Print
Download PDFECLI:NL:TNORSHE:2018:1 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2017/81 en 82
| ECLI: | ECLI:NL:TNORSHE:2018:1 |
|---|---|
| Datum uitspraak: | 19-03-2018 |
| Datum publicatie: | 29-03-2018 |
| Zaaknummer(s): | SHE/2017/81 en 82 |
| Onderwerp: |
|
| Beslissingen: | Klacht gegrond met berisping |
| Inhoudsindicatie: | Klacht van BFT tegen notaris (N) en kandidaat-notaris (KN) n.a.v. berichtgeving over Panama Papers. Overdracht van aandelen in Nederlandse B.V. aan partij in Panama in april 2015 in verband met (schijn)transactie van onroerend goed in Ecuador. KN heeft informatie over de beoogde transactie, vervat in e-mailstring en in bijlage bij e-mail, gemist. KN en N (die heeft vertrouwd op de handelwijze van de ervaren KN) hebben verklaard dat zij zeker anders zouden hebben gehandeld als zij ten tijde van de voorgenomen transactie kennis zouden hebben genomen van die informatie en dat deze voor hen destijds zonder meer aanleiding zou hebben gevormd om nader onderzoek te verrichten. N heeft erkend dat het kantoorbeleid destijds niet afdoende was sinds op 1 januari 2013 de reikwijdte van de WWFT voor (kandidaat-) notarissen was uitgebreid. KN en N in gelijke mate verantwoordelijk voor gang van zaken. Van een KN mag een hoge mate van zorgvuldigheid worden verwacht. Kamer acht het verwijtbaar dat cruciale informatie is gemist, als gevolg waarvan de N een akte van aandelenoverdracht heeft gepasseerd zonder dat daaraan voorafgaand voldoende onderzoek is verricht en zonder dat (voldoende) stil is gestaan bij de vraag of uit hoofde van de WWFT een verscherpt cliëntenonderzoek had moeten worden verricht, of melding had moeten worden gemaakt van een ongebruikelijke transactie en of er aanleiding was om diensten te weigeren of op te schorten in afwachting van de uitkomst van nader onderzoek. Gelet op de belangrijke positie van de notaris in het rechtsverkeer, waaronder de rol van “poortwachter”, rekent de kamer het de KN en de N ernstig aan dat zij de relevante informatie hebben gemist. KN en N betreuren hun handelwijze zeer. Gegrond, maatregel van berisping met besluit tot openbaarheid van deze maatregel voor KN en N. |
Klachtnummers : SHE/2017/81 en SHE/2017/82
Datum uitspraak : 19 maart 2018
KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH
De kamer voor het notariaat neemt de volgende beslissing naar aanleiding van de klacht van:
Bureau Financieel Toezicht (hierna: het BFT),
gevestigd in Utrecht,
gemachtigde: mevrouw mr. M.C. Kaptein MPM,
tegen
notaris de heer mr. […] (hierna: de notaris, klacht SHE/2017/81),
gevestigd in […],
gemachtigde: de heer mr. J.T.C. Leliveld, advocaat in Amsterdam,
en
kandidaat-notaris mevrouw mr. […] (hierna: de kandidaat-notaris, klacht SHE/2017/82),
werkzaam in […],
gemachtigde: de heer mr. J.T.C. Leliveld, advocaat in Amsterdam.
1. De procedure
1.1. Bij brief van 10 juli 2017 heeft het BFT een klacht geformuleerd tegen de notaris en de kandidaat-notaris. Deze brief (met bijlagen) is op 11 juli 2017 ontvangen door de kamer voor het notariaat in het ressort Den Haag. Die kamer heeft het gerechtshof in Amsterdam gevraagd de behandeling van de klacht te verwijzen naar een andere kamer.
1.2. Bij beslissing van 25 juli 2017 heeft de president van het gerechtshof Amsterdam de kamer voor het notariaat in het ressort ‘s-Hertogenbosch (hierna: de kamer) belast met de behandeling van de klacht.
1.3. De notaris en de kandidaat-notaris hebben een gezamenlijk verweerschrift (met bijlagen) ingediend, waarna de plaatsvervangend voorzitter van de kamer heeft bepaald dat de klacht ter zitting moet worden behandeld.
1.4. Bij brief van 21 december 2017 heeft de kamer gereageerd op een verzoek van de advocaat van de notaris en de kandidaat-notaris. Op dezelfde datum heeft de kamer een kopie van deze brief ter informatie toegezonden aan het BFT.
