ECLI:NL:TNORDHA:2014:40 Kamer voor het notariaat Den Haag 14-20

ECLI: ECLI:NL:TNORDHA:2014:40
Datum uitspraak: 10-12-2014
Datum publicatie: 05-01-2015
Zaaknummer(s): 14-20
Onderwerp: Registergoed
Beslissingen:
Inhoudsindicatie: Als eigenaren hebben klagers nimmer een afschrift ontvangen van de splitsingsakte en splitsingstekening. Door het ontbreken van een kantoorklachtregeling zagen klagers zich genoodzaakt, zonder bericht vooraf aan de notaris, zich te wenden tot de Kamer. Klagers vinden de opmerking van de notaris in de e-mail van 24 januari 2014 onnodig kwetsend.

Kamer voor het notariaat in het ressort Den Haag

Beslissing d.d. 10 december 2014 inzake de klacht onder nummer 14-20 van:

[klager],

[klaagster],

hierna ook te noemen: klagers,

tegen

mr. [notaris],

notaris te [vestigingsplaats],

hierna ook te noemen: de notaris.

De procedure

De Kamer heeft kennisgenomen van:

·         de klacht, met bijlagen, ingekomen op 20 maart 2014,

·         het antwoord van de notaris, met bijlagen,

·         de repliek van klagers, met bijlagen,

·         aanvullende productie bij repliek,

·         de dupliek van de notaris, met bijlagen.

De mondelinge behandeling heeft plaatsgevonden op 5 november 2014. Daarbij waren aanwezig klagers en de notaris bijgestaan door kantoorgenoot mr. [A], oud-notaris te [vestigingsplaats].

Van het verhandelde is proces­verbaal opgemaakt met daaraan in afschrift gehecht de op de zitting overgelegde pleitaantekeningen van klagers.

De feiten

Klagers zijn eigenaren van respectievelijk de appartementsrechten [adresgegevens en woonplaats]en mitsdien van rechtswege lid van de Vereniging van Eigenaren [straatnaam en huisnummers] (oneven) te [woonplaats]  (hierna: VvE). Sinds 19 september 2013 zijn klagers benoemd tot het bestuur van de VvE. Sinds 2011 is de VvE cliënt van het notariskantoor. De notaris en mr. [A] (hierna: notaris A) waren de notarissen van dat kantoor. Mr. [A] is tevens eigenaar van een appartement in het betreffende complex.

Op 6 januari 2014 ontvangt het bestuur het verzoek van een aantal eigenaren om over te gaan tot het uitroepen van een extra vergadering in verband met een toestemmingsverzoek van een eigenaar voor een verbouwing, uiteindelijk te verrichten door potentiële kopers van het appartement. Tevens werd het verzoek gedaan om de potentiële kopers toe te laten tot de vergadering. Op grond van deze verzoeken dienden klagers het modelreglement 2006, de splitsingsakte, de splitsingstekening en het huishoudelijk reglement te bekijken. Bij de overdracht van de stukken door het oude bestuur, waar notaris [A] deel van uitmaakte, ontbraken de notulen van de bestuursvergaderingen, het register van eigenaars en gebruikers, de splitsingsakte, de splitsingstekening en het huishoudelijk reglement.

Klagers hebben de notaris meerdere malen verzocht om een afschrift van de splitsingsakte en splitsingstekening.

Op 17 januari 2014 heeft de notaris de volgende e-mail aan klagers gestuurd:

“(…)

Naar aanleiding van uw onderstaand bericht wil ik u bij deze laten weten het door u gevraagde graag aan u toe te sturen nadat ik mij ervan overtuigd heb dat u daarop recht heb.

Dit betekent dat ik het Handelsregister (en/of het kadaster) moet raadplegen; hieraan zijn kosten verbonden.

Indien u bereid bent deze kosten, welke € 60,50 (incl. 21% BTW) bedragen, per omgaande te voldoen, dan zal ik direct na ontvangst een aanvang maken met de werkzaamheden en kan het gevraagde vandaag nog aan u worden toegezonden. Na betaling ontvangt u voor deze kosten een declaratie.

Mijn bankrekeningen zijn: […..] of […..].

(…)”.

Op 24 januari 2014 ontvingen klagers een e-mail van de notaris met het volgende:

“Wanneer gaat u het verschuldigde bedrag van € 60,50 overmaken?

In mijn beleving is het redelijk dat ik voor mijn werkzaamheden betaald wordt; ik meende dat de slavernij al in 1863 afgeschaft is (in Nederland)”.

Notaris [A] is op 1 mei 2014 gedefungeerd.

