ECLI:NL:TNORSHE:2019:33 Kamer voor het notariaat 's-Hertogenbosch SHE/2019/36

ECLI: ECLI:NL:TNORSHE:2019:33
Datum uitspraak: 18-11-2019
Datum publicatie: 12-12-2019
Zaaknummer(s): SHE/2019/36
Onderwerp: Registergoed
Beslissingen: Klacht ongegrond
Inhoudsindicatie: Klaagster verwijt de notaris dat hij onzorgvuldig heeft gehandeld. Volgens klaagster heeft hij nagelaten alle betrokken partijen bij de wijziging van de splitsing eenduidig en tijdig te informeren. De door de notaris opgemaakte concept-akte wijziging splitsing lijkt bovendien niet overeen te stemmen met het door de ledenvergadering van de VVE genomen besluit op 20 maart 2017, maar de notaris laat, ondanks verzoeken daartoe, na om tekst en uitleg te geven. In het licht van de in de beslissing genoemde omstandigheden vindt de kamer dat klaagster met het indienen van de klacht te voorbarig was. Het had op haar weg gelegen om de notaris een redelijke termijn te geven voor het beantwoorden van haar vraag/vragen, alvorens een klacht in te dienen. In plaats daarvan heeft klaagster het inhoudelijke antwoord van de notaris niet afgewacht en elf dagen na haar eerste e-mailbericht aan de notaris een klacht tegen hem ingediend. Toen de notaris een paar dagen later met een inhoudelijk - naar later op de zitting bleek voor klaagster onduidelijk - antwoord kwam, had klaagster zelf contact met de notaris kunnen en moeten leggen om meer duidelijkheid te vragen en/of te verzoeken om bij de eerstvolgende ledenvergadering aanwezig te zijn voor het geven van nadere tekst en uitleg. Door dit niet te doen, heeft klaagster de notaris niet de kans gegeven om zijn antwoord te verduidelijken. De klacht van klaagster speelt tegen de achtergrond van de discussie over de inhoud van de notulen van de ledenvergadering van de VVE van 20 maart 2017. Daarop heeft het tweede onderdeel van de klacht betrekking. Los van het feit dat het niet aan de kamer is om te beoordelen welke interpretatie van de notulen juist is, heeft de notaris aangegeven dat de concept-akte als “praat-discussiestuk” fungeert en dat als blijkt dat hij de notulen onjuist heeft geïnterpreteerd de concept-akte moet worden aangepast. De kamer is van oordeel dat de discussie daarover in de eerste plaats tussen klaagster en de (bestuurder van de) VVE had behoren plaats te vinden. Het lijkt er op dat klaagster deze stap heeft overgeslagen en de discussie vrijwel meteen met alleen de notaris is aangegaan, terwijl zij de (bestuurder van de) VVE daar ook bij had moeten betrekken. Ter zitting heeft klaagster geen duidelijkheid kunnen geven over de vraag of de ledenvergadering inmiddels een besluit heeft genomen over de concept-akte wijziging splitsing. Wel staat vast dat de notaris de akte wijziging splitsing nog niet heeft gepasseerd. De kamer is van oordeel dat de notaris niet tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld. Integendeel: de notaris heeft gehandeld zoals een zorgvuldig notaris betaamt en de belangen van klaagster niet veronachtzaamd. De klacht wordt daarom ongegrond verklaard.

Klachtnummer    : SHE/2019/36

Datum uitspraak : 18 november 2019

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ’s-HERTOGENBOSCH

De kamer voor het notariaat neemt de volgende beslissing naar aanleiding van de klacht van:

[klaagster] (hierna: klaagster),

wonende in [woonplaats],

tegen

[de notaris] (hierna: de notaris),

gevestigd in [vestigingsplaats].

1.          De procedure

1.1.       Bij e-mailbericht van 8 juni 2019 heeft klaagster een klacht geformuleerd tegen de notaris. Dit e-mailbericht (met bijlagen) is op dezelfde dag door de kamer voor het notariaat (de kamer) ontvangen.