1.5. De klacht tegen de notaris en de kandidaat-notaris is gecombineerd behandeld tijdens de zitting van de kamer 15 januari 2018. Mevrouw mr. Y. Oortwijn-Schilthuizen en de heer mr. R. Wisse zijn namens het BFT ter zitting verschenen. De notaris en de kandidaat-notaris zijn eveneens ter zitting verschenen, bijgestaan door mr. Leliveld. Partijen hebben hun standpunt toegelicht, mede aan de hand van pleitaantekeningen.
2. De feiten
2.1. Op 10 juni 2014 is de besloten vennootschap [X] B.V. (hierna ook: [X]) opgericht met mevrouw [A] (hierna: [A]) als enig aandeelhouder en enig bestuurder. [A] is op dat moment werknemer van [Y] B.V. De akte van oprichting van [X] is gepasseerd door kandidaat-notaris mevrouw mr. [O] als waarnemer van de notaris. [X] is gevestigd op het privéadres van [A] in Amsterdam. Het geplaatst kapitaal van € 100,00 is, in tegenstelling tot wat de statuten bepalen, schuldig gebleven.
2.2. Op 31 maart 2015 (16:11) heeft de heer [B] (hierna: B), op dat moment partner van [Y] (hierna ook: [Y]), een e-mail met de volgende inhoud aan de kandidaat-notaris toegezonden:
“Subject: Real estate case
Importance : High
Dear […],
As soon as you have received the final OK from [C] please transfer all the shares in [X] currently being held by [A] to Mr. [D]. The purchase price will be USD 2,000.
Also please inform us what you need to receive from Mr. [D] for KYC purposes.”
2.3. Bij e-mail van 1 april 2015 (00:41:40) heeft [C] (hierna ook: [C]) namens [Z] & Co. (Panama) aan [B] bericht:
“Correct, is a go!!!”
2.4. [B] heeft dit bericht van [C] bij e-mail (met drie bijlagen) van 1 april 2015 (6:17) zonder commentaar doorgestuurd aan de kandidaat-notaris. De daaraan voorafgaande e-mails (hierna ook: de e-mailstring) waren aan de e-mail aan de kandidaat-notaris gehecht. Het betreft e-mails van [B] (31 maart 2015, 09:03 a.m.), [E], evenals [C] verbonden aan Z & Co. (31 maart 2015, 15:57) en [B] (30 maart 2015, 5:44 a.m.). [B] heeft in de laatstgenoemde e-mail zijn reactie verwerkt op diverse vragen en opmerkingen die [C] in een eerdere e-mail aan [B] had gesteld. Die e-mail van [C]was een vervolg op “today’s telephone conversation regarding the possibility of using a Dutch entity to sign “a promise to buy” agreement for a property in Ecuador.” [C] gaf in zijn e-mail informatie over de voorgenomen transacties, waarbij hij onder meer vermeldde (het commentaar van [B] is hierna door de kamer vetgedrukt weergegeven):
“2. Just for your information, to take into consideration if necessary, we currently administer for the client
a reinsurance entity the belongs to them but another person is appearing as owner, and from that entity we will take out the money they need now fort his operation (2.5mm). We normally take out the money as payments of dividends, but we can send it to another company, if necessary, based on instructiones given by the shareholder. OK (…)
7. At the end, the first Dutch BV will just make this payment to comply with the agreement. However, the
idea of the client is that the First Dutch entity will not be able to comply with the whole agreement and
the property will remain under te current owner. OK, but how will the USD 2,5mio stay then in Ecuador and how will the loan then be repaid bij the BV? Please elaborate on this point. Maybe a call would even be better.
Once this operation takes place (receiving and sending the money to Ecuador), the First Dutch entity will not be used any more. I understand that the charge of 2,5% will include the provision, use and closing of the Dutch entity. Correct. So USD 62,500 in total (USD 12,500 in legal and notary costs). The remaining USD 50,000 will be divided as follows:
USD 20,000 for [Z], USD 30,000 for [Y].”
2.5. In de vroege ochtend van 1 april 2015 heeft de kandidaat-notaris de e-mail van [B] van 6:17 uur gezien. Daarna is zij de benodigde stukken gaan opstellen voor een directiewisseling bij [X] (waarover zij de avond daarvoor was gemaild) en de aandelenoverdracht. Die stukken heeft zij in de loop van de ochtend toegezonden aan [B].
