kosten voor het opmaken van een letterlijke weergave vooraf diende te voldoen. De notaris stelt zich op het standpunt dat het hem vrij staat een voorschot te vragen en dat het vragen van een voorschot niet ongebruikelijk is. De kamer onderschrijft het standpunt van de notaris en zal dit klachtonderdeel ongegrond verklaren.

klachtonderdeel 7

4.8.       In het zevende klachtonderdeel verwijt klager de notaris dat hij een exorbitante, onredelijke en misleidende kostenindicatie voor het opmaken van een letterlijke weergave heeft gegeven.

De notaris voert hiertegen verweer. Hij voert aan dat hij het dossier persoonlijk heeft behandeld en niet heeft overgelaten aan een medewerker vanwege de complexiteit. De notaris betoogt voorts dat hij vrij is in de prijsstelling en de werkwijze en dat hij een weloverwogen offerte heeft opgemaakt.

Ter zitting heeft de notaris nog verklaard dat hij klager op dezelfde condities heeft geoffreerd als

[Y B.V.] en dat het hem ongeveer een uur kost om 6 tot 8 minuten bandopname uit te werken. De notaris heeft voorts verklaard dat hij de bandopname inmiddels heeft uitgewerkt en dat hij daarmee anderhalve dag bezig is geweest.

Gelet op het verweer van de notaris en de verklaring ter zitting is de kamer van oordeel dat de wijze van offreren niet onbetamelijk is. De kamer zal dit klachtonderdeel dan ook ongegrond verklaren.

klachtonderdeel 8

4.9.       Klager verwijt de notaris in het achtste klachtonderdeel dat hij zich heeft bemoeid c.q. invloed heeft uitgeoefend op de inhoud van de vaststellingsovereenkomst. Klager wijst in dat verband op artikel 7.3. van de concept-vaststellingsovereenkomst. De notaris betwist dat hij bemoeienis heeft gehad met de vaststellingsovereenkomst.

Artikel 7.3 van de concept-vaststellingsovereenkomst luidde als volgt:

“Verkoper doet hierbij onherroepelijk en onvoorwaardelijk afstand van het maken van enige aanspraak uit hoofde van de in deze Overeenkomst geregelde geschillen jegens [Y B.V.], de Vennootschap en de heer [Y], en verplicht zich jegens [Y B.V.] (en diens rechtsopvolgers), de Vennootschap en de heer [Y] geen procedure(s) – noch bij de burgerlijke rechter, tuchtrechtelijke instantie, klachtencommissie, de Ondernemingskamer e,d, - te zullen aanvangen met betrekking tot het in de considerans van deze overeenkomst omschreven aangelegenheden, zulks in de ruimste zin van het woord.”

De woorden “tuchtrechtelijke instantie” zijn nadien kennelijk geschrapt. Nu klager tegenover de betwisting van de notaris niet heeft onderbouwd dat de notaris bemoeienis heeft gehad c.q. invloed heeft uitgeoefend op de inhoud van de vaststellingsovereenkomst, zal de kamer dit klachtonderdeel eveneens ongegrond verklaren.

klachtonderdeel 9

4.10.     Klager verwijt de notaris in het laatste klachtonderdeel dat hij sinds 27 juni 2014 niet meer heeft gereageerd op opmerkingen, vragen en verzoeken van de klager. Pas ná het tekenen van de vaststellingsovereenkomst op 10 juli 2014, heeft de notaris de geluidsopname toegezonden.

De notaris voert hiertegen verweer en stelt dat hij op alle e-mails heeft gereageerd en alles heeft toegezonden wat toegezonden diende te worden.

De kamer gaat er van uit dat klager met dit klachtonderdeel doelt op zijn e-mailbericht van

27 juni 2014 waarin klager het volgende heeft geschreven:

“U hebt zich niet aan de opdracht gehouden en derhalve verlang ik van u:

A. Dat u een letterlijk verslag maakt van de vergadering en het 1^e concept vernietigt.

B. Dat u de rekening stuurt naar de vennootschap conform de statuten, waarbij ik opmerking dat (…)

C. Dat u mij terstond een digitale kopie toestuurt van de geluidsopname van de vergadering.

D. Dat u mij een kopie stuurt van de opmerkingen die de andere partij, volgens u, heeft gemaakt op het concept. (…)”

De kamer verwijst naar hetgeen hiervoor in rechtsoverweging 4.5. is overwogen. Ook hier geldt dat gelet op de korte tijdspanne tussen de ontvangst van de opmerkingen van klager ten aanzien van de concept-akte en de totstandkoming van de vaststellingsovereenkomst de notaris geen verwijt treft.

Dit klachtonderdeel is dan ook ongegrond.

conclusie
4.11.     Gelet op het voorgaande zal de kamer de klacht ongegrond verklaren.

5.          De beslissing

5.1.       verklaart de klacht ongegrond.

Deze beslissing is gegeven door mr. W.M. Weerkamp, plaatsvervangend voorzitter, mr. H.G. Robers, rechterlijk lid, mr J.L.G.M. Mertens, notaris lid, mr. R.L.G.M. Steegmans, plaatsvervangend notaris lid, en mr. J.J.G.M. Kuijpers, belasting lid.

Uitgesproken in het openbaar op 16 maart 2015 door mr. H.A.W. Snijders, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van mr. B.E.L.A.M. de Groot-Hofstad als secretaris.

Hoger beroep tegen vorenstaande beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van het aangetekend schrijven waarbij van deze beslissing is kennis gegeven - bij het gerechtshof te Amsterdam, postadres: postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.