1.2.       Bij brief van 20 juni 2019 heeft de kamer een kopie van de klacht aan de notaris gezonden en hem verzocht om zijn standpunt binnen drie weken kenbaar te maken.

1.3.       De notaris heeft bij brief van 9 juli 2019 een verweerschrift (met bijlagen) ingediend. Deze stukken zijn op 10 juli 2019 door de kamer ontvangen.

1.4.       De klacht is behandeld tijdens de openbare zitting van de kamer van 21 oktober 2019, waarbij klaagster en de notaris zijn verschenen. Partijen hebben hun visie op de klacht over en weer toegelicht.

2.          De feiten

2.1.       Klaagster is eigenaar van een appartementsrecht, dat recht geeft op het gebruik van een woning, plaatselijk bekend als [plaatselijke aanduidingen], kadastraal bekend als [kadastrale aanduidingen] (hierna: het appartement) en een berging, tezamen uitmakende het 10/582ste aandeel in het pand aan [plaatselijke aanduidingen] (hierna: de gemeenschap). 

2.2.       Bij akte van splitsing van 8 januari 1997 is de gemeenschap in appartementsrechten gesplitst en is de [naam vereniging van appartementseigenaren] (hierna: de VVE) opgericht.

2.3.       [de B.V.] is enig en zelfstandig bevoegd bestuurder/administrateur (hierna: de bestuurder) van de VVE.

2.4.       Op 20 maart 2017 heeft een extra (buitengewone) ledenvergadering van de VVE plaatsgevonden, waarbij klaagster aanwezig was. In deze vergadering stond het voorstel tot wijziging van artikel 2 lid 3 en artikel 34 van het reglement van splitsing centraal. Bij de uitnodiging voor genoemde vergadering is de voorgestelde nieuwe tekst van de twee artikelen en een “bijlage breukdelen” aan de leden meegezonden. De voorgestelde tekst van artikel 2 van het reglement van splitsing luidt als volgt:

“1.          Ieder van de eigenaars is in de gemeenschap gerechtigd voor het breukdeel zoals hiervoor is vermeld in de omschrijving van het desbetreffende appartementsrecht.

2.            De eigenaars zijn gerechtigd in de gemeenschappelijke baten voor het breukdeel zoals vermeld in artikel 2 lid 3.

3.            a. De eigenaars van de navolgende appartements-indexnummers zijn - behoudens het in lid 5 bepaalde - voor de navolgende delen verplicht bij te dragen in de schulden en kosten die voor rekening van de gezamenlijke eigenaars zijn:

(…)

b. De breukdelen ten behoeve van de verdeling van de gemeenschappelijke schulden en kosten zijn bepaald aan de hand van de verhouding in oppervlakte van de appartementsrechten. De woon- en bedrijfsruimtes zijn hierbij volledig meegerekend, de overige ruimtes zoals balkons, bergingen e.d. zijn in het aandeel meegerekend voor 1/5 deel. Aldus zijn de navolgende breukdelen ontstaan:

(zie bijlage breukdelen)

(…)”

2.5.       In de notulen van genoemde ledenvergadering van 20 maart 2017 staat onder meer het volgende vermeld:

2.          De te wijzigen artikelen

De artikelen 2 lid 3 en 34 uit de splitsingsakte zouden worden gewijzigd. De nieuwe tekst van de betreffende artikelen is met de uitnodiging meegezonden. Tevens is op verzoek van de heer [naam] aan de wijziging toegevoegd dat het aandeel van de appartementsrechten (in het totaal en voor de bijdrage in de kosten) wordt bepaald op basis van het aantal m2 bruikbare woonoppervlak. Bergingen en balkons tellen daarbij mee voor 20% van het te gebruiken oppervlak.

3.            Begroting & verdeling n.a.v. de gewijzigde artikelen

(…)

Vervolgens geeft de heer [naam] nog aan dat er in principe twee artikelen worden gewijzigd: Artikel 2 lid 3 en Artikel 34, zoals aangegeven door de commissie. Het is na eventuele aanname vanavond van het voorstel over te gaan tot aktewijziging, verder aan de notaris om hiervan een conceptakte te maken die vervolgens aan de leden wordt voorgelegd en waarover men nog vragen kan stellen en eventueel amendementen kan indienen.