2.6. Vervolgens heeft [B] (bij e-mail van 12:31 uur) het volgende meegedeeld aan (onder meer) de kandidaat-notaris:
“Dear all,
Please find attached the org. and flow chart for this project. Please check it and let us know if you have any comments.
Also [E] and [C], please provide us with (A) the info re the Ecuadorian company and (B) with the two agreements that you need to prepare, see the chart (we can of course review them).
Deze e-mail bevatte bijlagen, aangeduid als:
“Project [ZZ] – Flow Chart and Financial Figures 01-04-2015.pptx”
2.7. In deze bijlagen (hierna ook: de PowerPoint slides) is onder meer een stappenplan opgenomen met de volgende inhoud:
1. “Transfers of the shares in [X] B.V. tot [D]
2. Signing of a Mandate without Representation between [ZZ] and [X] B.V.
3. Signing of a Mandate without Representation between [X] B.V. and [Q] B.V.
4. Signing of a Promise-to-buy Agreement between [X] B.V. and the Ecuadorian Real Estate Company
5. Transfer of USD 1,950,000 from [ZZ] to [Q]
6. Transfer of USD 1,900,000 from [Q] B.V. tot he Ecuadorian Real Estate Company
7. Dissolvement of the Promise-to-buy Agreement / loss of USD 1,900,000 as a consequence of the dissolvement
8. Liquidation of [X] B.V.”
2.8. Op 9 april 2015 heeft de notaris een akte van aandelenoverdracht gepasseerd, als gevolg waarvan alle aandelen in [X] door [A] zijn overgedragen aan [D] voor een koopsom van € 2.000,00.
2.9. Op 6 en 7 april 2016 zijn er in de media berichten verschenen over onthullingen in de Panama Papers dat [kantoornaam], een kantoor met advocaten en notarissen in […] (hierna: het kantoor), had meegewerkt aan dubieuze financiële constructies van cliënten. De notaris en de kandidaat-notaris zijn aan dit kantoor verbonden.
2.10. Naar aanleiding van de eerste berichten heeft de notaris op 6 april 2016 direct contact gezocht met het BFT en gevraagd onderzoek te verrichten binnen de afdeling notariaat van het kantoor. Diezelfde dag heeft de notaris, die op dat moment bestuursvoorzitter van het kantoor was, deze functie neergelegd.
2.11. Op grond van artikel 110 lid 1 en volgende van de Wet op het notarisambt (Wna) en hoofdstuk 4 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) heeft het BFT op 25 april 2016 een onderzoek ingesteld naar de handelwijze van de notaris en de kandidaat-notaris. Het BFT heeft in dat verband vijf dossiers onderzocht, die behoren tot het protocol van de notaris. Deze dossiers zijn behandeld door de kandidaat-notaris en de notaris heeft de akten in die dossiers gepasseerd. Het onderzoek is afgesloten op 17 juni 2016. Op 12 januari 2017 heeft het BFT het definitieve onderzoeksrapport (hierna ook: het BFT-rapport) uitgebracht.
2.12. Na de publicaties in Het Financieele Dagblad hebben de notaris en de kandidaat-notaris in april 2016 alsnog een melding gedaan van een ongebruikelijke transactie in de zin van de WWFT.
3. De klacht
3.1. De klacht heeft betrekking op het handelen en nalaten van de notaris en de kandidaat-notaris in verband met de overdracht van de aandelen van [X] aan [D]. Het BFT heeft ter zitting verklaard dat de bevindingen in de overige vier onderzochte dossiers door de kamer buiten beschouwing kunnen worden gelaten.