De klacht en het verweer van de notaris

Klagers verwijten de notaris het volgende:

1. als eigenaren hebben klagers nimmer een afschrift ontvangen van de splitsingsakte en splitsingstekening. Zij hebben geen uitnodiging ontvangen van de notaris om aanwezig te zijn bij het passeren van de akte. Zij hebben nimmer een toelichting ontvangen op de conceptakte van splitsing alsmede de tekening. Klager [klaagster] kan zich niet herinneren dat zij een volmacht heeft getekend. Klager [klager] heeft aan zijn voordeur ten overstaan van notaris [A] een volmacht getekend, zonder enige uitleg. Op de urenverantwoording die klagers bij de overdracht van de administratie aantroffen als bijlage bij de declaratie van de notaris, stond dat er 15 minuten was besteed aan het passeren van de akte. Dit is erg weinig tijd voor een notaris die niet gespecialiseerd is in onroerend goed. Er kan geen sprake zijn van voldoende Belehrung.

Op verzoek hebben klagers van de notaris een kopie ontvangen van de verzendbrief behorende bij de splitsingsakte en splitsingstekening. Hoewel het bestand de bestandsnaam “Brief 43 05-01-2012” draagt, blijkt uit de bestandseigenschappen dat het bestand op 17 januari 2014 om 14.15.36 uur, dus vlak voorafgaand aan de e-mail van 17 januari 2014 van 14.25 uur is gemaakt.

Klagers hebben meerdere malen verzocht om een afschrift van de splitsingsakte en splitsingstekening. Tot op heden hebben zij niets ontvangen.

De notaris heeft onvoldoende zorgvuldigheid betracht door zich er niet van te vergewissen of de akte de wil van partijen weergaf. De notaris heeft zijn informatie-, mededelings-, en zorgplichtplicht geschonden;

2. door het ontbreken van een kantoorklachtregeling zagen klagers zich genoodzaakt, zonder bericht vooraf aan de notaris, zich te wenden tot de Kamer;

3. klagers vinden de opmerking van de notaris in de e-mail van 24 januari 2014 onnodig kwetsend.

De notaris heeft per klachtonderdeel het volgende verweer gevoerd:

1. op of omstreeks 5 januari 2012 is notaris [A] persoonlijk bij alle eigenaren van het appartementencomplex langs geweest om een afschrift van de splitsingsakte en een kopie van de splitsingstekeningen te bezorgen. Notaris [A] heeft zich persoonlijk zeer ingespannen om er voor te zorgen dat bij alle betrokkenen duidelijk was wat het rechtsgevolg zou zijn van de wijziging van de splitsingsakte. De notaris heeft het bestuur op 30 januari 2012 een afschrift van de akte gestuurd samen met de splitsingstekeningen en de declaratie. Aangezien de declaratie betaald is, gaat de notaris ervan uit dat het bestuur de stukken heeft ontvangen.

Tien van de twaalf eigenaren hebben schriftelijk verklaard dat zij een afschrift van de splitsingsakte en een kopie van de splitsingstekeningen hebben gehad.

De splitsingstekeningen zijn op 9 februari 2011 naar klagers gestuurd. Volgens verklaring van notaris [A] hebben klagers op de vergadering van de VvE van 24 februari 2011 geen commentaar gehad op de splitsingstekeningen. Na 9 februari 2011 zijn de tekeningen niet meer gewijzigd.

In de brief van 6 december 2011 zijn alle eigenaren erop gewezen dat zij bij het passeren van de akte aanwezig konden zijn. Aangezien geen van de eigenaren had aangegeven persoonlijk bij het passeren van de akte aanwezig te willen zijn, heeft de notaris gebruik gemaakt van de door alle eigenaren verstrekte volmachten. De reden waarom veel tijd (o.a. het tekenen van de volmachten) niet is geschreven door de notaris is, omdat notaris [A] de VvE zo weinig mogelijk in rekening wilde brengen. De notaris heeft zorgvuldig gehandeld en heeft ruime ervaring in het notariaat.

Dat klagers de notaris beschuldigen van valsheid in geschrifte, verwerpt hij. Het automatiseringssysteem is zo ingesteld dat als een brief opnieuw digitaal wordt geopend, de datum wordt aangepast in de datum van vandaag. Notaris [A] mag als notaris worden gezien als iemand die kan belehren.

De notaris was bereid om na ontvangst van € 60,50 de gevraagde stukken aan klagers te sturen. Klagers hebben echter nimmer dit bedrag willen betalen.