Daarna wordt gestemd of de conceptakte voldoet aan de voorgestelde wijziging en bij akkoord kan de notaris machtiging worden verleend deze wijziging namens de eigenaren definitief door te voeren.

Op het commentaar van [klaagster] in deze wordt door de voorzitter geantwoord dat zij het niet moet laten voorkomen dat wat nu voorligt een definitieve akte is, maar dat hieruit een conceptakte wordt gemaakt door de notaris en dat het concept aan iedereen wordt gezonden en dat op de extra algemene ledenvergadering over het dan voor liggende concept wordt gestemd, waarbij de notaris dan aanwezig zal zijn. Hij veronderstelt verder dat [klaagster] weet wat een conceptakte is.

4.            Voorstel herziening akte

(…)

Hiermede is het voorstel tot aktewijziging aangenomen met 90,4% (472) van de aanwezige stemmen (522), welke 81,1% van het totaal uit te brengen stemmen (582) vertegenwoordigen. Hiermede kan het traject tot wijziging van de splitsingsakte worden ingezet.

(…)”

2.6.       Medio februari 2019 heeft (het kantoor van) de notaris van de bestuurder van de VVE de opdracht gekregen tot het opmaken van een concept-akte, inhoudende wijziging van de akte van splitsing van 8 januari 1997.

2.7.       Medio maart 2019 heeft (het kantoor van) de notaris een concept van de gewijzigde splitsingsakte aan de bestuurder van de VVE gezonden. In dit concept is in artikel 2 lid 1 van het reglement van splitsing vastgelegd dat de eigenaars van de appartementsrechten in de gemeenschap zijn gerechtigd voor de breukdelen zoals vermeld in eerder genoemde “bijlage breukdelen”.

2.8.       Op 27 mei 2019 heeft een (buitengewone) ledenvergadering van de VVE plaatsgevonden, waarbij klaagster aanwezig was. In deze vergadering is het door de notaris opgemaakte concept van de akte wijziging splitsing besproken.

2.9.       Bij e-mailbericht van 28 mei 2019 heeft klaagster onder meer het volgende aan de heer [naam], een medewerker van de notaris (hierna: de medewerker), te kennen gegeven:

“Er is enige onduidelijkheid of het in de Notulen van de ALV d.d 20 maart 2017 zou staan, dat de appartementsrechten gewijzigd zouden gaan worden. En zo ja waar dit dan staat..??

Mogelijk zou u zo goed willen zijn om ons hierbij van dienst te zijn, omdat in diezelfde notulen ook staat dat er gisterenavond een notaris aanwezig zou zijn. Echter helaas was deze wederom niet aanwezig, anders zouden wij hem hebben kunnen vragen.”

2.10.      Bij e-mailbericht van 7 juni 2019 17:17 uur heeft klaagster het volgende aan de medewerker te kennen gegeven:

“Ja maar heeft dit betrekking op het eigendomsrecht.??”

2.11.      Bij e-mailbericht van 7 juni 2019 17:30 uur, dat klaagster cc aan de notaris heeft gezonden, heeft klaagster het volgende aan de medewerker te kennen gegeven:

“Volgens ons heeft deze wijziging van art. 2id 3 en art. 34 geen betrekking op de eigendomsrechten.

Echter [de notaris] wijzigt deze eigendomsrechten in de bewuste concept-akte wel terdege in ons nadeel..

Dus of [de notaris] komt met rechtsgeldig bewijs, dat hij dit mag, of wij zien ons genoodzaakt andere maatregelen te treffen.

Hoe ziet de klachtenprocedure op uw kantoor eruit.??”

2.12.      Bij e-mailbericht van 7 juni 2019 17:31 uur heeft de medewerker het volgende aan klaagster geantwoord:

“Niet op het appartementsrecht sec maar op het reglement.”

2.13.      Bij e-mailbericht van 7 juni 2019 17:55 uur heeft klaagster het volgende aan de medewerker te kennen gegeven:

“Wij hebben eerst 10/582 deel en volgens deze concept-akte 891/53585 eigendomsrecht nu nog maar ..dat is minder.”