3.2. De bevindingen van het BFT in het dossier [X] luiden (onder meer):
“Eind maart 2015 meldt de heer [B], partner van [Y] B.V., zich bij uw kantoor met de voorgenomen structuur als verwoord in een emailbericht van 30 maart 2015 zoals door mevrouw mr. [naam kandidaat-notaris] op 1 april 2015 ontvangen, alsmede met drie powerpoint-slides met de structuur (…). Uit de voorgenomen structuur en het stappenplan blijkt dat [X] B.V. een ‘Promise to buy Agreement’ zal sluiten met de ‘Ecuadorian Real Estate Company’ voor de aankoop van vastgoed in Ecuador, waardoor geldstromen kunnen plaatsvinden via [X] B.V. naar Ecuador. Omdat [X] B.V. geen eigen bankrekening heeft, zal [X] B.V. een overeenkomst sluiten met de Nederlandse [Q] B.V., zodat de geldstromen via [Q] B.V. kunnen lopen. Het is echter op in ieder geval 1 april 2015 bij belanghebbende bekend (…) dat het de bedoeling is dat [X] B.V. niet geheel uitvoering zal geven aan de ‘Promise to buy Agreement’, waardoor het vastgoed in handen zal blijven van de verkoper in Ecuador. De geldstromen hebben hierdoor wel kunnen plaatsvinden en het bedrag dat via [Q] B.V. aan de ‘Ecuadorian Real Estate Company’ is overgemaakt zal als verlies worden afgeschreven. Ook blijkt uit de structuur dat bij de geldstromen een verschil tussen $ 1.950.000,- en $ 1.900.000,- ten goede komt aan [Q] B.V. Op 1 april 2015 bericht de heer […] van [Y] per e-mail onder meer aan mevrouw [naam kandidaat-notaris] de bankgegevens van het rekeningnummer van [Q] B.V. Het is een rekeningnummer bij een bank in Bratislava te Slowakije.
Daarnaast is een e-mail in het dossier aangetroffen gedateerd 1 april 2015 van de heer [B] gericht aan mevrouw [naam kandidaat-notaris], waarin de volgende tekst bij het onderwerp is opgenomen: ‘[voornaam kandidaat notaris], verander die USD 2,000 voor [A] maar in EUR 2,000 voor die aandelen in [X] BV.’
Op 9 april 2015 passeert notaris [naam notaris] de akte aandelenlevering, waarbij alle aandelen van [X] B.V. door [A] worden overgedragen aan [D] voor een koopsom groot € 2.000,-.
3.3. H et BFT heeft de klacht als volgt samengevat:
“In het dossier [X] (…) is door gebruikmaking van een stroman-schijnconstructie (mogelijk) sprake van een in de Panama papers aangegeven dubieuze financiële constructie. De notaris passeert in dit kader de akte houdende overdracht van aandelen van plankvennootschap [X] B.V. AO. aan [D]. De akte is door de kandidaat-notaris voorbereid.
Bij het onderzoek door het BFT zijn in het dossier [X] B.V. AOV schendingen van de Wna en onderliggende regelgeving en de overtredingen van de WWFT geconstateerd op de volgende vier tuchtklachtonderdelen:
A. Tuchtklacht schending onderzoeksplicht artikel 17 Wna
B. Tuchtklacht overtreding verscherpt cliëntenonderzoek artikel 8 WWFT
C. Tuchtklacht overtreding meldplicht artikel 16 WWFT
D. Tuchtklacht schending weigeringsplicht artikel 21 Wna en plicht beëindigen zakelijke transactie artikel 5 WWFT.
Deze tuchtklachten zien op het handelen van de kandidaat-notaris die optrad als dossierbehandelaar en op het handelen en de verantwoordelijkheid van de notaris die de akte houdende aandelenoverdracht passeerde. Voor wat betreft de verantwoordelijkheid van de notaris is nog relevant dat een notaris volgens artikel 3 lid 2 Vbg 2011 bij een aan hem gegeven opdracht, onder zijn verantwoordelijkheid werkzaamheden (intern en extern) kan uitbesteden, mits hij de regie, zeggenschap en het toezicht daarop volledig behoudt. Op grond van artikel 14 Vbg 2011 is een notaris verantwoordelijk voor een goede kantoororganisatie.
Dat de notaris de regie en de eindverantwoordelijkheid houdt, doet overigens niet af aan de eigen (tuchtrechtelijke) verantwoordelijkheid van een (ervaren) kandidaat-notaris die (veelal) de voorbereidende werkzaamheden voor een akte verricht. De tuchtklachtonderdelen zien dan ook op zowel het handelen van de kandidaat-notaris als het handelen van de notaris. (…)
De aan u voorgelegde (veelal samenhangende) normschendingen zien op WWFT-verplichtingen die moeten voorkomen dat een notaris optreedt als facilitator bij mogelijk witwassen en het financieren van terrorisme en op de verplichtingen uit de Wna die zien op de rol van de notaris in het rechtsverkeer ten behoeve van de rechtszekerheid en het vertrouwen in het notariaat, mede gezien zijn rol als poortwachter.
