ECLI:NL:TNOKDOR:2011:YC0864 Kamer van toezicht Dordrecht 03/11

ECLI:	ECLI:NL:TNOKDOR:2011:YC0864
Datum uitspraak:	10-11-2011
Datum publicatie:	31-08-2012
Zaaknummer(s):	03/11
Onderwerp:	Ondernemingsrecht
Beslissingen:	Klacht ongegrond
Inhoudsindicatie:	Klachten over een onjuiste vertegenwoordiging doordat de akte niet door alle daartoe benodigde personen is getekend.

Kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te Dordrecht

KvT Klachtnummer: 03/11

Datum: 10 november 2011

Beslissing op de klacht van:

[klaagster]

gevestigd te [vestigingsplaats],

klaagster,

tegen :

[notaris],

notaris te [vestigingsplaats],

verweerder.

Partijen worden hierna aangeduid als 'klaagster' en 'de notaris'.

1. Verloop van de procedure

1.1. Het verloop van de procedure blijkt uit:

- het klaagschrift, met bijlagen, dat op 17 mei 2011 door de Kamer van toezicht over notarissen en kandidaat-notarissen te Middelburg is ontvangen;

- de beslissing van 17 juni 2011 van het Gerechtshof te Amsterdam dat deze Kamer is belast met de behandeling van de zaak;

- het verweerschrift van de notaris dat op 20 juli 2011 door de Kamer is ontvangen;

- de brief van [betrokkene] die op 1 augustus 2011 door de Kamer is ontvangen;

- de op 29 september 2011 gehouden mondelinge behandeling.

1.2. Tijdens de mondelinge behandeling zijn verschenen:

- namens klaagster: [twee bestuursleden en betrokkene].

- de notaris in persoon.

1.3. De Kamer heeft tijdens de mondelinge behandeling vastgesteld dat het klaagschrift is ingediend door één van de drie bestuursleden van klaagster, dat twee van haar drie bestuursleden zijn verschenen en dat de verschenen bestuursleden niet beschikken over een schriftelijke volmacht van het derde bestuurslid tot het instellen en behandelen van de klacht en/of tot het aanstellen van [betrokkene] als gemachtigde van klaagster. Na een korte schorsing heeft de Kamer beslist dat [betrokkene] niet kan optreden als gemachtigde van klaagster en dat klaagster in de gelegenheid zal worden gesteld om na de mondelinge behandeling de ontbrekende volmacht over te leggen.

1.4. Na de mondelinge behandeling heeft de Kamer nog ontvangen:

- een brief van de notaris van 4 oktober 2011, met bijlage;

- een machtiging van [een bestuurslid van klaagster] van 12 oktober 2011, waarvan de tekst luidt, voor zover relevant:  'Hierbij machtig ik mijn overige bestuursleden [van klaagster] (..), evenals [betrokkene] (adviseur) om namens mij te verschijnen voor de Kamer van Toezicht te Dordrecht inzake onze klacht tegen [notaris] (..)'.

2. Feiten

2.1. In april 2010 kreeg de notaris opdracht tot het vestigen van een recht van opstal door de [naam vereniging] ten behoeve van klaagster.

2.2. Artikel 9 van de statuten van klaagster luidt, voor zover relevant, als volgt:

'BESTUURSTAAK, VERTEGENWOORDIGING

Artikel 9.

1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.

2.  Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald, blijft het bestuur bevoegd.

3. (..)

4.  De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter, secretaris en penningmeester tezamen.' 

2.3. In de door de notaris opgestelde conceptakte stonden namens klaagster als comparanten vermeld: [namen bestuursleden], de voorzitter respectievelijk penningmeester van klaagster.

2.4. Op 18 oktober 2010 heeft [de voorzitter] de notaris per e-mail, voor zover relevant, het volgende geschreven:

'Op 12 november 2010 a.s. hopen wij bij u om 15.00 uur de akte te tekenen inzake het opstalrecht voor de waterleiding.

Naast [ ](voorzitter) en [ ] (penningmeester) zal [ ] (secretaris) namens [klaagster] tekenen. Wilt u haar derhalve ook opnemen in de definitieve akte. (..)'

2.5. Op de dag vóór of van het passeren van de akte is contact geweest tussen de notaris en [secretaris] over de vraag of zij ook bij het passeren van de akte aanwezig moest zijn. De notaris heeft daarbij aangegeven dat dit niet nodig was. Op 12 november 2010 is de betreffende akte voor de notaris verleden.