2.14.      Bij e-mailbericht van 8 juni 2019 aan de kamer heeft klaagster een klacht geformuleerd tegen de notaris.

2.15.      Bij e-mailbericht van 11 juni 2019 9:13 uur heeft de notaris in reactie op het e-mailbericht van klaagster van 7 juni 2019 17.30 uur het volgende aan laatstgenoemde te kennen gegeven:

“Waar gaat dit over?”

2.16.      Bij e-mailbericht van 11 juni 2019 9:49 uur heeft klaagster het volgende aan de notaris geantwoord:

“Over de concept-splitsingsakte zoals door u opgesteld, waarin in onze beleving ook een wijziging van de eigendomsrechten plaats vindt.

Echter dit het overgrote deel van de eigenaren niet duidelijk.

U was bij de laatste vergadering helaas ook niet aanwezig.

Daarom maar schriftelijk de vraag gesteld: Wordt hier eigendomsrecht gewijzigd??”

2.17.      Bij e-mailbericht van 13 juni 2019 16:22 uur heeft de medewerker het volgende aan klaagster laten weten:

“Als eerste willen wij graag nadrukkelijk vermelden dat het door ons opgemaakte concept van de akte van wijziging een concept is. Dus een praat-discussiestuk.

Ook willen wij vermelden dat wij, voor zover wij kunnen nagaan, geen uitnodiging tot het bijwonen van enige vergadering van de VVE hebben ontvangen.

In het concept van de akte van wijziging splitsing worden de artikelen 2 en 34 van het reglement van splitsing gewijzigd.

Tot deze voorgenomen wijziging is besloten in de vergadering van de VVE van 20 maart 2017.

De notulen van die vergadering hebt u ons laten toekomen.

In de bijlage bij de uitnodiging voor de vergadering van 20 maart 2017 is een breukdelenstaat bijgevoegd. Deze breukdelenstaat is conform besluit van de vergadering op de wijziging splitsing van toepassing.

De vaststelling van de breukdelen is geen actie van ons kantoor maar uitvoering van gemeld besluit.

De splitsingstekeningen en dus de begrenzingen van de appartementsrechten (privégedeelten) wijzigen overigens niet.

Voor de duidelijkheid hebben wij in de conceptakte van wijziging splitsing alle appartementsrechten opgesomd en daarbij telkens het nieuwe aandeel in de gemeenschap vermeld.

Deze opsomming had ook achterwege kunnen blijven omdat de (nieuwe) aandelen in de gemeenschap ook al in artikel 2 zijn vermeld.”

2.18.      Bij e-mailbericht van 13 juni 2019 17:09 uur heeft klaagster het volgende aan de medewerker bericht:

“Allereerst oprecht dank voor uw reactie.

Jammer, dat u geen uitnodiging ontvangen heeft daar dit een zeer complexe, delicate en heikele kwestie is, maar goed.

Dat probleem ligt bij meneer [naam] . Hij jast dit er gewoon doorheen. ..Echter zouden wij u aansprakelijk kunnen stellen op grond van art .4 van de gedrags- en beroepscode.

Waar staat volgens u in de notulen van de ALV d.d 20 maart 2017, dat u het eigendomsrecht mag wijzigen..??

Het is namelijk toendertijd alleen over de kostenverdeling gegaan. Er toen ook al geen notaris bij, ziet u.

Ik ben heel benieuwd naar uw reactie.

Heb een plezierige dag,”

2.19.      Ten tijde van de zitting had de notaris geen akte wijziging splitsing gepasseerd.

3.          De klacht

3.1.       Klaagster verwijt de notaris dat hij onzorgvuldig heeft gehandeld. Zijn handelwijze is in strijd met het bepaalde in artikel 4 van de Verordening beroeps- en gedragsregels. Hij heeft nagelaten alle betrokken partijen bij de wijziging van de splitsing eenduidig en tijdig te informeren. De door de notaris opgemaakte concept-akte wijziging splitsing lijkt bovendien niet overeen te stemmen met het door de ledenvergadering van de VVE genomen besluit op 20 maart 2017, maar de notaris laat, ondanks verzoeken daartoe, na om tekst en uitleg te geven. Hij was ook niet aanwezig tijdens de vergadering van de VVE van 27 mei 2019.