(…) Er is sprake van een plankvennootschap. (…) In 2015 moet voor belanghebbende duidelijk zijn geworden dat in strijd met de oprichtingsakte het aandelenkapitaal niet is volgestort. Er is geen informatie over prijsstelling en er is geen onderbouwing van de ‘valuta-switch’ van dollar naar euro. (…) Uit het dossier blijkt niet van enige inventarisatie en beoordeling van het risico van het gebruik van de plankvennootschap in dit met spoed af te handelen dossier. Er is op voorhand al het voornemen om de transactie niet te laten doorgaan met daardoor een tevoren kenbaar verlies van 1,9 miljoen dollar.”
3.4. De notaris en de kandidaat-notaris hebben gezamenlijk gemotiveerd verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover relevant voor de beoordeling, zal dit verweer hierna aan de orde komen.
4. De beoordeling
4.1. Op grond van artikel 93 eerste lid Wna zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijke beroepsbeoefenaar behoort te doen.
4.2. Gelet op het feit dat de kandidaat -notaris sinds 1 maart 2003 als zodanig werkzaam was, is de kamer van oordeel dat zij als dermate ervaren moet worden aangemerkt dat zij volledig tuchtrechtelijk verantwoordelijk is voor haar handelwijze.
4.3. Bij de beoordeling van de handelwijze van de kandidaat-notaris en de notaris wordt vooropgesteld dat zij hun werkzaamheden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid moeten verrichten. Deze hoge mate van zorgvuldigheid, die is geformuleerd in artikel 17 Wna, is vereist in verband met de belangrijke functie van de notaris in het rechtsverkeer. Door zijn functie kan een notaris te maken krijgen met opdrachtgevers die van hem verlangen dat hij werkzaamheden verricht waarvan hij weet of vermoedt dat deze in strijd zijn met het recht of de openbare orde, of dat hij meewerkt aan handelingen die kennelijk een ongeoorloofd doel of gevolg hebben. Bij gerede twijfel aan de goede bedoelingen van zijn cliënt is een notaris verplicht zijn diensten te weigeren, althans dient hij zich eerst door nader onderzoek te overtuigen van het geoorloofde karakter daarvan (artikel 21 lid 2 Wna). Uit artikel 17 Wna vloeit ook voort dat de notaris een onderzoeksplicht heeft om zijn wettelijke taak goed te kunnen vervullen: een zorgvuldig onderzoek is van belang om te voorkomen dat de notaris een schakel wordt in de totstandkoming van transacties die verband houden met fraude en witwassen.
4.4. Bij een vermoeden van witwassen of financieren van terrorisme moet een notaris bovendien een verscherpt cliëntenonderzoek verrichten als een zakelijke relatie of transactie naar haar aard of in verband met de staat waar de cliënt woonachtig of gevestigd is of zijn zetel heeft, een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich brengt (artikel 8 WWFT). Ook dient een notaris een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie onverwijld nadat het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is geworden, te melden aan de Financiële inlichtingen eenheid (artikel 16 WWFT) en is het verboden een zakelijke relatie aan te gaan met of een transactie uit te voeren voor een cliënt zo lang het (verscherpt) cliëntenonderzoek nog niet is afgerond (artikel 5 WWFT). Onder een transactie in de zin van de WWFT wordt verstaan een handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van een cliënt waarvan de notaris ten behoeve van zijn dienstverlening aan die cliënt heeft kennisgenomen; een direct of causaal verband tussen de ongebruikelijke transactie en de werkzaamheden van de notaris is geen vereiste. De meldingsplicht op grond van de WWFT kan ook van toepassing zijn als de dienstverlening door een notaris op zichzelf geen ongebruikelijk karakter heeft en geen rol speelt bij het faciliteren van witwassen.
4.5. Om uitvoering te kunnen geven aan de genoemde wettelijke bepalingen is de notaris (en ook de kandidaat-notaris) gehouden alert te zijn op de vraag of zich in een dossier risico-indicatoren voordoen, zoals (onder meer) omschreven in de Specifieke leidraad naleving WWFT voor (kandidaat en toegevoegd) notarissen van het BFT van 15 juli 2014. Daarin is aangegeven welk type cliënt, welk type transactie, welk type dienstverlening en welk soort land aanleiding kan geven voor het doen van verscherpt cliëntenonderzoek. In de Specifieke leidraad wordt erop gewezen dat witwassen zich onder meer kan voordoen door het “gebruik maken van buitenlandse (offshore) vennootschappen, trusts of internationale complexe structuren waardoor de ‘paper trail’ wordt doorbroken en de herkomst en/of de uiteindelijke belanghebbende niet meer te achterhalen is”. Het gebruik van lege vennootschappen wordt ook genoemd als aandachtspunt voor de aanwezigheid van een verhoogd risico. Mede ter voorkoming van financieel-economische malversaties moet een notaris de aan hem verstrekte informatie met de vereiste hoge mate van zorgvuldigheid beoordelen en zo nodig nader onderzoek verrichten. Het nalaten van een dergelijk onderzoek is een ernstige tekortkoming.
