Print
Download PDFECLI:NL:TNORARL:2016:28 Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden C/05/298954/KL 16/24
| ECLI: | ECLI:NL:TNORARL:2016:28 |
|---|---|
| Datum uitspraak: | 02-05-2016 |
| Datum publicatie: | 26-07-2016 |
| Zaaknummer(s): | C/05/298954/KL 16/24 |
| Onderwerp: |
|
| Beslissingen: | Klacht ongegrond |
| Inhoudsindicatie: | De kandidaat-notaris heeft geconstateerd dat in 2003 door de erfgenamen reeds toestemming gegeven was voor het verrekenen van de nota van het notariskantoor. Echter deze verrekening was, zo bleek ten tijde van de afwikkeling in 2014/2015 nog niet uitgevoerd. Gezien de al in 2003 verleende toestemming behoefde de kandidaat-notaris de erfgenamen niet opnieuw toestemming om te verrekenen te vragen. Ten deze betreft de kandidaat-notaris geen verwijt. Het feit dat om boekhoudkundige redenen een interne nota (geadresseerd aan het notariskantoor en niet aan de erfgenamen) is opgesteld, is evenmin verwijtbaar. De kamer onderschrijft de stellingname van de kandidaat-notaris dat het verstandiger geweest was de administratieve verwerking op een andere wijze dan door het opstellen van een fictieve declaratie - bijvoorbeeld door een memo op te stellen - te laten plaatsvinden. De kamer is echter van oordeel dat deze administratieve onvolkomenheid niet zo ernstig is dat deze de kandidaat-notaris tuchtrechtelijk verweten moet worden. |
KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ARNHEM-LEEUWARDEN
Kenmerk: C/05/298954/ KL 16/24
Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klacht van
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT),
gevestigd te Utrecht,
gemachtigde: mr. R. Wisse,
tegen
mr. […],
kandidaat-notaris te […],
gemachtigde: mr. G. van Atten,
advocaat te Amsterdam.
Partijen worden hierna klager en kandidaat-notaris genoemd.
1. Het verloop van de procedure
1.1 Het verloop van de procedure blijkt uit:
- de klacht van 8 maart 2016
- het verweerschrift van de kandidaat-notaris van 1 april 2016
- de brief met bijlagen van de kandidaat-notaris van 5 april 2016
1.2 De klacht is behandeld ter zitting van 6 april 2016. Namens klager zijn verschenen mr. R. Wisse en de heer D. van der Veer. Klager heeft een pleitnota overgelegd. De kandidaat-notaris is in persoon verschenen, bijgestaan door zijn gemachtigde.
2. De feiten
2.1 In de periode van december 2012 tot en met februari 2016 heeft klager ter uitvoering van zijn toezichthoudende taak op het kantoor waar de kandidaat-notaris destijds werkzaam was, diverse onderzoeken uitgevoerd. Deze onderzoeken zagen onder meer op (de voortvarendheid in de) afwikkeling van verschillende aan het kantoor toevertrouwde nalatenschappen.
2.2 Bedoelde afwikkeling voldeed naar het oordeel van klager in een aantal dossiers niet aan de te stellen eisen. Klager heeft de notaris waarvoor de kandidaat-notaris werkzaam was, een termijn gesteld om de afwikkeling van deze dossiers (administratief) op orde te brengen. De notaris heeft de kandidaat-notaris opgedragen deze taak in een van deze dossiers op zich te nemen. Voordien had de kandidaat-notaris geen bemoeienis met dit dossier gehad.
2.3 Klager heeft in het kader van haar controle werkzaamheden een nader onderzoek ingesteld in het hiervoor bedoelde dossier. Volgens de rapportage van klager van
22 oktober 2015 zijn de in dit verband door de kandidaat-notaris uitgevoerde werkzaamheden niet naar behoren verricht.
3. De klacht en het verweer
3.1 Klager heeft gezien de uitkomst van dit onderzoek de onderhavige klacht tegen de kandidaat- notaris ingediend. De klacht bestaat uit twee onderdelen.