3.2.       De notaris heeft gemotiveerd verweer gevoerd tegen de klacht. Voor zover dit verweer van belang is voor de beoordeling, zal dit hierna worden besproken.

4.          De beoordeling

4.1.       Op grond van artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

4.2.       Ter zitting is gebleken dat klaagster de notaris in de kern verwijt dat hij, ondanks (per e-mail) gedane verzoeken, nalaat om klaagster tekst en uitleg te geven over de concept-akte wijziging splitsing. Klaagster maakt zich zorgen over de gevolgen van de in de concept-akte opgenomen wijzigingen voor het haar in eigendom toebehorende appartement en de bijbehorende berging. Zij krijgt hierover naar eigen zeggen geen duidelijkheid van de notaris. De notaris had volgens klaagster tijdens de ledenvergadering van de VVE van 27 mei 2019 aanwezig moeten zijn voor het geven van tekst en uitleg, hetgeen hij heeft nagelaten.

De notaris voert hiertegen aan dat hij de e-mailberichten van klaagster heeft beantwoord en dat hij geen uitnodiging heeft ontvangen voor de ledenvergadering van de VVE van 27 mei 2019.

4.3.       De kamer is van oordeel dat de notaris niet onzorgvuldig heeft gehandeld jegens klaagster. Bij dit oordeel spelen met name de volgende omstandigheden een rol.

a)      De periode die heeft gelegen tussen het eerste e-mailbericht van klaagster aan (de medewerker van) de notaris van 28 mei 2019 en het daadwerkelijke inhoudelijke antwoord van (de medewerker van) de notaris bij e-mailbericht van 13 juni 2019 was niet te lang. De kamer neemt hierbij in aanmerking dat de bestuurder van de VVE de opdracht heeft gegeven aan de notaris om een concept-akte wijziging splitsing op te maken en klaagster daarom niet als cliënt van de notaris behoeft te worden beschouwd. In het eerste e-mailbericht van klaagster staat geen kenmerk van de notaris vermeld, hierin wordt niet concreet aangegeven over welke concept-akte klaagster een vraag heeft en klaagster was op dat moment ook nog niet bij de notaris bekend als belanghebbende. Het getuigt van ruimhartigheid dat de notaris zich wat dit betreft niet op een veel strikter standpunt heeft gesteld.

b)      Hoewel de communicatie tussen partijen misschien niet optimaal is geweest in de periode tussen 28 mei 2019 en 13 juni 2019 zijn de e-mailberichten van klaagster in die periode wel beantwoord.

c)      Klaagster heeft het inhoudelijke antwoord van de notaris niet afgewacht, voordat zij een klacht indiende bij de kamer. De notaris heeft ter zitting desgevraagd gesteld dat hij op 13 juni 2019 nog niet bekend was met de op 8 juni 2019 ingediende klacht; klaagster heeft niets tegengeworpen wat daaraan kan doen twijfelen en de kamer ziet ook zelf geen reden tot twijfel. De notaris is door de kamer van deze klacht op de hoogte gebracht bij brief van 20 juni 2019.

d)      Klaagster heeft niet weersproken dat de notaris niet is uitgenodigd voor de ledenvergadering van de VVE van 27 mei 2019. Evenmin heeft klaagster weersproken dat de notaris niet is geïnformeerd over de data van de ledenvergaderingen en dus ook niet kon weten dat er een ledenvergadering stond gepland op laatstgenoemde datum. De notaris heeft ter zitting verklaard dat hij graag naar de ledenvergadering van de VVE van 27 mei 2019 was gekomen, indien hij daarvoor een uitnodiging had ontvangen.

e)      Ter zitting is gebleken dat het door de notaris bij e-mailbericht van 13 juni 2019 gegeven antwoord niet duidelijk was voor klaagster. Klaagster heeft na dat e-mailbericht echter geen nadere vragen meer aan de notaris gesteld over de concept-akte wijziging splitsing en de gevolgen hiervan voor haar eigendom. In haar laatste e-mailbericht van 13 juni 2019 17:09 uur stelt klaagster alleen de door de notaris gegeven interpretatie van de notulen van 20 maart 2017 ter discussie.