4.6. In reactie op vragen van het BFT over het door hen verrichte onderzoek hebben de kandidaat-notaris en de notaris (onder meer) als volgt geantwoord:
“De reden voor het gebruik van een bankrekening in Slowakije, waar [Y] een kantoor heeft, is ons niet bekend. (…)
Voor wat betreft de koopprijs hebben wij de instructies gevolgd van een van de betrokken mede-adviseurs (e-mail van de heer [B], die zelf opereerde onder de werking van de WWFT (alsook de WTT), de dato 1 april 2015 waarnaar wordt verwezen in de inleiding bij uw vragen). Dat bedrag was in onze ogen niet onlogisch voor een plank-vennootschap. (…)
Bij aanvang van het dossier is besproken dat wij de KYC gegevens van de koper nodig hebben, en daarbij is ons gevraagd welke stukken wij nodig hadden (e-mail 31 maart 2015, (…)). De koper [D] is bij de behandeling van het dossier aangemerkt als UBO, en van deze persoon hebben wij onder meer de volgende documenten ontvangen en gecontroleerd: een gelegaliseerde kopie van het paspoort, een gelegaliseerde volmacht en een CV. (…)
Voorts hebben we volmachten van de verkoper ([A]) en [X] ontvangen en gecontroleerd, alsmede de paspoorten van de ondertekenaars.(…)
In het onderhavige dossier is als uiteindelijke belanghebbende (UBO) aan te merken:
de verkopende partij [A];
de kopende partij [D] (…)
Voor alle cliënten en de UBO’s zijn de aan ons ter beschikking gestelde gegevens (daaronder identificatiegegevens) in het (elektronische) dossier bewaard en waar van toepassing aan de akte gehecht. (…)
Wij zijn niet betrokken geweest bij enige afspraak omtrent vergoedingen, beloningen of betalingen tussen de genoemde entiteiten. (…)
Allereerst wat betreft de koopprijs. Dossierbehandelaar [naam kandidaat-notaris] heeft de vraag opgeworpen of de storting van het aandelenkapitaal ad EUR 100,-- had plaatsgevonden. Het antwoord op die vraag luidde ontkennend, waarop zij zelf twee maal die vraag heeft voorgelegd of de koopprijs met EUR 100 moest worden aangepast. Twee maal is aan haar duidelijk gemaakt dat een koopprijsaanpassing niet aan de orde was. Wij zijn van mening dat het niet-volstorten van het aandelenkapitaal van invloed is, of althans kan zijn, op de koopprijs (reden waarom [naam kandidaat-notaris] hier expliciet naar vroeg). Evenwel, gegeven het ontkennende antwoord van onze opdrachtgever en het feit dat een en ander zich in een marge van 5% afspeelde, is de instructie om de koopprijs niet aan te passen, gevolgd.”
4.7. Vast staat dat de kandidaat-notaris de berichten uit de e-mailstring, die was gehecht aan de aan haar gerichte e-mail van 1 april 2015 (6:17), heeft ontvangen. Ter zitting heeft zij verklaard dat zij die e-mail, die zij ’s-morgens vroeg op haar mobiele telefoon had gezien, heeft beschouwd als een herinnering van [B] dat er een “go” was opdat zij zo snel mogelijk aan de slag zou gaan. Opdrachten van [X] moesten altijd met spoed worden afgehandeld, aldus de kandidaat-notaris, die erop heeft gewezen dat de aangehechte e-mails niet aan haar waren gericht. In de snelheid van die ochtend heeft zij daar geen aandacht meer aan besteed. Zoals gemeld bevatte de aangehechte e-mail van [B] van 30 maart 2015 (5:44 a.m.) zijn commentaar op de informatie die [C] in een eerdere e-mail had verstrekt over de voorgenomen transactie. De notaris en de kandidaat-notaris hebben wel erkend dat die e-mail cruciale informatie over de beoogde transactie bevatte, waaronder het citaat dat hiervoor is weergegeven in rechtsoverweging 2.4.