2.6. Ten tijde van het passeren van de akte stonden alleen [voorzitter en penningmeester] als bestuurders van klaagster ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De notaris heeft na het passeren van de akte aan [de voorzitter en penningmeester] een inschrijvingsformulier verstrekt dat gebruikt kon worden voor de inschrijving van [de secretaris] in het handelsregister. Op 16 november 2010 vond deze inschrijving plaats.  

3. Klacht en het verweer

3.1. De klacht strekt tot het treffen van de sanctie dat de notaris de akte van 12 november 2010 kosteloos dient te herstellen. Klaagster stelt daartoe dat die akte niet mede is ondertekend door haar secretaris, zodat klaagster daarin gelet op haar statuten niet op de juiste wijze is vertegenwoordigd. Volgens klaagster is de akte van 12 november 2010 daarmee nietig waardoor zij het beoogde recht van opstal niet heeft verkregen en weigert de notaris ten onrechte om de akte kosteloos te herstellen.

3.2. De notaris betwist gemotiveerd de klacht. Op de stellingen van de notaris en de klaagster wordt hierna, voor zover van belang, nader ingegaan.

4. Beoordeling van het geschil

4.1. In de overgelegde machtiging (zie 1.4.) staat niet expliciet vermeld dat deze strekt tot het indienen van de onderhavige klacht. Nu daarin wel vermeld staat dat deze betrekking heeft op 'onze klacht tegen notaris [de notaris] ' leest de Kamer de machtiging als zodanig. Klaagster kan dan ook

in haar klacht worden ontvangen.

4.2.  Tussen partijen staat vast dat ten tijde van het passeren van de akte alleen de [voorzitter en penningmeester] als bestuurders van klaagster in het handelsregister stonden ingeschreven en dat deze bestuurders in de akte van de notaris namens klaagster hebben opgetreden. Klaagster heeft niet betwist dat zij noch haar wederpartij in de akte, ingevolge artikel 2:6 BW, de kennelijke onvolledigheid van de in het handelsregister opgenomen gegevens jegens elkaar kunnen inroepen. Dat er sprake is van een nietige of vernietigbare akte blijkt dus niet.

4.3. De notaris heeft tijdens de mondelinge behandeling verklaard dat op de e-mail van 18 oktober 2010 (zie 2.4.) van zijn kant geen actie is gevolgd in die zin dat hij klaagster vóór het passeren van de akte erop heeft gewezen dat blijkbaar niet al haar bestuursleden in het handelsregister stonden ingeschreven. Dit stilzitten op zichzelf is niet klachtwaardig. Het is immers de plicht van het bestuur van klaagster om zorg te dragen voor een juiste inschrijving van haar bestuursleden in het handelsregister. De notaris heeft klaagster daartoe van dienst willen zijn door de [voorzitter en penningmeester] direct na het passeren van de akte een inschrijvingsformulier voor [de secretaris] te verstrekken.

4.4. Het vorenstaande betekent dat de klacht ongegrond zal worden verklaard. Daarbij komt het de Kamer voor dat juist klaagster onzorgvuldig heeft gehandeld. Behalve dat onderhavige klacht voorkomen had kunnen worden als klaagster ervoor had gezorgd dat haar gegevens volledig in het handelsregister waren opgenomen, constateert de Kamer dat klaagster onderhavige klacht aanhangig heeft gemaakt zonder op dat moment over de daarvoor vereiste volmacht van al haar bestuursleden te beschikken.

4.5. Gelet op het vorenstaande behoeven de overige stellingen en verweren van partijen geen bespreking. Daarbij overweegt de Kamer dat zij kennis heeft genomen van de brief van de notaris van    4 oktober 2011, maar dat zij de inhoud van die brief niet in haar besluitvorming heeft betrokken. 

5. Beslissing

De Kamer van toezicht:

verklaart de klacht ongegrond.

Deze beslissing is genomen door mr. T. Zuidema, voorzitter, en mr. F. Hoppel, mr. ir. A.J.E. Cartigny, mr. W.J. Barendse en mr. W. van der Heiden, leden, in tegenwoordigheid van de secretaris en uitgesproken in het openbaar op 10 november 2011.