In het licht van de hiervoor genoemde omstandigheden vindt de kamer dat klaagster met het indienen van de klacht te voorbarig was. Het had op haar weg gelegen om de notaris een redelijke termijn te geven voor het beantwoorden van haar vraag/vragen, alvorens een klacht in te dienen. In plaats daarvan heeft klaagster het inhoudelijke antwoord van de notaris niet afgewacht en al op 8 juni 2019 (elf dagen na haar eerste e-mailbericht aan (de medewerker van) de notaris) een klacht tegen hem ingediend. Toen de notaris op 13 juni 2019 met een inhoudelijk - naar later op de zitting bleek voor klaagster onduidelijk - antwoord kwam, had klaagster zelf contact met de notaris kunnen en moeten leggen om meer duidelijkheid te vragen en/of te verzoeken om bij de eerstvolgende ledenvergadering aanwezig te zijn voor het geven van nadere tekst en uitleg. Door dit niet te doen, heeft klaagster de notaris niet de kans gegeven om zijn antwoord van 13 juni 2019 te verduidelijken.

4.4.       De klacht van klaagster speelt tegen de achtergrond van de discussie over de inhoud van de notulen van de ledenvergadering van de VVE van 20 maart 2017. Daarop heeft het tweede onderdeel van de klacht betrekking. Klaagster stelt zich op het standpunt dat in die vergadering alleen is ingestemd met het wijzigen van de kosten- en schuldenverdeling en niet met het wijzigen van de gerechtigdheid van de appartementseigenaren in de gemeenschap.

Volgens de notaris volgt uit deze notulen dat ook de gerechtigdheid van de appartementseigenaren in de gemeenschap wijzigt.

De kamer overweegt het volgende. Los van het feit dat het niet aan de kamer is om te beoordelen welke interpretatie van de notulen juist is, heeft de notaris (ook bij e-mailbericht van 13 juni 2019 aan klaagster) aangegeven dat de concept-akte als “praat-discussiestuk” fungeert en dat als blijkt dat hij de notulen onjuist heeft geïnterpreteerd de concept-akte moet worden aangepast. De kamer is van oordeel dat de discussie daarover in de eerste plaats tussen klaagster en de (bestuurder van de) VVE had behoren plaats te vinden. Het lijkt er op dat klaagster deze stap heeft overgeslagen en de discussie vrijwel meteen met alleen de notaris is aangegaan, terwijl zij de (bestuurder van de) VVE daar ook bij had moeten betrekken. Ter zitting heeft klaagster geen duidelijkheid kunnen geven over de vraag of de ledenvergadering inmiddels een besluit heeft genomen over de concept-akte wijziging splitsing. Wel staat vast dat de notaris de akte wijziging splitsing nog niet heeft gepasseerd.

4.5.       Op grond van wat hiervoor is overwogen, is de kamer van oordeel dat de notaris niet tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld. Integendeel: de notaris heeft door zijn hiervoor geschetste handelwijze gehandeld zoals een zorgvuldig notaris betaamt en de belangen van klaagster niet veronachtzaamd. De klacht zal daarom ongegrond worden verklaard.

5.          De beslissing

De kamer:

verklaart de klacht ongegrond.

Deze beslissing is gegeven door mr. P.M. Knaapen, plaatsvervangend voorzitter, mr. J.D. Streefkerk, plaatsvervangend rechterlijk lid en mr. G. Herwig, plaatsvervangend notarislid.

Uitgesproken in het openbaar op 18 november 2019 door mr. C. Kool, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris.

Hoger beroep tegen deze beslissing is mogelijk door indiening van een verzoekschrift - binnen dertig dagen na dagtekening van de aangetekende brief waarbij van deze beslissing kennis is gegeven - bij het gerechtshof in Amsterdam, postadres: Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.