Klachtonderdeel 1
De kandidaat-notaris heeft in het dossier declaraties van het notariskantoor verrekend met een bedrag dat aan de erfgenamen toekomt, zonder dat de erfgenamen daartoe toestemming hebben verleend.
Klachtonderdeel 2
De kandidaat-notaris heeft als dossierbehandelaar kosten van een tegen de notaris aanhangig gemaakte tuchtklachtprocedure bij de erfgenamen in rekening gebracht. Klager heeft er voorts op gewezen dat in het dossier geen uren waren geschreven.
3.2 De kandidaat-notaris heeft de klachten gemotiveerd betwist. Hij heeft daarbij aangevoerd onvoldoende in de gelegenheid te zijn geweest zijn verweer voor te bereiden. De kandidaat-notaris voert verder aan dat klager niet-ontvankelijk is in zijn klacht dan wel dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard.
3.3 De (overige) door klager en door de kandidaat-notaris ter onderbouwing van (de reactie op) de genoemde klachtonderdelen gestelde feiten en omstandigheden, voor zover voor de beoordeling van deze klacht van belang, komen hierna aan de orde.
4. De beoordeling
4.1 Relevante bepalingen
Ingevolge artikel 93 lid 1 van de wet op het Notarisambt (Wna) zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij als notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris niet betaamt.
Deze norm wordt nader ingevuld door artikel 17 lid 1 Wna waarin wordt bepaald dat de notaris zijn ambt uitoefent in onafhankelijkheid en de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken partijen behartigt op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.
Artikel 25 lid 1 Wna bepaalt onder meer dat de notaris verplicht is een of meer bijzondere bankrekening(en) aan te houden op zijn naam met vermelding van zijn hoedanigheid, die uitsluitend bestemd zijn voor gelden, die hij in verband met zijn werkzaamheden als zodanig onder zich neemt.
Artikel 25 lid 2 Wna (voor zover hier van belang) bepaalt voorts dat de notaris bij uitsluiting bevoegd is tot het beheer en de beschikking over de bijzondere rekening. Ten laste van deze rekening mag hij slechts betalingen doen in opdracht van een rechthebbende.
Artikel 2 van de Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 (Vbg) bepaalt dat de notaris zich in de uitoefening van zijn beroep en daarbuiten zodanig gedraagt dat het vertrouwen in het notariaat en in zijn eigen beroepsuitoefening niet wordt geschaad.
Artikel 5 van de Administratieverordening (Av) bepaalt onder meer dat de notaris er voor dient te zorgen dat intern maatregelen worden genomen dat de door de behandelaar(s) aan de opdracht bestede uren worden vastgelegd.
Met inachtneming van deze regelgeving oordeelt de kamer als volgt.
4.2 Klachtonderdeel 1
De kandidaat-notaris heeft (als dossierbehandelaar) declaraties van het notariskantoor verrekend met het bedrag dat aan de erfgenamen toekomt, zonder dat de erfgenamen daartoe toestemming hebben verleend.
4.2.1 Klager wijst ter onderbouwing van dit klachtonderdeel op de ( onder 2.3 genoemde) onderzoekrapportage van 22 oktober 2015.
Volgens deze rapportage zijn - in het onderzochte boedeldossier - de erfgenamen niet op de hoogte gebracht van de declaratie van 27 januari 2015. Evenmin blijkt uit bedoeld dossier dat de erfgenamen toestemming hebben verleend aan de kandidaat-notaris om de declaratie te voldoen uit de derdengelden die de notaris ten behoeve van de erfgenamen nog onder zijn beheer had.
4.2.2 De kandidaat-notaris heeft gemotiveerd verweer gevoerd. Daarbij heeft de kandidaat-notaris voorop gesteld dat hij destijds geen kennis heeft genomen van de (concept-)rapportage van 22 oktober 2015. Eerst na ontvangst van een afschrift van de klacht van klager van 8 maart 2016 is de kandidaat-notaris op de hoogte geraakt van het verwijt dat het BFT hem in deze rapportage maakt, waarna de kandidaat-notaris door de behandeling van deze zaak op de zitting van 6 april 2016 geen volle maand de tijd heeft gehad om op deze klacht te reageren. Dit reageren werd bovendien bemoeilijkt door het feit dat de kandidaat-notaris niet over het dossier in kwestie kon beschikken omdat hij inmiddels niet meer werkt op het kantoor van de notaris waar dit dossier werd behandeld.