4.8. De kandidaat-notaris heeft verder verklaard dat zij de bijlagen die waren gevoegd bij de e-mail van 1 april 2015 (12:31) weliswaar heeft geopend, maar dat zij de PowerPoint slides enkel heeft “gescand” in verband met de vraag of zij nog wijzigingen zou moeten aanbrengen in de concepten die zij die ochtend had opgesteld. Deze opdrachtgever gaf vaker op het laatste moment wijzigingen door, aldus de kandidaat-notaris. Z ij heeft bekeken of het deel dat de aandelenoverdracht betrof juist was en zij heeft op basis van die slides toen niet het oordeel gehad dat zij geacht werd op de voorgenomen transactie te adviseren of dat de voorgenomen transactie mogelijk ongebruikelijk was of noopte tot nader onderzoek of andere actie. Volgens de kandidaat-notaris heeft zij tot haar grote spijt onvoldoende acht geslagen op de volledige inhoud van de PowerPoint slides die een schematische weergave bevatten van de onderlinge relatie tussen de diverse betrokken ondernemingen en waarin het, hiervoor in rechtsoverweging 2.7. geciteerde, stappenplan was opgenomen.
4.9. De kandidaat-notaris en de notaris (die heeft vertrouwd op de handelwijze van de ervaren kandidaat-notaris) hebben verklaard dat zij zeker anders zouden hebben gehandeld als zij ten tijde van de voorgenomen transactie wél kennis zouden hebben genomen van de informatie uit de
e-mailstring en indien zorgvuldiger was gekeken naar de inhoud van de PowerPoint slides. De daarin vervatte informatie zou destijds voor hen zonder meer aanleiding hebben gevormd om nader onderzoek te verrichten, bijvoorbeeld naar de vraag wie de UBO was, naar de voorgenomen transactie met de andere entiteiten en naar de geldstromen en de genoemde bedragen, aldus de notaris en de kandidaat-notaris. Zij betreuren het zeer dat de bijgevoegde informatie aan hun aandacht is ontsnapt.
4.10. De notaris heeft benadrukt dat niet alleen de kandidaat-notaris, maar ook hij (mede) verantwoordelijk is voor de gang van zaken in het dossier [X]. In dat verband heeft de notaris - destijds bestuursvoorzitter van het kantoor - erkend dat het kantoorbeleid niet afdoende was sinds de reikwijdte van de WWFT voor (kandidaat-) notarissen per 1 januari 2013 was uitgebreid. Volgens de notaris verliep het verifiëren en identificeren naar behoren, maar behoefden het monitoren van transacties en het signaleren van gevaargebieden verbetering. De awareness op dit gebied was destijds niet voldoende en de risico’s van een te grote klantintimiteit hadden destijds beter onderkend moeten worden, aldus de notaris. Zo is (achteraf bezien ten onrechte) vertrouwen gehecht aan het feit dat [Y] een bij het kantoor goed bekend trustkantoor was, dat de WWFT ook gold voor de aan [Y] verbonden fiscalisten en dat [Y] onder toezicht van De Nederlandsche Bank stond. Hoewel een voldoende deugdelijk kantoorbeleid ontbrak, diende de kandidaat-notaris in opdracht van trustkantoor [Y] wel (mogelijk ongebruikelijke) transacties te verrichten in verband met de overdracht van aandelen in een plankvennootschap aan een buitenlandse partij uit Panama. In verband daarmee is de kamer van oordeel dat de kandidaat-notaris en de notaris in gelijke mate verantwoordelijk zijn voor de gang van zaken in het dossier [X].
4.11. Nu, zoals hiervoor onder 4.3 is overwogen, van een (kandidaat-) notaris een hoge mate van zorgvuldigheid mag worden verwacht, acht de kamer het tuchtrechtelijk verwijtbaar dat de kandidaat-notaris geen kennis heeft genomen van de berichten uit de e-mailstring en dat zij de PowerPoint slides onvoldoende zorgvuldig heeft bekeken en daarmee cruciale informatie heeft gemist. D e hiervoor omschreven omstandigheden acht de kamer ontoereikend om hierover anders te oordelen. Als gevolg daarvan is op 9 april 2015 een akte van aandelenoverdracht gepasseerd zonder dat daaraan voorafgaand voldoende onderzoek is verricht en zonder dat (voldoende) stil is gestaan bij de vraag of uit hoofde van de WWFT een verscherpt cliëntenonderzoek had moeten worden verricht, of melding had moeten worden gemaakt van een ongebruikelijke transactie en of er aanleiding was om diensten te weigeren of op te schorten in afwachting van de uitkomst van nader onderzoek. De klacht zal dan ook gegrond worden verklaard.