De notaris is ervan overtuigd dat de akte de wil van partijen weergaf en dat de eigenaren begrepen wat de rechtsgevolgen waren van de akte;

2. het kantoor van de notaris had geen interne klachtenregeling. Tijdens de mondelinge behandeling heeft de notaris aangevoerd dat inmiddels de algemene voorwaarden op de website zijn aangepast. Er is nu een interne klachtenregeling; 

3. de verwijzing naar de slavernij was bedoeld om klagers erop te wijzen dat het niet redelijk is om gratis diensten te leveren. Met deze opmerking heeft de notaris niet de bedoeling gehad om klagers te beledigen.

De beoordeling van de klacht

Ter beoordeling van de Kamer staat of de notaris heeft gehandeld in strijd met de tuchtnorm als geformuleerd in artikel 93 van de Wet op het notarisambt (Wna). Een notaris is aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die hij als notaris behoort te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve hij optreedt, alsmede ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt. 

De Kamer overweegt als volgt. Aanleiding voor het geschil tussen partijen is dat de notaris € 60,50 aan klagers vroeg voor het verstrekken van afschriften, primair naar de Kamer begrijpt, voor navragen wie op dat ogenblik het bestuur vormden en secundair voor bestrijding van de kosten voor hernieuwde toezending. Anders dan klagers betogen gaat de Kamer ervan uit dat zowel het toenmalige bestuur als de appartementseigenaren de betreffende afschriften ontvangen hebben. De Kamer leidt zulks af uit het gegeven dat 10 van de 12 appartementseigenaren de betreffende afschriften verklaarden te hebben ontvangen. Gezien de onafhankelijke positie was het redelijk dat de notaris eerst het handelsregister van de Kamer van Koophandel wilde raadplegen of klagers als bestuur van de VvE wel bevoegd waren en kosten voor toezending in rekening bracht.

Voor zover het klachtonderdeel 1 betreft overweegt de Kamer als volgt. Vast is komen te staan dat de splitsingsakte bij volmacht is gepasseerd. Van Belehrung tijdens het passeren is dan geen sprake geweest. Het passeren heeft 15 minuten geduurd. Tijdens deze 15 minuten hoeft de notaris echter niet alle checks te doen (handelsregister, faillissementsregister etc.). Uit de urenspecificatie van notaris [A] is gebleken dat zij twee dagen voor het passeren van de akte twee uur heeft besteed aan het voorbereiden van de akte. Notaris [A] is tijdens de vergaderingen van de VvE aanwezig geweest en heeft informatie verstrekt, zij is persoonlijk bij alle eigenaren langs de deuren gegaan om de volmachten te laten ondertekenen en er is op 9 februari 2011 een brief gestuurd aan alle eigenaren met een toelichting op de splitsingsakte. De wijziging in de conceptakte is door de notaris in de volmacht opgenomen. Uit de stukken is de Kamer gebleken dat de notaris voldoende heeft voldaan aan zijn Belehrungspflicht. Dit klachtonderdeel is ongegrond.

Voor zover het klachtonderdeel 2 betreft overweegt de Kamer als volgt. Vast is komen te staan dat de notaris tot kort voor de zitting geen interne klachtenregeling had, maar inmiddels wel een klachtenregeling in het leven heeft geroepen. Niet is gebleken welk belang klagers bij dit klachtonderdeel hebben en nu het hebben van een redelijk belang bij een klacht een vereiste is, wordt dit klachtonderdeel ongegrond verklaard.

Voor zover het klachtonderdeel 3 betreft overweegt de Kamer als volgt. De betreffende opmerking van de notaris over de slavernij was niet gepast, maar is in de onderhavige omstandigheden niet tuchtrechtelijk verwijtbaar. Dit klachtonderdeel is ongegrond.

De Kamer merkt op dat deze klacht een volstrekt uit de hand gelopen situatie betreft. Het ging immers aanvankelijk slechts om de vraag (van de notaris) om een kostenvergoeding, waartoe hij – als hiervoor overwogen – gerechtigd was. Dat de zaak daarna geëscaleerd is, valt te betreuren.

De beslissing

De Kamer voornoemd:

verklaart alle klachtonderdelen ongegrond.

Deze beslissing is gegeven door mrs. R.J. Paris, voorzitter, A.F.L. Geerdes, F. Hoppel, J. Smal, en P.H.B. Gorsira in tegenwoordigheid van de secretaris, mr. F.S. Pietersma-Smit, in het openbaar uitgesproken op 10 december 2014.

Kopie van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan partijen gezonden. Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het Gerechtshof te Amsterdam, postbus 1312, 1000 BH  Amsterdam, binnen dertig dagen na de dagtekening van genoemde brief.