Inhoudelijk reageert de kandidaat-notaris op dit klachtonderdeel als volgt.
Het betreffende dossier betrof de afwikkeling van een nalatenschap, die voor de erfgenamen al in 2003 tot een einde was gekomen, maar op het notariskantoor administratief niet was afgerond. Die afwikkeling diende in het kader van het onderzoek te geschieden en werd door de notaris aan de kandidaat-notaris die in het verleden niet in het dossier werkzaam was geweest, opgedragen. De kandidaat-notaris stond hierbij voor de taak het verleden te reconstrueren. Daarbij stuitte hij op bij het notariskantoor in depot staande bedragen. De kandidaat-notaris heeft geconstateerd dat de erfgenamen al in 2003 akkoord gegaan waren met de betaling en verrekening van verschotten door de notaris gemaakt. Die verrekening was echter (door een verrekening met het in depot staande bedrag) niet verwerkt. Het bedrag dat het notariskantoor toekwam, was hoger dan het in depot staande bedrag; het notariskantoor had dan ook recht op dit geld. Omdat de verrekening in de boekhouding van het notariskantoor verantwoord diende te worden, waartoe de stukken uit 2003, die niet meer voor handen waren, niet konden dienen, heeft de kandidaat-notaris een interne (fictieve) factuur, alleen bestemd voor de boekhouding van het notariskantoor aangemaakt.
Deze factuur van 27 januari 2015 is niet aan de erfgenamen verzonden.
Verzending aan de erfgenamen is mede achterwege gebleven omdat klager de notaris had opgedragen het onderzoek op de voor de erfgenamen minst belastende wijze te laten plaatsvinden.
4.2.3 De kandidaat-notaris heeft in de brief van zijn gemachtigde van 1 april 2016 verzocht om een gesprek en de mogelijkheid een plan van aanpak te maken verzocht. De kamer overweegt dat bij de behandeling van de klacht gebleken is dat in weerwil van het feit dat de onderzoekrapportage door klager niet dan wel onvoldoende met de kandidaat-notaris is besproken en de korte termijn waarop de behandeling van de klacht heeft plaatsgevonden, de kandidaat-notaris in staat geweest een deugdelijk verweer te voeren. De kandidaat-notaris heeft na de behandeling van de klacht ter zitting niet langer om een nadere termijn verzocht. De kamer gaat dan ook aan dit verzoek, voor zover nog gehandhaafd, voorbij.
4.2.4.De kamer is van oordeel dat dit klachtonderdeel niet gegrond is. Klager heeft het verweer van de kandidaat-notaris omtrent de feitelijke gang van zaken rond de verrekening niet althans onvoldoende weersproken. Zo is niet ontkend dat aan de notaris werd opgedragen de administratieve afwikkeling van het dossier te laten verlopen op een voor de erfgenamen minst belastende wijze. Die opdracht hield naar het oordeel van de kamer in dat de erfgenamen in 2015 niet benaderd behoefden te worden over de afwikkeling van de nalatenschap in 2003, indien daartoe geen aanleiding bestond. De kandidaat-notaris heeft geconstateerd dat in 2003 door de erfgenamen reeds toestemming gegeven was voor het verrekenen van de nota van het notariskantoor. Echter deze verrekening was, zo bleek ten tijde van de afwikkeling in 2014/2015 nog niet uitgevoerd. Gezien de al in 2003 verleende toestemming behoefde de kandidaat-notaris de erfgenamen niet opnieuw toestemming om te verrekenen te vragen. Ten deze betreft de kandidaat-notaris geen verwijt.
Het feit dat om boekhoudkundige redenen een interne nota (geadresseerd aan het notariskantoor en niet aan de erfgenamen) is opgesteld, is evenmin verwijtbaar. Betreffende deze nota heeft de kandidaat-notaris ter zitting opgemerkt dat het verstandiger geweest was de administratieve verwerking op een andere wijze dan door het opstellen van een fictieve declaratie - bijvoorbeeld door een memo op te stellen - te laten plaatsvinden. De kamer onderschrijft deze stellingname. De kamer is echter van oordeel dat deze administratieve onvolkomenheid niet zo ernstig is dat deze de kandidaat-notaris tuchtrechtelijk verweten moet worden.