4.12. Gelet op de belangrijke positie van de notaris in het rechtsverkeer, waaronder de rol van “poortwachter”, rekent de kamer het de kandidaat-notaris en de notaris ernstig aan dat zij de genoemde informatie hebben gemist. De kamer ziet daarom aanleiding om aan hen een maatregel op te leggen.
4.13. De kamer passeert het verweer van de kandidaat-notaris en de notaris dat de door het missen van de informatie gemaakte “doorwerkfouten” buiten beschouwing moeten worden gelaten bij de beoordeling van de verwijtbaarheid van hun handelwijze. Daargelaten de vraag of de gestelde praktijk rond “doorwerkfouten” zich leent voor toepassing door de notariële tuchtrechter is de kamer, gelet op de ernst van de onachtzaamheid, van oordeel dat (ook) de gevolgen van het missen van de informatie voor hun risico behoren te komen en mede in de beoordeling dienen te worden betrokken.
4.14. Bij de beoordeling van de vraag welke maatregel in de gegeven omstandigheden passend is acht de kamer het van belang dat pas een jaar na de transactie - nadat via de media bekend was gemaakt dat het kantoor betrokken zou zijn bij witwas-/schijnconstructies - door de notaris contact is opgenomen met het BFT om onderzoek te doen. Daarbij neemt de kamer in aanmerking dat de notaris en de kandidaat-notaris volledige openheid van zaken hebben gegeven aan het BFT en dat direct is begonnen met verbetering van het beleid om een juiste toepassing te geven aan de verplichtingen uit de WWFT. Zo zijn er sindsdien diverse protocollen en checklisten ingevoerd, is sinds medio o ktober 2016 een externe compliance officer aan het kantoor verbonden, is een nieuw compliance-beleid vastgesteld voor het hele kantoor en zijn er diverse bijeenkomsten gehouden om de kernpunten van dit beleid toe te lichten aan alle medewerkers. Verder hebben de kandidaat-notaris en de notaris naar voren gebracht dat de enorme media-aandacht, waarbij een beeld van hen is geschetst dat volgens hen geen recht doet aan de werkelijkheid, hen zeer heeft aangegrepen en grote emotionele en financiële gevolgen heeft gehad. De notaris heeft de mondelinge behandeling van de klacht afgesloten met de mededeling dat hij het zeer betreurt dat het dossier [X] en de Panama Papers het notariaat in een slecht daglicht hebben geplaatst.
4.15. Gezien de hiervoor omschreven feiten en omstandigheden acht de kamer het passend en geboden dat aan de notaris en de kandidaat-notaris de maatregel van berisping wordt opgelegd, waarbij de kamer zal besluiten tot openbaarheid van de opgelegde maatregel. Opmerking verdient dat het de kamer ambtshalve bekend is dat de kandidaat-notaris sinds 31 augustus 2017 niet meer als kandidaat-notaris werkzaam is.
5. De beslissing
De kamer voor het notariaat:
verklaart de klacht tegen de notaris gegrond;
verklaart de klacht tegen de kandidaat-notaris gegrond;
legt aan de notaris de maatregel van berisping op en besluit tot openbaarheid van de opgelegde maatregel;
legt aan de kandidaat-notaris de maatregel van berisping op en besluit tot openbaarheid van de opgelegde maatregel.
Deze beslissing is gegeven door mr. T. Zuidema, plaatsvervangend voorzitter, mr. J.H.L.M. Snijders plaatsvervangend rechterlijk lid, mr. M.A.M. Kessels, notarislid, mr. J.A.P. Dings, plaatsvervangend notarislid, en mr. R.J.M.G. Oostveen, plaatsvervangend belastinglid.
Uitgesproken in het openbaar op 19 maart 2018 door mr. J.H.L.M. Snijders, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.
Hoger beroep tegen vorenstaande beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van het aangetekend schrijven waarbij van deze beslissing is kennis gegeven - bij het gerechtshof te Amsterdam, postadres: postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.