De kamer wijst er voorts op dat voor zover zich bij de behandeling van het dossier in 2003 desalniettemin onregelmatigheden hebben voorgedaan, de kandidaat-notaris daarvan geen verwijt kan worden gemaakt, omdat niet weersproken is dat de kandidaat-notaris op dat tijdstip geen werkzaamheden in het dossier heeft verricht. Daarbij komt dat het klachtonderdeel voor zover het gedragingen die in 2003 hebben plaatsgevonden, zou betreffen, is verjaard.
4.3 Klachtonderdeel 2
De kandidaat-notaris heeft kosten van een tegen de notaris aanhangig gemaakte tuchtklachtprocedure bij de erfgenamen in rekening gebracht, terwijl voorts geen uren in het dossier zijn geschreven..
4.3.1 Dit klachtonderdeel is gebaseerd op het feit dat de kandidaat-notaris als dossierbehandelaar aan klager heeft aangegeven dat de declaratie van 27 januari 2015 is opgesteld op basis van ‘het doornemen van het dossier en de correspondentie van het notariskantoor en de erfgenamen en de correspondentie tussen de kamer van toezicht’. Klager verbindt aan deze mededeling de conclusie dat de kandidaat-notaris de erfgenamen uren in rekening heeft gebracht in verband met de behandeling van een ingediende tuchtklacht.
4.3.2 De kandidaat-notaris heeft gemotiveerd betwist, dat klachten gemaakt in verband met een tuchtprocedure aan de erfgenamen in rekening zijn gebracht. Hij heeft daarbij aangevoerd dat door hem op geen enkele wijze is aangegeven dat kosten bij de erfgenamen in rekening zijn gebracht in verband met een tegen de notaris gevoerde procedure.
4.3.3 De kamer stelt onder verwijzing naar de hiervoor aangegeven verklaring van de kandidaat-notaris enerzijds vast dat de kandidaat-notaris jegens klager heeft aangegeven dat de declaratie werkzaamheden betreffende een klachtprocedure betrof. (Vgl de brief van de kandidaat-notaris aan klager van 30 augustus 2015 pagina 2 onder b (bijlage 2 bij de klacht). Anderzijds is uit het - niet bestreden verweer - naar voren gekomen dat klager aan een verrekening in 2003, zo die al zou hebben plaatsgevonden - part noch deel heeft gehad. Alleen al om deze reden dient dit klachtonderdeel ongegrond te worden verklaard. Het feit dat de kandidaat-notaris zich onjuist althans ongelukkig heeft uitgelaten jegens klager, acht de kamer niet zo ernstig dat dit als tuchtrechtelijk verwijtbaar wordt aangemerkt.
Tenslotte overweegt de kamer dat het verwijt dat een mogelijke schending van artikel 5 van de Av (in het dossier zijn geen uren in rekening geschreven) niet aan de kandidaat-notaris kan worden tegengeworpen, nu de kandidaat-notaris onweersproken heeft aangevoerd dat de werkzaamheden die hij in het kader van het onderzoek heeft verricht, niet aan de erfgenamen in rekening zijn gebracht. Als reeds overwogen kan het - mogelijk - niet naleven van artikel 5 Av in 2003 de kandidaat-notaris niet tegengeworpen worden.
De klacht wordt daarom ook op dit onderdeel ongegrond verklaard.
5. De beslissing
De kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem – Leeuwarden:
- verklaart de klacht op beide onderdelen 1) en 2) ongegrond.
Deze beslissing is gegeven door mr. M.L.J.C. van Emden - Geenen, voorzitter,
mrs. W.J. Hordijk, T.K. Lekkerkerker, C.J. Hofman - Wels en F. Drost in
tegenwoordigheid van mr. M.J. Derksen, secretaris, uitgesproken in het openbaar op
2 mei 2016.
De secretaris, De voorzitter,